Mapa de gerenciamento de registros

  • Artigo

Atualizado em: 2008-02-22

Neste artigo:

  • Antes de começar

  • Criar o site da Central de Registros

  • Conectar sites de documentos ativos ao site da Central de Registros

  • Configurar sites de documentos ativos para gerenciar registros

Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física de uma organização que atua como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que deve ser mantido durante um período. O gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização:

  • Determina que tipos de informações devem ser considerados registros.

  • Determina como os documentos ativos que se tornarão registros devem ser tratados enquanto estiverem em uso, e também como devem ser coletados ao serem identificados como registros.

  • Determina como e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido para atender a requisitos legais, comerciais ou regulatórios.

  • Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos corporativos, ajudando a assegurar o cumprimento de obrigações de gerenciamento de registros com economia e sem transtornos.

  • Executa tarefas relacionadas a registros, como descartar registros expirados ou localizar e proteger registros relacionados a eventos externos, como ações legais.

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos de gerenciamento de registros que você pode usar para ajudar a organização a atender a seus requisitos regulatórios e jurídicos e gerenciar seus conhecimentos corporativos.

Esta página roadmap fornece links para artigos da Web, white papers, treinamento, entradas de blog e ferramentas para orientá-lo na implementação dos recursos de gerenciamento de registros do seu site com base no Office SharePoint Server 2007. Os recursos apresentados nesta página são organizados na ordem em que você deve implementar os recursos de gerenciamento de registros do seu site:

  1. Crie o site da Central de Registros.

  2. Conecte sites de documentos ativos ao site da Central de Registros.

  3. Configure sites de documentos ativos para gerenciamento de registros.

Além dos recursos nesta página roadmap, use as seguintes páginas roadmap para aprender sobre os recursos relacionados:

  • Mapa de gerenciamento de documentos

    Os recursos de gerenciamento de documentos no Office SharePoint Server 2007 permitem que você controle os ciclos de vida de documentos ativos na sua organização.

  • Workflows roadmap

    Os fluxos de trabalho implementam processos corporativos em documentos no Office SharePoint Server 2007.

Antes de começar

Antes de implementar o gerenciamento de registros usando o Office SharePoint Server 2007, analise os seguintes tópicos de visão geral que descrevem os recursos de gerenciamento de registros do Office SharePoint Server 2007 e as opções de configuração disponíveis para arquitetos, designers, criadores e desenvolvedores de site:

Criar o site da Central de Registros

Para gerenciar registros no Office SharePoint Server 2007, os criadores de sites e gerentes de registros planejam, criam e implementam um site da Central de Registros. Esse site, baseado no modelo de site da Central de Registros, contém recursos que podem ser usados para implementar o plano do arquivo e gerenciar os registros enquanto estiverem retidos.

Implemente o site da Central de Registros seguindo estas etapas:

  1. Crie um site da Central de Registros.

  2. Com base no seu plano de arquivo, crie uma biblioteca de documentos separada para armazenar cada tipo de registro.

  3. Defina colunas nas bibliotecas de documentos para conter e exibir os metadados do registro.

  4. Implemente políticas de gerenciamento de informações que definam períodos de retenção e especificações de auditoria para ajudar a atender às obrigações de regulamentação da sua empresa e associe-as com as bibliotecas de documentos.

  5. Implemente a tabela de roteamento de registros, que mapeia cada tipo de registro para a biblioteca apropriada no site da Central de Registros.

Dica

Um método alternativo para implementar o site da Central de Registros é criar tipos de conteúdo para cada tipo de registro, o que inclui as colunas de metadados junto com políticas de informações. Entretanto, como é recomendável que você armazene um único tipo de registro por biblioteca de documentos, é mais fácil conseguir isso associando colunas e políticas de gerenciamento de informações diretamente com as bibliotecas de documentos.

Criar um site da Central de Registros

Use as etapas no artigo a seguir para criar o site da Central de Registros:

Criar bibliotecas de documentos

Crie uma biblioteca de documentos separada para cada tipo de registro que deseja reter. O recurso a seguir descreve o método para criar bibliotecas de documentos:

Definir colunas

Quando um registro é enviado para a biblioteca de documentos de destino:

  • Os nomes e os valores de cada coluna de metadados associados a ele são salvos junto com o registro em um arquivo XML em uma pasta _properties oculta, que é criada na biblioteca de destino.

  • Os valores de metadados são copiados nas colunas correspondentes na biblioteca de destino.

Para cada coluna de metadados para um tipo de registro, defina uma coluna na biblioteca de documentos de destino que corresponda ao nome e ao tipo da coluna de entrada. Para especificar que a coluna deve ser enviada junto com o registro e que ela deve ter um valor de dados associado, configure a coluna para que exija dados. O recurso a seguir descreve o método para criar colunas em bibliotecas de documentos para reter registros:

Implementar políticas de gerenciamento de informações

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras de negócios para um tipo de conteúdo. Para ver uma introdução sobre as políticas de gerenciamento de informações, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.

Crie uma política de gerenciamento de informações de conjunto de sites separada para cada grupo de tipos de registros que requeira um conjunto exclusivo de recursos de política. Por exemplo, cada registro que seja um contrato pode requerer o mesmo conjunto de recursos de política. Associe cada política de gerenciamento de informações de conjunto de sites com as bibliotecas de documentos relevantes. Os seguintes recursos descrevem os métodos para criar políticas de gerenciamento de informações de conjunto de sites e associá-las com as bibliotecas de documentos:

Implementar a tabela de roteamento de registros

A tabela de roteamento de registros é uma lista no site da Central de Registros que relaciona cada tipo de registro que pode ser enviado para o site da Central de Registros e especifica a biblioteca na qual armazená-lo. Quando os arquivos são enviados para o site da Central de Registros, essa lista é usada para rotear o arquivo de entrada e seus metadados para o local apropriado. Os seguintes recursos descrevem métodos para configurar a tabela de roteamento de registros:

Conectar sites de documentos ativos ao site da Central de Registros

Um farm de servidores que executa o Office SharePoint Server 2007 poderá se conectar a um único site da Central de Registros. Para obter mais informações, consulte os seguintes recursos:

Configurar sites de documentos ativos para gerenciamento de registros

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual, que pode ser baixado para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis nos manuais do Office SharePoint Server 2007 que podem ser baixados (em inglês).

Consulte também

Conceitos

Mapa de gerenciamento de documentos
Workflows roadmap

Outros recursos

Simplificando o gerenciamento de registros usando o fluxo de trabalho do SharePoint Server 2007