문서 관리

  • 아티클

업데이트 날짜: 2009년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

 

마지막으로 수정된 항목: 2009-02-20

이 문서의 내용

  • 문서 관리 시스템의 요소

  • 계획 프로세스

문서 관리 기능은 조직의 문서 주기(문서를 만들고, 검토하고, 게시하고, 이용하고, 최종적으로 문서를 폐기하거나 보관하는 과정)를 제어합니다. "관리"라는 용어는 정보의 하향식 제어를 의미하지만 효율적인 문서 관리 시스템은 시스템을 사용하는 조직의 문화를 반영해야 합니다. 문서 관리에는 기업의 문화와 목표에 맞는 문서 주기를 엄격하게 제어하되, 기업에서 필요한 경우에는 보다 느슨한 구조의 시스템을 구현할 수도 있도록 하는 유동적인 도구를 사용해야 합니다.

문서 관리 시스템이 제대로 디자인되어 있으면 정보를 쉽게 찾고 공유할 수 있습니다. 문서 관리 시스템은 콘텐츠를 논리적 방법으로 구성하여 기업 전체에서 콘텐츠를 만들고 프레젠테이션하는 작업을 쉽게 표준화할 수 있도록 해 줍니다. 지식 관리와 정보 마이닝을 향상시키고 조직에서 법적 의무를 준수하도록 도와 줍니다. 서식 파일 만들기에서 문서 작성, 검토, 게시, 감사 및 파기나 보관에 이르기까지 문서 주기의 각 단계에 필요한 기능을 제공합니다.

문서 관리 시스템의 요소

효율적인 문서 관리 솔루션은 다음을 지정합니다.

  • 조직 내에서 만들 수 있는 문서 및 기타 콘텐츠 형식

  • 각 문서 형식에 사용할 서식 파일

  • 각 문서 형식에 제공할 메타데이터

  • 문서 주기의 각 단계에서 문서를 저장할 위치

  • 문서 주기의 각 단계에서 문서에 대한 액세스를 제어할 방법

  • 팀 구성원이 문서 작성, 검토, 승인, 게시 및 폐기에 참가하는 조직 내에서 문서를 이동하는 방법

  • 문서 관련 작업이 감사되고, 문서가 적절하게 보관 또는 폐기되고, 조직에 중요한 콘텐츠가 보호되도록 문서에 적용할 정책

  • 문서가 해당 주기 동안 각 단계를 거치면서 변환되는 방식

  • 회사 레코드로서 문서를 폐기하는 방법. 회사 레코드는 법적 요구 사항과 회사 지침에 따라 보관해야 합니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2007에는 문서 관리의 모든 측면을 구현하는 기능이 포함되어 있습니다. 정보 근로자가 일상적인 작업과 익숙한 도구를 계속 사용하면서 이러한 기능을 쉽게 이용할 수 있도록 Microsoft Outlook과 Microsoft Word 같은 Microsoft Office 2007 시스템의 응용 프로그램에도 문서 주기의 각 단계를 지원하는 기능이 포함되어 있습니다.

계획 프로세스

문서 관리 프로세스는 다음과 같은 주요 단계로 구성됩니다.

  1. 문서 관리 역할 파악   조직 핵심 책임자의 의견을 계획에 반영하고 올바른 팀을 적소에 배치하여 솔루션을 구현하고 문서 관리 프로세스에 참여할 사람을 알 수 있도록 합니다. 문서 관리 계획 팀을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 문서 관리 참석자 및 관련자 식별을 참조하십시오.

  2. 문서 용도 분석   문서를 사용하는 사람을 파악한 후에는 작업하는 문서 형식과 문서의 사용 방법을 확인합니다. 자세한 내용은 문서 사용 분석을 참조하십시오.

  3. 문서 구성 계획   라이브러리, 팀 사이트 및 포털 사이트에서 문서를 구성할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007에서는 레코드 저장소와 같은 전문화된 사이트에서 특수 문서 만들기와 공동 작업을 위한 자유 문서 라이브러리에 이르기까지 광범위한 문서 구성 및 저장 기능을 제공합니다. 라이브러리 내에서 콘텐츠를 폴더와 하위 폴더로 세부 구성할 수도 있습니다. 자세한 내용은 문서 라이브러리 계획을 참조하십시오.

  4. 각 위치 간에 콘텐츠를 이동할 방법 계획   문서 주기의 각 단계에서 사이트나 문서 간에 문서를 이동하거나 복사해야 하는 경우가 있습니다. 예를 들어 게시 프로세스에서는 문서를 준비 사이트에서 공용 인터넷 사이트로 이동하게 됩니다. 콘텐츠를 사이트 간에 이동할 때 형식을 변환해야 하는 경우에는 콘텐츠 변환도 계획해야 합니다. 자세한 내용은 문서 라이브러리 계획의 "콘텐츠 흐름 계획"을 참조하십시오.

  5. 콘텐츠 형식 계획   콘텐츠 형식을 사용하여 메타데이터, 문서 서식 파일, 정책, 워크플로 프로세스 등 문서 형식에 대한 정보를 구성합니다. 이는 문서를 구성하고 조직 전체에서 일관성을 유지하기 위해 필수적인 단계입니다. 자세한 내용은 콘텐츠 형식 계획(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

  6. 콘텐츠 제어 계획   각 콘텐츠 형식과 저장소 위치에 대한 제어 정도를 적절하게 계획할 수 있습니다. 예를 들어 문서 라이브러리의 경우 체크 인 및 체크 아웃을 요구하고 정보 권한 관리를 사용하여 문서의 무단 배포를 방지하도록 계획할 수 있습니다. 자세한 내용은 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 계획을 참조하십시오.

  7. 워크플로 계획   조직의 워크플로를 계획하면 각 참가자가 문서 주기 동안 공동 작업을 수행할 때 각 팀 구성원 간에 문서가 이동되는 방식을 제어 및 추적할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007에는 문서 검토 및 승인과 같은 일반 팀 작업을 위한 워크플로가 포함되어 있습니다. 또한 Office SharePoint Server 2007에서는 사용자 지정 워크플로를 만들고 설치할 수도 있습니다. 자세한 내용은 문서 관리를 위한 워크플로 계획을 참조하십시오.

  8. 정책 계획   각 콘텐츠 형식에 대해 문서를 제대로 감사, 보존, 레이블 지정하고 조직의 기관 및 법적 요구 사항에 따라 처리하도록 정보 관리 정책을 계획합니다. Office SharePoint Server 2007에는 감사, 문서 보존, 레이블 지정 및 바코드를 구현하는 정책이 포함되어 있습니다. 바코드는 인쇄된 콘텐츠가 문서 라이브러리의 해당하는 버전과 상호 연관되도록 합니다. 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획을 참조하십시오.

이 문서의 다운로드

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