Verwalten von Ressourcen in Project Web App

Das Menüband "Ressourcencenter"

Das Ressourcencenter ermöglicht einen Einblick in die Ressourceninformationen eines Unternehmens. Das Menüband Ressourcencenter ermöglicht das Anzeigen von Ressourceninformationen, -zuordnungen und -verfügbarkeiten.

Im Ressourcencenter können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

• Ändern von Informationen zu Ressourcen. Einige Ressourcenattribute wie Kalendereinstellungen können nur mit Project Professional 2010 geändert werden.

• Anzeigen und Analysieren von Ressourceninformationen, beispielsweise der Verfügbarkeit von Ressourcen und deren Zuordnung für Projekte.

• Analysieren der Projektleistung durch Exportieren von Daten nach Excel 2010.

• Anzeigen von Ressourcenzuordnungen auf Vorgangs- und Projektebene und nach Verfügbarkeit. Projektmanager und Ressourcenmanager können auf diese Ansicht zugreifen. Jeder Gruppe werden anforderungsspezifische Informationen angezeigt. Standardmäßig können Projektmanager nur die Option Ressourcenzuordnungen anzeigen sehen. Die möglichen Anzeigen für einen Projektmanager richten sich nach den Project Server-Sicherheitskategorien und -Sicherheitsgruppen sowie nach den Projekten, denen sie zugeordnet sind. (Benutzern mit der Standardrolle Projektmanager in Project Server 2010 wird die Berechtigung Enterprise-Ressourcendaten bearbeiten nicht erteilt. Daher können sie Informationen bezüglich Ressourcen im Enterprise-Ressourcenpool nicht bearbeiten oder speichern.)

• Anzeigen und Genehmigen von Arbeitszeittabellen für Ressourcen. Das Genehmigen von Arbeitszeittabellen ist hilfreich für Organisationen mit mehreren Abteilungen, beispielsweise mit Gehalts- und Projektmanagementabteilungen, für die die Arbeitszeitblattgenehmigung gesondert von der Aktualisierung des Vorgangs- und Projektstatus und mithilfe von Arbeitszeitblättern erfolgen muss.

• Anpassen tatsächlicher Arbeitswerte für Ressourcenzuordnungen, die von Teammitgliedern eingereicht wurden. Wenn in Ihrer Organisation das Project Server 2010-Feature für verwaltete Arbeitszeitblätter verwendet wird, können Benutzer, denen die entsprechende Berechtigung zugewiesen wurde, die von den Teammitgliedern in ihren Arbeitszeittabellen eingegebenen tatsächlichen Arbeitszeiten sowie die Berichtszeiträume für gesperrte Arbeitszeittabellen aktualisieren oder ändern.

Verwenden der Dropdownlisten-Features "Filter" und "Gruppieren nach" im Ressourcencenter

Mithilfe der Dropdownlisten Filter und Gruppieren nach können Sie die Sortierung und Gruppierung von Ressourcen anpassen. Die Features Filter und Gruppieren nach sind hilfreich, wenn das Ressourcencenter zahlreiche Ressourcen umfasst. Dieses Feature beinhaltet die folgenden Optionen:

• Filter. Ermöglicht Ihnen das Filtern von Ressourcen anhand eines benutzerdefinierten Filters. Sie können einen benutzerdefinierten Filter verwenden, indem Sie in der Dropdownliste Filter den Eintrag Benutzerdefinierter Filter auswählen und anschließend im Dialogfeld Weitere Filter die erforderlichen Einstellungen oder Eingaben vornehmen.

• Gruppe. Ermöglicht Ihnen das Gruppieren von Ressourcen nach angegebenen Werten. Wählen Sie in der Dropdownliste Gruppieren nach eine einzelne Gruppierung aus der verfügbaren Liste aus, die allen aktiven Spalten in der Ansicht entspricht, oder erstellen Sie in der Dropdownliste Gruppieren nach einen benutzerdefinierten Gruppierungsparameter. Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppierung können Sie in der Dropdownliste Anschließend nach einen zusätzlichen Gruppierungsparameter festlegen. Mithilfe des zweiten Parameters erfolgt eine Filterung innerhalb der vom ersten Parameter gefilterten Daten. Wenn Sie die Gruppierung entfernen möchten, wählen Sie in der Dropdownliste Gruppieren nach die Option Ohne Gruppe aus.

