Planen der Beibehaltung von Datensätzen für E-Mails

  • Artikel

Inhalt dieses Artikels:

  • Verwenden eines Datenarchivs für die Beibehaltung von E-Mails

  • Verwenden von Exchange Server 2007 mit Office SharePoint Server zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen

  • Verwalten von E-Mail-Datensätzen ohne Exchange Server 2007

  • Planen der Beibehaltung von E-Mail-Datensätzen

  • Arbeitsblätter

E-Mails, die auf E-Mail-Servern gespeichert werden, können Datensätze sein. Da Information Worker Geschäftsinformationen zunehmend mithilfe von E-Mail-Clientanwendungen übermitteln, sollten Kompatibilitäts- und Datensatzverwalter in Unternehmen E-Mails in die Planung der Datensatzverwaltung einbeziehen, indem Folgendes berücksichtigt wird:

  • Berücksichtigung von E-Mails in Dateiplänen

  • Bereitstellen der Möglichkeit, E-Mail-Datensätze beizubehalten, diese für die Offenlegungspflicht zu behalten und zu löschen

  • Bereitstellen der Möglichkeit für Information Worker, E-Mails als Datensätze zu klassifizieren

  • Bereitstellen der Möglichkeit für Information Worker, E-Mails an Datenarchive zu übertragen.

Dieser Artikel beschreibt die Planungsaufgaben im Zusammenhang mit der Beibehaltung von Nachrichten mithilfe von Microsoft Office SharePoint Server 2007. Zusätzlich zu Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst Microsoft Exchange 2007 Features, die Ziele von Kompatibilitäts- und Datensatzverwaltern in Unternehmen unterstützen. Da die Exchange 2007-Features zur Unterstützung der Datensatzverwaltung für die einfache Integration mit den Datensatzverwaltungsfeatures von Microsoft Office SharePoint Server 2007 entwickelt wurden, können Sie die beiden Produkte zur problemlosen gemeinsamen Verwaltung von Klassifikation, Beibehaltung und Ablauf von Nachrichten verwenden. Daher tangiert dieses Thema die Planung der Datensatzverwaltung für E-Mails mithilfe von Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit Exchange 2007. Mithilfe einer benutzerdefinierte Lösung auf Grundlage der Windows SharePoint Services 3.0- und Microsoft Office SharePoint Server 2007-Objektmodelle können Datensatzverwaltungslösungen für E-Mails, die Exchange 2007 nicht erfordern, basierend auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 implementiert werden. Im Abschnitt Verwenden von Exchange Server 2007 mit Office SharePoint Server zum Verwalten der Datensätze für E-Mail-Nachrichten wird die Planung der Beibehaltung von E-Mail-Datensätzen ohne Exchange 2007 beschrieben.

Eine Übersicht über die Verwaltungsfunktionen für Datensätze in Microsoft Office SharePoint Server 2007 finden Sie unter Planen der Datensatzverwaltung. Weitere Informationen zum Planen, Bereitstellen und Betreiben eines Messagingsystems basierend auf Exchange 2007 finden Sie unter Microsoft Exchange Server 2007 (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0x407).

Verwenden eines Datenarchivs für die Beibehaltung von E-Mails

Wie im Artikel Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server) beschrieben, planen und implementieren Websitedesigner und Datensatzverwalter eine Datenarchivwebsite, um Datensätze in Microsoft Office SharePoint Server 2007 zu verwalten. Die folgenden Features der Datenarchivwebsite, bei denen es sich um die primären Features zum Verwalten von Datensätzen handelt, werden für die Beibehaltung von Datensätzen für E-Mails verwendet und funktionieren so wie die Beibehaltung anderer Arten von Datensätzen auch:

  • Dokumentbibliotheken Zum Speichern von Datensätzen erstellen Sie Dokumentbibliotheken auf der Datenarchivwebsite. Sie können neue Bibliotheken für die Beibehaltung von E-Mail-Datensätzen erstellen oder E-Mail-Datensätze in vorhandenen Bibliotheken speichern. Wenn auf der Datensatzwebsite beispielsweise eine Dokumentbibliothek Verträge vorhanden ist, können Sie E-Mails, die sich auf Verträge in dieser Bibliothek beziehen, zusammen mit anderen Arten vertragsrelevanter Dokumente speichern.

