Share via

Функции управления в Office SharePoint Server 2007

  • Статья

В этой статье рассматривается набор функций Microsoft Office SharePoint Server 2007, которые могут использовать в организации для прощения управления службой ИТ Office SharePoint Server 2007 или информационной архитектурой предприятия. Кроме того, в статье приведены ссылки на статьи в Интернете, которые помогут в планировании и использовании каждой функции.

Примечание

Сведения о том, как организовать руководство организации, см. в разделе Что такое управление?.

Содержание:

  • Функции ИТ-службы

  • Функции информационной архитектуры

Функции ИТ-службы

Благодаря предложению ИТ-службы, которая содержит сайты SharePoint, и предоставлению связанных услуг на предприятии, ваша организация может более эффективно управлять распространением сайтов SharePoint, обеспечить экономичность, а также максимально использовать преимущества сотрудничества. В этом разделе описаны функции в Office SharePoint Server 2007, которые используются в обслуживании и управлении службой Office SharePoint Server.

Шаблоны сайтов

Шаблоны сайтов — это набор настроек, примененных к определению сайта. Благодаря использованию шаблона сайта служба Office SharePoint Server сможет обеспечить последовательное продвижение марки, структуру сайта и макет сайтов, которые создают пользователи. Можно создавать собственные шаблоны для развертывания сайтов и использовать их вместо тех шаблонов, которые включены в Office SharePoint Server, в рамках услуги Office SharePoint Server.

Дополнительные сведения см. в разделе Работа с шаблонами сайтов и определениями (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119281&clcid=0x419).

Квоты

Квота задает ограничения размера хранилища, который может использовать веб-сайт. Квоты позволяют предупреждать пользователей, когда они приближаются к предельному размеру хранилища. Этот процесс не допускает добавление пользователями дополнительного контента, когда достигается ограничение. Дополнительные сведения см. в разделе Управление блокировками и квотами сайтов (Office SharePoint Server).

Блокировки

Блокировки позволяют полностью исключить добавление контента пользователями в семейство сайтов. Например, можно заблокировать сайт, который нарушает политику использования. Дополнительные сведения см. в разделе Управление блокировками и квотами сайтов (Office SharePoint Server).

Рабочие процессы

Рабочие процесса — это программы, которые реализуют бизнес-процессы или пользователей сайта Office SharePoint Server. Они связаны с элементами на сайте, такими как документы, формы или элементы списка. Рабочие процессы содержат множество приложений как часть ИТ-службы. Например, рабочий процесс можно использовать для предоставления нового сайта, отслеживания вопроса, связанного с обслуживанием, или предпринятия действий, когда будет превышена квота сайта.

Дополнительные сведения см. в разделе Рабочие процессы в службах Windows SharePoint Services (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119282&clcid=0x419) and Основные сведения о рабочих процессах.

Компоненты

Компонент представляет собой контейнер для различных определенных расширений для Office SharePoint Server 2007 и Windows SharePoint Services 3.0 и состоит из набора XML-файлов, развертываемых на веб-серверах. Компонент можно развернуть в составе определения сайта или пакета решения, и средство можно отдельно включить в сайте Office SharePoint Server.

Администратор сайта может видоизменять функции сайта SharePoint путем включения или отключения определенного элемента в интерфейсе пользователя. Элементы упрощают включение или отключение функций во время развертывания и предоставляют администраторам средства для быстрого преобразования шаблона или определения сайта. Элементы можно делать скрытыми, чтобы другие пользователи сайта не смогли их отключить вручную.

Благодаря реализации новых функциональных возможностей сайта на основе элементов для администраторов упрощается управление сайтом и реализуется план управления. Метод, который называется "прикрепление элементов" позволяет прикреплять элемент ко всех новым экземплярам сайтов, использующих заданное определение сайта, не изменяя определение сайта. Это позволяет управлять элементами, к которым имеют доступ пользователи службы. Дополнительные сведения см. в разделах Прикрепление элементов (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119283&clcid=0x419) и Работа с элементами (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=105337&clcid=0x419).

Самостоятельное создание сайтов

Можно разрешить пользователям создавать собственные веб-сайты верхнего уровня с помощью элемента "Самостоятельное создание сайтов". Разрешение рабочим группам создавать и владеть собственными семействами сайтов способствует улучшению совместной работы внутри рабочих групп. Кроме того, разрешение самостоятельного создания сайта также освобождает ИТ-ресурсы для выполнения других задач. Основное решение при управлении самостоятельным созданием сайтов заключается в определении поддерживаемого уровня обслуживания.

