전자 메일 메시지 레코드 보존 계획
업데이트 날짜: 2009년 2월
적용 대상: Office SharePoint Server 2007
마지막으로 수정된 항목: 2009-02-20
이 문서의 내용
전자 메일 메시지 보존을 위해 레코드 센터 사이트 사용
Exchange Server 2007과 Office SharePoint Server를 함께 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 관리
Exchange Server 2007 없이 전자 메일 메시지 레코드 관리
전자 메일 메시지 레코드 보존 계획
워크시트
전자 메일 서버에 저장된 전자 메일 메시지는 레코드가 될 수 있습니다. 비즈니스 정보 교환을 위한 정보 근로자의 전자 메일 클라이언트 응용 프로그램 사용이 점점 증가함에 따라 기업의 규정 준수 관리자 및 레코드 관리자는 다음과 같은 방법으로 레코드 관리 계획에 전자 메일 메시지를 포함해야 합니다.
파일 계획에서 전자 메일 메시지 고려
전자 메일 메시지 레코드를 보존하고 법률상의 분쟁 발생 시 검색할 수 있도록 유지하며 폐기하는 방법 제공
정보 근로자가 전자 메일 메시지를 레코드로 분류할 수 있는 방법 제공
정보 근로자가 전자 메일 메시지를 레코드 센터에 전송할 수 있는 방법 제공
이 문서에서는 Microsoft Office SharePoint Server 2007을 사용한 메시지 보존과 관련한 작업 계획에 대해 설명합니다. Office SharePoint Server 2007 외에도 Microsoft Exchange 2007은 레코드 관리자 및 기업의 규정 준수 관리자의 목표를 지원하는 기능을 포함합니다. 레코드 관리를 지원하는 Exchange 2007 기능은 Office SharePoint Server 2007 레코드 관리 기능과 쉽게 통합하도록 디자인되었으므로 메시지 분류, 보존 및 만료에 두 제품을 원활하게 사용할 수 있습니다. 따라서 이 항목에서는 Office SharePoint Server 2007을 Exchange 2007과 함께 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 관리를 계획하는 방법을 중점적으로 다룹니다. Windows SharePoint Services 3.0 및 Office SharePoint Server 2007 개체 모델 기반의 사용자 지정 솔루션을 사용하면 Exchange 2007을 필요로 하지 않는 전자 메일 메시지 레코드 관리 솔루션을 Office SharePoint Server 2007을 기반으로 구현할 수 있습니다. Exchange Server 2007 없이 전자 메일 레코드 관리 섹션에서는 Exchange 2007을 사용하지 않을 경우 전자 메일 레코드 보존 계획에 대해 설명합니다.
Office SharePoint Server 2007 레코드 관리 기능의 개요는 레코드 관리 계획을 참조하십시오. Exchange 2007 기반 메시징 시스템 계획, 배포 및 작업에 대한 자세한 내용은 Microsoft Exchange Server 2007 기술 라이브러리(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0x412)를 참조하십시오.
전자 메일 메시지 보존을 위해 레코드 센터 사이트 사용
레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server) 문서에 설명된 대로 사이트 디자이너 및 레코드 관리자는 Microsoft Office SharePoint Server 2007의 레코드를 관리하기 위해 레코드 센터 사이트를 계획 및 구현합니다. 다음과 같은 레코드 센터 사이트의 기능은 레코드를 관리하는 데 사용되며, 다른 유형의 레코드를 보존할 때와 마찬가지 방식으로 전자 메일 메시지 레코드를 보존합니다.
문서 라이브러리 레코드 센터 사이트에 레코드를 저장할 문서 라이브러리를 만듭니다. 새 라이브러리를 만들어 전자 메일 레코드를 보존하거나 기존 라이브러리에 전자 메일 레코드를 저장할 수 있습니다. 예를 들어 레코드 센터 사이트에 "연락처" 문서 라이브러리가 있는 경우 연락처와 관련된 전자 메일 메시지를 다른 유형의 연락처 관련 문서와 함께 저장할 수 있습니다.
메타데이터 레코드 센터 사이트에서 다른 유형의 메타데이터를 만들 때와 동일한 방식으로 전자 메일 메시지 메타데이터를 정의하고 만듭니다. 일반적으로 전자 메일 메시지 레코드 메타데이터는 보낸 사람, 받는 사람 및 제목과 같은 일반적인 전자 메일 필드를 포함합니다. 이러한 필드는 Office Outlook 2007 및 Exchange 2007로부터 전송된 전자 메일 메시지 레코드와 함께 레코드 센터로 자동 전송됩니다. 자세한 내용은 이 문서의 뒷부분에 나오는 Exchange Server 2007과 Office SharePoint Server를 함께 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 관리를 참조하십시오.
