Pianificare l’utilizzo di InfoPath Forms Services

In questo capitolo sono contenuti gli articoli seguenti:

• Pianificare i modelli di modulo necessari (Office SharePoint Server)

• Pianificare modelli di modulo personalizzati (Office SharePoint Server)

• Pianificare i requisiti dell'infrastruttura di progettazione dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)

• Pianificare le connessioni dati sul lato server necessarie per i modelli di modulo (Office SharePoint Server)

• Pianificare la distribuzione di modelli di modulo (Office SharePoint Server)

• Pianificare la distribuzione di modelli di modulo approvati dall'amministratore (Office SharePoint Server)

• Determinare l'impatto dei modelli di modulo accessibili in modo anonimo (Office SharePoint Server)

• Pianificare la denominazione dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)

• Pianificare l'aggiornamento dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)

• Pianificazione del ritiro dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)

• Pianificare il controllo delle versioni per i modelli di modulo (Office SharePoint Server)

• Pianificare l'accesso ai modelli di moduli da dispositivi mobili (Office SharePoint Server)

• Pianificare un flusso di lavoro per i modelli di modulo

Contenuto dell'articolo:

• Articoli sulla pianificazione di InfoPath Forms Services

• Pianificazione dello scenario

InfoPath Forms Services consente di pubblicare modelli di modulo che è possibile aprire in Microsoft Office InfoPath 2007 o visualizzare in un Web browser.

Per questa tecnologia sono necessari una configurazione server specifica, risorse server, larghezza di banda della rete appositamente allocata, considerazioni sulla gestione della protezione e degli utenti, oltre a un'attenta pianificazione di tutti gli aspetti relativi alla distribuzione, all'accessibilità e alla gestione dei modelli di modulo. Non è necessario installare InfoPath Forms Services separatamente, poiché tale componente viene installato con Windows SharePoint Services. Per utilizzare InfoPath Forms Services nel modo più efficace, è necessario pianificare alcuni aspetti. Le attività di pianificazione sono state organizzate in vari articoli, per semplificare l'individuazione delle informazioni necessarie per ogni passaggio.

Per scenari aziendali di esempio relativi a InfoPath Forms Services, vedere Pianificazione dello scenario in questo articolo.

Articoli sulla pianificazione di InfoPath Forms Services

Prima di iniziare la progettazione dei modelli

Pianificare i modelli di modulo necessari (Office SharePoint Server) Questo articolo illustra come pianificare i modelli di modulo che è necessario creare e aiuta a stabilire quali dei moduli correnti è possibile importare e quali è necessario ricreare manualmente, indicando i fattori da tenere in considerazione.

Pianificare la denominazione dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)   Questo articolo illustra come definire una convenzione di denominazione per i modelli di modulo.

Pianificazione della progettazione dei modelli di modulo

Pianificare i requisiti dell'infrastruttura di progettazione dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)Prima di iniziare a distribuire modelli di modulo in un ambiente di produzione basato su InfoPath Forms Services è consigliabile leggere questo articolo, che illustra come determinare i requisiti relativi a server, protezione e rete che devono essere soddisfatti per supportare la distribuzione.

Pianificare modelli di modulo personalizzati (Office SharePoint Server)   In questo articolo viene illustrato come sviluppare modelli di modulo personalizzati per soddisfare esigenze specifiche.

Pianificare le connessioni dati sul lato server necessarie per i modelli di modulo (Office SharePoint Server)   Questo articolo illustra il funzionamento delle connessioni dati sul lato server durante la distribuzione di un modello di modulo e semplifica la pianificazione delle connessioni dati necessarie.

Pianificazione della distribuzione dei modelli di modulo

Pianificare la distribuzione di modelli di modulo (Office SharePoint Server) Questo articolo aiuta a comprendere il processo di distribuzione per le due categorie di modelli di modulo compatibili con browser, ovvero i modelli di modulo utente e i modelli di modulo approvati dall'amministratore.

Pianificare la distribuzione di modelli di modulo approvati dall'amministratore (Office SharePoint Server)   In questo articolo viene illustrata la pianificazione della distribuzione dei modelli di modulo che contengono la regola business, ad esempio una DLL compilata di codice gestito, richiedono l'attendibilità completa o utilizzano una connessione dati gestita da un amministratore.

Pianificazione del supporto e della manutenzione del server

Pianificare l'aggiornamento dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)   In questo articolo viene illustrata la pianificazione dell'aggiornamento dei modelli di modulo distribuiti dall'amministratore.

Pianificazione del ritiro dei modelli di modulo (Office SharePoint Server)   In questo articolo viene illustrata la pianificazione del ritiro dei moduli obsoleti.