  • Metadaten Sie definieren und erstellen Metadaten für E-Mails auf dieselbe Weise wie andere Arten von Metadaten auf der Datenarchivwebsite. Metadaten für Datensätze von E-Mails enthalten normalerweise allgemeine E-Mail-Felder wie An, Von und Betreff. Diese Felder werden automatisch zusammen mit Datensätzen für E-Mails, die von Office Outlook 2007 und Exchange 2007 gesendet werden, an das Datenarchiv übermittelt. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Exchange Server 2007 mit Office SharePoint Server zum Verwalten der Datensätze für E-Mails weiter unten in diesem Artikel.

    Zum Speichern der Metadaten von Datensätzen für E-Mails müssen Sie zunächst (wie mit allen Arten von Metadaten für Datensätze) die Metadatenspalten in einer Dokumentbibliothek oder dem der Dokumentbibliothek zugewiesenen Inhaltstyp definieren. Weitere detaillierte Informationen zur Planung von Metadaten für die Datensatzverwaltung finden Sie im Abschnitt zur Planung von Metadaten im Artikel Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server).

  • Datensatzrouting Wenn eine E-Mail an die Datenarchivwebsite gesendet wird, wird der Datensatz auf Grundlage des Inhaltstyps, der der Nachricht zugeordnet ist, an die richtige Dokumentbibliothek weitergeleitet. Die Inhaltstypinformationen für die E-Mail werden automatisch mit den von Office Outlook 2007 und Exchange 2007 gesendeten Datensätzen für E-Mails gesendet. Dabei wird das Exchange 2007-Bezeichnungsfeature verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Exchange Server 2007 mit Office SharePoint Server zum Verwalten der Datensätze für E-Mails weiter unten in diesem Artikel. Bei benutzerdefinierten Lösungen für Datensätze von E-Mails, die nicht Exchange 2007 verwenden, muss der Inhaltstyp durch die benutzerdefinierte Lösung bestimmt und programmgesteuert an die Datenarchivwebsite gesendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x407).

  • Richtlinien Wie bei anderen Arten von Datensätzen erfordern Datensätze für E-Mails Richtlinien für Überwachung und Ablaufzeiten. Nachdem der Datensatz einer Nachricht an eine Datenarchivwebsite gesendet und an eine Dokumentbibliothek weitergeleitet wurde, wird der in dieser Dokumentbibliothek konfigurierte Satz von Informationsverwaltungsrichtlinien auf die in dieser Bibliothek gespeicherten Nachrichtendatensätze angewendet. Weitere detaillierte Informationen zur Planung von Richtlinien für die Datensatzverwaltung finden Sie im Abschnitt zur Richtlinienplanung im Artikel Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server).

  • Halten Die Datenarchivwebsite in Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst ein Halte-Feature. In der Datensatzverwaltung ist das Halten eine Aktion zum Anhalten der Anordnung eines Dokuments, sodass es im Datenarchiv geschützt wird, bis das Halten aufgehoben wird. Dieses Feature ermöglicht es Datensatzverwaltern, benanntes Halten zu erstellen, mit dem angegebene Datensätze vor Ablauf und Vernichtung geschützt werden. Sie können eine oder mehrere Nachrichtendatensätze auf dieselbe Art halten wie auch andere Datensätze.

Verwenden von Exchange Server 2007 mit Office SharePoint Server zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen

Exchange 2007 umfasst Features, die die Verwaltung von Datensätzen für E-Mails erleichtern und die problemlos in eine Verwaltungslösung für Datensätze auf Grundlage von Microsoft Office SharePoint Server 2007 integriert werden können. Diese Features gewährleisten Folgendes:

  • Information Worker können E-Mails angemessen klassifizieren.

  • Nachdem E-Mails klassifiziert werden, bleiben diese für die von einem Exchange 2007-Administrator festgelegte Dauer aktiv.

  • E-Mails, die außerhalb des aktiven Beibehaltungszeitraums beibehalten werden müssen, werden für die langfristige Beibehaltung an ein Datenarchiv gesendet.

