实现和调控信息体系结构 (SharePoint Server 2010)

适用于： SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

通过规划和调控企业的信息体系结构，可帮助确保基于 Microsoft SharePoint Server 2010 的解决方案能够满足组织需求。有效的信息体系结构使解决方案用户可轻松查找和存储信息，并提高信息质量和易访问程度。本文包括以下指导：

• 介绍信息体系结构的概念

• 建议如何调控 SharePoint Server 信息体系结构

• 指向可用资源，以帮助组织的信息架构师在 SharePoint Server 2010 中规划和实现信息体系结构

• 提供一个案例研究，演示有效的信息体系结构在促进企业中的协作方面的好处

本文内容：

• 什么是信息体系结构？

• 调控信息体系结构

• 用于规划信息体系结构的资源

• 案例研究：调控信息体系结构以消除内容混乱

什么是信息体系结构？

SharePoint Server 中的信息体系结构是企业中的信息（其文档、列表、网站和网页）的组织方式，以最大限度地提高信息的可用性和易管理性。以下因素有助于成功实施信息体系结构：

• 查找信息的轻松程度

• 信息的存储和检索方式

• 用户导航到信息的方式

• 信息的多余或重叠程度

• 每种类型的信息提供有哪些元数据

• 使用哪些模板来创建信息

• 信息体系结构的调控程度如何

• “我的网站”与信息体系结构的融合程度如何

信息体系结构的目标和实现方式取决于要创建的解决方案类型。例如：

• 如果要设计企业的 Intranet 门户网站的信息体系结构，可重点考虑以下事项：

  • 元数据用于表示网站内容的方式

  • 网站和文档库中的内容的组织方式

  • 该内容在门户网站中的可用性

  • 用于创建内容的模板

  注意，对于 Intranet 网站用户，搜索是一项重要功能。

• 设计 Internet 展示网站的信息体系结构时，可重点考虑以下事项：

  • 网站组织到子网站和网页的层次结构的方式

  • 层次结构在网站导航功能中的公开方式

  • 搜索网站上的内容的轻松程度

信息体系结构决策可能还会影响信息流。例如，在 Intranet 门户网站中，信息最初可能是在组织的大多数成员都无法访问的网站中起草的。为了使该信息在组织中可供搜索、有用并且可操作，信息体系结构设计可以包括在所有用户均可访问的位置公开信息的方法和指南。

根据组织的规模，应考虑在团队中纳入负责设计和实现基于 SharePoint Server 的解决方案的信息架构师。信息架构师具有在大型 Web 环境（如 Intranet 门户网站）中组织信息的专业知识。

