Microsoft Project: Migliore pianificazione grazie a Microsoft Project
Quando la pianificazione e l'esecuzione piani di progetto, a utilizzando Excel inadempiente potrebbe ostacolare i progressi. e potrebbe essere utile imparare a utilizzare Microsoft Project.
Eric Uyttewaal
Progetti di venire a voi veloce e furioso. Potrebbe prevedere che per creare pianificazioni in Microsoft Project con poco o nessun addestramento. Come si inizia a esplorare Microsoft Project, presto scoprirete questa applicazione richiede di imparare nuovi termini di gestione di progetto — e una nuova interfaccia di applicazione che presuppone voi conoscere questi termini. È veramente degno il vostro tempo per fare questo?
Dopo un po', vi accorgerete anche che prevede di adottare il pensiero disciplinato di project management. Questa disciplina si aspetta a rivelare lo stato vero del vostro progetto. Esso prevede anche di prevedere quando il progetto sarà completato. Davvero volete fare questo? Quali sono i vantaggi si ottiene da conquistare questo nuovo mondo di project management? È vero che apprendimento project management e Microsoft Project pagherà, anche quando si utilizza Microsoft Excel come alternativa.
7 Passi verso il progetto Proficiency
Qui ci sono sette i compiti principali che è necessario imparare a cogliere i benefici reali da Microsoft Project come strumento di pianificazione di progetto.
**1.**Il programma originale si differenziano dalla programmazione previsionale. Ci sono in realtà due "orari" che terrò in Microsoft Project: il programma originale e la pianificazione di previsione. Come un insieme di date di scadenza statica (e forse più tardi come "programma di base"), è possibile catturare l'agenda originale di Microsoft Project.
La pianificazione della seconda — la pianificazione della previsione — è un modello dinamico del progetto. Le date sono continuamente ricalcolate e reforecast quando si immettere informazioni sull'avanzamento o apportare altre modifiche. La pianificazione della previsione consente di identificare scostamenti rispetto al calendario originale. Poiché si tratta di un modello dinamico, inoltre ti aiuta a trovare modi per ridurre rapidamente lo slittamento.
**2.**Stimare la durata delle attività. La stima è difficile. A volte aiuta a formulare ipotesi, ad esempio, "Ti ottenere risorse su questo progetto di livello di abilità senior". Microsoft Project si aspetta per stimare la durata per ogni attività.
**3.**Identificare le relazioni tra attività ("dipendenze").Maggior parte delle operazioni dipendono da un'altra fase di completamento. L'attività sulla stampa dipende il completamento del compito di scrivere la relazione, per esempio.
Microsoft Project si aspetta ad identificare tutte le relazioni tra attività per creare il modello di previsione. È necessario immettere queste dipendenze nello strumento di pianificazione. Quando Microsoft Project sa le relazioni tra le attività e la loro durata, può calcolare e continuare a ricalcolare le date di attività dipendente, che si traduce nella programmazione previsionale.
**4.**Fidarsi di Microsoft Project per calcolare e previsione le date nel modello di previsione. Molti utenti sono intimiditi dalla lasciando uno strumento di calcolo delle date quando si suppone di rispettare le scadenze dure. Non preoccuparti: Se si differenza agenda originale dalla programmazione previsionale, esso non cambierà le date promesse del programma originale. Si sarebbero hai salvato in quelle date come un insieme di date di scadenza (o date di base) che sono ben protetti dalla data (ri) i calcoli. Se stabilito correttamente le relazioni, ci si può fidare Microsoft Project per ricalcolare le date.
**5.**Monitorare le attività più importanti ("attività critiche") che determinano la durata del progetto. Non è necessario monitorare attentamente tutte le attività nel vostro programma di portare il vostro progetto in sul tempo. Solo bisogno di monitor determinate attività che riguardano il progetto data di fine. Questi sono chiamati i "compiti critici" in termini di gestione del progetto tecnico. Microsoft Project metterà in evidenza queste attività critiche per voi e per mano loro a voi su un piatto, che rende il vostro progetto lavoro più facile.
**6.**Aggiornare regolarmente il vostro programma di previsione. Il programma originale deve rimanere statico. Essa non ha bisogno di aggiornamenti a meno che non si rinegoziare i termini concordati. Avete bisogno mantenere il calendario previsionale, altrimenti smetterà di previsione. Se non si riesce ad aggiornare il vostro programma, si perde il modello di progetto dinamico.
