Gestione delle relazioni sullo stato in Project Web App

Introduzione alla gestione delle relazioni sullo stato

Le relazioni sullo stato offrono un semplice metodo per comunicare informazioni descrittive sullo stato di specifiche attività o di un intero progetto. Si tratta di descrizioni in forma narrativa delle attività assegnate e del relativo stato di avanzamento, che consentono di automatizzare la richiesta e la ricezione di informazioni. I project manager possono inviare richieste di relazioni sullo stato ai membri del team, che possono quindi rispondere fornendo le informazioni necessarie. I membri del team possono inoltre avviare l'invio di relazioni sullo stato. I project manager possono configurare le relazioni sullo stato in modo da ricevere singoli invii e una relazione sullo stato unita o compilata, in cui le risposte sono consolidate in una singola richiesta. È possibile gestire le relazioni sullo stato, incluse le relative richieste, nella pagina Relazioni sullo stato di Project Web App.

La caratteristica Relazioni sullo stato di Project Web App consente ai cointeressati di un progetto di inviare relazioni sullo stato a chiunque sia coinvolto nel progetto (purché sia un utente di Project Web App) in modo da fornire informazioni sullo stato delle attività. Per la configurazione delle relazioni sullo stato, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

• Specificare il titolo di una relazione sullo stato e la frequenza con cui deve essere inviata.

• Identificare i membri del team che riceveranno e risponderanno alle richieste di relazioni sullo stato.

• Specificare le informazioni che dovranno essere fornite dai membri del team.

• Inviare la richiesta.

Nella tabella seguente sono elencate le autorizzazioni di Microsoft Project Server 2010 necessarie agli utenti di Microsoft Project Professional 2010 e Microsoft Project Web App (PWA) per gestire le relazioni sullo stato.

Tabella 6. Autorizzazioni necessarie

Le relazioni sullo stato vengono in genere inviate regolarmente in base a una programmazione. Un project manager può ad esempio scegliere di ricevere una relazione sullo stato settimanale da ogni membro del team assegnato alle attività di un progetto. Il modulo predefinito di relazione sullo stato include titoli quali Principali risultati, Obiettivi per il periodo successivo e Questioni rilevanti. Tuttavia, questi titoli possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze di organizzazioni diverse.

Nella pagina Relazioni sullo stato è possibile completare le attività seguenti:

• Richieste   Consente ai project manager e ai cointeressati del progetto di creare un modello di relazione e di inviare una richiesta sullo stato ai membri del team per segnalare l'avanzamento. È possibile creare una nuova relazione sullo stato per il team, modificarne una esistente, eliminarla, nonché visualizzare risposte singole o consolidate.

• Risposte   Consente ai membri del team di rispondere a una richiesta di relazione sullo stato inviata dal project manager o da altri utenti di Project Web App.

• Invia relazione non richiesta   Consente ai cointeressati del progetto di restituire una richiesta sullo stato o di definire e inviare una relazione sullo stato ad altri cointeressati selezionati in Project Web App. Gli utenti possono rispondere alle richieste o creare e inviare una relazione sullo stato non richiesta.

• Visualizzazione di un archivio di relazioni sullo stato inviate   Consente di visualizzare e modificare le relazioni sullo stato inviate e non inviate.

I project manager possono ad esempio avere l'esigenza di creare una relazione settimanale riguardante lo stato di avanzamento generale di un progetto. Utilizzando la caratteristica Richieste, è possibile impostare un modello di relazione sullo stato per i membri del team che, quando viene compilato, fornisce informazioni sulle attività importanti durante un periodo di tempo specificato. È possibile configurare le richieste di relazioni sullo stato per l'invio automatico o a intervalli prestabiliti ai membri del team. I membri del team ricevono quindi una notifica sulla loro home page di Project Web App in merito alla relazione sullo stato in sospeso che richiede una risposta. I project manager e i membri del team possono inoltre utilizzare le caratteristiche Avvisi per attività e Promemoria per attività per personalizzare le notifiche e i promemoria tramite posta elettronica. Utilizzando la caratteristica Risposte, i membri del team possono completare la relazione sullo stato e inviare la risposta al project manager. È possibile raggruppare le risposte per verificare la percentuale di risposte a una richiesta di relazione sullo stato e quindi unire le relazioni completate e visualizzare le risposte consolidate dei membri del team.

Per inviare e visualizzare relazioni sullo stato, inviare relazioni non richieste e gestire le richieste di relazioni, gli utenti devono disporre dell'autorizzazione Modifica risposte a relazioni sullo stato o Modifica richieste di relazioni sullo stato di Project Server concesse dall'amministratore di Project Server. Per impostazione predefinita, solo i membri dei gruppi di sicurezza Dirigenti, Project manager e Manager delle risorse di Project Server dispongono delle autorizzazioni necessarie per richiedere relazioni sullo stato e visualizzare le risposte dei gruppi. Gli utenti di Project Web App possono inviare una relazione in risposta a una richiesta oppure in modo indipendente.

