Criar diretivas de gerenciamento de informações para registros
Atualizado em: 2008-02-22
Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações permitem que as organizações controlem e rastreiem o tempo em que um documento é retido ou quais ações os usuários podem realizar com esse conteúdo, dentre outras coisas. Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Criar tipos de conteúdo para registros.
As políticas de gerenciamento de informações podem ajudar as organizações a cumprir com regulamentações legais ou governamentais, ou elas podem simplesmente impor processos corporativos internos. Por exemplo, uma organização deseja automatizar a conformidade com regulamentações governamentais que exigem a apresentação de controles adequados de seus demonstrativos financeiros. Para isso, devem ser criadas políticas de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo de demonstrativo financeiro que:
Audite ações específicas no processo de criação e aprovação de todos os documentos relacionados a arquivamentos financeiros.
Gerencie o tempo em que os demonstrativos financeiros devem ser retidos.
Cada regra individual em uma política de gerenciamento de informações é um recurso de política. O Office SharePoint Server 2007 inclui vários recursos de política predefinidos que as organizações podem usar individualmente ou em combinação para definir políticas de gerenciamento de informações para seus sites. Os seguintes recursos de política estão incluídos no Office SharePoint Server 2007:
Auditoria O recurso de política Auditoria pode ajudar as organizações a analisar como seus sistemas de gerenciamento de conteúdo são usados. Quando habilitada, a auditoria registra os eventos e as operações realizados em documentos e itens de lista. As organizações podem configurar o recurso de política Auditoria para registrar eventos como quando um documento ou item é editado, exibido, excluído, passa por check-in/check-out ou quando suas permissões são alteradas. Todas as informações de auditoria são armazenadas em um único log de auditoria no servidor, e os administradores de conjunto de sites podem executar relatórios com essas informações. As organizações também podem usar o modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0 para gravar e adicionar eventos personalizados no log de auditoria.
Dica
Quando um documento é enviado para um site da Central de Registros, o histórico de auditoria do documento é enviado com o documento e armazenado em um arquivo XML no site da Central de Registros com o documento.
Expiração O recurso de política Expiração pode ajudar as organizações a excluir conteúdo desatualizado de seus sites de uma forma consistente e que possa ser revisada. Esse recurso de política ajuda as organizações a gerenciar o custo e o risco associados à retenção de conteúdo desatualizado. As organizações podem configurar a política Expiração para especificar que determinados tipos de conteúdo expirem em uma data relativa a uma coluna de data ou dentro de um período de tempo calculado depois de alguma atividade no documento, como criação ou edição.
Códigos de barras O recurso de política Códigos de barras permite que as organizações controlem cópias físicas de documentos ou itens de lista que tenham sido impressos de um site. O recurso de política Códigos de barras cria um valor identificador exclusivo. Os usuários podem então inserir uma imagem de código de barras desse valor nos itens ou nos documentos do Sistema Microsoft Office que forem criados. Os usuários também podem usar um código de barras em uma cópia física de um documento para pesquisar a cópia original desse documento no servidor. Por padrão, os códigos de barras estão de acordo com o padrão comum Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39). As organizações podem usar o modelo de objeto do Office SharePoint Server 2007 para instalar outros provedores de códigos de barras.
Dica
Os códigos de barras são gerados quando o documento é adicionado à biblioteca de documentos. Se essa política for adicionada a uma biblioteca de documentos com documentos existentes, os documentos existentes não exibirão o código de barras. Você deve atualizar o documento ou suas propriedades para que o Office SharePoint Server 2007 gere o código de barras.
Rótulos O recurso de política Rótulos permite que as organizações controlem cópias físicas de documentos ou itens de lista que tenham sido impressos de um site. O recurso de política Rótulos automaticamente gera rótulos de texto com base na formatação e nas propriedades do documento especificadas por um proprietário de site ou gerente de lista. Quando os usuários inserem rótulos nos documentos do Sistema Microsoft Office, os rótulos são atualizados automaticamente com as informações das propriedades dos documentos.
Dica
Os rótulos são gerados quando o documento é adicionado à biblioteca de documentos. Se essa política for adicionada a uma biblioteca de documentos com documentos existentes, os documentos existentes não exibirão o rótulo. Você deve atualizar os documentos ou suas propriedades para que o Office SharePoint Server 2007 gere os rótulos.
Os gerentes de registros devem configurar as políticas de gerenciamento de informações para alinhar com os requisitos contidos no plano de arquivo.
Há duas abordagens recomendadas para implementar políticas de gerenciamento de informações para registros:
Criar políticas individuais para cada tipo de conteúdo.
Criar políticas individuais para uma biblioteca no site da Central de Registros, se o conteúdo em uma biblioteca de documentos for exclusivo dessa biblioteca.
Dica
Você também pode criar políticas de gerenciamento de informações de conjunto de sites para cobrir um conjunto inteiro de tipos de registro e aplicá-las a mais de uma biblioteca de documentos. Entretanto, é recomendável que você só faça isso se tiver uma política que seja reutilizada em vários tipos de conteúdo.
Em uma biblioteca de documentos, você pode aplicar uma única política à biblioteca de documentos inteira ou aplicar uma política separada a cada tipo de conteúdo. Configure a biblioteca de documentos para permitir vários tipos de conteúdo.
Requisitos da tarefa
Para criar políticas de gerenciamento de informações para registros, realize o seguinte procedimento:
Consulte também
Conceitos
Criar um site da Central de Registros
Configurar fluxos de trabalho para gerenciar registros
Criar tipos de conteúdo para registros
Criar bibliotecas de documentos para reter registros
Gerenciar permissões da Central de Registros
Configurar a lista de Roteamento de Registros
Desenvolver o plano de arquivos (Office SharePoint Server)