共用方式為

選取適當的公用資料夾解決方案

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上次修改主題的時間： 2006-07-25

在您部署 Microsoft® Exchange 2000 Server 或 Microsoft Exchange Server 2003 公用資料夾之前，請先確定公用資料夾提供的功能符合您的商務需求。

本文說明公用資料夾提供的功能，並且比較 Microsoft Windows® SharePoint® 產品與技術提供的資料存放庫解決方案。

Exchange 伺服器公用資料夾的考量

Exchange 伺服器公用資料夾是供許多使用者共用的資訊存放庫。當您的企業需要將資料複寫到多台伺服器時，應該使用公用資料夾。公用資料夾的存取為透過下列通訊協定，與一般信箱存取權整合：

  • Microsoft Office Outlook® 2003 (MAPI 用戶端)
  • 與網際網路訊息存取通訊協定 (IMAP) 相容的用戶端，例如 Outlook Express
  • Microsoft Office Outlook Web Access (Web 用戶端)

透過 Outlook 的 [我的最愛] 公用資料夾，可以離線存取公用資料夾內容。

note附註：
在您使用 Outlook 的 [我的最愛] 公用資料夾之前，請考慮下列兩個問題。首先，[我的最愛] 公用資料夾可以讓使用者在 Outlook 的中央位置，新增常用的公用資料夾。使用者在 [我的最愛] 公用資料夾中新增公用資料夾時，可以設定定期同步處理離線存取的公用資料夾內容。這種同步處理會增加網路負載。第二個問題是，使用者從 [我的最愛] 資料夾移除公用資料夾項目時常犯的錯誤。使用者經常刪除郵件並且將讀取的公用資料夾郵件張貼在 [我的最愛] 資料夾上，如同刪除其他 Outlook 資料夾中的電子郵件項目。Outlook 與 Exchange 伺服器公用資料夾進行同步處理時，也會刪除公用資料夾中的郵件。使用者通常不預期這個問題。

公用資料夾的一般用途：

  • 公用資料夾可以用於共用通訊，例如，透過郵件張貼進行討論、共用電子郵件、連絡人、群組行事曆、保存通訊群組清單張貼，以及支援「網路新聞傳送通訊協定」(Network News Transfer Protocol，NNTP)。
  • 共用內容管理可以使用公用資料夾。檔案共用在儲存文件等內容時，可以使用公用資料夾。如果您不需要設定版本及佈建，公用資料夾也適用於共用內容。

如果您需要儲存離線或複寫的資訊，公用資料夾是很理想的儲存機制。

但是，公用資料夾不是設計用來執行下列功能：

  • 公用資料夾不是設計用來保存資料。信箱設限的使用者，有時會以公用資料夾取代個人資料夾 (.pst) 檔案來保存資料。這並非建議的最佳作法，因為這會增加公用資料夾伺服器的儲存量，並且破壞信箱限制的目標。
  • 公用資料夾不是設計用於文件共用與共同作業。公用資料夾不提供設定版本或其他文件管理功能，例如，控制存回與取出功能以及內容變更的自動通知。

SharePoint 產品與技術的考量

SharePoint 產品與技術為 Exchange 伺服器公用資料夾提供下列優點，以作為文件共用與共同作業的解決方案：

  • 您可以使用 SharePoint 產品與技術進行文件管理。SharePoint 產品與技術提供的版本控制，具有控制存回與取出功能。

  • 您可以使用 SharePoint 產品與技術，為共同作業功能提供瀏覽器用戶端支援。使用者可以透過 Office Outlook Web Access 存取這些共同作業功能。

  • 您可以使用 SharePoint 產品與技術，來提供內容變更的自動通知。

    note附註：
    這項功能需要 SMTP 伺服器。

  • 您可以使用 SharePoint 產品與技術，從 Outlook 2003 建立會議工作區站台。

  • 您可以使用 SharePoint 產品與技術來整合 Office 應用程式，例如，Microsoft Office Live Communications Server 2003 的立即訊息和現況資訊。現況是您在連絡人圖示上暫停時，立即訊息程式顯示的狀態，例如，線上、離開或忙碌。

  • 您可以使用 SharePoint 產品與技術來管理入口網站和站台。

  • 您可以使用 SharePoint 產品與技術，將 Exchange 2000 Server 或更新版本的公用資料夾文件庫連結到 SharePoint 站台。

  • 您可以設定 Office SharePoint Portal Server 搜尋索引公用資料夾及其他共用資料庫，以進行跨站台搜尋。

不過，當您比較 SharePoint 產品與技術及 Exchange 伺服器時，應該考慮 SharePoint 產品與技術的可能限制。

例如，雖然您可以自己開發郵件啟用的 SharePoint Portal Server 解決方案，但是 SharePoint Portal Server 並非郵件啟用。Exchange 伺服器公用資料夾可為郵件啟用，因此使用者和應用程式可以使用 SMTP 或 MAPI 提交張貼。

此外，SharePoint Portal Server 不支援複寫。因此，如果您使用 SharePoint Portal Server 規劃目前及未來的區域用途時，必須仔細考慮如何部署資料儲存區。

最後，SharePoint Portal Server 不整合 Outlook，以便使用者管理文件。在您安裝之後，預設的 Exchange Server MAPI 公用資料夾儲存區會自動顯示在 Outlook 中。使用者可以透過 Outlook 使用者介面進行張貼。

最後一個要考慮的項目是，當您比較 SharePoint 產品與技術及 Exchange 伺服器時，從 Exchange 伺服器公用資料夾到 SharePoint Portal Server 的遷移路徑。目前 Microsoft 尚未發行任何可以讓公用資料夾的資料輕鬆遷移到 SharePoint Portal Server 架構的工具。

如需詳細資訊

如需 Exchange 伺服器公用資料夾的詳細資訊，請參閱下列資源：