调控信息体系结构

应对企业中的信息体系结构进行调控，以确保以下条件：

• 组织的信息技术 (IT) 团队可以通过指定该信息体系结构的实现和维护方式来管理组织中的信息。

• 信息体系结构符合企业的法规要求、隐私需求和安全目标。

• 信息体系结构符合组织的业务目标。请记住，设计和调控不当的信息体系结构可消弱组织的有效性。正确设计和调控的信息体系结构可使该组织的有效性成倍提高。

调控内容

创建调控环境中的内容的计划时，请考虑以下最佳实践：

• 对存储官方文档的所有文档中心和网站页面使用工作流和审批。

• 使用版本历史记录和版本控制来维护历史记录和主控文档。

• 对文档库使用内容类型和审计及过期设置，以管理文档生命周期。

• 使用网站使用确认和删除来管理网站集生命周期。

• 标识包含个人身份信息的重要公司资产和网站 – 确保它们受到相应的保护和审计。

• 将信息体系结构与环境的搜索策略相集成。利用企业级搜索功能，如：

  • 最佳匹配

  • 人员搜索

  • 内容源

  • 外部内容的连接器

  • 权威页面

  • 关键字

  • 范围

  • 同义词库

  • 分类和分级

创建调控计划时，请针对以下类型的项目确定需要具备的规则或策略：

• 页面

• 列表

• 文档

• 记录

• 富媒体

• Wiki

• 博客

• 匿名注释

• 匿名访问

• 术语和术语集

• 外部数据

在考虑内容时，请考虑以下因素之间的平衡，并确定对于每个内容类型，这些因素中哪个因素具有最高优先级：

• 可用性   在用户需要时，内容应可用，并且用户应知道获得这些内容的位置和方法。

• 冗余  在多个位置公开内容的单个副本（而不是复制内容）可减少冗余并提供唯一的真实版本。

• 访问  考虑谁可以访问内容。如果内容应受到保护，则它是否受到保护？

映射首选内容生命周期。在创建、更新或删除列表项、文档或页面时，应发生哪些步骤？为获得最佳结果，请从要长期使用的内容而不是临时解决方案入手。

作为调控计划的一部分，应确定哪些人员执行哪些操作。例如，谁创建网站，谁控制搜索中的关键字，或者谁管理元数据并确保元数据运用正确？

文档和记录管理计划应描述这些因素中的大部分因素，而且还应考虑内容的存储成本。了解文档和项目的容量规划限制，并考虑性能和缩放。

调控信息访问

信息管理的另一方面是哪可以访问内容，即如何在内部和外部提供内容，以及向谁提供？在设计解决方案和网站时，务必考虑内容的访问权限。在考虑整个环境时，这一点与 IT 调控重叠。询问以下问题：

• 权限和访问群体

  • 如何在网站中构建权限？

  • 如何使内容针对特定访问群体？

• 访问

  • 如何使内部用户可访问此内容？

  • 如何使外部用户可访问此内容？

调控团队

调控信息体系结构需要与体系结构利害攸关的所有组的参与。调控团队应主要包括以下成员：

• 信息架构师或分类学家

  如果可能，在规划团队中包括一名专业的信息架构师，并让其参与调控团队。

• 合规部主管

  还需要包括合规部主管或负责确保符合法律或合规要求的其他人员。

• 有影响力的信息工作者

  包括有影响力的信息工作者，以确保团队建立的流程和结构可以使用。

• IT 技术专家和 IT 经理

  应包括 IT 组织的代表。

• 业务部门领导

  由于信息体系结构的最终目的是符合业务的需求，因此企业业务部门的代表有必要在调控团队中扮演重要角色。

• 执行利益干系人

  执行利益干系人是调控团队中的主要参与者。虽然该人员可能不参与调控团队的所有会议，但务必包括此角色，以便调控团队能够坚守使命。此外，执行利益干系人还可帮助确保使用基准以帮助标记在调控信息体系结构过程中的当前进度。

除这些主要利益干系人外，根据企业的类型，还可以决定包括以下参与者，例如：

• 开发部门的领导

• 培训师

• IT 经理

• 财务利益相关者

管理信息体系结构调控团队的最好方法是基于企业的文化和方法学进行管理。但以下是一些一般准则：

• 定期会面并留出足够的时间（特别是在早期会议中），以考虑每个问题。

• 在评审时举例说明好的信息体系结构做法。例如，可使用设计良好的协作网站来记录评审和维护项目。

• 使用网站和在线调查向组织中的更多部门进行报告（并收集整个组织内的需求）。

• 维护一组里程碑和共享日历。

• 考虑在组织的一些部门中试行信息体系结构做法，并使用该经验逐步改善组织中更大范围内的信息体系结构做法。

用于规划信息体系结构的资源

下表提供了可用于帮助信息架构师规划 SharePoint Server 解决方案的信息体系结构的资源：

信息体系结构资源

案例研究：调控信息体系结构以消除内容混乱

万海是一家全球性汽车零件（如燃油泵和水泵、防震器、刹车片和各种引擎零件）的制造商和出口商。该公司在全球拥有 13,000 名员工，并且在世界各地拥有 50 多家制造工厂。万海的 IT 组织负责信息技术（如电子邮件、文件管理和 Internet 技术）的部署、运行和支持以及信息技术解决方案（如企业网站）的开发。

过去，万海的内容存储在共享文件目录中，这些目录分布在公司各个位置的本地文件服务器中。这就造成了内容的混乱。大量复制主要内容使人们很难确定文件的“官方”版本。内容元数据分类非常有限，完全取决文件系统能够支持的范围。由于公司的各个部门分别为通用文档（如工作订单、销售方案或人力资源文档）创建特有的自定义模板，因此很难并排比较各部门之间的文档。

由于基于文件共享的信息体系结构的不足越来越明显，万海的经理们要求采用新的基于门户的技术。他们通过这样做来实现多个目标：

• 实现其信息体系结构的现代化

• 将文件共享中的内容移动到门户网站的库中

• 对内容和应用程序（如费用报表提交）提供集中访问

• 提供一个主页以便万海员工集中交流

万海信息体系结构发展的下一步已经开始。

下图演示万海门户的初始体系结构。该体系结构顶部的企业门户提供了一个用于广播一般公司信息的中央位置。在下一级，有几个网站向组织提供共享资源，如人力资源、法律服务和财务服务。

