Microsoft SharePoint 2010: Estação de colaboração

O Microsoft SharePoint foi criado e configurado para promover a colaboração, mas é necessário verificar se os usuários estão usando-o efetivamente.

Brien M. Posey

Microsoft SharePoint 2010 presta-se à criação de um ambiente colaborativo. Mesmo assim, há muito mais a colaboração efetiva do que criar poucos sites de equipe e virando usuários solto.

Embora seja verdade que a criação de sites de equipe muitas vezes é o primeiro passo na promoção de um ambiente colaborativo, o SharePoint oferece um número de diferentes recursos projetados para ajudar os usuários a serem mais produtivos. Em certa medida, cabe a você para verificar se que eles sabem como usar esses recursos. Conhecimento da plataforma e os processos é a chave para uma experiência de colaboração eficaz.

Marcação social

Social marcação foi introduzido primeiramente no SharePoint 2010. Embora seja fácil imaginar o botão "I Like It" e outras características sociais - marcação como forma da Microsoft de saltar sobre o bandwagon de rede social, esses recursos realmente fazem muito sentido dentro do contexto de colaboração baseada em documento.

O recurso de marcação social mais básico no SharePoint 2010 é botão Like It I. Ao contrário do Facebook como botão, que geralmente é utilizado para a homologação de comentário ou imagem de um amigo, você pode usar o botão de SharePoint 2010 I Like It como uma maneira de criar uma lista de favoritos.

Botão Like It I torna mais fácil para os usuários a localizar conteúdo do SharePoint que desejam rever mais tarde. Como um usuário navega um site do SharePoint, ele pode marcar conteúdo clicando no botão Like It I. Por exemplo, se um usuário encontra um documento em uma biblioteca de documentos do SharePoint ele quer manter à mão para referência futura, ele poderia selecionar a caixa de seleção ao lado do lista de documentos, em seguida, clique no botão Like It (ver Figura 1). Os usuários podem "como" conteúdo a partir de seu próprio Meu Site, mas pode também gostam de conteúdo armazenado em outros sites, como um site de equipe ou Meu Site um colega.

Figura 1 usuários podem sinalizar documentos selecionando-as e clique no botão "I Like It".

Após a marcação de vários itens, os usuários são capazes de acessar todo o conteúdo que eles tem gostado em um ponto. Para acessar esse conteúdo, um usuário pode ir para meu Site, clique no link perfil, vá para a guia marcas e notas e clique no link de Like It I (ver Figura 2). Isto irá mostrar todo o seu conteúdo Liked.

Figura 2 os usuários podem clicar no link "I Like It" para ver uma lista de todo o conteúdo que eles gostam.

Embora a construção de uma lista de documentos favoritos por gostar de certos documentos funciona relativamente bem, tem suas deficiências. Um problema potencial é que um usuário pode gostar tantos documentos que sua lista se torna excessivamente longa. Isto é onde as etiquetas e notas entram em jogo. Tags e notas de torná-lo muito mais fácil de localizar o conteúdo.

O processo para a marcação de um documento é semelhante ao gosto de um documento. O usuário simplesmente seleciona a caixa de seleção para um determinado documento, em seguida, clica em Tags e notas. Quando for exibida a caixa de diálogo resultante, o usuário cria uma ou mais tags relacionados ao documento (ver Figura 3).

Figura 3 os usuários podem atribuir uma ou mais tags para documentos.

Há vários aspectos interessantes para o processo de marcação. Como um usuário começa a digitar uma marca, SharePoint exibe automaticamente uma lista de marcas similares já em uso por outros documentos. Esta lista ajuda o usuário de duas maneiras. Primeiro, ele pode usá-lo como um atalho. Se a tag está na lista já usada, o usuário pode clicar em um item da lista em vez de ter de terminar de digitar o nome da marca.

Outra maneira, que a lista é útil é que pode ajudar a manter a consistência. Por exemplo, se deixados unicamente à sua própria sorte, utilizadores podem criar várias marcas diferentes todos destinadas a significar a mesma coisa. Por exemplo, suponha que um usuário deseja criar uma marca chamada documentação técnica. Ele pode entrar a tag, documentação técnica, documentos técnicos ou mesmo alguma variante com erros de ortografia. Ter uma lista de marcas similares já em uso ajuda os usuário marca documentos de maneira consistente, ao invés de criar várias marcas diferentes mas sinônimas.

Este método de marcar conteúdo pode ajudar os usuários a localizar esse conteúdo com mais facilidade. Para acessar os documentos com uma tag específica, um usuário deve ir para o meu Site, clique em meu perfil e selecione a guia etiquetas e notas. Isso contém a nuvem de tags (consulte Figura 4). Observe que a página contém as documentação técnica de palavras em negrito. À esquerda da documentação técnica tag é na palavra relatórios. Relatórios é também uma marca, mesmo que ele é exibido muito menores do que a documentação técnica. Quanto mais freqüentemente uma marca é usada, quanto maior a marca é exibida.

Figura 4 Tags estão listados na página de Tags e notas.

SharePoint permite que os usuários refinar suas marcas, classificando a nuvem do tag ou em ordem alfabética ou por tamanho. Seja como for que eles classificar a lista de marca, eles podem acessar o conteúdo marcado simplesmente clicando na marca que lhes interessa.

