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Verwalten von Problemen, Risiken und Dokumenten in Project Web App

 

Gilt für: Project Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2012-01-06

Zusammenfassung: Der sechste Artikel in einer Serie aus acht Artikeln über die Verwendung von Microsoft Project Web App beim Arbeiten mit Microsoft Project Server 2010-Daten und zum Ausführen von Vorgängen, die sich auf das Projektmanagement beziehen.

Gilt für:  Project Server 2010 | Project Web App

Inhalt dieses Artikels:

  • Einführung in die Verwaltung von Problemen, Risiken und Dokumenten

  • Projektrisiken

  • Projektprobleme

  • Projektdokumente

Einführung in die Verwaltung von Problemen, Risiken und Dokumenten

Der Vorteil von EPM-Lösung besteht in den Zusammenarbeitsfunktionen, die eine Systemeigenheit des Produkts darstellen, da gemischte Komponenten in die Lösung integriert wurden. Diese Funktion wird durch die Verwendung von Microsoft SharePoint Foundation als Framework erheblich optimiert, da die Teamzusammenarbeit dort besser verwaltet werden kann.

Projektartefakte wie Risiken, Probleme und Dokumentation können gespeichert, verknüpft oder an Projekte oder Vorgänge angefügt werden. Beim Veröffentlichen eines Projektplans in der Microsoft Project Professional 2010-Umgebung wird automatisch eine Projektwebsite (Unterwebsite) erstellt. Jede Unterwebsite wird mit ihrer eigenen Bibliothek erstellt, sodass Risiken, Probleme und Dokumente verknüpft werden können.

Wenn Sie Microsoft Project Server 2010 verwenden, werden die folgenden Features für die Zusammenarbeit aktiviert:

  • Risiken – Die Risikoverwaltung beinhaltet eine proaktive Identifizierung und Verfolgung von Ereignissen und Zuständen, die sich auf die künftige Planung eines Projekts auswirken können. Risiken können nach Schweregrad eingestuft werden, und ihnen kann eine Schätzung der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zugewiesen werden.

  • Probleme – Mithilfe von Problemen können Arbeitsaufgaben verfolgt werden, die in Projekten nicht problemlos als Zuweisungen oder Vorgänge identifiziert werden. Projektmanager, Ressourcenmanager und Teamleiter können dann bestimmen, ob sich das Problem auf das Projekt auswirken wird, und sie können Strategien zum Beheben der Probleme identifizieren, bevor sie ernster werden.

  • Dokumente – In einer Dokumentbibliothek können Teammitglieder Dokumente und andere Projektartefakte zusammen mit Projektteammitgliedern bearbeiten, und sie können Dokumente für Projektteammitglieder freigeben.

  • Projektwebsite – Eine Projektwebsite kann für alle in der Project Server-Datenbank gespeicherten Projekte vorhanden sein. Die Projektwebsite ermöglicht weitere Features für die Zusammenarbeit (beispielsweise Ankündigungen, Benachrichtigungen, Lieferumfänge und die Möglichkeit zur Verknüpfung dieser Features mit Ihren Projektvorgängen), indem für die einzelnen Projekte eine Website bereitgestellt wird, auf der dem Projektteam die Funktionen von SharePoint Foundation zur Verfügung stehen.

Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie wissen, wie die Zusammenarbeitsfunktionen für die von Ihnen verwalteten Projektwebsites zu verstehen sind und verwaltet werden.

Projektrisiken

Risiken sind Ereignisse oder Zustände, die einen positiven oder negativen Einfluss auf das Ergebnis eines Projekts haben können. Die Verwaltung von Risiken ist in vielerlei Hinsicht wichtig für den Erfolg des Projektmanagements. Die Risikoverwaltung beinhaltet eine proaktive Identifizierung und Verfolgung von Ereignissen und Zuständen, die sich auf die künftige Planung eines Projekts auswirken können. Die Identifizierung von Risiken unterscheidet sich von der Verfolgung von Problemen, da sie anstelle der Verfolgung eines tatsächlichen Effekts auf das Ergebnis eines Projekts die Identifizierung eines Ereignisses oder Zustands involviert, der das Projektergebnis beeinflussen kann. Risiken können in der Gegenwart vorhanden sein und eine Eintrittswahrscheinlichkeit von bis zu 100 Prozent aufweisen. Risiken können jedoch auch in ferner Zukunft liegen, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie möglicherweise ein Faktor im Lebenszyklus eines Projekts darstellen, kann bis zu 100 Prozent betragen.

