何謂記錄管理？

  • 發行項

本文內容：

  • 記錄管理系統的元素

  • 記錄管理規劃概觀

記錄管理系統的元素

「記錄」**是指文件或組織內其他實體或電子實體，提供組織所執行之活動或交易的證明，需要保留一段時間者。記錄管理是組織執行下列作業的程序：

  • 決定何種資訊類型應視為記錄。

  • 決定將成為記錄的作用中文件在使用時應如何處理，以及決定當其一旦宣告成為記錄時，應如何加以收集。

  • 決定每種記錄類型在符合法律、商務或控管需求方面，應予保留的方式及時間長短。

  • 研究與實作以符合成本效益且非侵入式的技術解決方案及商務程序，協助確保組織遵守其記錄管理責任。

  • 執行記錄相關工作，如處置過期的記錄，或尋找並保護與外部事件相關的記錄等 (如訴訟)。

決定貴組織中應歸類為記錄的文件及其他實體或電子項目，是公司法務人員、記錄管理員及律師的責任。他們會審慎分類貴組織所有的企業內容，協助您確定合適的文件保留期間。設計良好的記錄管理系統，可協助在法律層面保護組織、協助組織證明守法義務，以及提升處理非記錄的過時項目，增加組織效率。

記錄管理系統的元素

記錄管理系統包含下列元素：

  • 內容分析會描述及分類企業中可成為記錄的內容，並提供來源位置及描述內容將如何移至記錄管理應用程式。

  • 檔案計劃會描述企業中每種記錄類型應保留為記錄的位置、套用的原則、必須使用的保留方式、應有的處置方式以及管理負責人。

  • 遵循需求文件定義組織內 IT 系統必須確實嚴守的規則，以及確保企業小組成員參與施行所使用的方法。

  • 從所有記錄來源收集非現用記錄的方法，諸如共同作業伺服器、檔案伺服器及電子郵件系統等。

  • 記錄於作用中時稽核記錄的方法。

  • 擷取記錄中繼資料與稽核歷程記錄以及保留這些項目的方法。

  • 程序是發生訴訟等情況時用於「保留」**記錄 (擱置處置)。

  • 監視及報告記錄處理狀況的系統，可確保員工根據定義的原則及程序進行歸檔、存取及管理記錄。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包含的功能，可協助組織實作整合的記錄管理系統及程序。為確保資訊工作人員能輕鬆參與貴企業的記錄管理系統，2007 Microsoft Office 系統 應用程式 (如 Microsoft Office Outlook 2007 及 Microsoft Office Word 2007 等) 也要包含支援記錄管理工作的功能。

記錄管理規劃概觀

本主題說明應採取的規劃步驟，以利確保您以 Office SharePoint Server 2007 為基礎實作的記錄管理系統，可達成貴組織的記錄管理目標。記錄管理規劃程序簡述如下：

  1. 指定記錄管理角色   成功的記錄管理需要專業的角色，包括：

    • 分類組織記錄及執行記錄管理程序的記錄管理員及法務人員。

    • 實作有效支援記錄管理系統的 IT 人員。

    • 找出組織資訊保留位置及派出小組投入下列記錄管理工作的內容管理員。

  2. 分析組織內容   建立檔案計劃之前，記錄管理員及內容管理員要調查組織中的文件使用狀況，決定要成為記錄的文件及其他項目。

  3. 發展檔案計劃   在您分析過組織內容及決定保留排程之後，請完成其餘的檔案計劃。每個組織的檔案計劃皆不相同，但一般多為描述企業認定為記錄的項目種類、指出其存放位置、描述其保留期間及提供其他資訊，如管理負責人及記錄所屬大項等。

  4. 發展保留排程   決定每種記錄類型何時不再活動 (使用中)、在此之後應保留多久以及最終的處置方式。

  5. 評估與改進文件管理工作   確定文件存放庫會套用適當的原則。例如，確實正確稽核內容，以便一併保留足量的稽核與記錄。

  6. 設計記錄管理應用程式   Office SharePoint Server 2007包括專為記錄管理所設計的網站範本「記錄存放庫」。請根據您的檔案計劃，設計網站文件庫、內容類型、原則及其「記錄系列」** (定義該類型在網站記錄中的存放位置)。

  7. 規劃內容如何移至記錄中心網站   若同時為使用中的文件管理及記錄管理應用程式使用 Office SharePoint Server 2007，您可建立自訂的「工作流程」**，於適當的時間將文件移至「記錄存放庫」。如要使用 Office SharePoint Server 2007 或外部文件管理系統，您可用「記錄存放庫」的可程式化介面為基礎，規劃及開發將內容從這些系統移至「記錄存放庫」的介面。

  8. 規劃 Microsoft Exchange 整合   Microsoft Exchange Server 2007 及 Office Outlook 2007 包含特別設計的功能，使用專用的資料夾及命令，協助電子郵件到「記錄存放庫」的流程。如要使用 Exchange Server 2007 作為電子郵件伺服器，即可規劃如何分類電子郵件及將其移至「記錄存放庫」。

  9. 規劃規範報告及文件   為確認貴組織是否執行其必要的記錄管理工作及傳達這些工作，您應將記錄管理規劃及程序製作成文件。貴企業若涉入與記錄相關的訴訟，可能需要製作相關記錄的管理規則、實作計劃及效益評量。

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。

另請參閱

概念

指定記錄管理角色 (Office SharePoint Server)
發展檔案計劃 (Office SharePoint Server)
設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)
規劃記錄的收集方法 (Office SharePoint Server)