Pianificare il controllo delle versioni per i modelli di modulo (Office SharePoint Server)   In questo articolo viene illustrata la pianificazione dell'attivazione del controllo della versione, che determina la creazione di una nuova versione di un modello di modulo da parte delle raccolte documenti ogni volta che tale modello viene modificato e salvato, mantenendo le versioni precedenti come stabilito dall'amministratore.

Pianificare l'accesso ai modelli di moduli da dispositivi mobili (Office SharePoint Server)   In questo articolo viene illustrato come pianificare la concessione dell'accesso ai moduli abilitati per i browser da dispositivi mobili quali PDA palmari che supportano HTML, CHTML o XHTML.

Procedure consigliate per InfoPath Forms Services   In questo articolo sono illustrate le procedure consigliate per InfoPath Forms Services.

Pianificazione dello scenario

L'implementazione di InfoPath Forms Services nell'organizzazione deve essere pianificata attentamente, ricordando che InfoPath Forms Services è in grado di:

• Integrarsi con altre applicazioni di Microsoft Office SharePoint Server 2007.

• Integrarsi con altri sistemi, ad esempio la posta elettronica.

• Recuperare dati o effettuare il push dei dati nei database.

Questo processo può diventare complesso e impegnativo a causa di vari fattori. L'organizzazione deve decidere per quali scopi utilizzare i moduli nell'azienda. I moduli possono costituire elementi critici della struttura del sito aziendale in molte organizzazioni.

In molte organizzazioni viene utilizzata la pianificazione degli scenari per prendere decisioni strategiche sui moduli da utilizzare. Il metodo di base consiste nel generare uno scenario che include elementi futuri già noti. Lo scenario può includere ad esempio gli elementi seguenti:

• Capacità del sistema

• Topologia di rete

• Numero di utenti

• Posizione degli utenti

• Configurazione del server

• Integrazione con sistemi legacy

• Complessità dei moduli

• Durata delle sessioni

In questa sezione vengono illustrati alcuni scenari di esempio per l'utilizzo di InfoPath Forms Services.

Scenario 1: invio di una nota spese

A. Datum Corporation, un fornitore di servizi IT e dispositivi informatici che opera a livello nazionale, vende computer, hardware di rete e contratti di assistenza IT. La società conta 10.000 dipendenti distribuiti in varie regioni d'Italia. Alcuni team dell'azienda, inclusi i consulenti che si occupano di marketing, vendite e supporto, sostengono e segnalano varie spese correlate alle proprie attività. Tali team rappresentano circa un terzo della forza lavoro della società.

Situazione

A. Datum Corporation ha adottato mySAP ERP per gestire le operazioni e i dati business e desidera aggiungere InfoPath Forms Services al proprio ambiente per avvalersi delle connessioni dati ai sistemi back-end esistenti. La società intende distribuire InfoPath Forms Services al fine di:

• Semplificare il processo di invio, verifica, approvazione e rimborso delle note spese.

• Aumentare l'accuratezza dei dati tramite le funzioni di convalida dei dati e la regola business incorporate nel modulo.

• Consentire la compilazione delle note spese sia in linea che non linea.

• Imporre le regole dei criteri di spesa aziendali al momento dell'invio delle note spese.

• Offrire accesso immediato allo stato della nota spese e ai dati relativi alle spese.

A. Datum Corporation desidera inoltre sfruttare i vantaggi offerti da Microsoft Office SharePoint Server 2007, ad esempio le caratteristiche per la gestione dei documenti, la collaborazione in team e i flussi di lavoro disponibili nei siti di SharePoint. La società prevede di connettere i siti di SharePoint al proprio portale SAP, al fine di ricercare e indicizzare il contenuto insieme alle altre informazioni aziendali.

Soluzione: moduli per uso interno

Il reparto IT di A. Datum Corporation è responsabile di implementare e gestire InfoPath Forms Services, di connettere tale componente a SAP, nonché di garantire la protezione e la disponibilità delle informazioni critiche per l'azienda. Deve inoltre offrire un'esperienza agevole all'utente finale e assicurare che i tempi di risposta si mantengano entro limiti accettabili. Gli studi sui tempi indicano che per compilare una nota spese sono necessari circa 30 minuti. Per distribuire i nuovi moduli per le note spese il reparto IT dovrà eseguire le operazioni seguenti:

• Fornire accesso Intranet ai dipendenti che accedono ai moduli dalla rete aziendale.

• Fornire accesso remoto a server di accesso remoto ai dipendenti esterni al firewall aziendale.

• Fornire il client Microsoft Office InfoPath 2007 ai dipendenti che devono utilizzare la funzionalità in modalità non in linea.

• Distribuire la soluzione in una server farm intermedia.

Scenario 2: elaborazione delle denunce di sinistro inviate a un'assicurazione

Un'organizzazione di grandi dimensioni introduce Microsoft Office SharePoint Server 2007 nel proprio ambiente per consentire a clienti, agenti di assicurazione e aziende correlate di utilizzare moduli in linea per elaborare le denunce di sinistro inviate all'assicurazione. L'organizzazione utilizza InfoPath 2003 internamente, ma desidera abilitare i propri moduli per i browser.

