• Artikel

Verwalten von Vorgangsaktualisierungen in Project Web App

 

Gilt für: Project Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2015-03-09

Zusammenfassung: Der fünfte Artikel in einer Reihe von acht Artikeln über die Verwendung von Microsoft Project Web App zur Verwendung von Microsoft Project Server 2010-Daten und Ausführen von Projektmanagementvorgängen. Erfahren Sie, wie Teammitglieder ihre Vorgänge aktualisieren und dann über Project Web App zur Genehmigung übermitteln können. Es wird auch beschrieben, wie Projektmanager zur Genehmigung übermittelte Vorgangsaktualisierungen überprüfen.

Gilt für:  Project Server 2010 | Project Web App

Inhalt dieses Artikels:

  • Übermitteln von Vorgangsaktualisierungen

  • Optionen zum Anzeigen von Vorgängen

  • Genehmigung von Vorgangsaktualisierungen

  • Verarbeiten von Vorgangsänderungen und -anforderungen

Übermitteln von Vorgangsaktualisierungen

Teammitglieder können die Zeit für veröffentlichte Zuordnungen (Projektvorgänge) über die Seite Project Web App-Vorgänge erfassen. Als Projektmanager können Sie die aktuelle Arbeit direkt in Project Professional 2010 aktualisieren, aber dies sollte nur als Ausnahme erfolgen und nicht zur Regel werden, wenn Sie Aktualisierungen von Project Web App annehmen.

Im folgenden Szenario wird der Austausch zwischen einem Teammitglied und einem Projektmanager während der Vorgangsaktualisierung und des Genehmigungsvorgangs dargestellt.

  1. Ein Teammitglied meldet sich bei Project Web App an. Auf der Project Web App-Homepage kann das Teammitglied auf der Schnellstartleiste auf Vorgänge klicken, um die ihm zugewiesenen Vorgänge anzuzeigen.

  2. Vorgänge, die dem Benutzer zugewiesen sind, werden auf der Seite Vorgänge angezeigt. Auf der Seite Vorgänge kann das Teammitglied die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden basierend auf den gearbeiteten Tagen in das Raster eingeben.

    Hinweis

    Stunden können nur für detaillierte Vorgänge eingegeben werden. Es ist nicht möglich, die Zeit für den Projektzusammenfassungsvorgang zu erfassen.

  3. Das Teammitglied kann mit den Schaltflächen in der Spalte Zeitraum des Menübands zu einer vorherigen Woche oder einer späteren Woche navigieren. Das Teammitglied kann auch einen bestimmten Zeitraum auswählen, indem es auf die Schaltfläche Zeitraum auswählen klickt.

  4. Nach dem Zuordnen der tatsächlichen Stunden zu einer Vorgangszuordnung müssen in Abhängigkeit davon, ob der Vorgang nun abgeschlossen ist, die folgenden Schritte ausgeführt werden. Das Teammitglied kann Aktualisierungen speichern, aber nicht dem Projektmanager senden, indem es auf Speichern klickt. Aktualisierungen können zu einem späteren Zeitpunkt durch Auswählen einer der Optionen für Status senden gesendet werden.

    • Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, muss der Benutzer sicherstellen, dass "Verbleibende Arbeit" gleich 0 ist, und vom System wird angegeben, dass 100 % abgeschlossen sind. Wenn für den Aufgang noch verbleibende Arbeit angegeben ist, aber er wirklich abgeschlossen ist, muss der Wert in "0" geändert werden.

    • Wenn der Status Vorgang nicht abgeschlossen lautet, muss das Teammitglied den Wert für Verbleibende Arbeit mit den zum Abschließen des Vorgangs erwarteten Stunden aktualisieren. Dieser kann höher oder niedriger sein als die angezeigten Stunden, die basierend auf der ursprünglichen Vorgangsarbeitsschätzung und den bisher eingegebenen Stunden berechnet wurden. Durch das Eingeben der Stunden für Verbleibende Arbeit werden die Werte für % abgeschlossen und Arbeit neu berechnet.

    In diesem Szenario fordert das Mitglied zusätzliche Arbeitsstunden zum Abschließen eines Vorgangs an, im Speziellen 60 Stunden statt 40 Stunden, wobei es sich um einen automatisch berechneten Wert handelte. Zehn dieser Stunden wurden bereits gearbeitet. Außerdem fügt das Teammitglied der Aktualisierungsübermittlung einen Kommentar an. Dadurch kann das Teammitglied dem Projektmanager den Grund mitteilen, warum zusätzliche Zeit zum Abschließen des Vorgangs erforderlich ist.