전자 메일 메시지 레코드에 대한 메타데이터를 저장하려면 우선 문서 라이브러리나 문서 라이브러리에 지정된 콘텐츠 형식에 레코드 메타데이터 형식으로 메타데이터 열을 정의해야 합니다. 레코드 관리를 위한 메타데이터 계획에 대한 자세한 내용은 레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server) 문서의 "메타데이터 계획"을 참조하십시오.
레코드 라우팅 전자 메일 메시지가 레코드 센터 사이트로 전송된 경우 전송된 레코드는 메시지에 연결된 콘텐츠 형식에 따라 해당하는 문서 라이브러리로 라우팅됩니다. 전자 메일 콘텐츠 형식 정보는 Exchange 2007의 레이블 기능을 사용하여 Office Outlook 2007 및 Exchange 2007로부터 전송된 전자 메일 메시지 레코드와 함께 자동 전송됩니다. 자세한 내용은 이 문서의 뒷부분에 나오는 Exchange Server 2007과 Office SharePoint Server를 함께 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 관리를 참조하십시오. Exchange 2007을 사용하지 않는 사용자 지정 전자 메일 메시지 레코드 솔루션의 경우 사용자 지정 솔루션이 콘텐츠 형식을 확인하고 레코드 센터 사이트에 프로그래밍 방식으로 전송해야 합니다. 자세한 내용은 Office SharePoint Server 2007소프트웨어 개발 키트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x412)를 참조하십시오.
정책 기타 유형의 레코드처럼 전자 메일 메시지 레코드는 감사 및 만료 정책이 필요합니다. 메시지 레코드가 레코드 센터 사이트로 전송되고 문서 라이브러리로 라우팅된 후에는 문서 라이브러리에 구성된 정보 관리 정책 집합이 라이브러리에 저장된 메시지 레코드에 적용됩니다. 레코드 관리를 위한 정책 계획에 대한 자세한 내용은 레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)의 "정책 계획"을 참조하십시오.
**보류 **Office SharePoint Server 2007 레코드 센터 사이트는 보류 기능을 포함합니다. 레코드 관리에서 보류란 문서의 폐기를 일시 중단하여 보류가 해제될 때까지 레코드 센터에서 문서를 보호된 상태로 유지하는 작업입니다. 이 기능으로 레코드 관리자는 명명된 보류를 만들어 지정된 레코드가 만료 및 소멸되지 않도록 보호할 수 있습니다. 다른 레코드를 보류 상태로 지정할 때와 동일한 방식으로 하나 이상의 메시지 레코드를 보류 상태로 지정할 수 있습니다.
Exchange Server 2007과 Office SharePoint Server를 함께 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 관리
Exchange 2007은 전자 메일 메시지 레코드 관리를 용이하게 하고 Office SharePoint Server 2007 기반 레코드 관리 솔루션에 쉽게 통합할 수 있는 기능을 포함합니다. 이러한 기능으로 다음과 같은 메커니즘이 가능합니다.
정보 근로자는 자신의 전자 메일 메시지를 적절하게 분류할 수 있습니다.
전자 메일 메시지가 분류되면 Exchange 2007 관리자가 설정한 기간 동안 활성 상태로 유지됩니다.
활성 보존 기간이 지나서도 보존해야 하는 전자 메일 메시지는 장기 보존을 위해 레코드 센터 사이트로 전송됩니다.
Exchange 2007 레코드 관리 기능은 다음과 같습니다.
관리 폴더 Exchange 2007 관리자가 구성한 폴더로 이 폴더에 저장된 메시지에 정보 관리 정책이 적용됩니다. 관리 폴더에 적용되는 일반적인 유형의 정책에는 검토를 위해 메시지를 삭제 또는 다른 폴더로 이동하기 전까지 폴더에 메시지를 유지하는 기간을 지정하는 만료 정책이 있습니다. Office Outlook 2007과 같은 전자 메일 클라이언트 응용 프로그램에 사용되는 경우 관리 폴더는 다른 폴더와 동일한 기능을 포함합니다. Office Outlook 2007에서 관리 폴더를 선택하면 폴더와 연결된 정책을 설명하는 내용이 표시됩니다.
일반적으로 관리 폴더의 이름은 포함할 전자 메일 메시지의 비즈니스 분류를 나타내는 것으로 지정합니다. 예를 들어 관리 폴더의 이름을 "연구 개발" 또는 "계약 및 임대"로 지정할 수 있습니다. 관리 폴더의 이름과 정책 설명에 따라 정보 근로자는 해당 폴더의 용도를 이해하고 폴더에 적절한 전자 메일 메시지를 끌어 놓는 등의 익숙한 방법으로 폴더를 사용할 수 있습니다. 정보 근로자가 관리 폴더에 전자 메일 메시지를 끌어 놓는 경우 이 동작으로 메시지 분류 및 적절한 정책 적용이 모두 이루어집니다.
