Criar bibliotecas de documentos para reter registros

Atualizado em: 2008-02-22

As bibliotecas de documentos fornecem o armazenamento para registros no site da Central de Registros. A abordagem recomendada para criar bibliotecas de documentos para retenção de registros é criar uma biblioteca de documentos para cada tipo de registro no plano de arquivos. Os usuários enviam registros para a Central de Registros usando um item de menu no menu Enviar Para. Os arquivos serão roteados automaticamente para as bibliotecas de documentos apropriadas com base nas configurações definidas na lista de Roteamento de Registros. Para obter mais informações sobre a lista de Roteamento de Registros, consulte Configurar a lista de Roteamento de Registros.

Não é necessário habilitar o controle de versão ao criar bibliotecas de documentos para manter registros. O roteador de registros cria automaticamente novas versões dos registros quando eles são enviados. Um identificador gerado aleatoriamente é anexado ao nome do registro para distinguir entre as versões. Você pode, entretanto, habilitar o controle de versão se um usuário tiver permissões para editar itens na Central de Registros. Com o controle de versão habilitado, o histórico completo da versão é mantido.

Para criar uma biblioteca de documentos para reter registros, realize os seguintes procedimentos na ordem listada:

Para criar uma biblioteca de documentos para registros

1. No site de nível superior da Central de Registros, no menu Ações do Site , clique em Criar.

2. Na coluna Bibliotecas, clique em Biblioteca de Documentos.

3. Na caixa Nome, digite um nome para a biblioteca. O nome da biblioteca é obrigatório.

   O nome aparece na parte superior da página de biblioteca, ele se torna parte do endereço da página da biblioteca e aparece nos elementos de navegação que ajudam os usuários a localizar e abrir a biblioteca. Você também usar o nome da biblioteca para associar a biblioteca com um tipo de registro enviado para o site da Central de Registros.

4. Na caixa Descrição, digite uma descrição para a finalidade da biblioteca. A descrição é opcional.

5. Para adicionar um link para essa biblioteca no Início Rápido, verifique se a opção Sim está selecionada na seção Navegação.

6. Para criar uma versão sempre que for feito check-in de um arquivo na biblioteca, na seção Histórico da Versão do Documento, clique em Sim.

   Importante

   Para proteger os registros, sempre configure as bibliotecas de documentos no site da Central de Registros para criar uma versão sempre que for feito check-in de um arquivo. Isso impede que o registro original seja sobrescrito caso um registro seja editado e seja feito seu check-in. Para garantir que versões anteriores de um documento (incluindo a versão original de um registro) não sejam excluídas, certifique-se de que ninguém que possa usar a biblioteca de documentos possua a permissão Excluir Versões.

7. Ignore a caixa Modelo de Documento. Os registros em uma biblioteca de documentos são adicionados à biblioteca usando a lista de Roteamento de Registros do site.

8. Clique em Criar.

9. De qualquer modo de exibição da biblioteca de documentos, no menu Configurações, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

10. Na página Personalizar, na seção Tipos de Conteúdo, clique em Adicionar a partir de tipos de conteúdo de site existentes.

    Se a lista ou biblioteca não estiver configurada para permitir vários tipos de conteúdo, a seção Tipos de Conteúdo não aparece na página Personalizar da lista ou biblioteca. Nesse caso, siga as etapas a seguir:

    1. Na coluna Configurações Gerais, clique em Configurações Avançadas.

    2. Na página Configurações Avançadas da Biblioteca de Documentos, na seção Tipos de Conteúdo, selecione Sim para permitir o gerenciamento de tipos de conteúdo.

    3. Clique em OK.

11. Na página Adicionar Tipos de Conteúdo, na seção Selecionar Tipos de Conteúdo, na lista Selecionar tipos de conteúdo do site de, clique no nome do grupo de tipos de conteúdo do site do qual deseja selecionar.

12. Na lista Tipos de Conteúdo de Site Disponíveis, clique no tipo de conteúdo desejado e, em seguida, em Adicionar para mover o tipo de conteúdo selecionado para a lista Tipos de conteúdo a serem adicionados.

13. Depois de ter selecionado o tipo de conteúdo que deseja adicionar, clique em OK.

14. No menu Configurações, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

15. Na coluna Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

16. Na seção Especificar a política, selecione uma das seguintes opções:

    • Nenhuma: Esta é a configuração padrão.

    • Definir uma política: Quando selecionada, você pode criar ou editar uma política de gerenciamento de informações. Para obter mais informações sobre a criação de uma política de gerenciamento de informações, consulte Adicionar uma política de gerenciamento de informações a um tipo de conteúdo.

    • Usar uma política de conjunto de sites: Quando selecionada, você pode selecionar de uma lista de políticas de gerenciamento de informações predefinidas.

17. Clique em OK.

Para associar um tipo de conteúdo de registro com uma biblioteca de documentos

1. Na home page da Central de Registros, no Início Rápido, clique em Roteamento de Registros.

2. Na página de Roteamento de Registros, no menu Novo, selecione Novo Item.

3. No Roteamento de Registros: Página Novo Item, digite um título para o tipo de conteúdo do registro na caixa Título. Esse valor é obrigatório.

   Importante

   O título do tipo de conteúdo do registro representa o nome do tipo de conteúdo a ser roteado. Esse nome deve corresponder a um tipo de conteúdo de documento existente.

4. Opcionalmente, digite uma descrição para o tipo de conteúdo de registro na caixa Descrição.

5. Na caixa Local, digite o nome da biblioteca de documentos onde os registros que correspondem a esse item de roteamento de registro devem ser armazenados.

   Dica

   As bibliotecas de documentos usadas para armazenar registros enviados não podem ser excluídas.

6. Opcionalmente, digite uma lista delimitada por "/" de nomes alternativos que representem a entrada do roteamento de registros na caixa Aliases.

7. Opcionalmente, para rotear os itens roteados para a Central de Registros que não contenham um tipo de conteúdo para esta biblioteca de documentos, selecione a caixa Padrão.

8. Clique em OK.

Consulte também

Conceitos

Gerenciamento de registros
Criar um site da Central de Registros
Configurar fluxos de trabalho para gerenciar registros
Criar diretivas de gerenciamento de informações para registros
Criar tipos de conteúdo para registros
Gerenciar permissões da Central de Registros
Configurar a lista de Roteamento de Registros