Zu den Exchange 2007-Features für die Datenverwaltung gehören die folgenden:

  • Verwaltete Ordner Dies sind Ordner, die von einem Exchange 2007-Administrator konfiguriert werden, sodass Informationsverwaltungsrichtlinien auf in den Ordnern gespeicherte Nachrichten angewendet werden. Eine typische Art einer Richtlinie, die auf einem verwalteten Ordner angewendet wird, ist die Ablaufrichtlinie, die angibt, wie lange eine Meldung in einem Ordner gespeichert werden kann, bevor diese gelöscht oder zur Überarbeitung in einen anderen Ordner verschoben wird. Wenn verwaltete Ordner in einer E-Mail-Clientanwendung wie Office Outlook 2007 verwendet werden, müssen diese über dieselben Features wie andere Ordner verfügen. Wenn ein verwalteter Ordner in Office Outlook 2007 ausgewählt wird, wird eine Anweisung angezeigt, die die Richtlinien beschreibt, die den Ordnern zugeordnet ist.

    Verwaltete Ordner sind normalerweise so benannt, dass die geschäftliche Klassifikation der E-Mails angegeben wird, die diese enthalten sollen. Sie können einen verwalteten Ordner beispielsweise "Forschung und Entwicklung" oder "Verträge und Vermietungen" nennen. Auf Grundlage des Namens eines verwalteten Ordners und der Richtlinienanweisung sollten Informationen Worker den Zweck des Ordners verstehen und bekannte Aktionen verwenden können, beispielsweise Verschieben zum Speichern entsprechender E-Mails in einem Ordner. Beachten Sie, dass beim Verschieben einer E-Mail durch einen Information Worker in einen verwalteten Ordner die Aktion sowohl die Nachricht klassifiziert als auch die die entsprechenden Richtlinien auf diese anwendet.

  • Journal Mit dem Journal-Feature in Exchange 2007wird die Kopie einer E-Mail an einen Zielspeicherort außerhalb eines Postfachs gesendet. Durch Konfigurieren des Journalzielverzeichnisses als Datenarchivwebsite können Exchange 2007-Administratoren mithilfe von Exchange 2007 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 die Beibehaltung der Datensätze für E-Mails implementieren.

    Sie können einen verwalteten Ordner durch Angabe eines Journal-Zielspeicherorts (z. B. ein Microsoft Office SharePoint Server 2007-Datenarchiv) und eine Bezeichnung, die den Typ der im Ordner enthaltenen E-Mail angibt (z. B. "Produktentwicklung" oder "Unternehmen wichtige") so konfigurieren, dass dieser in das Journal eingetragen wird. Wenn ein Information Worker eine E-Mail in einen verwalteten Ordner mit aktiviertem Journalmodus verschiebt, werden eine Kopie der Nachricht, der Bezeichnung, der Metadaten und der Anlagen an den Zielspeicherort gesendet.

    Die einem verwalteten Ordner zugeordnete Bezeichnung wird von der Datenarchivwebsite zum Weiterleiten einer protokollierten E-Mail an die entsprechende Dokumentbibliothek zur langfristigen Beibehaltung verwendet. Die Bezeichnung muss mit dem Namen einer Datensatzreihe in der Routingliste für Datensätze übereinstimmen. (Alternativ kann die Bezeichnung einem Alias für die Datensatzreihe entsprechen.) Dies entspricht der Verwendung von Inhaltstypen in der Routingliste für Datensätze für die Ermittlung der richtigen Dokumentbibliothek, wenn ein Dokument an ein Datenarchiv gesendet wird. Eine vollständige Beschreibung von Datensatzrouting und Datensatzreihen finden Sie im Abschnitt zur Planung der Tabelle für das Routing von Datensätzen im Artikel Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server).

