Что такое управление?
Управление — это набор политик, правил, ответственностей и процессов, создаваемых на предприятии для координации и управления процессами использования технологий в организации для достижения коммерческих целей. Эффективное управление предвосхищает потребности и цели как ИТ-отдела организации, так и ее бизнес-подразделений. Управление также предоставляет политики и рекомендации, которые, с одной стороны, обеспечивают для ИТ-специалистов управляемость развертываний продуктов и технологий (например, Microsoft Office SharePoint Server 2007), а, с другой стороны, превращают их в эффективное бизнес-средство. Управление позволяет защитить предприятие от разных угроз безопасности или ответственности при невыполнении требований законодательства. Оно также может обеспечить наилучшие доходы от инвестиций в технологии, например, внедряя оптимальные методы управления содержимым или создания информационной архитектуры.
В каждой организации есть свои уникальные потребности и цели, влияющие на ее подход к управлению. Невозможно разработать единый подход, соответствующий культурам или требованиям всех организаций. Например, в более крупных организациях, возможно, необходима более высокая степень управления, чем в небольших компаниях.
Поскольку развертывание Office SharePoint Server 2007 привносит новые способы совместного использования информации, сотрудничества и реализации бизнес-процессов в организации, при управлении Office SharePoint Server могут возникнуть новые проблемы, которые раньше не встречались. В этих статьях по вопросам управления объясняется необходимость управления развертываниями Office SharePoint Server и приводятся примеры этих видов операций и процессов Office SharePoint Server, необходимость управления которыми в организации следует рассмотреть.
В этой статье:
Чем следует управлять?
Кто должен определять политики управления?
Каким образом следует реализовывать управление?
Чем следует управлять?
Office SharePoint Server позволяет организациям получить контроль над содержимым, выработать понимание своего содержимого, оптимизировать свои бизнес-процессы, получить доступ к информации и обмениваться информацией. Чтобы развертывание Office SharePoint Server было успешным, необходимо удовлетворить эти потребности организации в соответствии с ограничениями и политиками ИТ-отдела организации. Управление — это способ обеспечения сбалансированного удовлетворения этих требований. Чтобы решения на базе Office SharePoint Server оставались эффективными и управляемыми, организация должна рассмотреть необходимость управления в одной или нескольких из следующих областей:
Информационная архитектура
Ключевой фактор обеспечения эффективности и работоспособности предприятия — это насколько быстро и точно информационные работники могут найти и использовать содержимое и данные. Ошибки в проектировании или управлении информационной архитектуры могут привести к снижению эффективности предприятия. Например:
Неправильное использование метаданных может осложнить поиск и сравнение связанных элементов данных.
Неудачное проектирование и управление хранилищами содержимого может привести к возникновению многочисленных дубликатов документа. В результате пользователи не могут определить достоверную версию.
При плохой организации каталогов в хранилищах данных и при плохом управлении ими пользователи, ответственные за принятие решений, могут начать использовать неверные данные.
Плохо спроектированные переходы по порталу могут затруднить поиск важных сайтов и сведений.
Неудачное представление сведений может помешать некоторым пользователям получить доступ к информации.
Управление информационной архитектурой предприятия — это ключ к успешному использованию Office SharePoint Server 2007, а для успешной реализации управления необходимо участие менеджеров компании, управляющих содержимым, информационных работников, проектировщиков сайтов и ИТ-специалистов.
ИТ-служба, размещающая SharePoint Server
Общей проблемой на многих предприятиях является возникновение большого числа индивидуально управляемых веб-серверов, на которых запущена система Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007. Хотя неизбежно отдельные группы будут инициировать использование одного или нескольких продуктов и технологий SharePoint, их бесконтрольное внедрение может привести к возникновению проблем. Например:
Каждый сервер может превратиться в оторванный от всей системы массив сведений, в результате чего образуется лоскутное одеяло из многочисленных сайтов, где отсутствует общих индекс поиска, общая система переходов или схема обеспечения безопасности.
На некоторых серверах могут размещаться небезопасные приложения, ставящие под угрозу все предприятие.
Плохо обученные пользователи могут создавать запросы на поддержку на локальных серверах, неизвестных группе технической поддержки.
Такие важные процедуры, как обеспечение соответствия законодательным нормам, могут администрироваться несогласованно на разных серверах.
В результате плохого обучения или отсутствия единообразия в настройке серверов могут неправильно выполняться регулярные профилактические мероприятия (например, резервное копирование и восстановление данных или установка обновлений).
Владельцы сайтов могут перейти в другую группу или уволиться с предприятия, при этом не понятно, кто становится владельцем содержимого, а кроме того, сайты могут оказаться заблокированными.
На ранних этапах внедрения Office SharePoint Server 2007 на предприятии оно часто происходит несогласованно, поскольку отдельные сотрудники или небольшие группы развертывают его и начинают его использовать. При расширении использования продукта на предприятии ИТ-отделу рекомендуется запланировать и реализовать набор хорошо управляемых служб хостинга, обеспечивающих контролируемую доступность Office SharePoint Server 2007. Дополнительные сведения см. в разделах Создание и управление службой SharePoint.
Политика настройки
Office SharePoint Server 2007 содержит настраиваемые функции и возможности в разных областях продукта, таких как бизнес-анализ, формы, рабочие потоки и управление содержимым. Однако пользовательские настройки представляют дополнительную опасность для стабильности, управляемости и безопасности среды Office SharePoint Server. Чтобы контролировать выполнение настроек разработайте политику настройки, в которой учтите следующие вопросы.
Разрешенные средства настройки.
Способ обработки исходного кода, то есть способы его обработки в исходной системе управления, документирования и т.д.