Дополнительные сведения см. в разделе Настройка средств самостоятельного создания сайтов.

Управление записями

Запись — это документ либо другой физический или электронный элемент в организации, который служит свидетельством о действии или операции, выполненных организацией. Записи требуют хранения в течение некоторого периода времени для обеспечения соответствия юридическим, бизнес- и нормативным требованиям. Управление записями — это процесс, с помощью которого организация определяет, информация какого типа должна считаться записями, каким образом должны управляться записи, пока они являются активными, а также насколько долго следует хранить записи. Управление записями включает выполнение задач, связанных с записями, например размещение просроченных записей или поиск и защита записей, относящихся к внешним событиям, например судебным процессам.

Office SharePoint Server 2007 содержит функции, помогающие организациям внедрять интегрированные системы и процедуры управления записями. Чтобы обеспечить удобство участия работников в корпоративной системе управления записями, в приложения Система Microsoft Office 2007, например Microsoft Office Outlook 2007 и Microsoft Office Word 2007, также включены функции, поддерживающие рекомендации по управлению записями.

Дополнительные сведения см. в разделе Планирование управления записями.

Функции информационной архитектуры

Информационная архитектур сайта портала определяет порядок организации и представления сайтов, веб-страниц, документов, списков и данных. Можно повысить окупаемость средств, вложенных в портал, создав руководящий орган, который разрабатывает и принимает стандарты и политики в отношении информационной архитектуры. Правильное управление архитектурой упрощает в организации поиск, обмен и использование информации.

В этом разделе описаны элементы Office SharePoint Server 2007, которые являются полезными при внедрении информационной архитектуры предприятия и управлении ее использованием.

Типы контента

С помощью типов контента предприятия могут организовывать и обрабатывать контент, а также управлять им одинаковым образом. Типы контента определяют атрибуты элемента списка, документа или папки. Каждый тип контента может задавать свойства метаданных для связи с элементами его типа, доступными рабочими процессами, шаблонами и политиками управления информацией. Типы контента используются для стимулирования дополнительных согласованных политик в области управления информацией, требований к метаданным и других политик. Для управления типами контента можно связать получателей события и рабочие процессы с формами, которые используются для изменения типов контента. В результате изменения типа контента проверяются и утверждаются.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование типов содержимого (Office SharePoint Server).

Утверждение контента

Утверждение контента — это способ, с помощью которого участники сайтов с разрешениями на утверждение управляют публикацией контента. Проект документа, ожидающий утверждения контента, находится в режиме ожидания. После проверки утверждающим документа и утверждения контента документ становится доступен для просмотра пользователями сайта с разрешениями на чтение. Владелец библиотеки документов может включить утверждение контента для библиотеки документов или библиотеки веб-страниц и при необходимости связать рабочий процесс с библиотекой для выполнения процедуры утверждения.

Используйте утверждение контента для его легализации и контроля за предоставлением аудитории доступа к контенту. Например, компании, публикующей контент, может понадобиться юридическая экспертиза и утверждение перед публикацией контента.

Дополнительные сведения см. в разделе Планирование контроля версий, утверждения содержимого и извлечений.

Контроль версий

Контроль версий — это метод, позволяющий в Office SharePoint Server пронумеровать и сохранить последовательные версии документов. Как средство управления контроль версий предотвращает просмотр черновых вариантов документов пользователями, обладающими доступом только для просмотра.

Дополнительные сведения см. в разделе Планирование контроля версий, утверждения содержимого и извлечений.

Страница "Содержимое и структура узла"

Страница "Содержимое и структура сайта" на сайте верхнего уровня в семействе сайтов управляет контентом и структурой семейства сайтов SharePoint. Поскольку переход по сайту в Office SharePoint Server по умолчанию зависит от иерархии сайтов и дочерних сайтов, этот элемент также может использоваться для настройки перехода по сайту. При портировании веб-сайта в Office SharePoint Server 2007 страница "Содержимое и структура сайта" используется для реструктуризации сайта в соответствии с потребностями предприятия.

Дополнительные сведения см. в разделе Работа с контентом и структурой сайта (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=107711&clcid=0x419).

Политики управления сведениями

Политика управления сведениями — это набор правил для типа контента или для местоположения, где хранится контент, где каждое правило в политике является компонентом политики. Например, компонент политики управления сведениями может определять период времени, в течение которого следует хранить тип контента или выполнять проверку документа. Политики управления сведениями позволяют управлять доступом к корпоративным сведениям, действиями, допустимыми в отношении таких сведений и сроками хранения сведений.

