Planification du mode de collecte des enregistrements (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Après avoir développé votre plan de gestion des fichiers et conçu une solution de gestion des enregistrements dans SharePoint Server 2010, vous devez planifier la façon dont les documents actifs (électroniques et papier) de votre organisation deviendront des enregistrements. Cet article passe en revue différentes techniques permettant de déclarer des documents actifs comme enregistrements et suggère une méthode de conversion des éléments de votre plan de gestion des fichiers en enregistrements.

Dans cet article :

• Techniques de conversion des documents actifs en enregistrements

• Finalisation de votre plan

Techniques de conversion des documents actifs en enregistrements

Vous pouvez utiliser les techniques suivantes pour convertir des documents actifs en enregistrements :

• Déclaration manuelle d’un document comme enregistrement à l’aide d’un site Web basé sur Microsoft SharePoint Server.

• Définition d’une stratégie qui déclare un document comme enregistrement ou envoie un document à un site du centre des enregistrements à un moment spécifié.

• Création d’un flux de travail qui envoie un document à un site du centre des enregistrements.

• Utilisation d’une solution personnalisée basée sur le modèle objet SharePoint Server.

Création manuelle d’enregistrements

Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour une bibliothèque de documents, les utilisateurs peuvent déclarer explicitement un document dans la bibliothèque comme enregistrement en modifiant les détails de conformité du document. Lorsque l’administrateur de collections de sites active la gestion des enregistrements sur place, l’administrateur de collections de sites spécifie qui peut déclarer et annuler la déclaration d’enregistrements, et si les utilisateurs sont en mesure de modifier ou de supprimer des documents une fois convertis en enregistrements.

Si une connexion à un site du centre des enregistrements a été créée, les utilisateurs peuvent envoyer manuellement des documents au site du centre des enregistrements à l’aide de la commande Envoyer à. Lorsqu’un administrateur de batterie de serveurs configure une connexion au site du centre des enregistrements, cette commande est disponible sur tous les documents actifs. En fonction de la configuration de la connexion, vous pouvez copier les documents dans le site du centre des enregistrements, les déplacer dans le site du centre des enregistrements ou les déplacer dans le site du centre des enregistrements avec conservation d’un lien vers le document.

Bien que l’envoi manuel d’enregistrements au Centre des enregistrements ne constitue pas une méthode idéale pour les environnements à grande échelle, vous pouvez l’utiliser pour compléter d’autres méthodes de création d’enregistrements.

Définition d’une stratégie

Une stratégie de rétention spécifie les actions à effectuer sur des documents à des instants précis. Les actions de stratégie se produisent automatiquement ; les utilisateurs n’ont pas besoin de démarrer l’action.

Deux actions de stratégie se rapportent spécifiquement à la gestion des enregistrements : le transfert d’un document vers un autre emplacement et la déclaration d’un document comme enregistrement. Si une connexion à un site du centre des enregistrements existe, vous pouvez créer une stratégie qui envoie des documents à un site du centre des enregistrements. La stratégie spécifie également s’il faut copier le document dans le site du centre des enregistrements, le déplacer, ou le déplacer et laisser un lien dans la bibliothèque de documents. Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour le site, vous pouvez créer une stratégie qui déclare un document comme enregistrement. Vous pouvez également utiliser le modèle objet SharePoint Server pour créer une action personnalisée.

Une stratégie de rétention peut avoir plusieurs étapes. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie de rétention qui supprime toutes les versions précédentes d’un document un an après la dernière modification du document, puis transfère le document vers un site du centre des enregistrements cinq ans après la dernière modification du document.

Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour un site, le site peut contenir des documents et des enregistrements actifs. Dans ce cas, vous pouvez spécifier des règles de rétention différentes pour les documents et les enregistrements actifs. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie qui déclare un document actif comme enregistrement deux ans après la création du document, et créer une deuxième stratégie qui supprime un enregistrement sept ans après sa déclaration comme enregistrement.

Création d’un flux de travail

Lorsque vous utilisez Microsoft Office SharePoint Designer pour créer un flux de travail, vous pouvez ajouter une action pour envoyer un élément à un référentiel. En utilisant cette action, vous pouvez créer des flux de travail qui envoient des documents vers un site du centre des enregistrements. Vous pouvez également inclure d’autres actions dans le flux de travail. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui envoie un message électronique à l’auteur d’un document pour demander son approbation, puis envoie le document à un site du centre des enregistrements. Vous pouvez combiner des stratégies et des flux de travail en créant une stratégie de rétention qui exécute le nouveau flux de travail un an après la création d’un document.

Vous pouvez utiliser le modèle objet SharePoint Server pour créer un flux de travail personnalisé qui copie les fichiers dans le site du centre des enregistrements. Un flux de travail qui envoie les fichiers au site du centre des enregistrements peut être intégré à votre système de gestion des documents dans le cadre d’un flux de travail qui guide un document tout au long de son cycle de vie. Pour les types de documents dont le cycle de vie est prévisible, par exemple des rapports de dépenses, vous pouvez implémenter un flux de travail qui guide le document tout au long de ses différentes phases et, à la fin, envoie une copie du document au site du centre des enregistrements. Le flux de travail peut être déclenché par la création d’un document.

Utilisation d’une solution personnalisée

Vous pouvez développer des solutions personnalisées qui utilisent des objets dans l’espace de noms Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy pour envoyer du contenu à partir d’autres sources de données au site du centre des enregistrements. Pour plus d’informations sur l’implémentation de solutions personnalisées à l’aide du modèle objet SharePoint Server 2010, voir le Kit de développement logiciel (SDK)SharePoint Server 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x40C).

Finalisation de votre plan

Après avoir développé le plan de gestion des fichiers et pris connaissance des différentes méthodes de déplacement du contenu dans le site du centre des enregistrements, vous devez finaliser votre plan de gestion des fichiers en déterminant comment envoyer chaque type d’enregistrement au site du centre des enregistrements. Les éléments à prendre en compte sont les suivants :

• La conformité est-elle forcée ou volontaire ?

• Pouvez-vous compter sur la coopération des utilisateurs de votre organisation pour respecter vos processus de gestion des enregistrements ? En règle générale, évitez les processus manuels ; toutefois, lorsqu’ils sont indispensables, formez et surveillez votre équipe.

• Le contenu sera-t-il stocké sur des serveurs de gestion des documents SharePoint Server 2010 ?

• Conservez-vous du contenu physique ? La gestion de contenu physique actif, comme des documents papier ou des CD-ROM, et son envoi à un coffre-fort pour rétention (avec le suivi de l’enregistrement dans le site du centre des enregistrements) nécessitent une planification unique qui n’est pas décrite dans cette rubrique. Par exemple, si aucune version électronique d’un document papier n’existe, vous serez peut-être amené à suivre l’élément à l’aide d’une liste à laquelle sont associés des stratégies et des flux de travail. Pour une présentation complète des stratégies et techniques de suivi d’un enregistrement physique, à la fois lorsqu’il est actif et après avoir été envoyé au site du centre des enregistrements, voir Planification des enregistrements physiques (SharePoint Server 2010).

Le tableau suivant montre comment certains enregistrements d’un exemple de plan de gestion des fichiers sont déplacés dans un site du centre des enregistrements :

See Also

Concepts

Ajouter, modifier ou supprimer une connexion à un référentiel de documents ou un centre d’enregistrements (SharePoint Server 2010)
Créer un plan de gestion de fichiers pour gérer les enregistrements dans SharePoint Server 2010
Planification des enregistrements physiques (SharePoint Server 2010)