Activer les suggestions de document
Date de publication : février 2017
S’applique à : Dynamics 365 (online), Dynamics CRM Online
L'activation des Suggestions de document permet à votre navigateur Web et à vos utilisateurs mobiles Microsoft Dynamics 365 de prendre connaissance de documents importants associés à leur travail en cours dans Dynamics 365, par exemple une opportunité de vente importante. Vous, en tant qu'administrateur, définissez les champs appropriés. Un moteur de recommandation utilisant l'analyse de texte Microsoft Azure utilise la correspondance de mots clés pour associer des enregistrements connexes et trouver des documents similaires. Vous créez des règles de similarité dans Dynamics 365 pour fournir votre propre logique de similarité.Dynamics 365 présente ensuite une liste de documents suggérés à l'utilisateur pendant qu'il travaille dans l'enregistrement actif.
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Notes
La fonctionnalité Suggestions de document ne nécessite pas de connexion au service d'analyse de texte Azure. Si vous choisissez de ne pas utiliser l'analyse de texte Azure, la fonctionnalité Suggestions de document utilise la logique de correspondance de mots clés intégrée disponible dans Microsoft Dynamics 365. Toutefois, il est recommandé d'utiliser le service d'analyse de texte Azure pour obtenir une correspondance de mots clés plus avancée.
La fonctionnalité Suggestions de document recherche d'autres entités similaires pour déterminer les similarités trouvées dans les documents présents sur un site Microsoft SharePoint, OneDrive ou un emplacement externe. Les documents suggérés peuvent avoir plusieurs formats différents tels que des fichiers Word, Excel, Microsoft PowerPoint, OneNote, PDF Adobe et texte. Si des documents similaires sont trouvés, la fonctionnalité Suggestions de document les présente en vous offrant la possibilité d'ouvrir le document ou d'effectuer une copie.
Besoins
Ce qui suit est requis pour utiliser Suggestions de document avec Dynamics 365.
Dynamics 365 (en ligne)
Pour suggérer des documents présents dans SharePoint :
Accédez à SharePoint Online, Microsoft SharePoint 2013 ou SharePoint 2016.
La gestion des documents doit être configurée dans Dynamics 365. Voir Configuration de l'intégration de SharePoint à Microsoft Dynamics CRM
La recherche par pertinence doit être activée.Pour plus d'informations :Configurer la recherche par pertinence pour l'organisation
La fonctionnalité Suggestions de document est compatible avec le navigateur Web, Microsoft Dynamics 365 pour tablettes et Dynamics 365 pour téléphones.
Pour utiliser l'analyse de texte Azure avec la fonctionnalité Suggestions de document :
Un abonnement Azure est requis pour utiliser le service d'analyse de texte Azure.
Un administrateur système doit activer la connexion au service d'analyse de texte dans Dynamics 365.Pour plus d'informations :Définir la connexion au service d'analyse de texte
Un administrateur système doit définir une règle de similarité pour chaque type d'entité qui doit être inclus dans les Suggestions de document.Pour plus d'informations :Créer des règles de suggestion d'enregistrements similaires
Fonctionnement
Les entités qui peuvent utiliser les Suggestions de document sont les entités Contact, Opportunité, Prospect, Compte, Incident ainsi que les entités personnalisées.
Vous pouvez utiliser la correspondance de modèle intégrée qui est incluse de manière native avec la fonctionnalité Suggestions de document, mais nous vous recommandons d'utiliser le service d'analyse de texte Azure pour obtenir une correspondance de mots clés plus avancée.
La fonctionnalité Suggestions de document recherche uniquement les emplacements et les documents auxquels l'utilisateur a accès.
Les emplacements où des documents sont trouvés font l'objet d'une recherche dans l'ordre suivant :
Site par défaut SharePoint.
Autres sites SharePoint.
OneDrive
Office 365 Groups (si la solution est installée).
URL externe (si elle est configurée).
Pour le moment, la fonctionnalité Suggestions de document ne recherche pas dans les pièces jointes ajoutées aux notes dans les enregistrements Microsoft Dynamics 365.
Ajout d'une URL externe pour effectuer une recherche dans un autre site
Les sites externes, tels que la bibliothèque de documents SharePoint locale, peuvent être inclus dans les Suggestions de document en ajoutant une URL externe pour le site à rechercher.
Notes
Pour optimiser les résultats lorsque vous utilisez un site externe pour les suggestions de document, il est recommandé d'utiliser l'analyse de texte Azure, qui fournit une logique de correspondance de mots clés plus avancée.Définir la connexion au service d'analyse de texte
Une fois que vous ajoutez l'URL externe à la fonctionnalité de suggestions de document activée, voici les événements qui se produisent.
