Erstellen von Dokumentbibliotheken zur Beibehaltung von Datensätzen

Dokumentbibliotheken dienen als Speicherort für Datensätze auf der Datenarchiv-Website. Beim Erstellen von Dokumentbibliotheken für die Datensatzaufbewahrung wird empfohlen, für jeden Datensatztyp im Dateiplan eine eigene Dokumentbibliothek zu erstellen. Die Übermittlung von Datensätzen an das Datenarchiv erfolgt über einen Menüeintrag im Menü Senden an. Dateien werden automatisch anhand der Einstellungen in der Datensatzroutingliste an die entsprechenden Dokumentbibliotheken weitergeleitet. Weitere Informationen zur Datensatzroutingliste finden Sie unter Konfigurieren der Datensatzroutingliste.

Es ist nicht erforderlich, beim Erstellen von Dokumentbibliotheken für die Datensatzaufbewahrung die Versionsverwaltung zu aktivieren. Vom Datensatzrouting werden bei der Übermittlung automatisch neue Versionen der Datensätze erstellt. An den Datensatz wird ein zufällig generierter Bezeichner angefügt, um die Versionen zu unterscheiden. Wenn ein Benutzer allerdings über Berechtigungen zum Bearbeiten von Elementen im Datenarchiv verfügt, können Sie die Versionsverwaltung aktivieren. Bei aktivierter Versionsverwaltung wird der gesamte Versionsverlauf beibehalten.

Zum Erstellen einer Dokumentbibliothek für die Datensatzaufbewahrung führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge aus:

So erstellen Sie eine Dokumentbibliothek für Datensätze

1. Klicken Sie im Datenarchiv auf der Website der obersten Ebene im Menü Websiteaktionen auf Erstellen.

2. Klicken Sie in der Bibliotheken-Spalte auf Dokumentbibliothek.

3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Bibliothek ein. Der Bibliothekname ist erforderlich.

   Der Name erscheint oben auf der Bibliotheksseite, wird ein Teil der Adresse für die Bibliotheksseite und wird auch in den Navigationselementen aufgeführt, mit deren Hilfe Benutzer die Bibliothek suchen und öffnen können. Sie verwenden den Namen der Bibliothek auch, um die Bibliothek einem an die Datenarchiv-Website übermittelten Datensatztyp zuzuordnen.

4. Geben Sie im Feld Beschreibung den Zweck der Bibliothek ein. Die Beschreibung ist optional.

5. Im Abschnitt Navigation muss die Option Ja ausgewählt sein, um dem Schnellstart einen Link zu dieser Bibliothek hinzuzufügen.

6. Damit jedes Mal, wenn eine Datei in die Bibliothek eingecheckt wird, eine Version erstellt wird, klicken Sie im Abschnitt Versionsverlauf auf Ja.

   Wichtig

   Zum Schutz der Datensätze müssen Sie Dokumentbibliotheken auf der Datenarchiv-Website stets so konfigurieren, dass bei jedem Einchecken einer Datei eine Version erstellt wird. Dadurch wird verhindert, dass der ursprüngliche Datensatz beim Bearbeiten und Einchecken überschrieben wird. Damit frühere Dokumentversionen eines Dokuments (einschließlich der Originalversion) nicht gelöscht werden können, darf niemand, der die Dokumentbibliothek verwenden kann, über die Berechtigung Versionen löschen verfügen.

7. Ignorieren Sie das Feld Dokumentvorlage. Datensätze in einer Dokumentbibliothek werden der Bibliothek unter Verwendung der Datensatzroutingliste der Website hinzugefügt.

8. Klicken Sie auf Erstellen.

9. Klicken Sie in einer beliebigen Ansicht der Dokumentbibliothek im Menü Einstellungen auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

10. Klicken Sie auf der Seite Anpassen im Abschnitt Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.

    Wenn die Liste oder Bibliothek nicht für mehrere Inhaltstypen konfiguriert ist, wird der Abschnitt Inhaltstypen nicht auf der Seite Anpassen für die Liste oder Bibliothek angezeigt. Führen Sie in diesem Fall die folgenden Schritte aus:

    1. Klicken Sie in der Spalte Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.

    2. Wählen Sie auf der Seite Erweiterte Einstellungen der Dokumentbibliothek im Abschnitt Inhaltstypen die Option Ja aus, um die Verwaltung von Inhaltstypen zuzulassen.

    3. Klicken Sie auf OK.

11. Klicken Sie auf der Seite Inhaltstypen hinzufügen im Abschnitt Inhaltstypen auswählen in der Liste Websiteinhaltstypen auswählen aus auf den Namen der Gruppe von Websiteinhaltstypen, aus denen Sie auswählen möchten.

12. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Websiteinhaltstypen auf den gewünschten Inhaltstyp, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um den ausgewählten Inhaltstyp in die Liste Hinzuzufügende Inhaltstypen zu verschieben.

13. Nachdem Sie den hinzuzufügenden Inhaltstyp ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.

14. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

15. Klicken Sie in der Berechtigungen und Verwaltung-Spalte auf Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie.

16. Wählen Sie im Abschnitt Richtlinie angeben eine der folgenden Optionen aus:

    • Keine: Dies ist die Standardeinstellung.

    • Richtlinie definieren: Wenn diese Option ausgewählt wird, können Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie erstellen oder bearbeiten. Weitere Informationen zum Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie finden Sie unter Hinzufügen einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu einem Inhaltstyp.

    • Websitesammlungsrichtlinie verwenden: Wenn diese Option ausgewählt wird, können Sie eine vordefinierte Informationsverwaltungsrichtlinie aus einer Liste auswählen.

17. Klicken Sie auf OK.

So ordnen Sie einer Dokumentbibliothek einen Datensatzinhaltstyp zu

1. Klicken Sie auf der Startseite des Datenarchivs auf der Schnellstartleiste auf Datensatzrouting.

2. Klicken Sie auf der Seite Datensatzrouting im Menü Neu auf Neuer Eintrag.

3. Geben Sie auf der Seite Datensatzrouting: Neuer Eintrag einen Titel für den Datensatzinhaltstyp im Feld Titel ein. Dieser Wert ist erforderlich.

   Wichtig

   Der Titel des Datensatzinhaltstyps stellt den Namen des weiterzuleitenden Inhaltstyps dar. Dieser Name sollte einem vorhandenen Dokumentinhaltstyp entsprechen.

4. Geben Sie optional eine Beschreibung für den Datensatzinhaltstyp im Feld Beschreibung ein.

5. Geben Sie im Feld Speicherort den Namen der Dokumentbibliothek ein, in der Datensätze, die diesem Datensatzroutingelement entsprechen, gespeichert werden sollen.

   Hinweis

   Dokumentbibliotheken, in denen abgesendete Datensätze gespeichert sind, können nicht gelöscht werden.

6. Geben Sie optional eine mit Schrägstrichen (/) getrennte Liste der alternativen Namen für das Datensatzroutingelement im Feld Aliase ein.

7. Damit alle Elemente, die an das Datenarchiv weitergeleitet werden und keinen Inhaltstyp enthalten, an diese Dokumentbibliothek weitergeleitet werden, wählen Sie die Option Standard aus.

8. Klicken Sie auf OK.

Siehe auch

Konzepte

Datensatzverwaltung
Erstellen einer Datenarchiv-Website
Konfigurieren von Workflows zum Verwalten von Datensätzen
Erstellen von Informationsverwaltungsrichtlinien für Datensätze
Erstellen von Inhaltstypen für Datensätze
Verwalten von Berechtigungen für das Datenarchiv
Konfigurieren der Datensatzroutingliste