    Beachten Sie, dass das Teammitglied nur den einen Vorgang aktualisieren möchte. (Alternativ können auch zusätzliche Zuordnungen aktualisiert werden, indem Sie sie durch Aktivieren eines Kontrollkästchens auswählen oder auf die Schaltfläche Status senden, Alle Vorgänge klicken.) Beachten Sie auch, dass das Kontrollkästchen Kommentar senden aktiviert ist, bevor der Benutzer auf Status senden, Ausgewählte Vorgänge klickt. In der folgenden Abbildung sind die Vorgangsaktualisierungen dargestellt, die übermittelt werden können.

    Wenn ein Teammitglied zum Übermitteln einer Vorgangsaktualisierung an den Projektmanager bereit ist, aktiviert es das Kontrollkästchen der Zeile für die Statusaktualisierung. Es klickt dann auf Status senden, um die folgenden Optionen anzuzeigen:

    • Alle Vorgänge: Sendet eine Aktualisierung für alle aktualisierten Vorgänge an den Projektmanager.

    • Ausgewählte Vorgänge: Ermöglicht das Übermitteln von Aktualisierungen für bestimmte Aufgaben zu einem Zeitpunkt an den Projektmanager.

    Durch Klicken auf Ausgewählte Vorgänge wird eine Statusaktualisierung für den ausgewählten Vorgang übermittelt.

  5. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche Status senden, Ausgewählte Vorgänge wird in einem Kommentarfeld der Kommentar angezeigt, der der Zuweisungsaktualisierung zugeordnet ist.

    Nachdem die Zuweisungsaktualisierung übermittelt wurde, spiegelt die Spalte Prozessstatus den aktuellen Status des Vorgangs wider.

Optionen zum Anzeigen von Vorgängen

Teammitglieder können verschiedene Optionen zum Anzeigen von Vorgängen auswählen, um die Art zu ändern, in der ihnen Vorgangsinformationen auf der Vorgangsseite angezeigt werden. Diese Optionen können auf dem Menüband von Project Web App ausgewählt werden.

Die folgenden Optionen zum Anzeigen von Vorgängen sind auf dem PWA-Menüband verfügbar:

  • Importieren: Importiert Statusdaten aus der Arbeitszeittabelle.

  • Layout: Ermöglicht die folgenden Anzeigeoptionen:

    • Gantt-Diagramm: Zeigt die Daten in einer Gantt-Diagrammansicht an.

    • Daten mit Zeitphasen: Zeigt die Daten nach Tag, Woche oder einer anderen inkrementellen Zeitebene an. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird das Datumsspaltenraster für den Zeiteintrag nicht angezeigt.

    • Tabelle: Zeigt das Datum in einem Tabellenformat an.

  • Einheiten: Ermöglicht die folgenden Anzeigeoptionen:

    • Dauer

      • Minuten

      • Stunden

      • Tage

      • Wochen

    • Arbeit

      • Minuten

      • Stunden

      • Tage

      • Wochen

    • Datum

      • 28.01.2010

      • 12:33

      • 28.01.2010 12:33

      • Donnerstag, 28. Januar 2010

      • Donnerstag, 28. Januar 2010 12:33

      • Do 28.01.

      • 28. Januar

      • Januar 2010

  • Filter: Ändert die angezeigten Vorgangsinformation mit einem Standardfilter oder durch Erstellen eines benutzerdefinierten Filters.

Genehmigung von Vorgangsaktualisierungen

Nachdem ein Teammitglied eine Aktualisierung übermittelt hat, können Sie die Übermittlung dann als Projektmanager überprüfen und entscheiden, ob Sie sie in den Projektplan übernehmen oder ablehnen möchten.

Durch Klicken auf eine ausstehende Genehmigung wird das Genehmigungscenter geöffnet.

Auf der Seite Genehmigungscenter können Sie alle übermittelten Vorgangsaktualisierungen anzeigen, deren Genehmigung durch Sie aussteht. Details zur Vorgangsaktualisierung – wie die Ressource, die die Aktualisierung oder Kommentare übermittelt hat – werden auf dieser Seite angezeigt. Durch Klicken auf einen Vorgang auf dieser Seite werden zusätzliche Vorgangsdetails für die Aktualisierung angezeigt.

Sie können die Vorgangsaktualisierung dann annehmen oder ablehnen, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Vorgang aktualisieren und dann auf dem Menüband auf die Schaltfläche Annehmen oder Ablehnen klicken. Bei beiden Auswahlmöglichkeiten können Sie der Ressource optional einen Kommentar zum Vorgangsupdate übermitteln.

Verarbeiten von Vorgangsänderungen und -anforderungen

Auf der Seite Genehmigungscenter in Project Web App können Sie Änderungen an Projektvorgängen und Arbeitszeiten anzeigen, die Teammitglieder mithilfe der Seiten Vorgänge und Arbeitszeittabelle übermitteln. Mit dem Genehmigungscenter in Project Web App können Sie Änderungen an Projektvorgängen und Ressourcenarbeitszeiten anzeigen und Projekte mit aktuellen Informationen aktualisieren.

