¿Qué es la administración de documentos?
En este artículo:
Elementos de un sistema de administración de documentos
Proceso de planeación
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan, publican y usan, además de cómo se eliminan o conservan al final del ciclo. Aunque el término "administración" implica el control completo de la información, un sistema de administración de documentos eficaz debe reflejar la referencia cultural de la organización que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administración de documentos deben ser flexibles, permitiéndole controlar estrechamente los ciclos de vida de los documentos si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo más conveniente.
Un sistema de administración de documentos bien diseñado favorece la búsqueda y el uso compartido de la información. Organiza el contenido de una forma lógica y facilita la estandarización de la creación y presentación de contenido en una empresa. Favorece la administración del conocimiento y la minería de información. Ayuda a la organización a satisfacer sus responsabilidades legales. Proporciona características en cada etapa del ciclo de vida de un documento, desde la creación de la plantilla hasta la creación, revisión, publicación, auditoría y finalmente la destrucción o el archivado del documento.
Elementos de un sistema de administración de documentos
Una solución de administración de documentos eficaz especifica:
Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organización.
Qué plantillas se van a usar para cada tipo de documento.
Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.
Dónde almacenar los documentos en cada etapa de sus ciclos de vida.
Cómo controlar el acceso a un documento en cada etapa de su ciclo de vida.
Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos.
Qué directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido importante para la organización.
Cómo se convierten los documentos cuando pasan de una fase a otra de sus ciclos de vida.
Cómo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye características que implementan todos estos aspectos de la administración de documentos. Para garantizar que los trabajadores de la información pueden beneficiarse fácilmente de esta funcionalidad sin tener que abandonar sus operaciones diarias ni el uso de herramientas con las que están familiarizados, las aplicaciones del sistema Microsoft Office 2007, como Microsoft Outlook y Microsoft Word, también incluyen características que admiten cada una de las fases del ciclo de vida de un documento.
Proceso de planeación
El proceso de planeación de la administración de documentos consta de los siguientes pasos principales:
Identificar las funciones de administración de documentos Compruebe que sus planes incorporan los comentarios de las personas con un interés directo que son clave para la organización, que cuenta con el equipo correcto para implementar la solución y que sabe quién participará en los procesos de administración de documentos. Vea Identificación de participantes y partes interesadas en la administración de documentos para obtener más información acerca de la creación de un equipo de planeación para la administración de documentos.
Analizar el uso de los documentos Después de identificar quién trabaja en los documentos, determine en qué tipos de documentos trabajan y cómo se usarán. Para obtener más información, vea Análisis del uso de documentos.
Planear la organización de los documentos Puede organizar documentos en bibliotecas, sitios de grupo y sitios de portal. Office SharePoint Server 2007 ofrece varias características para organizar y almacenar los documentos, desde sitios especializados, como el repositorio de registros, hasta bibliotecas de documentos de formato libre para la colaboración y creación de documentos ad-hoc. Dentro de una biblioteca, puede organizar aún más el contenido en carpetas y subcarpetas. Para obtener más información, vea Planeación de las bibliotecas de documentos.
Planear cómo se desplaza el contenido entre las ubicaciones Puede que sea necesario mover o copiar un documento de una biblioteca de un sitio a otro en diferentes fases de su ciclo de vida. Por ejemplo, el proceso de publicación puede incluir el desplazamiento de un documento de un sitio de almacenamiento provisional a un sitio de Internet público. Si el contenido necesita convertirse de un formato a otro a medida que se desplaza de un sitio a otro, recomendamos que también planee las conversiones de contenido. Para obtener más información, vea la sección sobre la planeación del flujo de contenido en el tema Planeación de las bibliotecas de documentos.
Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar información acerca de los tipos de documentos, tales como metadatos, plantillas de documento, directivas y procesos de flujo de trabajo. Éste es un paso esencial para ayudarle a organizar los documentos y aplicar coherencia en la organización. Para obtener más información, vea Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).
Planear el control del contenido Puede planear el grado apropiado de control de cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, en el caso de una biblioteca de documentos, puede planear que se exija la protección y desprotección de los documentos, e impedir su distribución no autorizada mediante el uso de Information Rights Management. Para obtener más información, vea Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones.
Planear los flujos de trabajo La planeación de los flujos de trabajo de su organización le permite controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos se mueven de un integrante del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el ciclo de vida de un documento. Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de trabajo para tareas del equipo comunes, tales como revisar y aprobar documentos. Office SharePoint Server 2007 también admite flujos de trabajo de creación e instalación personalizados. Para obtener más información, vea Planeación de flujos de trabajo para la administración de documentos.
Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración de información para garantizar que los documentos se auditan, retienen, etiquetan y controlan correctamente conforme a los requisitos institucionales y legales de su organización. Office SharePoint Server 2007 incluye directivas que implementan la auditoría, la retención de documentos, etiquetado y códigos de barras (para garantizar que se pueda correlacionar el contenido impreso con las versiones correspondientes en las bibliotecas de documentos). Para obtener más información, vea Planeación de directivas de administración de información.
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En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
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