  • Metadaten Wenn eine E-Mail vom Exchange 2007-Journal an eine Datenarchivwebsite gesendet wird, werden die folgenden Metadatenwerte mit der Nachricht gesendet:

    • Zweck

    • Von

    • Betreff

    • Cc

    • Bcc

    Wenn der Datensatz für eine E-Mail an eine Zieldokumentbibliothek gesendet wird, werden die Namen und Werte der einzelnen Spalten der zugeordneten Metadaten in einer XML-Datei in einem Ordner _properties gespeichert, der in der Bibliothek erstellt wird. Die Metadatenwerte werden auch in die entsprechenden Spalten der Zielbibliothek kopiert. Sie müssen sicherstellen, dass die für die Beibehaltung von E-Mails konzipierte Dokumentbibliotheken die erforderlichen Spalten für das Speichern der Metadatenwerte enthalten, die mit den Nachrichten gesendet werden.

    Wenn eine Spalte zum Speichern von Metadaten in einer Dokumentbibliothek für die Anforderung von Informationen konfiguriert ist und in einer an die Bibliothek gesendeten E-Mail ein erforderlicher Wert fehlt, wird der Absender nicht sofort zur Eingabe aufgefordert. (Dieses Verhalten unterscheidet sich von den Folgen bei der Dokumentübermittlung.) Stattdessen wird die übermittelte Nachricht von Microsoft Office SharePoint Server 2007 in einer Haltebibliothek gespeichert. Nach einer angegebenen Zeitspanne, die vom Exchange 2007-Administrator konfiguriert werden kann, erhält der Absender von Microsoft Office SharePoint Server 2007 eine E-Mail mit einem Link auf eine Webseite, auf der der Absender die fehlenden Metadatenwerte für alle ausstehenden Nachrichten angeben kann.

Informationen zum Planen und Konfigurieren von Exchange 2007-Features für die Datensatzverwaltung finden Sie unter Verwalten der Nachrichtendatensatzverwaltung (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452&clcid=0x407).

Verwalten von E-Mail-Datensätzen ohne Exchange Server 2007

Durch die Verwendung einer benutzerdefinierten Lösung auf Grundlage der Objektmodelle in Windows SharePoint Services 3.0 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 können Sie eine Lösung zur Datensatzverwaltung von E-Mails erstellen, die auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 basiert, aber Exchange 2007 nicht erfordert. Wenn Sie die Beibehaltung von Nachrichtendatensätzen auf diese Weise implementieren, müssen Sie Programme entwickeln, die über Schnittstellen zu den Datensatzverwaltungsmethoden verfügen, die im Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodell implementiert sind, und diese Programme anschließend in die E-Mail-Verwaltungsprozesse integrieren. Eine detaillierte Beschreibung der Programmierung des Microsoft Office SharePoint Server 2007-Objektmodells finden Sie unter Microsoft Office SharePoint Server 2007-Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x407).

Die Planung der Beibehaltung von Datensätzen für E-Mails ohne Exchange 2007 ist identisch mit der Planung der Beibehaltung anderer Arten von Datensätzen. Allgemeine Anweisungen zur Planung von Lösungen für die Beibehaltung von E-Mail-Datensätzen finden Sie unter Planen der Datensatzverwaltung.

Planen der Beibehaltung von E-Mail-Datensätzen

Dieser Abschnitt erläutert die empfohlenen Schritte zum Planen der Beibehaltung von Datensätzen für E-Mails, wenn Sie Microsoft Office SharePoint Server 2007 und Exchange 2007 verwenden. Wenn Sie Exchange 2007 nicht verwenden, entsprechen die Schritte denen für die Planung der Beibehaltung anderer Arten von Datensätzen. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Die folgenden Schritte beschreiben die Planung der Beibehaltung von Datensätzen für E-Mails mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 und Exchange 2007. Diese Schritte bieten eine Anleitung zur Planung einer separaten Dokumentbibliothek zum Speichern des Inhalts der einzelnen verwalteten Ordner. Dies ist die einfachste Methode zum Planen von Dokumentbibliotheken für die Beibehaltung von Datensätzen für E-Mails.

  1. Tragen Sie in das Dokument Arbeitsblatt "Verwaltete Ordner" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0x407) den Namen der einzelnen verwalteten Ordner in eine eigene Zeile ein. Tragen Sie anschließend für jeden verwalteten Ordner die folgenden Informationen ein:

    1. Geben Sie in die Spalte Folder name den Namen der Bezeichnung ein, der für die Eintragung der Nachrichten in das Journal verwendet werden soll.

