Microsoft SharePoint 2010 年：協同作業工作站

Microsoft SharePoint 的所有功能都是為了提升協同作業而建立及設定，但是您必須確定使用者是以有效的方式使用它。

Brien M Posey

Microsoft SharePoint 2010 適合於創建協作環境。 即便如此，還有更多有效協作比創建幾個團隊網站和轉向使用者鬆散。

雖然創建團隊的網站往往是培養協作環境的第一步，SharePoint 提供多個不同的功能，旨在説明您更高效的使用者。 在一定程度上，它是您確保他們知道如何使用這些功能。 知識的平臺和流程是有效的合作經驗的關鍵。

社會標籤

SharePoint 2010 年首次引入社會標籤。 雖然是容易的"我喜歡它"按鈕和其他社會-標記功能作為微軟的方式的社會網路蜂擁認為，這些功能實際上使有很多基於文檔協作的上下文中的意義。

SharePoint 2010 年最基本的社會標記功能是我喜歡它的按鈕。 與不同的按鈕，這通常用於審核的朋友的評論或圖片，像 Facebook 可以作為一種創建我的最愛清單的方式使用 SharePoint 2010 I 類 It 按鈕。

我喜歡它的按鈕使使用者找到他們想要稍後重新訪問 SharePoint 內容更容易。 當使用者導航 SharePoint 網站，他可以通過按一下我喜歡它的按鈕上的標籤的內容。 例如，如果使用者找到他想要留在手，以備將來參考的 SharePoint 文件庫中的文檔，他可以選中核取方塊旁邊的文檔清單，然後按一下我喜歡它的按鈕 （請參閱圖 1)。 使用者可以"喜歡"內容從自己我的網站，但他們還可以喜歡存儲在其他網站，例如工作組網站或一位同事的我的網站的內容。

圖 1 的使用者可以通過選擇它們並按一下"我喜歡它"按鈕標記的文檔。

後幾個專案添加標籤，使用者就能夠訪問他們喜歡在一個位置的所有內容。 若要訪問此內容，使用者可以轉到我的網站，按一下設定檔的連結，轉到注釋和標記選項卡，然後按一下我像它連結 （請參見圖 2)。 這將顯示所有他 Liked 內容。

圖 2 使用者可按一下"我喜歡它"連結，查看他們喜歡的所有內容的清單。

儘管建築的最喜歡的文檔的清單由喜歡某些檔運行相對較好，但它確實有它的缺點。 一個潛在的問題是，使用者可能會喜歡他的清單變得過長的那麼多檔。 這是標記和注釋會發揮。 標籤和說明，使其更易於查找內容。

加標籤的文檔的過程是類似于喜歡一個文檔。 使用者只需選中該核取方塊，為特定的文檔，然後按一下標籤和說明。 在出現的對話方塊出現時，使用者創建一個或多個標記與文檔相關的 （請參見圖 3)。

圖 3 的使用者可以將一個或多個標籤的文檔。

有幾個有趣的方面，到加標籤的過程。 使用者開始進入一個標記，SharePoint 自動顯示類似標記清單已經在使用的其他文檔。 此清單可説明使用者在兩個方面。 第一，他可以作為快捷方式使用。 如果標籤上已經使用的清單中，使用者可以按一下清單專案，而不是不必完成鍵入標籤的名稱。

清單是有説明的另一種方式是它可以説明保持一致性。 例如，如果完全留給自己的設備，使用者可能會創建幾個不同的標記所有打算意思是相同的。 例如，假設使用者希望創建稱為技術文檔的標記。 他可能會輸入標籤，技術文檔、 技術文檔或甚至一些拼寫錯誤的變數。 有的類似標記清單已經在使用可説明使用者標記文檔一致的方式，而不是創建幾個不同但同義的標記。

這種方法的標記內容可以説明使用者更輕鬆地找到該內容。 要訪問特定標記的文檔，使用者必須向他我的網站，我的設定檔，按一下並選擇標籤和注釋選項卡。 這包含標籤雲 （請參見圖 4)。 注意頁面包含粗體列印中的詞技術文檔。 技術文檔的左側標記是 word 報告。 報告也是一個標籤，即使它顯示技術文檔比小得多。 越頻繁使用的標記，標記將顯示越大。