Die folgenden Änderungstypen werden im Genehmigungscenter in Project Web App angezeigt:

  • Vorgangsänderungen

  • Neue Vorgangsanforderungen

  • Vorgangsdelegierungsanforderungen

  • Für die Ressource abgelehnte Zuweisungen

  • Für die Ressource abgelehnte Vorgangsdelegierungsanforderungen

Sie können Projektinformationen basierend auf den im Genehmigungscenter angezeigten Vorgangsänderungen folgendermaßen aktualisieren:

  • Manuell: Sie können Projekte für jede von einem Teammitglied übermittelte Vorgangsänderung aktualisieren, indem Sie im Genehmigungscenter auf der Registerkarte Genehmigungen auf Annehmen klicken. Wenn Sie eine Vorgangsänderungsanforderung nicht genehmigen möchten, können Sie auf Ablehnen klicken und der Ressource, die die Anforderung übermittelt hat, einen Kommentar senden, in dem Sie den Grund für die Ablehnung erläutern. Wenn Sie eine Änderungsanforderung ablehnen, wird sie im Genehmigungscenter aus der Liste entfernt, bis das Teammitglied die Änderung erneut übermittelt.

  • Automatisch (mithilfe von Regeln): Sie können Regeln erstellen und ausführen, um Projekte automatisch mit Änderungen zu aktualisieren, die vor der Genehmigung nicht überprüft werden müssen. Sie können Regeln erstellen, die für bestimmte Projekte, für alle Projekte, für bestimmte Ressourcen oder für bestimmte Gruppen von Ressourcen an einem bestimmten Ort im Ressourcenstrukturplan Ihrer Organisation ausgeführt werden. Selbst wenn Sie Regeln für die automatische Genehmigung aktivieren, müssen Sie das Projekt veröffentlichen, bevor Vorgänge vollständig neu geplant werden.

In der folgenden Tabelle sind die Project Server 2010-Berechtigungen aufgeführt, die erforderlich sind, damit Project Professional 2010- und Project Web App-Benutzer Vorgangsaktualisierungen verwenden können.

Tabelle 4: Erforderliche Berechtigungen

Globale Berechtigungen Beschreibung

Regeln verwalten

Ermöglicht einem Benutzer das Zugreifen auf die Seite Aktualisierungen in Project Web App und das Erstellen von Regeln, die bestimmen, wie Aktualisierungstransaktionen automatisch verarbeitet werden.

Vorgangsänderungen verwalten

Ermöglicht Benutzern das Zugreifen auf die Seite Aktualisierungen in Project Web App zum Abrufen von Vorgangsänderungen sowie zum Anzeigen, Annehmen, oder Ablehnen der Transaktionen einer Ressource.

Verarbeiten von Vorgangsänderungen im Genehmigungscenter

Projektteammitglieder verwenden die Arbeitszeittabelle in Project Web App, um Änderungen an ihren Zuordnungen zu erfassen. Projektmanager erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn Änderungen von Teammitgliedern übermittelt werden, die Vorgängen in den von ihnen geleiteten Projekten zugewiesen sind. Projektmanager können die einzelnen Vorgangsänderungen annehmen oder ablehnen.

Von Teammitgliedern übermittelte Änderungen wirken sich erst auf Projekte aus, wenn sie veröffentlicht werden. Nur genehmigte Vorgangsänderungen werden auf Projekte angewendet, die in der Project Server-Datenbank veröffentlicht sind, und nur genehmigte Vorgangsänderungen werden in Projekten als erfasste aktuelle Arbeit angezeigt. Wenn Sie wissen, dass Teammitglieder Vorgänge geändert, neue Vorgänge hinzugefügt, Vorgänge delegiert oder Vorgänge abgelehnt haben, aber die übermittelten Änderungen nicht im Genehmigungscenter verfügbar sind, haben die Teammitglieder ihre Änderungen möglicherweise noch nicht übermittelt.

Bevor Sie Vorgangsänderungen von Projektteammitgliedern annehmen oder ablehnen, sollte Ihnen der Verarbeitungszyklus der Arbeitszeittabelle Ihrer Organisation unbedingt bekannt sein. Wenn Ihre Organisation beispielsweise über einen wöchentlichen Arbeitszeittabellenzyklus verfügt, sollten Sie alle Arbeitszeittabellen- und Vorgangsänderungen mindestens einmal pro Woche verarbeiten, nachdem alle Teammitglieder ihren Status übermittelt haben, aber bevor der wöchentliche Arbeitszeittabellenzyklus endet. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Daten übermittelt und angenommen/abgelehnt werden, und es wird auch die Veröffentlichung falscher Daten als Folge von Aktualisierungen vermieden.

