Implementación y supervisión de la arquitectura de la información

Si planea y supervisa la arquitectura de la información de su empresa, contribuirá a asegurarse de que la solución basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007 satisface las necesidades de su organización. Una arquitectura efectiva de la información facilita a los usuarios de la solución la búsqueda y el almacenamiento de información, además de mejorar la calidad de dicha información. En este artículo:

• Se presenta el concepto de arquitectura de la información

• Indica recursos disponibles para ayudar a los arquitectos de la información de su organización a planear e implementar la arquitectura de la información en Office SharePoint Server 2007

• Se recomienda cómo controlar la arquitectura de la información de Office SharePoint Server

• Se presenta un caso práctico que ilustra la ventaja de utilizar una arquitectura de la información eficaz para promover la colaboración en una empresa

En este artículo:

• ¿Qué es la arquitectura de la información?

• Recursos para planear la arquitectura de la información

• Supervisión de la arquitectura de la información

• Caso práctico: supervisión de la arquitectura de la información para eliminar el caos del contenido

¿Qué es la arquitectura de la información?

La arquitectura de la información de Office SharePoint Server es la organización de la información de una empresa (sus documentos, listas, sitios web y páginas web) para potenciar la facilidad de uso y la administración de la información. Algunos factores que contribuyen a la implementación correcta de la arquitectura de la información son:

• Facilidad de búsqueda de la información

• Modo en que se almacena y recupera la información

• Manera en que los usuarios navegan por la información

• Grado de redundancia o superposición de la información

• Metadatos disponibles para cada tipo de información

• Plantillas utilizadas para crear información

• Eficacia de la supervisión de la arquitectura de la información

Los objetivos y la implementación de la arquitectura de la información variarán según el tipo de solución que se vaya a crear. Por ejemplo:

• Si va a diseñar la arquitectura de la información del sitio de portal de intranet de una empresa, es posible que se concentre en cómo se usarán los metadatos para caracterizar el contenido del sitio, la organización del contenido en sitios y bibliotecas de documentos, la disponibilidad de ese contenido en sitios de portal y las plantillas que se van a utilizar para crear contenido.

• Al diseñar la arquitectura de la información de un sitio web de presencia en Internet, puede centrarse en la organización del sitio en una jerarquía de subsitios y páginas web, la exposición de dicha jerarquía en las características de navegación del sitio y la facilidad con que se puede buscar contenido en el sitio.

Las decisiones sobre la arquitectura de la información también pueden afectar al flujo de información. Por ejemplo, en un sitio de portal de intranet, es posible que inicialmente se redacten borradores de la información en sitios que no están disponibles para la mayoría de los miembros de la organización. Para que esa información sea útil y aplicable en toda la organización, el diseño de la arquitectura de la información podría incluir métodos e instrucciones para transferir la información a ubicaciones que estén disponibles para todos los usuarios.

Según el tamaño de la organización, debería incluir un arquitecto de la información en el equipo responsable de diseñar e implementar la solución basada en Office SharePoint Server. Los arquitectos de la información tienen experiencia en estructurar información en grandes entornos web, como sitios de portal de intranet.

Recursos para planear la arquitectura de la información

En la tabla siguiente se presentan los recursos disponibles para ayudar a los arquitectos de la información a diseñar la arquitectura de la información de la solución de Office SharePoint Server:

Recursos de arquitectura de la información

Supervisión de la arquitectura de la información

Es necesario supervisar la arquitectura de la información de una empresa. Cuando se supervisa la arquitectura de la información, se garantizan las condiciones siguientes:

• El equipo de tecnologías de la información (TI) de la empresa puede administrar la información de la organización al especificar la forma en que se implementará y mantendrá la arquitectura de la información.

• La arquitectura de la información cumple los requisitos legales, las necesidades de privacidad y los objetivos de seguridad de la empresa.

• La arquitectura de la información cumple los objetivos empresariales de la organización. Recuerde que una arquitectura de la información con un diseño y una supervisión insuficientes puede reducir la eficacia de una organización. Una arquitectura de la información diseñada y supervisada de la forma adecuada puede multiplicar la eficacia de la organización.

La supervisión de la arquitectura de la información requiere la participación de todos los grupos interesados en su éxito. Puesto que el objetivo final de la arquitectura de la información es satisfacer las necesidades de la empresa, es esencial que los representantes de las unidades de negocio de la empresa tengan una función importante en este grupo de supervisión. Si es posible, incluya un arquitecto de la información profesional en el equipo de planeación y haga que también participe en el grupo de supervisión. Junto con estos participantes principales, se deben incluir los representantes de las organizaciones legales y de TI. En función del tipo de empresa, puede incluir otros participantes. Un participante fundamental es el patrocinador ejecutivo del grupo de supervisión. Aunque esta persona no pueda asistir a todas las sesiones del grupo de supervisión, la inclusión de esta función es esencial para que el grupo de supervisión cumpla con las responsabilidades inherentes a su misión. Además, el patrocinador ejecutivo ayuda a garantizar que se usen las pruebas comparativas que ayudan a mostrar el progreso del esfuerzo continuado de controlar la arquitectura de la información.