    2. Geben Sie in die Spalte Label die Bezeichnung an, die den Typ der E-Mails im Ordner angibt.

    3. Führen Sie in der Spalte Metadata fields die Namen der Metadatenfelder auf, die an die Datenarchivwebsite übermittelt werden.

    4. Machen Sie in der Spalte Notes weitere Angaben, z. B. die Richtlinie für die Beibehaltung und andere Richtlinien, die für diesen verwalteten Ordner gelten.

  2. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Datensätze Teil des Dateiplans sind.

    1. Lesen Sie das Thema Entwickeln des Dateiplans (Office SharePoint Server).

    2. Fügen Sie im Dokument Arbeitsblatt "Datensatzkategorien" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x407) der Spalte Datensätze alle Nachrichtentypen hinzu, und geben Sie eine Kategorie und eine Beschreibung für den Nachrichtendatensatz an. Wenn beispielsweise wöchentliche Statusberichte als E-Mails übermittelt werden, können Sie der Spalte Datensätze "Status-E-Mail" hinzufügen und diese als Personaldatensätze kategorisieren.

  3. Füllen Sie für jeden verwalteten Ordner das Dokument Arbeitsblatt "Dokumentbibliothek für die Beibehaltung von Datensätzen" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x407) mit den folgenden Informationen aus:

    1. Im ersten Abschnitt geben Sie den Datensatztyp (z. B. " Wöchentliche Status-E-Mail"), die Datensatzkategorie (z. B. " Personaldatensätze") und den Namen der Dokumentbibliothek ein, die Datensätze dieses Typs beibehält.

    2. Geben Sie im Abschnitt Metadaten planen in die Spalte Spaltenname in einzelne Zeilen die Namen der Metadatenfelder ein, die zur Beibehaltung mit den in dieser Bibliothek gespeicherten Nachrichten übermittelt werden. Geben Sie im Feld Typ an, dass es sich bei den Metadaten um "Metadaten für Datensätze" handelt. Geben Sie an, ob die Metadaten erforderlich sind. Wenn das Metadatenfeld neu ist, geben Sie dies im Arbeitsblatt an. Beachten Sie, dass ein neues Metadatenfeld das Hinzufügen einer neuen Spalte zum Websitespaltenkatalog erfordert. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).

    3. Geben Sie im Abschnitt Richtlinie planen die Richtlinienfeatures an, die dieser Dokumentbibliothek zugeordnet werden sollen (z. B. Überwachung und Ablauf). Normalerweise hängen Richtlinieneinstellungen mit Datensatzkategorien zusammen, so wie im Dokument Arbeitsblatt "Datensatzkategorien" (in englischer Sprache) angegeben (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x407).

      Die Details der Konfiguration von Richtlinien sprengen den Rahmen dieses Artikels. Anleitungen zur Konfiguration von Informationsverwaltungsrichtlinien und deren Verwendung auf einer Datensatzwebsite finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien und unter Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server).

    4. Geben Sie Informationen zum Datensatzrouting für jeden verwalteten Ordner ein. Geben Sie im Dokument Arbeitsblatt "Tabelle für das Datensatzrouting" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x407) in einer neuen Zeile den Titel der Datensatzreihe ein. Es sollte sich dabei um den Namen der Bezeichnung handeln, der für den Journaleintrag von E-Mails in diese Datensatzreihe verwendet wird. Geben Sie eine Beschreibung für diese Datensatzreihe ein, wie "E-Mail-Statusberichte". Geben Sie den Namen der Dokumentbibliothek an, in der die Datensätze der E-Mails gespeichert werden. Dies sollte dem Namen einer Dokumentbibliothek entsprechen, die im Dokument (Arbeitsblatt "Dokumentbibliothek für die Beibehaltung von Datensätzen" (in englischer Sprache) aufgeführt ist (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x407). Wenn andere verwaltete Ordner an dieselbe Dokumentbibliothek weitergeleitet werden, geben Sie deren Bezeichnung in die Spalte Aliase ein.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die Planungsentscheidungen zur Beibehaltung von E-Mail-Datensätzen aufzuzeichnen.

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Planen der Datensatzverwaltung

Weitere Ressourcen

Microsoft Exchange Server 2007 (in englischer Sprache)