Per la creazione di relazioni sullo stato, tenere presenti i suggerimenti seguenti:

• Includere un nome di reparto o di progetto nel titolo della relazione sullo stato.

• La prima relazione sullo stato viene generata automaticamente in Project Server 2010 alla data di inizio specificata nelle pagine di configurazione di questa caratteristica, quindi vengono generate relazioni il primo giorno di ogni periodo successivo specificato per le relazioni.

Richiesta e aggiornamento di relazioni sullo stato

Per richiedere e aggiornare relazioni sullo stato, è possibile utilizzare la pagina Relazioni sullo stato di Project Web App. Le relazioni sullo stato sono moduli utilizzati dai membri del team per fornire informazioni specifiche sullo stato corrente del loro lavoro. A differenza degli aggiornamenti di attività, le relazioni sullo stato non sono associate a un progetto, non contengono informazioni su un progetto (a meno che non vengano aggiunte al testo della relazione stessa) e non possono essere utilizzate per aggiornare la programmazione di un progetto. Le relazioni sullo stato possono essere utilizzate per fornire informazioni dettagliate su risultati, obiettivi, problemi e altri fattori che influiscono sul lavoro di un membro di un team. Quando si crea una richiesta di relazione sullo stato, è necessario definire le sezioni che dovrà contenere, gli utenti che dovranno compilarla e la frequenza di invio e risposta.

Quando si richiede una relazione sullo stato, nelle pagine dell'utente Home e Relazioni sullo stato di Project Web App viene visualizzata una notifica. L'utente può rispondere alla richiesta selezionando la relazione in una di queste pagine. I membri del team possono inviare relazioni sullo stato non richieste su qualsiasi argomento utilizzando l'opzione Invia relazione non richiesta nella sezione Risposte. Verrà visualizzata una pagina in cui il membro del team può creare una relazione sullo stato e inviarla all'utente di Project Web App appropriato.

Per richiedere una relazione sullo stato

1. Sulla barra di avvio veloce della home page di Project Web App fare clic su Relazioni sullo stato nella sezione Risorse.

2. Nella sezione Richieste della pagina Relazioni sullo stato fare clic su Nuova e quindi su Nuova richiesta.

3. Nella sezione Titolo relazione specificare il nome della nuova relazione nella casella Titolo.

4. Nella sezione Frequenza specificare la frequenza e il giorno della settimana, del mese o dell'anno in cui la relazione deve essere inviata.

5. Nella casella Inizio della sezione Data inizio specificare la data di inizio del periodo a cui dovrà essere riferita la relazione.

6. Nell'elenco Risorse disponibili della sezione Risorse selezionare le risorse che dovranno rispondere alla richiesta di relazione sullo stato.

   Fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere le risorse all'elenco Risorse che dovranno rispondere.

   Le risorse selezionate verranno visualizzate nell'elenco Risorse che dovranno rispondere.

7. Per rimuovere una risorsa dall'elenco Risorse che dovranno rispondere e riportarla nell'elenco Risorse disponibili, evidenziare il relativo nome e quindi fare clic sul pulsante Rimuovi.

8. Per creare le sezioni della relazione sullo stato,fare clic sul pulsante Inserisci sezione e indicare gli argomenti che dovranno essere trattati dalle risorse, specificando un titolo e una breve descrizione per ogni sezione. Per impostazione predefinita, sono disponibili tre titoli, ovvero Principali risultati, Obiettivi per il periodo successivo e Questioni rilevanti. È possibile eliminare queste righe, modificarne il nome e includere una descrizione.

   Eseguire le operazioni seguenti:

   • Nella colonna Nome specificare i nomi delle sezioni della relazione sullo stato, ad esempio Nuova sezione per informazioni.

   • Nella colonna Descrizione inserire un testo descrittivo aggiuntivo facoltativo, ad esempio Inserire ulteriori informazioni sul progetto.

   • Fare clic su Inserisci sezione per inserire una riga alla fine dell'elenco.

   • Fare clic su Elimina sezione per eliminare la riga selezionata.

9. Per inviare la richiesta di relazione sullo stato ai membri del team selezionati, fare clic sul pulsante Invia. Utilizzare il pulsante Annulla per uscire dalla creazione della relazione sullo stato. Le modifiche precedenti apportate alla richiesta di relazione non verranno salvate.

   La nuova relazione sullo stato sarà disponibile nella sezione Richieste della pagina Relazioni sullo stato.

Per modificare una richiesta di relazione sullo stato

1. Nella pagina Relazioni sullo stato di Project Web App selezionare la riga con il nome della relazione da modificare nella sezione Richieste e quindi fare clic sul pulsante Modifica richiesta.