在万海体系结构中，共享资源级别下面是万海的各个区域办公室的部门门户。最初，北美洲、欧洲和东亚是试点。然后逐渐添加了其他部门门户：澳大利亚、非洲和南美洲。每个部门门户都包含其策略、产品设计、研究和开发以及客户数据的存储库。

从基于文件共享的协作更改为基于门户的协作的结果令门户的发起者和万海员工十分失望。“内容混乱”情形并未得到缓解，只是从文件共享移动到门户网站而已。

由于万海的主要职能（如物料采购、客户关系、部件设计和规范）甚至一些人力资源流程都在部门级别发生，因此每个部门都开发了本地内容来支持这些职能。策略声明、部件蓝图和规范、个人文档、与客户关系相关的文档以及类似内容都在本地创建和管理。这些文档的模板和元数据在各个部门门户之间各不相同。随着元数据越来越为各个部门所特有，在各个部门之间搜索内容也就变得越来越困难。在各个部门中找到文档后，通常会将其复制到其他部门的门户以使其更容易访问。随着复制版本的增加，此过程使人们越来越难以找到文档的“官方”版本。此外，对部门门户中的一些文档采取的保护措施使得其他部门的员工无法查看这些文档。虽然在起草文档时这种做法是恰当的，但并没有应在何时以及如何使文档在整个企业中可供查看的准则。

为解决员工对门户越来越不满的问题，公司组建了一个由以下人员组成的战略小组：万海各个部门的经理、核心 IT 团队成员和门户架构师。该小组具有以下任务：

• 评估 SharePoint Server 门户部署的当前状态。

• 建议对门户的必要更改。

• 确定如何衡量一段时间内的改进状况。

制定门户战略的小组得出结论：当前门户分类的“部门”组织方式是问题的根源。每个部门都在复制流程和存储内容，而不利用同行部门中已经拥有的专业知识和最佳实践。这就造成了协作性差、资源的浪费和内容混乱。他们的想法是对企业门户使用“操作性”更强的组织方式。共享资源（如信息技术和财务）当前在所有部门之上的门户分类中公开，并且所有这些部门都可看到这些资源。制定门户战略的团队得出结论：其他运营学科（如客户关系、供应商关系、工厂配置和研究与设计）应从各部门孤岛移动到网站层次结构中共享信息所在的同一级别。元数据将信息与各个部门而不是内容的位置相关联。

下图是修改后的万海门户的体系结构：

用这种方式重新组织万海门户具有额外的好处：可在企业中具有类似职责，但尚未习惯于在标准和流程方面开展合作的部门之间强制进行协作。例如，将设计文件存储在中央存储库中可强制各个部门标准化设计汽车零件的工具。这种更改节约了金钱，并且缩短了培训时间。此外，企业中的工程师可查看设计中的最佳实践，并将这些最佳实践用作新的设计项目的基础。

下面是重新设计的门户体系结构的好处摘要：

• 提供对信息的集中访问。

• 减少内容的重复。

• 明确每项内容的官方版本。

• 标准化元数据。

• 标准化模板。

• 促进协作和共享最佳实践。

重新设计和重新实现门户只是个开始。制定门户战略的团队受到高层领导的支持，成为门户的调控团队。因此，该组通过制定策略和标准体现了门户用户的需要。这帮助确保了组织中的问责制度，并提供了一个论坛来评估和发展门户，从而改进门户功能和帮助最大限度提高企业在 SharePoint Server 技术中的投资回报。调控机构监督以下要素：

• 元数据标准

• 模板标准

• 有关何时需要在企业中提供信息的准则

• 符合公司和政府规章

• 培训标准

• 内容的品牌标准

万海开始看到其门户投资的巨大回报。项目启动一年后，战略小组清点了一次内容，发现在 500,000 份文档中，只有 230 份是重复的。由于集中化管理，公司节约了数百万美元。并且对员工的调查显示，他们对门户的满意度显著提高。在万海，能够进行很好的协作。

See Also

Concepts

网站和解决方案管理 (SharePoint Server 2010)
调控概述 (SharePoint Server 2010)
规划 Web 内容管理的信息体系结构 (SharePoint Server 2010)

Other Resources

调控资源中心 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）