저널링 Exchange 2007저널링 기능은 전자 메일 메시지 사본을 사서함 이외의 대상 저장 공간 위치로 전송합니다. 저널링 대상 위치를 레코드 센터 사이트로 구성하면 Exchange 2007 관리자는 Exchange 2007과 Office SharePoint Server 2007을 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 보존을 구현할 수 있습니다.
사용자는 저널링 대상 위치(예: Office SharePoint Server 2007 레코드 센터 사이트) 및 폴더에 들어 있는 전자 메일 메시지 유형을 나타내는 레이블(예: "제품 개발" 또는 "업무상 중요")을 지정하여 저널링할 관리 폴더를 구성할 수 있습니다. 정보 근로자가 전자 메일 메시지를 저널링 기능이 사용된 관리 폴더로 옮기면 메시지 사본, 메시지 레이블, 메타데이터 및 첨부 파일이 대상 위치로 보내집니다.
관리 폴더와 연결된 레이블은 레코드 센터 사이트에서 장기 보존을 위해 저널링된 전자 메일 메시지를 적절한 문서 라이브러리로 라우팅하는 데 사용합니다. 이 레이블은 레코드 라우팅 목록에 있는 레코드 계열과 일치해야 합니다. 또는 레코드 계열의 별칭과 일치할 수 있습니다. 이것은 문서가 레코드 센터로 전송된 경우 레코드 라우팅 목록에 사용된 콘텐츠 형식으로 적절한 문서 라이브러리를 확인하는 방법과 유사합니다. 레코드 라우팅 및 레코드 계열에 대한 자세한 내용은 레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)의 "레코드 라우팅 테이블 계획" 섹션을 참조하십시오.
메타데이터 Exchange 2007 저널링 기능으로 레코드 센터 사이트에 전자 메일 메시지를 전송한 경우 다음 메타데이터 값이 메시지와 함께 전송됩니다.
받는 사람
보낸 사람
제목
참조
숨은 참조
전자 메일 메시지 레코드가 대상 문서 라이브러리로 전송된 경우 레코드와 연결된 메타데이터 각 열의 이름 및 값이 라이브러리에 생성된 "_properties" 폴더에 XML 파일로 저장되고 메타데이터 값도 대상 라이브러리의 일치하는 열로 복사됩니다. 전자 메일 메시지를 보존하도록 지정된 문서 라이브러리에 메시지와 함께 전송된 메타데이터 값을 저장하는 데 필요한 열이 들어 있는지 확인해야 합니다.
문서 라이브러리에 메타데이터를 저장하는 열이 정보를 필요로 하도록 구성되어 있는데 라이브러리로 전송된 전자 메일 메시지에 필요한 값이 없는 경우 전송자에게 이에 대한 메시지를 즉시 표시하지 않습니다. 이 동작은 문서가 전송되었을 때 발생하는 동작과는 다릅니다. 대신에 Office SharePoint Server 2007은 전송된 메시지를 보류 중인 라이브러리에 저장합니다. 지정된 기간(Exchange 2007 관리자가 구성 가능)이 경과되면 Office SharePoint Server 2007에서 전송자에게 모든 보류 중인 메시지에 대해 누락된 메타데이터 값을 지정할 수 있는 웹 페이지에 대한 링크가 포함된 전자 메일 메시지를 보냅니다.
Exchange 2007 레코드 관리 기능 계획 및 구성에 대한 자세한 내용은 메시징 레코드 관리 기능 관리(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452&clcid=0x412)를 참조하십시오.
Exchange Server 2007 없이 전자 메일 메시지 레코드 관리
Windows SharePoint Services 3.0 및 Office SharePoint Server 2007 개체 모델 기반의 사용자 지정 솔루션을 사용하면 Exchange 2007이 필요 없는Office SharePoint Server 2007 기반의 전자 메일 메시지 레코드 관리 솔루션을 만들 수 있습니다. 이러한 방식으로 메시지 레코드 보존 기능을 구현하는 경우 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델에 구현된 레코드 관리 메서드에 대한 인터페이스를 포함하는 프로그램을 개발한 후 전자 메일 관리 프로세스에 통합해야 합니다. Office SharePoint Server 2007 개체 모델 프로그래밍에 대한 자세한 내용은 Office SharePoint Server 2007소프트웨어 개발 키트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x412)를 참조하십시오.
Exchange 2007 없이 전자 메일 메시지 레코드를 보존하려는 계획은 다른 유형의 레코드를 보존하는 계획과 동일합니다. 이러한 방법으로 전자 메일 레코드 관리 솔루션을 개발하는 방법에 대한 일반적인 설명은 레코드 관리 계획을 참조하십시오.