Die Seite Aktualisierungen weist die folgenden Merkmale auf:

  • Wenn ein Teammitglied mehrere Änderungen für ein einzelnes Vorgangselement sendet, wird nur die zuletzt übermittelte Änderung angezeigt.

  • Wenn ein Teammitglied einen Vorgang delegiert, wird eine Zeile in der Aktualisierungsliste angezeigt. Wenn das Teammitglied, dem der Vorgang delegiert wurde, die Delegierung ablehnt, wird die Ablehnung als separate Zeile angezeigt, und das Feld Annehmen kann nicht bearbeitet werden.

  • Der Nachverfolgungsmodus der ausstehenden Aktualisierung bestimmt, ob eine Arbeitszeittabelle oder eine Gantt-Diagrammansicht angezeigt wird. Wenn für eine Aktualisierung bestimmte Stundenangaben verwendet werden, wird die Arbeitszeittabelle angezeigt. Bei allen anderen Aktualisierungen wird eine Gantt-Diagrammansicht angezeigt.

  • Wenn eine Aktualisierung abgelehnt wurde, wird das Teammitglied, das die Aktualisierung gesendet hat, per E-Mail benachrichtigt und ein Symbol in seiner Arbeitszeittabelle angezeigt.

  • Nachdem eine Vorgangsänderung genehmigt wurde, wird der Seite Verlauf ein Datensatz hinzugefügt. Alle nicht genehmigten oder abgelehnten Änderungen stehen noch aus und verbleiben im Genehmigungscenter, bis sie angenommen oder abgelehnt und verarbeitet werden.

So genehmigen Sie von Projektteammitgliedern übermittelte Vorgangsänderungen oder lehnen sie ab

  1. Klicken Sie in der Schnellstartleiste unter Projekte auf Genehmigungscenter.

  2. Aktivieren Sie in der linken Spalte das Kontrollkästchen für die Vorgangsaktualisierungszeile, die Sie annehmen oder ablehnen möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Genehmigungen des Menübands auf Annehmen oder Ablehnen.

Anzeigen des Vorgangsänderungsverlaufs

Sie können einen Verlauf aller Vorgangsänderungen anzeigen, die innerhalb der vergangenen 60 Tage verarbeitet wurden. Dieser Verlauf dient nur zu Überprüfungszwecken, er kann nicht geändert werden. Damit können Sie den Verlauf aller für Projekte und Ressourcen vorgenommenen Änderungen überprüfen. Im Aktualisierungsarchiv werden die aktualisierten Vorgänge in einem ähnlichen Format wie dem auf der Seite Vorgangsänderungen aktualisieren angezeigt. Auf den Registerkarten Anpassung werden dieselben Optionen wie auf der Seite Aktualisierungen angezeigt. Mit der Schaltfläche Vorgangsänderungen anzeigen im Aktionsmenü werden Sie auf die Seite Vorgangsänderungen aktualisieren umgeleitet. Die Anzahl der Tage, die im Abschnitt des Vorgangsaktualisierungsverlaufs verfügbar sind, wird vom Project Server-Administrator festgelegt.

Hinweis

Vorgangsänderungen werden im Raster angezeigt, nachdem Sie sie verarbeitet (angenommen oder abgelehnt) haben. Wenn Sie schnell zu der Seite navigieren möchten, auf der Sie Vorgangsaktualisierungen von Teammitgliedern verarbeiten können, klicken Sie auf Vorgangsänderungen anzeigen. Wenn Sie die Ist-Werte für Ressourcen anpassen möchten, wechseln Sie zur Seite Ressourcen, und klicken Sie auf Ist-Werte anpassen.

So zeigen Sie den Vorgangsänderungsverlauf an

  1. Klicken Sie in Project Web App im Genehmigungscenter auf der Registerkarte Genehmigungen auf Verlauf. Klicken Sie im Menü auf Statusaktualisierungen oder Arbeitszeittabellen, um den Verlauf von Vorgangsaktualisierungen in einer der beiden Ansichten anzuzeigen.

  2. Die innerhalb der vergangenen 60 Tage vorgenommenen Vorgangsänderungen werden in einem Rasterformat angezeigt. Führen Sie im Vorgangsaktualisierungsverlauf einen Bildlauf nach rechts durch, um Details zu den einzelnen Aktualisierungen anzuzeigen. In den Details wird Folgendes angegeben: ob der Vorgang angenommen wurde oder nicht, der aktuelle Status, der Project Web App-Benutzer, dem der Vorgang zugewiesen ist, der Benutzer, der den Vorgang genehmigt oder abgelehnt hat, und die tatsächliche dem Vorgang zugeordnete Arbeit sowie andere Informationen zum Vorgang.