Планирование порядка регистрации записей (SharePoint Server 2010)

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

После разработки плана файлов и решения по управлению записями в SharePoint Server 2010 следует спланировать порядок определения активных документов организации (электронных и бумажных копий) как записей. В этой статье рассматриваются способы объявления активных документов записями и предлагаются методы преобразования элементов плана файлов в записи.

Содержание:

• Способы преобразования активных документов в записи

• Составление плана

Способы преобразования активных документов в записи

Для преобразования активных документов в записи можно использовать следующие способы.

• Объявление документа в качестве записи вручную с помощью веб-сайта на основе Microsoft SharePoint Server.

• Определение политики, которая объявляет документ в качестве записи или отправляет документ на сайт центра записей в указанное время.

• Создание рабочего процесса, отправляющего документ на сайт центра записей.

• Использование настраиваемого решения на основе объектной модели SharePoint Server.

Создание записей вручную

Если для библиотеки документов включено управление записями на месте, пользователи могут явно объявить документ библиотеки в качестве записи, изменив его сведения о соответствии. Когда администратор семейства сайтов включает управление записями на месте, он определяет пользователей, которые могут объявлять и отменять объявления записей, а также устанавливает возможность изменения или удаления документов после их преобразования в записи.

При наличии подключения к сайту центра записей пользователи могут вручную отправлять документы на сайт центра записей с помощью команды Отправить. Когда администратор фермы настраивает подключение к сайту центра записей, эта команда становится доступной для всех активных документов. В зависимости от способа настройки подключения документы можно скопировать на сайт центра записей, переместить на сайт центра записей или переместить на сайт центра записей с помощью ссылки на документ.

Хотя ручная отсылка записей на сайт центра записей не является оптимальным решением для большого объема данных, этот метод можно использовать в качестве дополнения к другим методам создания записей.

Определение политики

Политика хранения указывает действия для документов в определенные моменты времени. Действия политики выполняются автоматически, запуск вручную не требуется.

Существуют два действия политики, которые относятся исключительно к управлению записями: перенос документа в другое расположение и объявление документа в качестве записи. При наличии подключения к сайту центра записей можно создать политику, отправляющую документы на сайт центра записей. Эта политика также указывает необходимость копирования документа на сайт центра записей, его перемещения и создания ссылки в библиотеке документов. Если для сайта включено управление записями на месте, можно создать политику, которая объявляет документ в качестве записи. Для создания настраиваемого действия можно воспользоваться объектной моделью SharePoint Server.

У политики хранения может быть несколько этапов. Например, можно создать политику, которая удаляет все предыдущие версии документа через год после последнего изменения документа и передает документ на сайт центра записей через пять лет после последнего изменения документа.

Если для сайта включено управление записями на месте, он может содержать активные документы и записи. В этом случае для активных документов и записей указываются разные политики хранения. Например, можно создать политику, которая объявляет активный документ в качестве записи через два года после создания документа, и создать вторую политику, которая удаляет запись через семь лет после ее объявления в качестве записи.

Создание рабочего процесса

При использовании Microsoft Office SharePoint Designer для создания рабочего процесса можно добавить действие по отправке элемента в хранилище. С его помощью создаются рабочие процессы, отправляющие документы на сайт центра записей. В рабочий процесс можно включить и другие действия. Например, можно создать рабочий процесс, который отправляет сообщение электронной почты автору документа, запросившего утверждение, а затем отправляет документ на сайт центра записей. Для объединения политик и рабочих процессов формируется политика хранения, запускающая новый рабочий процесс в течение года после создания документа.

Можно также использовать объектную модель SharePoint Server для создания настраиваемого рабочего процесса, копирующего файлы на сайт центра записей. Рабочий процесс, отсылающий файлы на сайт центра записей, может быть интегрирован в систему управления документами как часть рабочего процесса, сопровождающего документ в течение всего его жизненного цикла. Для документов с предсказуемым временем жизненного цикла, таких как авансовые отчеты, можно создать рабочий процесс, проводящий документ через различные этапы и на конечном этапе отсылающий копию документа на сайт центра записей. Такой рабочий процесс может запускаться созданием нового документа.

Использование пользовательского решения

Можно разработать настраиваемые решения, использующие объекты в пространстве имен Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy, для отправки контента из других источников данных на сайт центра записей. Дополнительные сведения о внедрении настраиваемых решений с помощью объектной модели SharePoint Server 2010 см. в пакете средств разработки (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x419) SharePoint Server 2010.

Завершение плана

После разработки плана файлов и рассмотрения методов перемещения контента на сайт центра записей завершите этот план, указав, как должен отсылаться каждый тип записей на сайт центра записей. При этом придется рассмотреть следующие факторы.

• Является ли соответствие вынужденным или добровольным?

• Может ли пользователь рассчитывать на участие сотрудников организации в вопросах обеспечения соответствия процессам управления записями? Как правило, следует избегать ручных процессов. Однако в тех случаях, когда они необходимы, следует обеспечить соответствующее обучение и мониторинг для адекватной подготовки персонала.

• Будет ли контент сохраняться на серверах управления документами системы SharePoint Server 2010?

• Сохраняется ли физический контент? Управление активным физическим контентом, таким как печатные документы или компакт-диски, и отправка их в хранилище документов и архивов для длительного хранения (наряду с хранением записей на сайте центра записей) требует особого планирования, которое в данной статье не рассматривается. Например, если электронной версии какого-то бумажного документа не существует, может потребоваться отслеживать этот элемент с помощью списка и связанных политик и рабочих процессов. Подробное обсуждение стратегий и технических средств отслеживания физических записей, как находящихся в активном состоянии, так и после их отправки на сайт центра записей, можно найти в статье Планирование физических записей (SharePoint Server 2010).

Следующая таблица иллюстрирует, как некоторые записи в образце схемы ведения документации будут перемещаться на сайт центра записей.

See Also

Concepts

Добавление, изменение или удаление подключения к хранилищу документов или центру записей (SharePoint Server 2010)
Создание плана файлов для управления записями в SharePoint Server 2010
Планирование физических записей (SharePoint Server 2010)