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Erstellen von Informationsverwaltungsrichtlinien für Datensätze

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Eine Informationsverwaltungsrichtlinie besteht aus einem Satz von Regeln für einen Inhaltstyp. Mithilfe von Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen steuern und nachverfolgen, wie lange Inhalt beibehalten wird oder welche Aktionen die Benutzer für diesen Inhalt ausführen können. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Erstellen von Inhaltstypen für Datensätze.

Informationsverwaltungsrichtlinien helfen Organisationen bei der Einhaltung gesetzlicher oder staatlicher Bestimmungen bzw. bei der Durchsetzung interner Geschäftsprozesse. Angenommen, eine Organisation möchte die Einhaltung staatlicher Bestimmungen automatisieren, die erfordern, dass die Finanzaufstellungen des Unternehmens entsprechend kontrolliert werden. Zu diesem Zweck können Informationsverwaltungsrichtlinien für einen Finanzaufstellungsinhaltstyp erstellt werden, die Folgendes bewirken:

  • Überwachen bestimmter Aktionen beim Erstellungs- und Genehmigungsprozess für alle Dokumente im Zusammenhang mit Finanzdaten.

  • Verwalten der Beibehaltungsdauer von Finanzaufstellungen.

Die einzelnen Regeln in einer Informationsverwaltungsrichtlinie werden als Richtlinienfeature bezeichnet. Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält mehrere vordefinierte Richtlinienfeatures, die Organisationen einzeln oder in Kombination zum Definieren von Informationsverwaltungsrichtlinien für ihre Websites verwenden können. Die folgenden Richtlinienfeatures sind in Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthalten:

  • Überwachung   Mit dem Richtlinienfeature Überwachung können Organisationen analysieren, wie ihre Inhaltsverwaltungssysteme verwendet werden. Wenn dieses Feature aktiviert ist, werden Ereignisse und Operationen, die für Dokumente und Listenelemente ausgeführt werden, von der Überwachung protokolliert. Organisationen können das Richtlinienfeature Überwachung zum Protokollieren von Ereignissen konfigurieren. Beispielsweise, wenn ein Dokument oder Element bearbeitet, angezeigt, eingecheckt, ausgecheckt oder gelöscht wird oder wenn dessen Berechtigungen geändert werden. Alle Überwachungsinformationen werden in einem einzigen Überwachungsprotokoll auf dem Server gespeichert, und Websitesammlungsadministratoren können Berichte dafür ausführen. Organisationen können außerdem mithilfe des Objektmodells von Windows SharePoint Services 3.0 benutzerdefinierte Ereignisse erstellen und dem Überwachungsprotokoll hinzufügen.

    Hinweis

    Wenn ein Dokument an die Datenarchiv-Website gesendet wird, wird der Überwachungsverlauf des Dokuments zusammen mit dem Dokument gesendet und in einer XML-Datei in der Datenarchiv-Website mit dem Dokument gespeichert.

  • Ablauf   Mithilfe des Richtlinienfeatures Ablauf können Organisationen veraltete Inhalte aus ihren Websites auf einheitliche, nachvollziehbare Weise löschen. Dieses Richtlinienfeature hilft Organisationen bei der Verwaltung sowohl der Kosten als auch der Risiken im Zusammenhang mit der Beibehaltung veralteter Inhalte. Organisationen können eine Ablaufrichtlinie konfigurieren, um festzulegen, dass bestimmte Inhaltstypen an einem Datum in Bezug auf eine Datumsspalte oder aber innerhalb einer berechneten Zeitspanne nach einer bestimmten Dokumentaktivität wie z. B. dem Erstellen oder Bearbeiten ablaufen.