Situazione

Humongous Insurance è un'importante multinazionale che vende prodotti assicurativi per imbarcazioni, automobili e abitazioni. Tali prodotti sono rivolti sia ai consumatori che alle aziende. La società dispone di una forza lavoro mobile composta da più di 10.000 persone, che include venditori, periti, avvocati, personale IT, oltre agli addetti alle risorse umane e all'amministrazione finanziaria. La società ha sede in Italia e varie filiali in Europa, Stati Uniti, Canada e in molti paesi dell'America Latina.

Soluzione 1: moduli per uso interno

Per depositare le denunce di sinistro i clienti assicurati contattano per telefono il proprio agente presso Humongous Insurance, il quale si connette al sito Web aziendale per le denunce e compila il modulo apposito. L'agente inoltra la denuncia per posta elettronica al perito, che effettua un'ispezione, quindi approva le riparazioni e i costi. Il perito compila il modulo ricevuto per posta elettronica e lo restituisce all'agente, che ne verifica la correttezza e quindi lo inoltra al reparto contabilità per l'elaborazione del pagamento. Un rappresentante del reparto contabilità approva l'assegno e archivia il modulo di denuncia. Il modulo viene archiviato come documento XML nel database delle denunce della società. Le riparazioni vengono eseguite e il cliente riceve un rimborso delle spese sostenute. Le informazioni relative all'account vengono aggiornate come necessario.

Soluzione 2: moduli per i clienti

In alternativa, i clienti di Humongous Insurance possono depositare le proprie denunce di sinistro via Internet, senza attendere l'orario d'ufficio. Il cliente può accedere al sito Web della società, creare un account, effettuare l'accesso e depositare la denuncia. In questo caso, il cliente compila direttamente il modulo che normalmente viene compilato dall'agente. Il modulo compilato dal cliente viene inviato per posta elettronica al perito e in copia all'agente. Se sono necessarie ulteriori informazioni, il perito restituisce il modulo all'agente. Da questo punto in poi, il modulo di denuncia viene gestito come nel caso della chiamata telefonica.

Scenario 3: rilascio di autorizzazioni in linea da parte di enti pubblici

Un ente pubblico locale utilizza Microsoft Office SharePoint Server 2007 e InfoPath Forms Services per ricevere e approvare via Internet le richieste di autorizzazione inviate dagli appaltatori.

Situazione

Una società incaricata di adeguare l'impianto elettrico di un edificio deve ricevere l'autorizzazione dall'ente pubblico locale per completare il lavoro. L'appaltatore accede al sito Web dell'Ufficio tecnico per inviare una richiesta di autorizzazione tramite un servizio in linea. Poiché l'appaltatore ha già effettuato in precedenza la registrazione per l'utilizzo del servizio, le informazioni relative alla società e le richieste di autorizzazione precedenti sono già archiviate.

Soluzione 1: moduli per i clienti

I dati immessi nel modulo Web per le richieste di autorizzazione vengono inviati a un database XML connesso alla rete dell'Ufficio tecnico. Dopo l'invio dei dati della richiesta, in un'area di lavoro di SharePoint viene automaticamente creata una nuova richiesta di autorizzazione, come collegamento a un modulo di InfoPath composto da più parti. All'apertura del modulo i dati della società richiedente e quelli della richiesta di autorizzazione vengono automaticamente inseriti nei campi della prima visualizzazione del modulo, identica a quella compilata dall'appaltatore.

Soluzione 2: flusso di lavoro di elaborazione del modulo

Nell'ambito del processo l'Ufficio tecnico deve dichiarare formalmente di avere ricevuto la richiesta. Il dipendente incaricato verifica la completezza delle informazioni e firma digitalmente il modulo di richiesta, per confermare la ricezione. All'appaltatore viene inviata per posta elettronica un'immagine precisa della ricevuta del modulo di richiesta. InfoPath utilizza alcuni adattatori dati per accedere ai dati necessari per qualificare una decisione. InfoPath esegue il pull di tali informazioni da altre origini dati interne dell'ente pubblico ad altre visualizzazioni del modulo. Il dipendente pubblico esamina gli altri dati e assegna la richiesta in base alle informazioni unite, quindi concede o rifiuta l'autorizzazione. Se l'autorizzazione viene concessa, viene eseguito il rendering del documento corrispondente in formato HTML, inserendo automaticamente il recapito del richiedente e le altre informazioni necessarie. L'autorizzazione viene inserita nella home page del sito dell'Ufficio tecnico riservata all'appaltatore, dove quest'ultimo può visualizzarla e stamparla per inviarla agli addetti ai lavori.

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).