Navigateurs Web. Lorsque vous exécutez Microsoft Dynamics 365 à partir d'un navigateur Web, après avoir cliqué sur Suggestions de document, les utilisateurs peuvent ensuite cliquer sur Autres recommandations dans la page Suggestions de document pour afficher une autre page qui peut contenir d'autres suggestions de document trouvées sur le site externe. Notez que l'utilisateur peut être invité à se connecter au site externe.
Applications mobiles. Pour les applications Microsoft Dynamics 365 pour tablettes et Dynamics 365 pour téléphones, après avoir cliqué sur Suggestions de document, les utilisateurs peuvent ensuite cliquer sur Autres recommandations, qui ouvre le site externe dans le navigateur Web par défaut qui peut contenir d'autres suggestions de document trouvées sur le site externe. Notez que l'utilisateur peut être invité à se connecter au site externe.
Construction de l'URL externe
L'URL externe doit être construite dans un format compréhensible par le site externe. Par exemple, pour les sites qui utilisent une construction similaire à https://contoso.com/search?{0}, où https://contoso.com/search? représente la structure de l'URL de recherche et {0} est la chaîne de mots clés, la fonctionnalité Suggestions de document transmet les mots clés au paramètre {0}. Les mots clés transmis à l'URL sont dérivés de règles d'enregistrement similaires incluant les mappages d'entité de Correspondance de texte.Pour plus d'informations :Créer des règles de suggestion d'enregistrements similaires
Les valeurs trouvées dans les champs de texte des mappages de règle de similarité sont utilisées comme mots clés pour générer la requête transmise au site externe, similaire à l'URL ci-dessous, où keyword représente les valeurs de texte trouvées dans les mappages de règles de similarité et & représente un espace que la fonctionnalité Suggestions de document utilise pour séparer chaque mot clé.
https://contoso.com/search?keywordA\&keywordB\&keywordC
Pour un serveur SharePoint local, vous pouvez ajouter une URL externe qui pointe vers le sous-site similaire suivant, où mysharepoint représente le nom du site Web, sites est le nom du site et subsitename est le nom du sous-site.
https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}
Créer la connexion au service d'analyse de texte Azure
Pour utiliser l'analyse de texte Azure avec la fonctionnalité Suggestions de document, une connexion au service d'analyse de texte Azure doit être configurée.Pour plus d'informations :Définir la connexion au service d'analyse de texte
Notes
La fonctionnalité Suggestions de document ne nécessite pas de connexion au service d'analyse de texte Azure. Si vous choisissez de ne pas utiliser l'analyse de texte Azure, la fonctionnalité Suggestions de document utilise la logique de correspondance de mots clés intégrée disponible dans Microsoft Dynamics 365. Toutefois, il est recommandé d'utiliser le service d'analyse de texte Azure pour obtenir une correspondance de mots clés plus avancée.
Définir et activer les règles de similarité
Si vous n'avez pas déjà défini des règles de similarité, voir Créer des règles de suggestion d'enregistrements similaires.
Activer Suggestions de document
Pour activer les Suggestions de document, procédez comme suit :
Accédez à Paramètres > Administration.
Accédez à Paramètres système > Gestion des données > Gérer les suggestions de document.
Dans la zone Sélectionner des entités, sélectionnez les entités à inclure dans les Suggestions de document, puis cliquez sur Appliquer.
Conseil
Si les entités (contact, opportunité, prospect, compte ou personnalisé) ne sont pas répertoriées dans la zone Sélectionner des entités, cela est dû au fait que les règles de similarité pour l'entité n'ont pas été définies et activées.Créer des règles de suggestion d'enregistrements similaires
Définissez l'URL externe à inclure dans les Suggestions de document. Par défaut, la fonctionnalité Suggestions de document recherche dans les services Microsoft Office 365 tels que SharePoint ou OneDrive. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans un site externe en plus des services Office 365 disponibles, par exemple un site SharePoint local, entrez l'URL de base du système externe.Microsoft Dynamics 365 ajoute une chaîne de requête de recherche à l'URL de base fournie.Pour plus d'informations :Ajout d'une URL externe pour effectuer une recherche dans un autre site
Voir aussi
Fonctionnalité préliminaire publique : Intégration de Microsoft Cognitive Services
Ajout de fonctionnalités d'interaction à Microsoft Dynamics 365 (en ligne)
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