Planejar como os registros são coletados (Office SharePoint Server)

Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

• Técnicas para mover arquivos para o site da Central de Registros

• Concluindo seu plano

Depois de desenvolver um plano de arquivo e projetar o site da Central de Registros, planeje como os documentos eletrônicos e impressos da sua organização serão movidos para o site da Central de Registros. Este artigo revisa técnicas que você pode usar para mover conteúdo para o site da Central de Registros e sugere uma forma de planejar como os itens do plano de arquivo se tornarão registros.

Técnicas para mover arquivos para o site da Central de Registros

Você pode usar as seguintes técnicas para mover arquivos para o site da Central de Registros:

• Enviar conteúdo manualmente de um site baseado no Microsoft Office SharePoint Server 2007.

• Usar pastas de email gerenciados no Microsoft Exchange Server 2007.

• Usar uma solução personalizada baseada no modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0, como o fluxo de trabalho personalizado.

Enviando conteúdo manualmente para o site da Central de Registros

Se um arquivo está armazenado em uma biblioteca de documentos de um site baseado no Office SharePoint Server 2007, um especialista em informação pode declará-lo como registro enviando uma cópia dele para o site da Central de Registros por meio do comando Enviar para a Central de Registros. Quando o administrador do conjunto de sites configura a conexão com o site da Central de Registros, este comando fica disponível em todos os documentos ativos do conjunto de sites. Além de enviar uma cópia do documento para o site da Central de Registros, o comando Enviar para a Central de Registros envia os metadados do documento, seu histórico de auditoria e sua localização no servidor de documentos ativo. Se forem necessários metadados adicionais no site da Central de Registros, o usuário será solicitado a fornecê-los. Embora o envio manual de registros à Central de Registros não seja uma solução prática em grande escala, você pode usá-la para complementar outros métodos de transferência de conteúdo para o site da Central de Registros.

Usando pastas de email gerenciadas do Microsoft Exchange Server 2007 para enviar email e arquivos para o site da Central de Registros

O Exchange Server 2007 inclui recursos de política semelhantes aos implementados com o Office SharePoint Server 2007. Os administradores do Exchange Server 2007 podem configurar uma pasta do Exchange de forma que quando um usuário move uma mensagem de email para a pasta, ela seja copiada para o site da Central de Registros por meio de SMTP.

Quando uma mensagem de email copiada do Office SharePoint Server 2007 é recebida no site da Central de Registros, ela é tratada como qualquer outro arquivo enviado para esse site; é movida para a biblioteca de documentos adequada com base na entrada correspondente na tabela de roteamento de registro. Para obter mais informações sobre a tabela de roteamento de registro, consulte Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).

Os recursos de retenção de diretiva e registros descritos acima são recursos de pastas de email gerenciadas apresentados no Exchange Server 2007. Usando pastas de email gerenciadas, os administradores do Exchange podem definir pastas destinadas a finalidades de negócios específicas, como Assuntos de Pessoal, Planejamento de Produto ou Contratos. Ao atribuir diretivas a essas pastas gerenciadas, os administradores podem assegurar a validade adequada do conteúdo, configurar conexões com outros servidores (como o site da Central de Recursos do Office SharePoint Server 2007) ou iniciar qualquer ação personalizada que tenha sido configurada no Exchange Server 2007. O uso de pastas de email gerenciadas pode ser reforçado por regras (como a transferência de mensagens para pastas com base na linha de assunto), ou a utilização de pastas pode ser voluntária,exigindo que os especialistas em informação movam manualmente os emails para as pastas adequadas. Para obter uma descrição completa da implementação de pastas de email gerenciadas e outros recursos do Exchange Server 2007, consulte o Guia do Administrador do Exchange Server 2007.

Usando uma solução personalizada para enviar arquivos para o site da Central de Registros

Você pode enviar arquivos e mensagens de email programaticamente para o site da Central de Registros a partir de servidores de arquivo e email, sejam ou não baseados no Office SharePoint Server 2007 ou no Exchange Server 2007. Para isso, desenvolva e instale programas que têm interfaces para os métodos de gerenciamento de registros implementados no modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 e, em seguida, integre esses programas nos seus processos de gerenciamento de documento ou de email.

Usando o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0, você pode determinar a lista de tipos de registros definidos em uma tabela de roteamento de registro do site da Central de Registros e envie um arquivo — incluindo seu conteúdo, propriedades e histórico de auditoria — para uma série de registros específicos. Para obter uma descrição completa da programação do modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0, consulte o Office SharePoint Server 2007SDK (Software Development Kit) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218\&clcid=0x416).

Você pode usar o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 para criar um fluxo de trabalho personalizado que copie arquivos para o site da Central de Registros. Um fluxo de trabalho que envia arquivos para o site da Central de Registros pode ser integrado ao sistema de gerenciamento de documentos como parte de um fluxo de trabalho que orienta um documento através de seu ciclo de vida. Para os tipos de documento que tenham um ciclo de vida previsível, como relatórios de despesas, você pode implementar um fluxo de trabalho que oriente o documento através de seus vários estágios e, como etapa final, envia uma cópia do documento ao site da Central de Registros. O fluxo de trabalho poderia ser disparado pela criação de um novo documento.

Concluindo seu plano

Após Desenvolver o plano de arquivos (Office SharePoint Server) e revisar os métodos para mover o conteúdo para o site da Central de Registros, conclua seu plano determinando como enviar cada tipo de registro para o site da Central de Registros. Os fatores a serem considerados incluem o seguinte:

• A conformidade é imposta ou voluntária?

• Você pode contar com a cooperação de especialistas em informação da sua organização para observar a conformidade com processos de gerenciamento de registros? Em regra, evite processos manuais; no entanto, quando eles forem necessários, planeje treinamento e monitoramento adequados para assegurar a conformidade da equipe.

• O conteúdo será armazenado nos servidores de gerenciamento de documentos do Office SharePoint Server 2007?

• O email será armazenado em servidores de email do Exchange Server 2007? Se o email estiver armazenado em servidores de email do Exchange Server 2007, você pode usar mecanismos internos como pastas de email gerenciadas para implementar a conexão com o site da Central de Registros. Se o email estiver armazenado em outros servidores de email, você pode usar o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 para projetar e implementar métodos personalizados para enviar arquivos para o site da Central de Registros.

• Você armazena conteúdo físico? Gerenciar o conteúdo físico ativo, como documentos impressos ou CD-ROMs, e enviá-lo para um arquivo para armazenamento (junto com um rastreamento do registro no site da Central de Registros) exige planejamento exclusivo não descrito neste tópico. Por exemplo, se não existir qualquer versão eletrônica de um documento impresso, talvez seja necessário rastrear o item usando uma lista e suas diretivas e fluxos de trabalho associados. Para obter uma descrição total das estratégias e técnicas de rastreamento de um registro físico, tanto durante seu período de atividade quanto após seu envio ao site da Central de Registros, consulte o tópico Planejar a retenção física de registros.

A tabela abaixo ilustra como alguns registros de um planejamento de arquivo serão transferidos para um site de repositório de registros:

Baixar este manual

Este tópico foi incluído no manual baixável a seguir para facilitar a leitura e a impressão:

• Planejamento e arquitetura para o Office SharePoint Server 2007, parte 1

Consulte a lista completa de manuais disponíveis no download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.