2. Al termine, fare clic su Invia per inviare la relazione sullo stato agli utenti identificati nell'elenco Risorse che dovranno rispondere.

Visualizzazione di relazioni sullo stato

È possibile visualizzare le risposte dei membri del team alle richieste di relazioni sullo stato, singolarmente o in gruppo, nonché le relazioni sullo stato non richieste. Per visualizzare le risposte consolidate a una richiesta di relazione, in base al nome della risorsa o alla data della risposta, utilizzare la caratteristica Raggruppa relazioni unite per. Se è stata richiesta una relazione sullo stato, nella home page di Project Web App verrà visualizzata una notifica.

Il pulsante Visualizza risposte consente di visualizzare le risorse che hanno risposto alla richiesta di relazione sullo stato, raggruppate in base al periodo specificato per le relazioni. Le icone indicano se una relazione è stata inviata e se è stata unita in una relazione consolidata.

Quando vengono inviate relazioni sullo stato non richieste o quando in una relazione sullo stato richiesta è stato messo in copia un membro del team non di progetto, vengono create relazioni varie, che sono accessibili tramite la sezione Risposte della pagina Relazioni sullo stato, selezionando Relazioni sullo stato: varie nell'elenco a discesa Vai a.

Le risposte possono essere esportate in Word dalla pagina Risposte a relazioni sullo stato o in Excel dall'elenco Azione della sezione Richieste della pagina Relazione sullo stato.

Per visualizzare le risposte alle richieste di relazioni sullo stato

1. Nella pagina Relazioni sullo stato di Project Web App fare clic sul nome della relazione nella sezione Richieste.

2. Nella pagina Visualizza risposte evidenziare le risposte della risorsa da visualizzare in un file unito e quindi fare clic sul pulsante Apri.

3. Nella pagina Risposte a relazioni sullo stato verranno visualizzate le risposte, singolarmente o unite, a seconda di come è stata impostata la visualizzazione delle informazioni. Selezionare il comando Esporta in Word per estrarre le risposte da Project Web App e inserirle in Word.

   • Per visualizzare i dettagli relativi a un singolo utente di Project Web App, selezionare l'utente e quindi fare clic su Apri.

   • Per unire i dettagli di un singolo utente di Project Web App in una relazione sullo stato consolidata, selezionare l'utente e quindi fare clic su Unisci.

   Nota

   Nella home page di Project Web App vengono elencate anche le risposte a relazioni sullo stato in sospeso immediatamente dopo l'accesso.

Visualizzazione dell'archivio di relazioni sullo stato

L'archivio di relazioni sullo stato contiene tutte le relazioni inviate o ricevute dall'utente corrente. Questo archivio consente di accedere, visualizzare e aggiornare tali relazioni. In questo modo, è possibile aggiungere del testo alla sezione di ogni argomento, specificando eventuali aggiornamenti ai commenti originali. Se si sceglie il pulsante Invia, la relazione sullo stato selezionata verrà inviata nuovamente nell'archivio di relazioni sullo stato.

Per visualizzare l'archivio di relazioni sullo stato

1. Nella pagina Relazione sullo stato selezionare Relazioni sullo stato: archivio nell'elenco a discesa Vai a della sezione Risposte.

2. Per visualizzare una relazione specifica all'interno dell'archivio, fare clic sul relativo nome nella colonna Relazione. Dopo aver selezionato una relazione, è possibile eseguire una o più operazioni seguenti:

   • Aggiungere ulteriori informazioni alla relazione sullo stato.

   • Aggiungere una nuova sezione alla relazione.

     La visualizzazione di aggiornamento si apre con una nuova sezione in cui è possibile immettere informazioni aggiornate per la relazione sullo stato. Per aggiungere un'altra sezione nella relazione aggiornata, fare clic sul pulsante Aggiungi sezione. Per salvare la relazione aggiornata nell'archivio di relazioni sullo stato, fare clic su Salva. Per inviare la relazione sullo stato all'utente di Project Web App identificato nel campo A, fare clic su Invia.

   • Per tornare nella pagina Relazione sullo stato, selezionare il collegamento Relazione sullo stato nella sezione Risorse della colonna di spostamento sinistra di Project Web App.

Altri capitoli

Per ulteriori informazioni, vedere gli altri capitoli di questa guida:

• Esplorazione di Project Web App

• Gestione dei progetti in Project Web App

• Gestione delle risorse in Project Web App

• Gestione degli aggiornamenti di attività in Project Web App

• Gestione di problemi, rischi e documenti in Project Web App

• Configurazione delle notifiche tramite posta elettronica e dei promemoria in Project Web App

See Also

Concepts

Guida del project manager di Microsoft Project Server 2010 per Project Web App