Ressourcentypen

Wenn Sie die Seite Ressourcencenter in PWA verwenden möchten, müssen Sie drei Arten von Ressourcen für Projekte kennen und verstehen:

• Arbeit. Eine Arbeitsressource ist als eine beliebige Person oder ein beliebiger Gegenstand zu verstehen, die bzw. der einen Vorgang in Ihrem Projekt bearbeitet.

• Material. Materialressourcen sind Gegenstände, deren Verfügbarkeit aufrechterhalten wird und die bei den Vorgängen in einem Projekt verbraucht werden.

• Kosten. Bei einer Kostenressource handelt es sich um Kosten, der keine Zeit oder Menge zugeordnet ist.

Anzeigen der Ressourcenverfügbarkeit

Auf der Seite Ressourcenverfügbarkeit können Sie bequem die Verfügbarkeitsinformationen für spezielle Ressourcen anzeigen.

So zeigen Sie die Verfügbarkeit einer Ressource an

1. Wählen Sie im Ressourcencenter in Project Web App die Ressourcen aus, deren Verfügbarkeit Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ressourcenverfügbarkeit.

2. Sie können die in der Liste auf der linken Seite ausgewählten Ressourcen aktivieren und deaktivieren. Dadurch werden die zum Erstellen des Diagramms verwendeten Zahlen angepasst. Bei dieser Ansicht handelt es sich um eine grafische Darstellung von Ressourceninformationen, mit deren Hilfe Sie bewerten können, ob eine Ressource für den unter Zeitraum ausgewählten Zeitraum für die Arbeit verfügbar ist. Es sind verschiedene Ansichten vorhanden, mit deren Hilfe Sie die Verfügbarkeit der Ressource bestimmen können, einschließlich Zuordnungsarbeit nach Projekt, Restverfügbarkeit und Arbeit. Die Details zur Ressourcenverfügbarkeit werden im unteren Teil der Seite in Tabellenform dargestellt.

   Sie können die Details der Enterprise-Ressourcen bearbeiten, indem Sie die Ressource auswählen und anschließend auf die Schaltfläche Öffnen klicken. Beachten Sie, dass dabei Project Professional 2010 geöffnet wird. Dies ist zum Bearbeiten der Ressource erforderlich.

   Hinweis

   Es können nur die Benutzer Ressourcen in Project Professional 2010 bearbeiten, denen die Berechtigung Enterprise-Ressourcendaten bearbeiten erteilt wurde und die Project Professional 2010 auf ihrem lokalen Computer installiert haben.

Erstellen einer neuen Ressource in PWA

Mithilfe des Features Neue Ressourcen auf der Seite Ressourcencenter können Sie eine neue Ressource hinzufügen.

So erstellen Sie im Ressourcencenter eine neue Ressource

1. Klicken Sie im Ressourcencenter in Project Web App auf die Schaltfläche Neue Ressource.

2. Geben Sie die erforderlichen Eigenschaften für Ihre Ressource an.

3. Vervollständigen Sie im Abschnitt Typ Folgendes:

   • Typ. Wählen Sie aus, ob Sie eine Ressource vom Typ Arbeit, Material oder Kosten erstellen.

   • Budget. Wenn es sich bei der Ressource um eine Budgetressource handelt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Budget.

   • Generisch. Bei einer generischen Ressource handelt es sich um eine Ressource, die Sie für die Planung verwenden und dann später im Planungsprozess durch mindestens eine benannte Ressource ersetzen. Wenn es sich um eine generische Ressource handelt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Generisch.

4. Vervollständigen Sie im Abschnitt Identifikationsinformationen Folgendes:

   • Ressource kann sich bei Project Server anmelden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Ressource zugleich ein Project Web App-Benutzer sein soll.

   • Anzeigename. Geben Sie in diesem Feld den Namen der Ressource ein. Dieses Feld ist obligatorisch.

   • E-Mail-Adresse. Falls diese Ressource über eine E-Mail-Adresse verfügt, die der Projektarbeit zugeordnet werden soll, geben Sie in diesem Feld die Adresse ein.

   • RSP. Wenn in Ihrer Organisation ein Ressourcenstrukturplan (RSP) verwendet wird, klicken Sie auf die Schaltfläche neben diesem Feld, und wählen Sie in der Liste den entsprechenden RSP-Code für diese Ressource aus.