圖 4 標記和備註頁上列出了標記。

SharePoint 允許您通過標籤雲無論是按字母順序排序或按大小調整其標籤的使用者。 無論他們進行排序的標籤清單中，他們可以訪問帶有標記的內容只須通過按一下他們感興趣的標記。

社會方面的標記

標籤還可以説明其他使用者。 假設另一個使用者在她的新聞來源設置的利益部分中輸入短語技術文檔。 她進入了這句話，她會看到技術文檔列出作為關鍵字 （請參見圖 5)。 這表明有人已經已分類至少一塊用技術文檔的標記的內容。 現在如果一位同事標籤技術文檔的文檔，該文檔將列在使用者的新聞。

圖 5 指定的新聞複製設置中的利益時，使用的關鍵字。

您可能已經注意到在圖 2 時使用者標記文檔，對話方塊中有一個核取方塊標記為私有。 通過使用此核取方塊，使用者可以為他們自己的目的沒有可見的同事的私人標籤標記的文檔。

這是一個組織可能標記使用嚴格的政策的情況下很有用。 使用者可能要增加一些有用的標記，他自己，與的官方標記，而不必正在向他人顯示這些標記。 如果使用者不會選擇使用私人標籤，他可以看到他私人的標籤，去他我的網站，按一下我的設定檔，選擇標籤和注釋選項卡，然後按一下私人連結。

使用注釋

社會標籤，您應該確保您的使用者都知道的一個最後形式是注釋。 他們可以使用備註來發表評論有關的檔或其他類型的內容。 他們還可以向同事發送一般注釋。

中的示例圖 6 顯示我的一位同事的網站。 注意概覽選項卡包含記錄板。 要向此人發送一份說明，使用者進入記錄板，一條消息，然後按一下帖子按鈕。 作為收件人的新聞來源的一部分，應該顯示的消息。

圖 6 使用者可以輸入的消息，一位同事記錄板上。

使用者還可以在文件庫中的檔附加注釋。 要這樣做，使用者選擇檔對應的核取方塊，並按一下標記和注釋圖示。 對話方塊出現時，使用者必須記錄板選項卡上，按一下然後輸入他的注意，並按一下 Post。

飼料的新聞來源

最好能將 SharePoint 2010 新聞推送到 Facebook 牆上進行比較。 新聞推送顯示了同事們的活動，以及任何其他使用者已選擇收到有關的通知的資訊。

關於往往迷惑人的新聞推送的一件事是活動的他們保持空預設情況下，無論量。 與 Facebook 牆上，不同的即時通常張貼不是新聞複製活動。 它可以是一個小時或更要顯示新聞複製活動。 但是，使用者可以調整他們的新聞來源的更新的頻率，以便它們更及時地出現。

新聞推送被分類為計時器作業。 因此，要調整新聞複製頻率為您的使用者，打開 SharePoint 管理中心主控台並導航到監測 |（計時器作業）檢討作業定義 |使用者設定檔服務應用程式-活性飼料工作。 按一下此計時器作業的連結，並設置了時間表 （請參見圖 7)。 如果要立即運行作業，請按一下立即運行。 當你完成之後，請務必按一下確定以完成該過程。

圖 7 您可以安排處理新聞推送的頻率。

小組討論

你要解釋你的使用者的一個最後協同特徵是團隊的討論。 小組討論的是，屬於工作組網站的討論論壇。 您的使用者可以通過按一下工作組網站歡迎螢幕上工作組討論連結訪問團隊討論。

新聞推送，像團隊討論是預設情況下為空。 若要開始，使用者必須進入工作組討論頁面，並按一下添加新討論的連結。 他就會提示輸入為討論的主題行和輸入的消息。 主題行上方絲帶也讓他將一個檔附加到討論專案和他進行拼寫檢查 （請參見圖 8)。

圖 8 您的使用者可以創建新的團隊討論。

其他訪問團隊討論頁的使用者可以創建附加的討論或閱讀和回復對話已在進行中 （請參閱圖 9)。

圖 9 使用者可以閱讀和回復到正在進行的討論。

SharePoint 2010 年有大量的協作功能。 為使用者提供了良好的合作經驗的關鍵之一是確保整個使用者社區是熟悉的所有功能。 一旦他們知道如何使用它們以適當的方式，協作水準自然將成為更有效、 更全面和更複雜。

Brien M. Posey, MVP，是兼職的技術作家，與成千上萬的文章和書給他的信用數十個。您可以造訪 Posey 的網站：brienposey.com。

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