La mejor manera de dirigir el grupo de supervisión de la arquitectura de la información se basará en la cultura y las metodologías de su empresa. No obstante, a continuación se ofrecen algunas directrices generales:

• Reúnanse con regularidad y dejen suficiente tiempo, especialmente en las primeras sesiones, para considerar todos los problemas.

• Den ejemplo de buenas prácticas de arquitectura de la información en sus propias decisiones, por ejemplo, usando un sitio de colaboración bien diseñado para registrar sus decisiones y mantener sus artefactos.

• Proporcionen notificaciones a la organización (y recopilen requisitos en toda la organización) mediante un sitio web y encuestas en línea.

• Mantengan un conjunto de hitos y un calendario compartido.

• Consideren la posibilidad de realizar pruebas piloto de la arquitectura de la información en algunas divisiones de la organización y utilizar esa experiencia para mejorar de forma incremental las prácticas de arquitectura de la información en el resto de la organización.

Caso práctico: supervisión de la arquitectura de la información para eliminar el caos del contenido

Fabrikam, Inc. es un fabricante y exportador mundial de piezas de automóvil, entre ellas bombas de agua y combustible, amortiguadores, zapatas de freno y varias piezas del motor. La compañía tiene 13.000 empleados en todo el mundo y más de cincuenta fabricas en varias divisiones geográficas. La organización de TI de Fabrikam se encarga de la implementación, las operaciones y el soporte técnico de tecnologías de información tales como el correo electrónico, la administración de archivos y la tecnología de Internet, junto con el desarrollo de soluciones de tecnologías de la información, por ejemplo, el sitio web corporativo.

Tradicionalmente, el contenido de Fabrikam se ha almacenado en directorios de archivos compartidos que estaban distribuidos entre los servidores de archivos locales en las diferentes ubicaciones de la compañía. Esto contribuyó al caos del contenido. La duplicación masiva de contenido fundamental hacía más difícil determinar qué versión de un archivo era la "oficial". La taxonomía de los metadatos de contenido era muy limitada y estaba basada en lo que el sistema de archivos admitía. Puesto que las divisiones de la corporación crearon plantillas únicas y personalizadas para los documentos comunes como órdenes de trabajo, propuestas de venta o documentos de Recursos humanos, resultaba difícil comparar en paralelo los documentos de las distintas divisiones.

A medida que las insuficiencias de la arquitectura de la información basada en recursos compartidos de archivos se hizo más evidente, los administradores de Fabrikam ordenaron la adopción de tecnologías nuevas, basadas en portales. Los objetivos de esta decisión eran los siguientes:

• Modernizar la arquitectura de la información

• Mover el contenido de los recursos compartidos de archivos a bibliotecas de sitios de portal

• Proporcionar un acceso centralizado al contenido y las aplicaciones, como los envíos de informes de gastos

• Proporcionar una página principal para las comunicaciones centrales para los empleados de Fabrikam

Había comenzado el siguiente paso en la evolución de la arquitectura de la información de Fabrikam.

En el diagrama siguiente, se ilustra la arquitectura inicial del portal de Fabrikam. Un portal corporativo en la parte superior de la arquitectura proporcionaba una ubicación central desde la que difundir la información corporativa general. En el siguiente nivel, varios sitios proporcionaban recursos compartidos para la organización, como recursos humanos, servicios legales y servicios financieros.

Por debajo del nivel de recursos compartidos de la arquitectura de Fabrikam, se encontraban los portales de división de las distintas oficinas regionales de Fabrikam. Inicialmente, se realizaron las pruebas piloto en América del Norte, Europa y Asia oriental. Gradualmente se agregaron otros portales de división: Australia, África y Sudamérica. Cada portal de división contenía repositorios para sus directivas, diseños de productos, investigación y desarrollo, y los datos de los clientes.

El resultado del cambio de una colaboración basada en recursos compartidos de archivos a otra basada en portales no convenció a los patrocinadores del plan del portal ni a los empleados de Fabrikam. No se había solucionado el problema del caos en el contenido, sino que simplemente se había transferido de los recursos compartidos de archivos a los sitios de portal.

