Планирование библиотеки документов (SharePoint Foundation 2010)

  • Статья

 

Применимо к: SharePoint Foundation 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

В этой статье описан процесс планирования библиотек документов в решении управления документами Microsoft SharePoint Foundation.

Содержание:

  • Определение типа библиотеки

  • Планирование потока контента

  • Планирование прав на доступ к данным (IRM)

Библиотеки представляют собой в приложении SharePoint Foundation 2010 наборы файлов с общим доступом пользователей. Большинство возможностей управления документами реализуется через библиотеки. Частью планирования управления документами должно стать определение библиотек, которые лучше всего подходят задачам организации. При планировании библиотек документов для нескольких сайтов вам может потребоваться спланировать поток контента с одного сайта на другой. Если вы планируете использовать библиотеки документов как местоположения хранения, то можно изменить диалоговое окно Открыть и окно СохранитьMicrosoft Office профессиональный 2010, чтобы убедиться в том, что документы сохраняются в предпочтительном местоположении.

Перед прочтением этой статьи следует ознакомиться с процессом управления документами, описанным в разделе Общие сведения об управлении документами (SharePoint Foundation 2010).

Определение типа библиотеки

При определении того, какие библиотеки лучше всего отвечают потребностям организации, необходимо также решить, будет ли использоваться несколько сайтов или семейство сайтов. Например, если планируется размещать публикации для внешних заказчиков, потребуется один сайт для авторов и рецензий и другой сайт (возможно, в отдельном экземпляре SharePoint Foundation 2010) — для публикации собственного контента.

Если планируется размещение библиотек на нескольких сайтах, возможно, потребуется также определить порядок прохождения потоков между сайтами — будут ли они обрабатываться вручную, посредством рабочих процессов или с помощью пользовательских решений. Дополнительные сведения см. далее в разделе Планирование потока контента.

В следующей таблице показаны стандартные способы использования библиотек в приложении.

Библиотека Назначение

Библиотека на сайте группы

Совместная работа; простое распределение контента между узлами партнеров; управление контентом, например, контроль версий, поиск в SharePoint Foundation 2010.

Библиотека в области портала

Контент, предназначенный для более широкой аудитории в организации; более строгие требования к рецензиям и процессам утверждения, чем в библиотеке сайта группы.

Библиотека слайдов

Поддерживает общий доступ, обработку и повторное использование слайдов Microsoft PowerPoint.

Примечание

Не создавайте папки в библиотеке слайдов, если вы знаете, что контент с этого сайта будет развертываться на другую ферму или в другое семейство сайтов способом развертывания контента. Сайты, содержащие библиотеки слайдов с папками, не могут быть экспортированы или импортированы..

В следующем примере показано применение анализа, выполненного в разделе Анализ использования документов на странице Определение типов пользователей и анализ использования документов (SharePoint Foundation 2010), при планировании структуры библиотек для предприятия. В этом примере компания Contoso Ltd. предоставляет контент заказчикам на основе маркетингового исследования. Контент в первую очередь создается консультантами, работающими в удаленном режиме. В примере представлен следующий цикл действий:

  1. Партнер оценивает деловые идеи и запрашивает предложения.

  2. После заключения контракта руководитель проекта собирает группу консультантов и создает рабочий сайт, на котором регистрируются результаты исследования и выполняется проект.

  3. После выполнения проекта подготовленные документы публикуются в безопасной зоне Интернета, к которой имеют доступ заказчики.

  4. Группа составляет документы с практическими рекомендациями и учебными примерами на основе проекта.

  5. Руководители знаний собирают, организуют и архивируют документы с практическими рекомендациями и другие материалы.

  6. Конечные результаты, контракты и другие документы сохраняются как корпоративные записи.

  7. Используя контент, обработанный руководителями знаний, партнеры оценивают возможности и создают новые предложения.

В следующей таблице показан анализ использования документов для данного сценария.

Документы Назначение Автор Пользователи Формат

Деловые идеи и запросы

Разработка нового сотрудничества с клиентом

Ведущий сотрудник проекта

Менеджер по продажам; ведущий сотрудник проекта

DOCX

Предложения

Описание предложенного сотрудничества с клиентом

Ведущий сотрудник проекта

Руководители проектов; участники группы проекта; заказчики

DOCX

Контракты

Передача на рассмотрение в консалтинговую группу

Юрист

Ведущий сотрудник проекта; руководитель проекта; менеджер по продажам; заказчики

DOCX

Изучение результатов и готовых черновиков проекта

Создание документов, связанных с сотрудничеством с клиентом

Ведущий сотрудник проекта; участник проекта; консультант

Редакторы; технические рецензенты

DOC и другие типы

Готовые документы

Генерирование конечных результатов, возможно, с преобразованием в формат DOC

Ведущий сотрудник проекта

Заказчики

PDF

Документы с практическими рекомендациями и учебными примерами

Получение организационных знаний

Участник проекта; консультант; руководитель знаний

Все участники группы

Различные типы

Этот анализ использования документов предполагает следующие заключения.

  • Ведущим сотрудникам проектов требуются библиотеки на сайтах группы, чтобы хранить деловые идеи, запросы и черновики предложений.

  • Юристам требуются библиотеки в области портала или на сайте централизованного управления документами для хранения шаблонов контрактов и действующих контрактов.