  • Barcodes   Mithilfe des Richtlinienfeatures Barcodes können Organisationen physische Kopien von Dokumenten oder Listenelementen nachverfolgen, die von einer Website aus gedruckt wurden. Mit dem Barcoderichtlinienfeature wird ein eindeutiger Bezeichner erstellt. Die Benutzer können dann in den Elementen oder Microsoft Office System-Dokumenten, die sie erstellen, ein Barcodebeispielbild dieses Werts einfügen. Außerdem können die Benutzer mithilfe eines Barcodes in einer physischen Kopie eines Dokuments nach der ursprünglichen Kopie dieses Dokuments auf dem Server suchen. Barcodes sind standardmäßig mit dem allgemeinen Code 39-Standard (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) kompatibel. Organisationen können mithilfe des Objektsmodells von Microsoft Office SharePoint Server 2007 andere Barcodeanbieter installieren.

    Hinweis

    Barcodes werden generiert, wenn das Dokument der Dokumentbibliothek hinzugefügt wird. Wenn diese Richtlinie einer Dokumentbibliothek mit vorhandenen Dokumenten hinzugefügt wird, wird der Barcode in den vorhandenen Dokumenten nicht angezeigt. Sie müssen das Dokument oder dessen Eigenschaften aktualisieren, damit der Barcode von Microsoft Office SharePoint Server 2007 generiert wird.

  • Beschriftungen   Mithilfe des Richtlinienfeatures Beschriftungen können Organisationen physische Kopien von Dokumenten oder Listenelementen nachverfolgen, die von einer Website aus gedruckt wurden. Mit dem Richtlinienfeature Beschriftungen werden Textbeschriftungen basierend auf den von einem Websitebesitzer oder Listenverwalter angegebenen Dokumenteigenschaften und Formatierungen automatisch generiert. Wenn die Benutzer in Microsoft Office System-Dokumenten Beschriftungen einfügen, werden diese automatisch mit den Informationen aus den Dokumenteigenschaften aktualisiert.

    Hinweis

    Beschriftungen werden generiert, wenn das Dokument der Dokumentbibliothek hinzugefügt wird. Wenn diese Richtlinie einer Dokumentbibliothek mit vorhandenen Dokumenten hinzugefügt wird, wird die Beschriftung in den vorhandenen Dokumenten nicht angezeigt. Sie müssen das Dokument oder dessen Eigenschaften aktualisieren, damit die Beschriftungen von Microsoft Office SharePoint Server 2007 generiert werden.

Datensatzverwalter sollten Informationsverwaltungsrichtlinien gemäß den Anforderungen des Dateiplans konfigurieren.

Es werden zwei Vorgehensweisen zum Implementieren von Informationsverwaltungsrichtlinien für Datensätze empfohlen:

  • Erstellen Sie einzelne Richtlinien für jeden Inhaltstyp.

  • Erstellen Sie einzelne Richtlinien für eine Bibliothek in der Datenarchiv-Website, wenn der Inhalt einer Dokumentbibliothek für diese Bibliothek eindeutig ist.

    Hinweis

    Sie können auch Informationsverwaltungsrichtlinien für die Websitesammlung für einen kompletten Satz von Datensatztypen erstellen und diese dann auf mehrere Dokumentbibliotheken anwenden. Microsoft empfiehlt diese Vorgehensweise jedoch nur, wenn eine Richtlinie für mehrere Inhaltstypen wiederverwendet wird.

Innerhalb einer Dokumentbibliothek können Sie entweder eine einzelne Richtlinie auf die gesamte Dokumentbibliothek anwenden oder aber eine separate Richtlinie auf jeden Inhaltstyp anwenden. Sie konfigurieren die Dokumentbibliothek so, dass mehrere Inhaltstypen zulässig sind.

Voraussetzungen für die Aufgabe

Führen Sie zum Erstellen von Informationsverwaltungsrichtlinien für Datensätze die folgenden Schritte aus:

Siehe auch

Konzepte

Erstellen einer Datenarchiv-Website
Konfigurieren von Workflows zum Verwalten von Datensätzen
Erstellen von Inhaltstypen für Datensätze
Erstellen von Dokumentbibliotheken zur Beibehaltung von Datensätzen
Verwalten von Berechtigungen für das Datenarchiv
Konfigurieren der Datensatzroutingliste
Entwickeln des Dateiplans (Office SharePoint Server)