   • Initialen. Dieses Feld wird automatisch mit den Initialen der Ressource auf der Grundlage des Namens aufgefüllt, der im Feld Anzeigename angegeben ist. Wenn Sie andere Initialen für diese Ressource verwenden möchten, geben Sie sie im Feld Initialen an.

   • Hyperlinkname. Wenn diese Ressource über eine zugehörige Website verfügt, geben Sie in diesem Feld den Namen der entsprechenden Website an.

   • Hyperlink-URL. Wenn diese Ressource über eine zugehörige Website verfügt, geben Sie in diesem Feld die URL zu der entsprechenden Website an.

5. Vervollständigen Sie im Abschnitt Benutzerauthentifizierung Folgendes:

   Hinweis

   Der Abschnitt Benutzerauthentifizierung wird nur dann angezeigt, wenn im Abschnitt Identifikationsinformationen die Option Ressource kann sich bei Project Server anmelden aktiviert ist.

   • Benutzeranmeldekonto. Wenn Sie die integrierte Windows-Authentifizierung verwenden, geben Sie den Namen des Benutzerkontos im Format "Domänenname\Benutzerkontoname" an. Wenn Sie die formularbasierte Authentifizierung verwenden, geben Sie den Namen des Benutzerkontos im Format "Mitgliedschaftsanbietername:Benutzerkonto" an.

   • Active Directory-Synchronisierung für diesen Benutzer verhindern. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Synchronisierung eines Benutzerkontos bei der Synchronisierung des Active Directory-Ressourcenpools zu verhindern.

6. Vervollständigen Sie im Abschnitt Zuordnungsattribute Folgendes:

   • Ressource kann abgeglichen werden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Projektmanagern den Ausgleich der Arbeitsauslastung der jeweiligen Ressource auf der Grundlage der Verfügbarkeit und der Zuordnungen (Abgleich) ermöglichen möchten.

   • Basiskalender. Wählen Sie den Kalender aus, der die Gesamtverfügbarkeit der Ressource am besten darstellt. Wenn in Ihrer Organisation ein Basiskalender mit bestimmten Feiertagen oder Ereignissen verwendet wird, können Sie diesen als Kalender für die jeweilige Ressource festlegen. Arbeit, die dieser Ressource zugeordnet wird, wird um die arbeitsfreien Tage im Kalender herum terminiert.

   • Standardbuchungstyp. Wählen Sie aus, ob für die Ressource bei der Zuordnung von Arbeit der Typ Zugesichert oder Vorgesehen festgelegt wird.

   • Arbeitszeittabellen-Manager. Geben Sie den Namen der Person ein, die die Arbeitszeittabellen dieser Ressource genehmigt oder ablehnt. Sie können auch auf Durchsuchen klicken, um den Arbeitszeittabellen-Manager aus einer Liste auszuwählen. Ressourcen verfügen nicht notwendigerweise über gesonderte Arbeitszeittabellen-Manager.

   • Standardzuordnungsbesitzer. Geben Sie den Namen der Person ein, die den Vorgangsfortschritt dieser Ressource genehmigt oder ablehnt. Sie können auch auf Durchsuchen klicken, um den Zuordnungsbesitzer aus einer Liste auszuwählen. Ressourcen verfügen nicht notwendigerweise über gesonderte Zuordnungsbesitzer. Wenn es sich bei der Ressource beispielsweise um einen Konferenzraum handelt und die Belegung des Konferenzraums vom Projektmanager nachverfolgt wird, kann der Projektmanager zugleich Zuordnungsbesitzer sein.

     Tipp

     Sie können den Zuordnungsbesitzer im Projekt auf der Grundlage einzelner Zuweisungen festlegen.

   • Frühestens verfügbar. Wählen Sie das Datum aus, an dem die Ressource ggf. für die Zuweisung von Vorgängen zur Verfügung stehen wird. Wenn kein fester Zeitraum für die Verfügbarkeit der Ressource vorliegt (das heißt wenn die Ressource immer verfügbar ist), lassen Sie diese Einstellung leer.

     Hinweis

     Die Daten der frühesten und spätesten Verfügbarkeit entsprechen den Ressourcenverfügbarkeitsdaten einer Ressource in Project Professional 2010.