  • Ведущим сотрудникам и участникам проекта требуются библиотеки на сайтах группы для размещения результатов исследований, итоговых результатов и учебных примеров.

  • Заказчикам требуются библиотеки на сайте Интернета для просмотра итоговых результатов.

Планирование потока контента

Контент в решении по управлению документами, как правило, представляет собой динамические данные, перемещаемые между сайтами в соответствии с требованиями пользователей документов. Поэтому при планировании библиотек также планируйте поток контента из одной библиотеки или сайта в другие. SharePoint Foundation включает следующие методы перемещения контента как вручную, так и динамически.

  • Можно создать настраиваемые рабочие процессы, которые будут копировать или перемещать контент между сайтами или библиотеками. Рабочий процесс проводит документ через бизнес-процесс, назначая задачи участникам, когда их роль становится активной в жизненном цикле документа. Рабочий процесс может быть разработан для перемещения документа между различными сайтами и библиотеками. Дополнительные сведения о планировании рабочих процессов см. в разделах Планирование типов контента (SharePoint Foundation 2010) и Планирование рабочих процессов (SharePoint Foundation 2010).

  • Авторы могу копировать документы в библиотеки на любом сайте, к которому они имеют разрешения на доступ. Благодаря поддержке связи между исходным и целевым документом, его копия может, при необходимости, обновляться.

  • С помощью веб-папок или мест в сетевом окружении автор может копировать или перемещать контент библиотеки между библиотеками или сайтами.

  • Копировать документы на сайт центра документов можно с помощью команды "Копировать".

  • С помощью настраиваемого рабочего процесса документы копируются в библиотеки на сайте Интернета.

Планирование прав на доступ к данным

Управление правами на доступ к данным (IRM) позволяет авторам контента управлять документами и защищать их. Контент документов, использующих функцию управления правами на доступ к данным, зашифрован и поставляется с лицензией на публикацию, которая налагает ограничения на соответствующих пользователей. Эти ограничения зависят от уровня полномочий пользователя. Обычно документ преобразуется в документ только для чтения, отключается копирование текста, запрещается возможность копирования файла или возможность печати документа. Клиентские приложения, считывающие файлы с поддержкой IRM, используют лицензию из документа под управлением IRM для контроля соблюдения ограничений пользователями, которые обращаются к этому документу.

Дополнительные сведения о технологии IRM, реализуемой службой управления правами на доступ к данным (RMS) см. в разделе Вопросы и ответы по RMS (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0x419).

Службы Microsoft SharePoint Foundation 2010 поддерживают использование технологии IRM для документов, которые хранятся в библиотеках документов. Для добавления других типов файлов администратору необходимо установить новое средство защиты для этого типа, которое представляет собой программу, управляющую шифрованием и расшифровкой документов с поддержкой IRM для конкретного типа.

Используя IRM в SharePoint Foundation 2010, можно определять возможные действия пользователей с документами, которые открываются из библиотеки SharePoint Foundation 2010. Это отличается от применения IRM к документам, которые хранятся на клиентских компьютерах, когда владелец может выбирать права, присваиваемые каждому пользователю документа. IRM используется в библиотеках документов для управления конфиденциальным контентом, хранящимся на сервере. Например, если вы делаете библиотеку документов доступной для предварительного просмотра новых продуктов другим сотрудникам компании, то можно использовать IRM, чтобы предотвратить публикацию контента другим людям, не работающим в компании.

Когда технология IRM включена для библиотеки документов, и с сервера в клиентское приложение загружается документ в формате с поддержкой IRM, SharePoint Foundation 2010 шифрует документ и добавляет к нему лицензию на выдачу. Когда документ загружается обратно на сервер, SharePoint Foundation 2010 расшифровывает файл и сохраняет его в библиотеку в незашифрованном виде. Шифрование документов при загрузке и расшифровка при отправке обеспечивает корректную работу поиска и индексации SharePoint Foundation 2010 для файлов в библиотеке документов с защитой IRM. Разрешения IRM, применяемые к документу при загрузке из библиотеки, зависят от разрешений пользователей на содержимое, установленных в параметрах безопасности SharePoint Foundation 2010. В следующей таблице описывается способ преобразования разрешений SharePoint Foundation 2010 в разрешения IRM.

Разрешения SharePoint Foundation 2010 Разрешения IRM

Управление разрешениями, управление сетью

Полный контроль, в соответствии с определением клиента. Эти полномочия обычно позволяют пользователю читать, изменять, копировать, сохранять и изменять или удалять разрешения на защищенный контент.

Изменение элементов списка, управление списками, добавление и настройка страниц

Изменение, копирование и сохранение разрешений. Также можно разрешить пользователям с этими разрешениями печатать документы из библиотеки.

Просмотр элементов списка

Разрешения на чтение. Пользователь может читать документ, но не может копировать или обновлять его содержимое. Пользователям с разрешением на просмотр элементов списка можно разрешить печать документов из библиотеки.

Другое

Другие разрешения не сопоставляются с разрешениями IRM.

See Also

Concepts

Планирование типов контента (SharePoint Foundation 2010)
Планирование рабочих процессов (SharePoint Foundation 2010)
Настройка управления правами на доступ к данным (SharePoint Foundation 2010)