Questo modello dinamico è quello che ti aiuta a calcolare lo slittamento e consente di provare gli scenari di simulazione per compensare tali sforamenti. Con la pianificazione di previsione, è possibile visualizzare le parti interessate come il progetto si snoderà in realtà. È necessario mantenere questo aggiornati.
**7. Intraprendere azioni correttive quando lo slittamento si verifica.**Se volete più dei vostri progetti di venire nel tempo, si impegnano a utilizzando il calendario previsionale in Microsoft Project. Ciò contribuirà attinenti lo slittamento il prima possibile. La pianificazione della previsione rende solo problemi visibili. Spetta a voi di intervenire e cambiare il corso del vostro progetto.
Perché diventare progetto competente?
Ci si può aspettare un grande molti benefici da Microsoft Project oltre a qualcosa come Excel può fare per voi. Ecco una manciata di loro:
**Si può dimostrare che stai sovraccaricato di lavoro.**Se hai avuto troppi compiti o progetti di dumping su di voi, è possibile utilizzare il vostro programma di previsione per provare ciò per i decisori. Una volta che il vostro business unit leader riconoscere che c'è un problema di carico di lavoro, è possibile utilizzare Microsoft Project 2010 come strumento per rendere nuovamente ragionevole il carico di lavoro. Il modello dinamico consente di sviluppare rapidamente scenari ipotetici.
**Si può dimostrare che il progetto è a corto di personale.**È facile dimostrare per i decisori che qualcosa deve succedere — ottenere più personale, ottenere più tempo o fornire qualità inferiore.
**Si può dimostrare che il progetto è sottofinanziato.**Quando si compila il vostro programma di previsione da terra, si ottiene una stima della forza lavoro e i costi per ogni attività dal vostro team. Se le previsioni per quel progetto si superano il bilancio mostra destra fuori del blocco, saprete che necessitano di maggiori risorse. Il dettaglio aggiuntivo fornisce idee per come si può fare il progetto sano.
**Sarete in grado di prevedere il progetto meglio e prevenire sorprese last minute.**Quando modelli di previsione non rispettare le scadenze richieste, si possono prendere azioni correttive per risolvere le attività del progetto critica da un tempo richiesto, spese e personale punto di vista.
**Si risparmia tempo come il project manager.**Microsoft Project è più efficiente di Excel per mantenere aggiornato il vostro programma. In Excel, si devono adeguarsi costantemente e manualmente le date per riflettere lo stato più recente del vostro progetto. Dovete cambiare date ancora di più quando bisogno di prevedere con precisione il progetto. In realtà, in un progetto di tre mesi, si potrebbero salvare quanto più di 56 ore di programmazione sforzo se si pianifica un progetto in Microsoft Project.
Se si desidera mantenere il vostro programma di previsione aggiornata in Excel, è necessario rivedere l'inizio e finitura data di 50 compiti, in media, per ogni revisione del calendario. Questo ti porterà due ore ogni volta — due ore di sforzo durante il quale si potrebbero facilmente fare errori. Di conseguenza, persone che pianificare in Excel, in genere lasciate loro pianificazione scivolare scadute, e poi perdono tool di reporting, nonché il loro modello di previsione.
**Sarete più efficace project manager.**Se voi avete stabilito con precisione tutte le relazioni tra attività, troverete molti percorsi paralleli di relazioni nel vostro programma. Solo uno di quei percorsi paralleli determina la durata del vostro progetto, il "percorso critico". Utilizzando i concetti come percorso critico vi renderà più efficace project manager. Saprete in qualsiasi momento quali attività possono causare lo slittamento e che non può.
Avrete anche meglio a stimare. Perché si può facilmente mantiene il vostro programma aggiornato in Microsoft Project, sarete in grado di confrontare le cui stime erano troppo basse e quelli che erano troppo alti. Potrai diventare migliore presso il difficile compito di stimare e ottenere una presa più salda sul vostro futuro.
In breve, trascorrere meno tempo con Microsoft Project di voi sarà con Excel. Inoltre sarà aumentare la vostra probabilità di successo del progetto.
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Eric Uyttewaal è un PMP, MVP di Microsoft Project. Egli è il Presidente della ProjectPro Corp., una società specializzata in Microsoft Project e Project Server e l'autore di "Previsione Programmazione con Microsoft Project 2010" (ProjectPro Corp., 2010). Se volete saperne di più su previsioni progetti con Microsoft Project, per favore visita projectprocorp.com/products.php.