   • Spätestens verfügbar. Wählen Sie das letzte Datum aus, an dem die Ressource ggf. für die Bearbeitung von Vorgängen zur Verfügung stehen wird. Wenn kein fester Zeitraum für die Verfügbarkeit der Ressource vorliegt (das heißt wenn die Ressource immer verfügbar ist), lassen Sie diese Einstellung leer.

   • Standardsatz. Geben Sie in diesem Feld den Standardsatz für die Bezahlung der Ressource ein.

   • Überstundensatz. Geben Sie in diesem Feld den Überstundensatz für die Bezahlung der Ressource ein.

   • Max. Einheiten aktuell (%):. Geben Sie den maximalen Zeitraum, den eine Ressource für die Arbeit zur Verfügung steht, als Prozentwert an. Wenn eine Ressource beispielsweise Vollzeit zur Verfügung steht, geben Sie 100 % ein. Wenn die Ressource die Hälfte der Zeit verfügbar ist, geben Sie 50 % ein.

   • Kosten/Einsatz. Wenn die Ressource über eine Kostenpauschale pro Einsatz verfügt, geben Sie in diesem Feld die entsprechenden Kosten ein. So kann beispielsweise beim Mieten eines LKW eine Pauschale mit zusätzlichen Standardkosten pro Kilometer anfallen. Die Kostenpauschale entspricht den Kosten pro Einsatz.

7. Im Abschnitt Exchange Server-Details können Sie angeben, ob die Vorgänge des Benutzers mit Microsoft Exchange Server synchronisiert werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorgänge synchronisieren, wenn Sie die Vorgangssynchronisierung mit Microsoft Exchange Server für diesen Benutzer aktivieren möchten. Für die ordnungsgemäße Funktion der Vorgangssynchronisierung muss die Exchange-Integration konfiguriert sein.

   Weitere Informationen zum Konfigurieren der Vorgangsintegration mit Microsoft Exchange Server finden Sie in der TechNet-Bibliothek unter Bereitstellen von Project Server 2010 mit Exchange Server (möglicherweise in englischer Sprache).

   Hinweis

   Der Abschnitt Exchange Server-Details wird nur dann angezeigt, wenn im Abschnitt Identifikationsinformationen die Option Ressource kann sich bei Project Server anmelden aktiviert ist.

8. Klicken Sie im Abschnitt Abteilungen auf die Schaltfläche neben dem Feld Ressourcenabteilungen, und wählen Sie eine oder mehrere Abteilungen für die Zuordnung zu der Ressource aus. Wenn die Ressource keiner bestimmten Abteilung zugeordnet ist, lassen Sie diese Einstellung leer.

   Tipp

   Durch Zuordnen einer Ressource zu einer Abteilung wird die Anzeige für die Ressource in Project Web App eingeschränkt. Dadurch ist es der Ressource möglich, schneller gesuchte Objekte aufzufinden, da Objekte aus anderen Abteilungen, die keinen Bezug zur Arbeit der Ressource haben, entfernt werden.

9. Wenn in Ihrer Organisation Codes für Gruppierungs- und Kostenzwecke erstellt wurden, vervollständigen Sie im Abschnitt Gruppenfelder Folgendes:

   • Gruppe. Geben Sie in diesem Feld den Namen der Gruppe an.

   • Code. Geben Sie in diesem Feld den Code für die Gruppe an.

   • Kostenstelle. Geben Sie in diesem Feld den Kostenstellencode für die Gruppe an.

   • Kostentyp. Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld Kostentyp, und wählen Sie dann den Kostentyp aus, der dieser Gruppe zugeordnet ist.

10. Klicken Sie im Abschnitt Teamdetails auf die Schaltfläche neben dem Feld Teamname, und wählen Sie dann ggf. das Team aus, dem die Ressource angehört. Wenn die Ressource Vorgänge verwaltet und delegiert, die dem Team zugeordnet sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teamzuordnungspool.

    Tipp

    Einige Organisationen erstellen eine generische Ressource für jedes Team, sodass Vorgänge, die dem Team zugeordnet werden, zuerst an die generische Ressource gehen. Auf diese Weise übernehmen Ressourcen Vorgangszuweisungen erst nachdem sie ordnungsgemäß delegiert wurden. Wenn Sie eine generische Ressource auf diese Weise auswählen, legen Sie den Zuordnungsbesitzer als Teammanager fest, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teamzuordnungspool, und wählen Sie dann in der Liste Teamname das Team aus.

