Mapa de gerenciamento de documentos

  • Artigo

Atualizado em: 2007-10-04

Neste artigo:

  • Antes de começar

  • Criar tipos de conteúdo

  • Criar bibliotecas de documentos

  • Associar tipos de conteúdo a bibliotecas de documentos

  • Adicionar conteúdo a bibliotecas de documentos

  • Gerenciar permissões de conteúdo

Os recursos de gerenciamento de documentos no Microsoft Office SharePoint Server 2007 permitem controlar o ciclo de vida dos documentos na sua organização — inclusive o modo como são criados, revisados e usados, onde são armazenados e como são descartados ou mantidos. Um sistema de gerenciamento de documentos bem estruturado:

  • Organiza o conteúdo de maneira lógica.

  • Facilita a padronização para ações de criação e apresentação de conteúdo em uma empresa.

  • Facilita para os usuários a localização e o compartilhamento de informações.

  • Facilita o controle do conteúdo.

Este mapa fornece links para artigos da Web, white paper, treinamento, entradas de blog e ferramentas para ajudar na implementação dos recursos de gerenciamento de documentos do seu site com base no Office SharePoint Server 2007.

Os recursos apresentados nesta página são organizados na mesma sequência na qual você deve implementar os recursos de gerenciamento de documentos do seu site:

  1. Criar tipos de conteúdo.

  2. Criar bibliotecas de documentos.

  3. Associar tipos de conteúdo a bibliotecas de documentos.

  4. Adicionar conteúdo.

Além de usar os os recursos apresentados a seguir nesta página, use o mapa a seguir para aprender sobre outros recursos que contribuem para sua solução de gerenciamento de documentos:

  • Workflows roadmap

    Os fluxos de trabalho implementam processos empresariais em documentos no Office SharePoint Server 2007. Para obter ajuda sobre o design e a implementação de fluxos de trabalho, consulte este mapa.

  • Guia básico de sites e subsites

    Sua arquitetura de informações é implementada como um conjunto de bibliotecas de documentos em um conjunto de sites e subsites. Para obter ajuda para a implementação da sua estrutura de sites, use os recursos apresentados nesta página.

  • Mapa de gerenciamento de registros

    Este mapa fornece links para artigos da Web, white papers, treinamento, entradas de blog e ferramentas para ajudar na implementação dos recursos de gerenciamento de registros do Office SharePoint Server 2007.

Antes de começar

Antes de implementar recursos de gerenciamento de documentos no seu site do SharePoint, revise os seguintes tópicos de visão geral, que descrevem recursos de gerenciamento de documentos do Office SharePoint Server 2007 e opções de personalização disponíveis para arquitetos, designers, criadores e os desenvolvedores de sites:

Criar tipos de conteúdo

Os tipos de conteúdo permitem gerenciar os metadados e comportamentos de um tipo de documento ou item da lista de maneira centralizada e reutilizável. Um conjunto cuidadosamente projetado de tipos de conteúdo promove a consistência dos documentos em sua empresa e permite aplicar regras comerciais a documentos — por exemplo, especificar como um tipo de documento deve ser aprovado para publicação e como as ações em um documento devem ser auditadas.

Para criar tipos de conteúdo eficazes:

  1. Defina o conjunto de metadados que deseja usar nos tipos de conteúdo. Para cada propriedade exclusiva de metadados, defina uma coluna na Galeria de Colunas do Site. A centralização de definições de colunas promove a consistência de metadados no seu site.

  2. Determine a hierarquia de tipos de conteúdo para implementação.

  3. Adicione colunas a cada tipo de conteúdo.

  4. Adicione políticas de gerenciamento de informações a cada tipo de conteúdo. Também é possível definir um conjunto global de políticas ou adicioná-las diretamente a tipos de conteúdo.

  5. Associe fluxos de trabalho aos tipos de conteúdo.

  6. Para tipos de conteúdo de documentos, adicione um modelo padrão para documentos de cada tipo.

Para informações sobre técnicas para criar tipos de conteúdo, consulte os seguintes recursos:

Definir colunas

A definição de colunas para uso no seu conjunto de sites na é feita na Galeria de Colunas do Site no site de nível superior do seu conjunto de sites. Para obter informações sobre técnicas para a definição de colunas, consulte os seguintes recursos:

Adicionar metadados

Você pode adicionar metadados a um tipo de conteúdo adicionando colunas da Galeria de Colunas do Site ou criando novas colunas diretamente na definição de tipo de conteúdo. Para obter informações sobre técnicas para definir metadados em um tipo de conteúdo, consulte os seguintes recursos:

Adicionar políticas de gerenciamento de informações

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra em uma política é um recurso de política. Por exemplo, um recurso de política de gerenciamento de informações pode especificar o tempo que um tipo de de conteúdo deve ser mantido, como também pode fornecer auditoria de documentos. Você pode definir políticas de gerenciamento de informações na galeria Políticas de Conjunto de Sites e, em seguida, aplicá-las aos tipos de conteúdo, ou pode definir uma política de gerenciamento de informações diretamente em uma definição de tipo de conteúdo.

Para obter informações sobre técnicas para definir políticas de gerenciamento de informações, consulte os seguintes recursos:

Associar fluxos de trabalho

Associando um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo você pode garantir que o fluxo de trabalho esteja disponível para uso em qualquer item desse tipo. Para obter informações sobre técnicas para associar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo, consulte os seguintes recursos:

Dica

Você também pode associar um fluxo de trabalho diretamente a uma biblioteca de documentos. Quando você faz isso, o fluxo de trabalho fica disponível para uso em itens de qualquer tipo na biblioteca de documentos.

Para obter ajuda na criação e implementação de fluxos de trabalho, consulte Workflows roadmap.

Criar bibliotecas de documentos

As bibliotecas de documentos são locais em um site onde os usuários podem criar, coletar, atualizar e gerenciar documentos. Projete e implemente suas bibliotecas de documentos para gerenciar o armazenamento de conteúdo e promover a arquitetura de informações que atenda às necessidades do seu site. Para obter informações sobre técnicas para criar bibliotecas de documentos, consulte os seguintes recursos:

Associar tipos de conteúdo a bibliotecas de documentos

Você pode associar vários tipos de conteúdo a uma biblioteca de documentos. Ao fazê-lo, você está especificando que a biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo dessa biblioteca permite que os usuários criem novos itens desse tipo. Para obter informações sobre técnicas para associar um tipo de conteúdo a uma biblioteca de documentos, consulte os seguintes recursos:

Adicionar conteúdo a bibliotecas de documentos

Para obter informações sobre técnicas para adicionar conteúdo a uma ou mais bibliotecas de documentos, consulte os seguintes recursos:

Gerenciar permissões de conteúdo

Para obter informações sobre técnicas para controlar o acesso ao conteúdo do seu site, consulte os seguintes recursos:

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis no site de manuais que podem ser baixados do Office SharePoint Server 2007 (em inglês).

Consulte também

Conceitos

Planejar o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM)

Outros recursos

Criar ou editar um painel de informações de documentos personalizado no Office SharePoint Server 2007
Blog de Joel Oleson sobre o SharePoint
Blog da equipe de Produtos e Tecnologias do SharePoint
Comunidade dos Produtos e Tecnologias do SharePoint
Blog da equipe de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM) da Microsoft