Informazioni su Gestione record di messaggistica

Si applica a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Ultima modifica dell'argomento: 2007-07-19

Gestione record di messaggistica è la tecnologia per la gestione dei record di Microsoft Exchange Server 2007 che consente alle organizzazioni di ridurre i rischi legali associati alla posta elettronica e ad altri tipi di comunicazioni. Gestione record di messaggistica semplifica la conservazione dei messaggi necessari per garantire la conformità ai criteri aziendali, alle normative specifiche o ai requisiti legali, nonché la rimozione di contenuto che non abbia valore legale o aziendale. Ciò si ottiene utilizzando cartelle gestite, ossia cartelle contenute all'interno della cassetta postale dell'utente alle quali sono state applicate impostazioni contenuto gestito. L'amministratore o l'utente inserisce queste cartelle gestite nella cassetta postale dell'utente stesso, dopo di che l'utente ordina i singoli messaggi o le intere cartelle all'interno delle cartelle gestite secondo i criteri dell'organizzazione. I messaggi all'interno delle cartelle gestite vengono quindi elaborati periodicamente da Exchange secondo le impostazioni del contenuto delle cartelle. Quando un messaggio raggiunge un limite di mantenimento, viene archiviato, eliminato, contrassegnato per l'utente o semplicemente registrato.

Processo di Gestione record di messaggistica

Strategia di Gestione record di messaggistica

I criteri di gestione della messaggistica consentono alle organizzazioni di soddisfare i requisiti legali e di conservare le risorse IT. In passato, tuttavia, l'applicazione di tali criteri ha rappresentato spesso un impegno gravoso e inefficace. Il monitoraggio della conformità degli utenti è stato difficile e garantire la conformità agli ordini di osservazione legali si è rivelato costoso e ha richiesto tempi lunghi. I tentativi di automatizzare il processo di gestione della messaggistica hanno avuto scarso successo. La funzionalità Gestione record di messaggistica di Exchange 2007 intende affrontare e ridimensionare questi problemi.

La strategia per rendere la gestione della messaggistica e l'applicazione dei criteri di Exchange 2007 più affidabile, efficiente e facile da utilizzare si basa su tre principi:

• Classificazione dei propri messaggi da parte degli utenti

• Rimozione dei messaggi obsoleti

• Mantenimento dei messaggi necessari

Classificazione dei propri messaggi da parte degli utenti

Con Exchange 2007, gli utenti partecipano al processo di Gestione record di messaggistica classificando i propri messaggi e ordinandoli in specifiche cartelle di cassette postali denominate cartelle gestite. Il processo di ordinamento garantisce che i messaggi vengano classificati in base alle necessità dell'utente e alle esigenze dell'organizzazione e consente di eliminare i rischi di una gestione non corretta dei messaggi che si verificano con una soluzione di gestione della messaggistica completamente automatizzata.

Le cartelle gestite sono simili alle altre cartelle delle cassette postali degli utenti, ma non possono essere spostate, rinominate o (nella maggior parte dei casi) eliminate. Gli utenti possono archiviare gli elementi collocandoli nella cartella gestita appropriata a ciascun tipo di contenuto. I messaggi possono inoltre essere ordinati nella cartella appropriata utilizzando delle regole.

Gli amministratori di sistema possono aggiungere le cartelle gestite alle cassette postali degli utenti, tramite Exchange Management Console oppure Exchange Management Shell. Se l'organizzazione crea un sito di servizi Web a tale scopo, è possibile aggiungere o rimuovere le cartelle gestite dalle cassette postali tramite questo sito. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei servizi Web con Exchange 2007, vedere Web Services (informazioni in lingua inglese).

È possibile che le cartelle gestite per gli utenti di Microsoft Office Outlook 2007 abbiano dei limiti di archiviazione e che visualizzino la descrizione del criterio di gestione della messaggistica applicato. Non è possibile assegnare cartelle gestite con limiti di dimensione e descrizioni delle cartelle a cassette postali il cui accesso avviene utilizzando una versione precedente di Outlook.

È possibile applicare i criteri di gestione dei record di messaggistica in base alla cartella e al tipo di contenuto, consentendo agli amministratori di controllare accuratamente il processo di gestione.

Per ulteriori informazioni sulla creazione delle cartelle personalizzate gestite, vedere Come creare una cartella gestita.

Rimozione dei messaggi obsoleti

I criteri cassetta postale per cartelle gestite consentono di elaborare e rimuovere il contenuto obsoleto dalle cassette postali degli utenti. È possibile configurare questi criteri in base all'età del contenuto e al tipo di messaggio (ad esempio, messaggio vocale o appuntamenti) ed è possibile applicarli a qualsiasi cartella contenuta nelle cassette postali degli utenti.

Le azioni che è possibile eseguire quando si applicano i criteri di Gestione record di messaggistica includono:

• Eliminazione definitiva del contenuto oppure eliminazione del contenuto in modo da poterlo recuperare con il comando Recupera elementi eliminati in Outlook 2007

• Spostamento del contenuto in una cartella gestita impostata affinché l'utente possa esaminare il contenuto prima di eliminarlo. In tal modo, gli utenti possono esaminare gli elementi prima di eliminarli definitivamente.

• Contrassegno dei messaggi la cui data di mantenimento è trascorsa nella cassetta postale dell'utente di Outlook 2007, richiedendo all'utente di eseguire eventuali azioni necessarie.

Per ulteriori informazioni sulla gestione dei messaggi obsoleti, vedere Come creare le impostazioni del contenuto gestito.

Mantenimento dei messaggi necessari

È possibile mantenere qualsiasi contenuto da conservare creando un criterio cassetta postale per cartelle gestite che inserisce nel journal (copia) il contenuto in un altro percorso, che può essere un percorso qualsiasi con un indirizzo di posta elettronica SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), inclusa un'altra cassetta postale di Exchange. I dati inviati in questo archivio vengono contrassegnati con un'etichetta per conservare le relative informazioni di classificazione.

È possibile configurare le impostazioni di mantenimento a livello di cartella e in base al tipo di messaggio (ad esempio, messaggio vocale o appuntamenti).

Per ulteriori informazioni sulla configurazione delle impostazioni di mantenimento, vedere Come creare le impostazioni del contenuto gestito.

Licenze di accesso client e Gestione record di messaggistica

Con Exchange 2007 Service Pack 1 (SP1) è possibile applicare Gestione record di messaggistica alle cartelle predefinite in un server di Exchange che disponga di una licenza di accesso client (CAL) Exchange Standard (le cartelle predefinite gestite sono le cartelle che, per impostazione predefinita, vengono visualizzate nella cassetta postale di un utente di Microsoft Office Outlook, ad esempio Posta in arrivo). Ciò consente di assicurare la parità con la funzionalità di gestione cassette postali di Exchange 2000 Server ed Exchange Server 2003. In Exchange 2007 SP1 è possibile creare tutte le cartelle predefinite gestite che si desidera.

Le cartelle personalizzate gestite sono una funzionalità avanzata di Gestione record di messaggistica e ciascuna cassetta postale contenente cartelle personalizzate gestite necessita di una licenza Exchange Server Enterprise CAL.

Ulteriori informazioni

Per ulteriori informazioni sull'implementazione e la gestione delle cartelle gestite, vedere Gestione dei record di messaggistica.

Per ulteriori informazioni sui vari termini associati a Gestione record di messaggistica, vedere Terminologia relativa a Gestione record di messaggistica.