Projektrisiken können auf der Projektwebsite übermittelt und verfolgt werden. Diese ermöglicht eine stärkere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und bietet ein zentrales Repository für Probleme. Der Zugriff auf Risiken kann über Microsoft Project Web App (PWA) erfolgen.

Hinzufügen von Projektrisiken

Fügen Sie mithilfe des folgenden Verfahrens ein Projektrisiko über Project Web App hinzu.

So fügen Sie ein Projektrisiko hinzu

  1. Wählen Sie im Project Center das Projekt aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Projektwebsite, und klicken Sie dann auf das Projekt, in dem die Risikoinformationen gespeichert werden.

  2. Nachdem die Projektwebsite geöffnet wurde, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf die Option Risiken.

  3. Nachdem die Seite Risiken geöffnet wurde, klicken Sie auf Neues Element hinzufügen.

  4. Geben Sie in der Risikovorlage die Risikoinformationen an (diese Vorlage kann vom Systemadministrator geändert werden).

  5. Sie können an das Risiko eine Datei anfügen oder mit dem Risiko Elemente verknüpfen, indem Sie im Menüband Risiko auf die zugeordnete Schaltfläche klicken.

Anzeigen und Verwalten von Risiken

Mithilfe des folgenden Verfahrens können Sie Projektrisiken anzeigen, die Ihnen zugewiesen sind. Beim Anzeigen des Risikos haben Sie mehrere Möglichkeiten zum Ändern des Risikos, beispielsweise durch Hinzufügen eines Elements, durch Löschen oder durch das Verwalten von Berechtigungen.

So zeigen Sie die Ihnen zugewiesenen Risiken an

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste von Project Web App auf Probleme und Risiken.

  2. Klicken Sie auf den Projektnamen mit dem Risiko, das Sie öffnen möchten.

  3. Wählen Sie auf der Seite Risiken der Projektwebsite das Risiko aus, das Sie anzeigen oder ändern möchten.

  4. In diesem Formular können Sie ein neues Element hinzufügen, das Risiko bearbeiten oder löschen, Berechtigungen verwalten, oder Sie können mithilfe der SharePoint Foundation-Benachrichtigungsmechanismen Benachrichtigungen festlegen, sofern sie aktiviert sind.

Projektprobleme

Die Verfolgung von Problemen kann ein wichtiger Teil des Projektmanagements sein. Probleme eignen sich am besten zum Erfassen von Arbeitsaufgaben, die in Zuweisungen oder Vorgängen von Projekten nicht problemlos identifiziert werden. Teammitglieder und Projektmanager können die Seite Probleme der Projektwebsite verwenden. Projektmanager, Ressourcenmanager und Teamleiter können dann bestimmen, ob sich das Problem auf das Projekt auswirken wird, und sie können Strategien zum Beheben der Probleme identifizieren, bevor sie ernster werden.

Hinzufügen von Projektproblemen

Fügen Sie mithilfe des folgenden Verfahrens ein Projektproblem über Project Web App hinzu.

So fügen Sie ein Projektproblem hinzu

  1. Wählen Sie im Project Center das Projekt aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Projektwebsite, und klicken Sie dann auf das Projekt, in dem die Probleminformationen gespeichert werden sollen.

  2. Nachdem der Projektarbeitsbereich geöffnet wurde, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf die Option Probleme.

  3. Nachdem die Seite Probleme geöffnet wurde, klicken Sie auf Neues Element hinzufügen.

  4. Geben Sie in der Problemvorlage die Probleminformationen an (diese Vorlage kann vom Systemadministrator geändert werden).