Dado que las principales funciones de Fabrikam, como la adquisición de materiales, las relaciones con los clientes, el diseño y la especificación de piezas, e incluso algunos procesos de recursos humanos, se llevaban a cabo en el nivel de división, cada división había desarrollado contenido local para estas funciones. Las declaraciones de directivas, los planos y las especificaciones de piezas, los documentos de personal, los documentos relacionados con las relaciones con los clientes y otro contenido similar se creaban y administraban de forma local. Las plantillas y el esquema de metadatos de estos documentos divergían de un portal de división a otro. Cuando los metadatos eran más específicos de cada división, resultaba más difícil buscar contenido de una división a otra. Cuando se encontraba un documento entre divisiones, a menudo se copiaba en el portal de otra división para que fuera más accesible. Este proceso dificultaba cada vez más la búsqueda de la versión "oficial" de un documento como consecuencia de la proliferación de duplicados. Además, algunos documentos de los portales de división estaban protegidos de tal manera que los empleados de otras divisiones no podían verlos. Aunque esto era adecuado cuando se estaba redactando el borrador del documento, no existía ninguna directriz que indicará cuándo y cómo se debía proporcionar acceso al documento a toda la empresa.

Con el fin de afrontar la insatisfacción creciente con el portal, se constituyó un equipo estratégico, compuesto de directores de las diversas divisiones de Fabrikam, los principales miembros del equipo de TI y los arquitectos del portal. El equipo tenía las siguientes tareas:

• Evaluar el estado actual de la implementación del portal de Office SharePoint Server.

• Recomendar los cambios necesarios para el portal.

• Determinar cómo medir la mejora a lo largo del tiempo.

El equipo que desarrolló la estrategia de portal concluyó que el problema residía en la organización en divisiones de la taxonomía actual del portal. Cada división estaba duplicando los procesos y acumulando contenido sin aprovechar los conocimientos y las recomendaciones desarrolladas en otras divisiones. Esto contribuía a un grado insuficiente de colaboración, al desperdicio de los recursos y al caos del contenido. Su recomendación era adoptar una organización más "operativa" para el portal de la empresa. Los recursos compartidos, como la tecnología de la información y finanzas, en ese momento estaban expuestos en la taxonomía del portal por encima de todas las divisiones (y por tanto, podían verse en todas ellas). El equipo que desarrolló la estrategia de portal concluyó que otras disciplinas operativas como las relaciones con los clientes, las relaciones con los proveedores, la configuración de la fábrica, la investigación y el diseño deberían moverse desde los almacenes de división hasta el mismo nivel que los recursos compartidos en la jerarquía del sitio. Se deberían usar los metadatos, en lugar de la ubicación del contenido, para asociar información con las distintas divisiones.

En la siguiente ilustración, se muestra la arquitectura revisada del portal de Fabrikam.

La reorganización del portal de Fabrikam reportó la ventaja adicional de forzar la colaboración entre partes de la empresa que tenían responsabilidades similares pero que no estaban acostumbradas a colaborar en lo que respecta a estándares y procesos. Por ejemplo, al almacenarse los archivos de diseño en un repositorio central, las distintas divisiones se vieron obligadas a utilizar una única herramienta para diseñar las piezas de automóviles. Este cambio redujo los costos y el tiempo dedicado a la preparación de los empleados. Además, se proporcionaron procedimientos de diseño recomendados a los ingenieros, visibles para toda la empresa, para que sirvieran de base para los nuevos proyectos de diseño.

A continuación, se ofrece un resumen de las ventajas de la arquitectura rediseñada del portal:

• Proporciona acceso centralizado a la información.

• Reduce la duplicación de contenido.

• Hace evidente la versión oficial de cada elemento de contenido.

• Normaliza los metadatos.

• Normaliza las plantillas.

• Fomenta la colaboración y el uso compartido de los procedimientos recomendados.

El cambio del diseño y de la implementación del portal sólo fue un primer paso. El equipo que desarrolló la estrategia de portal recibió el apoyo ejecutivo para convertirse en un grupo de supervisión del portal. Como resultado, el grupo elaboró directivas y estándares que representaran las necesidades de los usuarios del portal. Esto ayudó a garantizar la responsabilidad en toda la organización y proporcionó un foro donde evaluar y mejorar el portal con el fin de mejorar las características del portal y de ayudar a maximizar el rendimiento de la inversión de la empresa en la tecnología de Office SharePoint Server. El organismo de gobierno supervisó los siguientes elementos:

• Estándares de metadatos

• Estándares de plantilla

• Instrucciones sobre cuándo se debe hacer que la información esté disponible en toda la empresa

• Cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y corporativas

• Estándares de aprendizaje

• Estándares de personalización de marca para el contenido

Fabrikam empezó a ver resultados de la inversión en el portal. Tras un año, el equipo estratégico realizó un inventario del contenido y descubrió que, de entre los 500.000 documentos, sólo había 230 duplicados. Identificaron millones de dólares ahorrados debido a la centralización de los esfuerzos. Además, una encuesta de sus empleados mostró un gran aumento de la satisfacción con el portal. La colaboración fue muy beneficiosa para Fabrikam.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.

Vea también

Conceptos

Definición de gobierno

Otros recursos

Configurador entre sitios de SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0xC0A) (en inglés)