전자 메일 메시지 레코드 보존 계획
이 섹션에서는 Office SharePoint Server 2007 및 Exchange 2007을 모두 사용하는 경우 전자 메일 메시지 레코드 보존 계획을 위해 권장되는 절차에 대해 설명합니다. Exchange 2007을 사용하고 있지 않은 경우 메시지 레코드 보존 계획을 위한 절차는 기타 유형의 레코드 보존 계획과 유사합니다. 자세한 내용은 다음 리소스를 참조하십시오.
다음 단계에서는 Office SharePoint Server 2007 및 Exchange 2007을 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 보존을 계획하는 과정에 대해 설명합니다. 이러한 단계에 따라 각 관리 폴더의 내용을 저장하기 위해 별도의 문서 라이브러리를 계획할 수 있으며 이것은 전자 메일 메시지 레코드 보존을 위한 문서 라이브러리를 계획하는 가장 쉬운 방법입니다.
관리 폴더 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0x412)에서 각 관리 폴더의 이름을 별도의 줄에 기록합니다. 그런 다음 각 관리 폴더에 대해 아래 정보를 기록합니다.
Folder name(폴더 이름) 열에 메시지 저널링에 사용할 레이블 이름을 입력합니다.
Label(레이블) 열에 해당 폴더가 포함하는 전자 메일 메시지 유형을 나타내는 레이블을 지정합니다.
Metadata fields(메타데이터 필드) 열에 레코드 센터 사이트로 전송될 메타데이터 필드 이름을 나열합니다.
Notes(참고) 열에 보존 정책 및 관리 폴더에 적용할 기타 정책 등 추가 메모 정보를 입력합니다.
전자 메일 메시지 레코드가 파일 계획에 포함되는지 확인합니다.
파일 계획 만들기(Office SharePoint Server) 항목을 검토합니다.
레코드 범주 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x412)에서 각 메시지 유형을 Records(레코드) 열에 추가하고 메시지 레코드에 대한 범주 및 설명을 입력합니다. 예를 들어 주간 업무 보고서를 전자 메일 메시지로 전송하는 경우 Records(레코드) 열에 "업무 현황 전자 메일 메시지"를 추가하고 이를 인사 기록 카드로 범주화할 수 있습니다.
각 관리 폴더에 대해 레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)를 다음 정보로 채웁니다.
첫 번째 섹션에 레코드 유형(예: "주간 업무 현황 전자 메일 메시지"), 레코드 범주(예: "인사 기록 카드") 및 이 유형의 레코드를 보존할 문서 라이브러리 이름을 입력합니다.
Plan metadata(메타데이터 계획) 섹션의 Column name(열 이름) 열에 보존을 위해 라이브러리에 저장될 메시지와 함께 전송될 각 메타데이터 필드 이름을 별도의 행으로 입력합니다. Type(유형) 필드에 메타데이터가 "레코드 메타데이터"임을 표시하고 메타데이터가 필수인지 여부를 표시합니다. 새로운 메타데이터 필드인 경우 워크시트에 기록합니다. 새 메타데이터 필드의 경우 사이트 열 갤러리에 새 열을 추가해야 합니다. 자세한 내용은 콘텐츠 형식 계획(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.
Plan policy(정책 계획) 섹션에서 이 문서 라이브러리와 연결된 정책 기능(예: 감사 및 만료)을 입력합니다. 일반적으로 정책 설정은 레코드 범주 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x412)에 지정된 레코드 범주와 관련이 있습니다.
이 문서에서는 정책 구성에 대해 자세히 다루지 않습니다. 정보 관리 정책을 구성하고 레코드 센터 사이트에서 해당 정책을 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획 및 레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.
각 관리 폴더에 대한 레코드 라우팅 정보를 입력합니다. 레코드 라우팅 테이블 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x412)에서 레코드 계열의 제목을 새로운 줄에 입력합니다. 레코드 계열 제목은 전자 메일 메시지를 이 레코드 계열로 저널링하는 데 사용되는 레이블 이름이어야 합니다. 이 레코드 계열에 대한 설명(예: "전자 메일 업무 현황 보고 메시지")을 입력합니다. 전자 메일 메시지 레코드를 저장할 문서 라이브러리 이름을 입력합니다. 이 이름은 레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)에 기록된 문서 라이브러리의 이름과 일치해야 합니다. 이 문서 라이브러리에 다른 관리 폴더가 라우팅되는 경우 Aliases(별칭) 열에 해당 레이블을 입력합니다.
워크시트
다음 워크시트를 사용하여 전자 메일 메시지 레코드 보존에 대한 계획 결정을 기록합니다.
관리 폴더 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0x412)
레코드 범주 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x412)
레코드 보존용 문서 라이브러리 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x412)
레코드 라우팅 테이블 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x412)
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