  5. Ähnlich wie bei Risiken können Sie an dieses Risiko eine Datei anfügen oder mit diesem Problem Elemente verknüpfen, indem Sie im Menüband Probleme auf eine der Schaltflächen klicken.

Anzeigen und Verwalten von Problemen

Mithilfe des folgenden Verfahrens können Sie Probleme anzeigen, die Ihnen zugewiesen sind. Auf der Problemdetailseite sind Optionen zum Hinzufügen von Elementen zum Problem, zum Löschen des Problems und zum Verwalten von Berechtigungen für das Problem vorhanden.

So zeigen Sie die Ihnen zugewiesenen Probleme an

  1. Klicken Sie auf der Project Web App-Homepage auf Probleme und Risiken.

  2. Klicken Sie auf das Projektproblem, das Sie öffnen möchten.

  3. Wählen Sie auf der Seite Probleme das Problem aus, das Sie anzeigen oder ändern möchten.

  4. In diesem Formular können Sie ein neues Element Hinzufügen, das Problem Bearbeiten oder Löschen, Berechtigungen verwalten, oder Sie können mithilfe der SharePoint Foundation-Benachrichtigungsmechanismen Benachrichtigungen festlegen, sofern sie aktiviert sind.

Projektdokumente

Durch die Integration des Features für SharePoint-Dokumentbibliotheken ist die Dokumentverwaltung in Project Server 2010 in den Projektmanagement-Gesamtprozess integriert. Eine Dokumentbibliothek kann einem beliebigen Projekt zugewiesen werden, das in der Project Server-Datenbank veröffentlicht wird. Zudem stellt sie für Teammitglieder einen Ort dar, der ihnen die Zusammenarbeit an und Freigabe von Dokumenten (einschließlich Microsoft Word- und Microsoft Excel-Dokumente sowie vieler weiterer Dokumenttypen und -formate) außerhalb eines Projekts ermöglicht. Zusätzlich zu Dokumentbibliotheken kann eine öffentliche Bibliothek zum Speichern von Dokumenten verwendet werden, die sich auf alle Projekte in Ihrer Organisation beziehen.

Sie können auf das Dokumentverwaltungsfeature von Project Server 2010 zugreifen, indem Sie in Project Web App auf den Link Bibliotheken klicken, indem Sie die Option Freigegebene Dokumente auswählen oder indem Sie in Project Web App die Projektwebsite direkt aufrufen. Sie können für alle auf der Projektwebsite veröffentlichten Projekte Dokumentbibliotheken erstellen. Dokumente werden zum Erfassen nicht strukturierter, projektbezogener Informationen verwendet, die in einem typischen Projekt ansonsten nicht verfügbar sind.

Hinzufügen von Projektdokumenten

Fügen Sie mithilfe des folgenden Verfahrens einer Dokumentbibliothek auf einer Projektwebsite ein Dokument hinzu.

So fügen Sie ein Projektdokument hinzu

  1. Wählen Sie im Project Center das Projekt aus, für das Sie die Projektwebsite öffnen möchten, und klicken Sie dann im Menüband auf die Schaltfläche Projektwebsite.

  2. Nachdem die Projektwebsite geöffnet wurde, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf die Option Projektdokumente.

    Die Seite Projektdokumente wird geöffnet.

  3. Nachdem die Seite Projektdokumente geöffnet wurde, klicken Sie auf Dokument hinzufügen, um eine oder mehrere Dateien in die Dokumentliste hochzuladen oder zu importieren. Mit den richtigen Berechtigungen können Sie auch die Listeneinstellungen und den Prozess ändern, indem Sie auf die Registerkarte Bibliothek und dann auf Bibliothekeinstellungen klicken.

  4. Hier können Sie das Dokument anzeigen oder für das Dokument Eigenschaften bearbeiten und Berechtigungen verwalten, Sie können das Dokument bearbeiten oder löschen, mithilfe der Option Senden an per E-Mail versenden (falls aktiviert) oder auschecken (eine Funktion von SharePoint Services zur Verwaltung der Versionskontrolle), oder Sie können eine Benachrichtigung festlegen (für Überarbeitungen an einem Dokument).