Os aspectos sociais da marcação

Marcas também podem ajudar outros usuários. Suponha que outro usuário entra a frase documentação técnica na parte de interesses de suas configurações de Newsfeed. Como ela entra a frase, ela vai ver documentação técnica listado como uma palavra-chave (ver Figura 5). Isso indica que alguém já tenha classificado pelo menos uma parte do conteúdo com um tag de documentação técnica. Agora se um colega marcas de um documento com documentação técnica, o documento será listado no feed de notícias do usuário.

Figura 5 Use palavras-chave ao especificar interesses nas configurações do feed de notícias.

Você deve ter notado na Figura 2 que, quando um usuário marcas de um documento, a caixa de diálogo possui uma caixa de seleção rotulada privado. Usando essa caixa de seleção, os usuários podem marcar documentos para seus próprios fins sem as marcas privadas visíveis aos colegas.

Isso é útil em situações em que uma organização pode ter uma política estrita de uso da marca. Um usuário pode querer aumentar as marcas oficiais com algumas tags útil do seus próprios, sem essas tags sendo visível para os outros. Se um usuário optar por usar tags privadas, ele pode ver suas marcas privadas, indo para o meu Site, clicando em meu perfil, selecionando a guia marcas e notas e, em seguida, clicando no link em privado.

Usando anotações

Uma última forma de rotulação social que verifique se que os usuários estão cientes das é notas. Eles podem usar anotações para fazer comentários sobre arquivos ou outros tipos de conteúdo. Eles também podem enviar notas gerais aos colegas.

O exemplo de Figura 6 mostra Meu Site de um colega. Observe que a guia Visão geral contém uma placa de observação. Para enviar uma nota a esta pessoa, o usuário insere uma mensagem a placa de observação e, em seguida, clica no botão de Post. A mensagem deve aparecer como uma parte do feed de notícias do destinatário.

Figura 6 um usuário pode digitar uma mensagem na placa de observação de um colega.

Os usuários também podem anexar notas para arquivos em uma biblioteca documento. Para fazer isso, o usuário seleciona a caixa de seleção correspondente ao arquivo e clica no ícone de Tags e notas. Quando a caixa de diálogo for exibida, o usuário deve clique na guia Bloco de notas, em seguida, digite sua nota e clique em Post.

Alimentar o feed de notícias

Melhor você poderia comparar o SharePoint 2010 Newsfeeds à parede Facebook. Feeds de notícias exibem atividades dos colegas, bem como quaisquer outras informações que os usuários selecionou-se para ser notificado sobre.

Uma coisa sobre Newsfeeds que tende a confundir as pessoas é que eles permanecem vazios por padrão, independentemente da quantidade de atividade. Ao contrário de parede Facebook, Newsfeed atividade normalmente não é postada em tempo real. Pode levar uma hora ou mais para exibir a atividade de Newsfeed. No entanto, os utilizadores podem ajustar a freqüência de suas atualizações de Newsfeed assim que eles aparecem de forma mais atempada.

Feeds de notícias são categorizados como trabalhos de timer. Portanto, para ajustar a frequência de Newsfeed para seus usuários, abra o console de Administração Central do SharePoint e navegue até monitoramento | (Trabalhos de timer) Rever definições de trabalho | Aplicativo de serviço de perfil de usuário - Feed de atividade Job. Clique no link para este trabalho de timer e configure uma programação (ver Figura 7). Se você quer o trabalho seja executado imediatamente, clique em executar agora. Quando você tiver terminado, clique em OK para concluir o processo.

Figura 7 você pode agendar a freqüência com que são processados Newsfeeds.

Discussões em equipe

Uma última característica colaborativa que você explicar para seus usuários é discussão em equipe. Discussão em equipe é um fórum de discussão que faz parte de um site de equipe. Os usuários podem acessar a discussão em equipe clicando no link na tela de boas-vindas do site da equipe de discussão em equipe.

Como os feeds de notícias, discussões em equipe estão vazias por padrão. Para começar, um usuário deve ir para a página de discussão em equipe e clique no link Adicionar nova discussão. Ele será solicitado a inserir uma linha de assunto para a discussão e digite uma mensagem. A faixa de opções acima da linha de assunto também permite-lhe anexar um arquivo no item de discussão e verifique sua ortografia (ver Figura 8).

Figura 8 os usuários podem criar novas discussões em equipe.

Outros usuários que visitam a página de discussão em equipe podem criar discussões adicionais ou ler e responder a conversações já em curso (ver Figura 9).

Figura 9 usuários podem ler e responder a discussões em curso.

Existem inúmeros recursos colaborativos no SharePoint 2010. Uma das chaves para dar aos usuários uma boa experiência de colaboração deve garantir que a Comunidade de usuário inteira esteja familiarizada com todos os recursos. Uma vez que eles sabem como usá-los de forma adequada, o nível de colaboração vai naturalmente se tornar mais eficaz, abrangente e sofisticado.

Brien M. Posey, MVP, é um escritor técnico freelance com milhares de artigos e dezenas de livros para o seu crédito. Você pode visitar o site dele em brienposey.com.

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