Требования к разработке, в том числе рекомендации по написанию кодов.
Требования к тестированию и проверке правильности.
Обязательные методы упаковки и установки.
Поддерживаемые типы настроек.
Дополнительные сведения о процессах управления настройками см. в техническом документе Политика настройки продуктов и технологий SharePoint (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x419) (на английском языке).
Фирменный стиль
При проектировании информационной архитектуры и набора сайтов, используемых в масштабе предприятия обдумайте необходимость включения в свои политики управления фирменного стиля. Реализовав политику фирменного стиля, можно обеспечить единообразное использование символики, шрифтов, тем и других элементов дизайна предприятия на разных сайтах.
Обучение
Включите в планы управления планы по обучению. Хотя в Office SharePoint Server предусмотрены интуитивно понятный интерфейс на основе веб-технологий и интерактивная справочная система, для некоторых пользователей использование и администрирование сайтов на базе Office SharePoint Server может оказаться сложным. Эта задача также усложняется набором возможностей, доступных для разных пользователей на основе из уровня разрешений. Кроме того, могут потребоваться объяснения по использованию набора политик управления, реализованного ИТ-отделом и бизнес-подразделениями. Обеспечив соответствующее обучение пользователей, можно повысить их удовлетворенность от работы с реализацией SharePoint и снизить затраты на техническое обслуживание.
Кто должен определять политики управления?
Успешное развертывание Office SharePoint Server должно обеспечить функциональные возможности, необходимые для бизнес-подразделений предприятия, но при этом управляемые и поддерживаемые ИТ-отделом предприятия. Следовательно, для этого необходимо постоянное общение и сотрудничество между ИТ-специалистами, менеджерами бизнес-подразделений и информационными работниками предприятия. Поэтому для эффективного управления развертыванием Office SharePoint Server необходимо участие всех этих заинтересованных сторон в органе управления.
При создании органа управления службами Office SharePoint Server и информационной архитектурой предприятия обдумайте включение следующих ролей:
Исполнительные заинтересованные стороны Руководители верхнего звена должны определить общие цели органа управления, придать ему административный вес и периодически оценивать успех реализации процедур и политик.
Финансовые заинтересованные стороны Правила и процессы управления должны повысить доход на инвестиции предприятия в продукты и технологии SharePoint. Для обеспечения этого в органе управления должен принимать участие представитель финансового отдела.
ИТ-руководители ИТ-руководители должны помочь при разработке предлагаемых служб и определить способы достижения ИТ-обязанностей (таких как обеспечение безопасности и надежности), одновременно обеспечивая функциональные возможности, необходимые для бизнес-групп.
Руководители бизнес-подразделенийРуководители бизнес-подразделений представляют группы, выполняющие основную работу предприятия и определяющие архитектурные и функциональные требования к развертыванию Office SharePoint Server. Они помогают определить информационную архитектуру предприятия и требования к организационной таксономии и сотрудничают с ИТ-руководителями для достижения соглашений об уровне обслуживания и других политик технической поддержки.
Специалисты по контролю за выполнением нормативов В сферу управления входит обеспечение того, что предприятие выполняет все законодательные требования и управляет своими корпоративными сведениями. Если на предприятии есть служба, отвечающая за соблюдение законодательных требований или обеспечение юридической помощи, включите ее представителей в орган управления.
Руководители групп разработки Руководители организации по разработке программного обеспечения помогают определить разрешенные средства настройки, способы проверки безопасности кода и другие рекомендации по работе с кодом.
Информационные работники Сотрудники организации, обеспечивающие выполнение повседневной работы, должны обеспечить, чтобы службы Office SharePoint Server и информационная архитектура соответствовали их потребностям.
Каким образом следует реализовывать управление?
Каждое предприятие уникально и само должно определить оптимальные способы реализации плана управления. Далее приведены возможные этапы реализации управления на предприятии:
Определение базовых принципов и целей Орган управления должен сначала разработать свое видение управления, политики и стандарты, которые позволят отслеживать соблюдение требований и определять преимущества для предприятия. Например, на этом этапе можно определить начальную таксономию корпоративных метаданных, а также первые предложению по ИТ-службам. Эти начальные принципы, цели и стандарты необходимо опубликовать и предать гласности.
Разработка обучающей стратегии Необходимо ознакомить сотрудников предприятия с разработанными политиками управления, при этом необходимо иметь планы постоянного обучения. Помните, что сюда относится не только обучение использованию Office SharePoint Server, но также знакомство с требованиями и практиками управления. Например, ИТ-отдел может создать страницу часто задаваемых вопросов на своем веб-сайте для ответа на вопросы о предлагаемых службах Office SharePoint Server. Бизнес-подразделения могут обеспечивать интерактивное обучение, обеспечивающее описание реализации и использования системы работы с документами на предприятии.
Разработка плана непрерывных мероприятий Поскольку успешное управление должно быть непрерывным, орган управления должен регулярно встречаться на заседаниях. К постоянно выполняемым мероприятиям относятся включение новых требований в план управления и переоценка и изменение принципов и стандартов управления. При возникновении новых требований по соблюдению законодательных требований может потребоваться разрешение конфликтов, например, между ИТ-отделом и одним или несколькими бизнес-подразделениями. Орган управления должен регулярно отчитываться перед исполнительными спонсорами для развития отчетности и обеспечения соблюдения законодательных требований на всем предприятии. Помните, что, хотя все это кажется трудоемким, целью является повышение дохода с инвестиций в Office SharePoint Server, максимальное увеличение полезности решения Office SharePoint Server и повышение производительности предприятия.
Загрузка этой книги
Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.
См. также
Понятия
Функции управления в Office SharePoint Server 2007