11. Geben Sie im Abschnitt Systemidentifikationsdaten im Feld Externe ID ggf. zusätzliche Identifikationsinformationen für den Benutzer ein.

    So werden beispielsweise in der Personalabteilung Ihrer Organisation möglicherweise Mitarbeiter-IDs zur Nachverfolgung von Daten in den Personalsystemen verwendet. Durch die Eingabe dieser ID im Feld Externe ID stellen Sie eine Zuordnung zwischen der von Ihnen erstellten Ressource und den Mitarbeiterdaten der Personalabteilung her. Das Feld Externe ID kann auch verwendet werden, um die Konsolidierung der Berichte über den Ressourceneinsatz über die Möglichkeiten von Project Server hinaus zu vereinfachen.

    Tipp

    Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie im Feld Externe ID Informationen angeben sollen, sprechen Sie sich mit anderen Abteilungen in Ihrer Organisation ab, ob es sinnvoll ist, Ressourcendaten mit anderen Systemen zu verknüpfen, oder ob dieses Feld einfach leer gelassen werden soll.

12. Nachdem Sie alle Informationen angegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die neue Ressource zu erstellen.

Hinzufügen von Ressourcen zu einem Projektplan

Wenn Sie den Vorgängen im Projekt Ressourcen zuordnen möchten, müssen Sie ein Projektteam erstellen. Über Project Web App oder Project Professional 2010 können Sie mithilfe des Features Team aus Enterprise zusammenstellen einem Projekt Enterprise-Ressourcen hinzufügen.

So fügen Sie einem Projektplan eine Ressource hinzu

1. Wählen Sie nach dem Veröffentlichen des Projektplans die Registerkarte Projekt aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Team zusammenstellen.

2. Verwenden Sie die Option Benutzerdefinierter Filter, um die gewünschten Ressourcen schnell zu finden. Wählen Sie dazu die Dropdownliste Filter aus, klicken Sie auf Benutzerdefinierter Filter, und wenden Sie einen Filter an.

3. Wenn der Filter angewendet wurde, wählen Sie die gewünschte Ressource aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Daraufhin wird der Ressourcenname der Projektteamliste in der rechten Spalte hinzugefügt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um die Änderungen zu speichern und zum Bearbeitungsmodus im Project Center zurückzuwechseln.

4. Weisen Sie im Bearbeitungsmodus des Project Centers den Vorgängen Ressourcen zu, aktualisieren Sie benutzerdefinierte Feldinformationen auf Vorgangsebene, und richten Sie die Dauer und das Startdatum ein. Beachten Sie, dass Sie in Project Web App nun einem einzelnen Vorgang mehrere Ressourcen zuordnen können. Die Einheitenzuordnung für die Ressourcen lautet bei dem Vorgang jedoch 100 %.

   Hinweis

   Nachdem Sie die Dauer, den abgeschlossenen Prozentsatz und das Start- oder Enddatum geändert und Vorgänge verknüpft bzw. Verknüpfungen mit Vorgängen aufgehoben haben, müssen Sie auf die Schaltfläche Berechnen klicken, damit viele der Änderungen wirksam werden.

5. Richten Sie Vorgänge ein, und erstellen Sie eine Projektlogik, indem Sie Abhängigkeiten einrichten, neue Vorgänge einfügen, Vorgänge löschen, den abgeschlossenen Prozentsatz für Vorgänge markieren, und ändern Sie die Einzugsstufe für Vorgänge, indem Sie die Symbole im Menüband für Vorgänge verwenden. Das Verhalten dieser Features in Project Web App und in Project Professional 2010 ist identisch.

6. Nachdem Sie Vorgänge eingerichtet und eine Planungslogik erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Berechnen, um sicherzustellen, dass alle Änderungen in den Vorgangsdaten wirksam werden. Nachdem Sie den Projektplan eingerichtet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

   Hinweis

   Änderungen am Projektplan sind erst dann im Project Center oder in der Vorgangsansicht der Teammitglieder sichtbar, nachdem sie in Project ServerVeröffentlicht wurden.

7. Wenn Sie den Projektplan schließen möchten, wählen Sie im Menüband die Registerkarte Projekt aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schließen. Daraufhin wird das Fenster Schließen angezeigt. Wählen Sie Ja aus, um den Projektplan einzuchecken.