Можно связать политику со списком, библиотекой документов или типом контента. При этом любой документ, связанный с библиотекой или любым документом данного типа контента, включает политику управления сведениями. Взаимосвязь между документом и связанной политикой управления сведениями сохраняется, даже когда документ открывается в клиентской программе Система Microsoft Office 2007. Например, если политика предотвращает печать документа, то эту политику можно применять, даже когда документ открывается в клиентской программе Система Office 2007.

При настройке политики управления контентом можно дополнительно написать описание политики, которое отображается в клиентских программах Система Office 2007 для информирования авторов документов о политиках, которые применяются для документа. Это является рекомендуемой практикой.

Office SharePoint Server 2007 включает следующие элементы политики управления сведениями:

  • Компонент политики "Аудит" заносит в журнал события и операции, происходящие в документах и элементах списка. Можно настроить регистрацию во время аудита таких событий, как редактирование документов, их просмотр или изменение уровня разрешений для документа.

  • Компонент политики "Истечение срока действия" позволяет последовательно удалять контент с возможностью отслеживания и управления процедурой. Можно назначить на конкретную дату истечение срока действия для контента определенного типа или по прошествии определенного количества времени после того или иного события документа (например его создания). Можно назначить на конкретную дату истечение срока действия для контента определенного типа или по прошествии определенного количества времени после того или иного события документа (например его создания). По истечении срока действия документа можно определить действия, которые будет предпринимать элемент управления политики. Например, политика может удалять документ или определять задачу рабочего процесса, чтобы Office SharePoint Server направлял документ для получения разрешения на его удаление.

  • Компонент политики "Снабжение метками" назначает метку, связанную с определенным типом документа или элементом списка. Метки представляют собой доступные для поиска текстовые области, которые создаются Office SharePoint Server на основе указанных свойств и формата.

  • Компонент политики "Штрих-код" позволяет отслеживать физическую копию документов. При этом создается уникальное значение идентификатора для документа и вставляется изображение штрих-кода для указанного значения в документ. По умолчанию штрих-коды соответствуют общему стандарту "Код 39" (ANSI/AIM BC1-1995, Код 39), при этом можно использовать модель объектов политик для подключения других поставщиков штрих-кодов.

Чтобы отслеживать, как используются политики управления сведениями в веб-приложениях решения, можно воспользоваться центром администрирования Office SharePoint Server для настройки отчетов о политиках управления сведениями. Отчеты о политиках управления сведениями позволяют отслеживать качество использования политик в организации. Поскольку политики нередко внедряются, чтобы обеспечить выполнение в организации определенных нормативных требований, частый мониторинг использования политик обеспечивает такое соответствие требованиям.

Элементы политики управления сведениями являются расширяемыми. Для получения дополнительных сведений о том, как создать собственную политику управления сведениями, см. раздел Пакет SDK для Microsoft Office SharePoint Server 2007 (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119284&clcid=0x419) (на английском языке). Дополнительные сведения о политиках управления сведениями см. в разделе Планирование политик управления сведениями.

Управление правами на доступ к данным

Управление правами на доступ к данным позволяет создателям контента лучше защищать свои документы и управлять ими. Содержимое документов, для которого используется функция управления правами на доступ, шифруется и поставляется в месте с лицензией на издание, которая накладывает определенные ограничения на пользователей.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 поддерживает IRM для документов, хранящихся в библиотеках документов. В Office SharePoint Server 2007 IRM может использоваться для следующих форматов файлов:

  • Microsoft InfoPath;

  • Microsoft Word;

  • Microsoft Excel;

  • Microsoft PowerPoint;

  • Word Open XML;

  • Excel Open XML;

  • PowerPoint Open XML;

Для добавления других типов файлов администратор должен установить программы protectors , управляющие шифрованием и дешифрованием документов, использующих функцию управления правами, для каждого нового типа файлов.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование управления правами на доступ к данным.

Заблокированные типы файлов

Можно запретить передачу на сервер и получение файлов с определенным расширением. Например, можно блокировать файлы с расширением EXE, потому что они могут быть выполнены на клиентском компьютере и содержать вредоносные программные средства.

По умолчанию блокируются многие типы фалов, включая типы файлов, рассматриваемые проводником Windows как исполняемые. Полный список блокируемых по умолчанию типов файлов см. в разделе Управление заблокированными типами файлов (Office SharePoint Server).

Загрузить эту книгу

Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:

См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.