Planen der Datensatzsammlung (Office SharePoint Server)

Inhalt dieses Artikels

• Techniken zum Verschieben von Dateien auf die Datenarchiv-Website

• Abschließen des Plans

Nachdem Sie einen Dateiplan entwickelt und die Datenarchiv-Website entworfen haben, planen Sie die Verschiebung aktiver elektronischer und ausgedruckter Dokumente Ihrer Organisation auf die Datenarchiv-Website. Dieser Artikel enthält eine Erläuterung von Techniken, mit deren Hilfe Sie Inhalt auf die Datenarchiv-Website verschieben können, sowie Vorschläge für die Planung bezüglich der Umwandlung von Elementen Ihres Dateiplans in Datensätze.

Techniken zum Verschieben von Dateien auf die Datenarchiv-Website

Für das Verschieben von Dateien auf die Datenarchiv-Website können Sie die folgenden Techniken verwenden:

• Manuelles Senden des Inhalt von einer Website auf Grundlage von Microsoft Office SharePoint Server 2007.

• Verwenden verwalteter E-Mail-Ordner in Microsoft Exchange Server 2007.

• Verwenden einer benutzerdefinierten Lösung, die auf dem Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodell basiert, beispielsweise ein benutzerdefinierter Workflow.

Manuelles Senden von Inhalt an die Datenarchiv-Website

Wenn eine Datei in einer Dokumentbibliothek einer Website, die auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 basiert, gespeichert ist, kann ein Information Worker die Datei als Datensatz deklarieren, indem er über den Befehl An Datenarchiv senden eine Kopie der Datei an das Datenarchiv sendet. Beim Konfigurieren der Verbindung mit der Datenarchiv-Website durch einen Websitesammlungsadministrator wird dieser Befehl für alle aktiven Dokumente in der Websitesammlung verfügbar. Bei der Ausführung des Befehls An Datenarchiv senden werden neben der Kopie des jeweiligen Dokuments auch die zugehörigen Metadaten, der Überwachungsverlauf und der entsprechende Speicherort auf dem aktiven Dokumentserver an die Datenarchiv-Website gesendet. Falls auf der Datenarchiv-Website zusätzliche Metadaten erforderlich sind, wird der Benutzer zu deren Angabe aufgefordert. Obwohl das manuelle Senden von Datensätzen an die Datenarchiv-Website keine praktische Lösung für große Datenumfänge ist, können Sie diese Methode als Ergänzung anderer Methoden zum Verschieben von Inhalt auf die Datenarchiv-Website verwenden.

Verwenden verwalteter E-Mail-Ordner in Microsoft Exchange Server 2007 zum Senden von E-Mails und Dateien an die Datenarchiv-Website

Exchange Server 2007 umfasst Richtlinienfeatures, die den mithilfe von Microsoft Office SharePoint Server 2007 implementierten Features ähneln. In Exchange Server 2007 können Administratoren einen Exchange-Ordner so konfigurieren, dass beim Verschieben einer E-Mail-Nachricht durch einen Benutzer in den Ordner die entsprechende E-Mail-Nachricht über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) in die Datenarchiv-Website kopiert wird.

Beim Eingang einer aus Microsoft Office SharePoint Server 2007 kopierten E-Mail-Nachricht auf der Datenarchiv-Website wird die Nachricht wie alle anderen Dateien behandelt, die an die Datenarchiv-Website gesendet werden. Sie wird basierend auf dem passenden Eintrag in der Datensatzroutingtabelle in die entsprechende Dokumentbibliothek verschoben. Weitere Informationen zur Datensatzroutingtabelle finden Sie unter Entwerfen der Datenarchiv-Website (Office SharePoint Server).

Bei den zuvor beschriebenen Richtlinienfeatures und den Features zur Beibehaltung von Datensätzen handelt es sich um Features für verwaltete E-Mail-Ordner, die in Exchange Server 2007 eingeführt wurden. Mithilfe verwalteter E-Mail-Ordner können Exchange-Administratoren Ordner für spezielle Geschäftszwecke definieren, beispielsweise für Personalfragen, Produktplanung oder Verträge. Durch die Zuweisung von Richtlinien zu diesen verwalteten Ordnern können Administratoren den ordnungsgemäßen Ablauf von Inhalt sicherstellen, Verbindungen zu anderen Servern konfigurieren (z. B. zu einer Datenarchiv-Website in Microsoft Office SharePoint Server 2007) oder benutzerdefinierte Aktionen einleiten, die in Exchange Server 2007 konfiguriert wurden. Die Verwendung verwalteter E-Mail-Ordner kann durch Regeln erzwungen werden (z. B. auf der Betreffzeile basierende Verschiebungen von Nachrichten in Ordner), und die Verwendung von Ordnern kann auf freiwilliger Basis erfolgen, wobei die Informationssachbearbeiter die E-Mails manuell in die entsprechenden Ordner verschieben müssen. Eine vollständige Beschreibung der Implementierung verwalteter E-Mail-Ordner und anderer Exchange Server 2007-Features finden Sie im Exchange Server 2007-Administrationshandbuch.

Verwenden einer benutzerdefinierten Lösung zum Senden von Dateien an die Datenarchiv-Website

Sie können Dateien und E-Mail-Nachrichten von Datei- und E-Mail-Servern programmgesteuert an die Datenarchiv-Website senden. Dabei ist es unerheblich, ob sie auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder auf Exchange Server 2007 basieren. Entwickeln und installieren Sie dazu Programme, die über Schnittstellen zu den in das Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodell implementierten Datensatzverwaltungsmethoden verfügen, und integrieren Sie diese Programme anschließend in Ihre Dokument- oder E-Mail-Verwaltungsprozesse.

Mithilfe des Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodells können Sie die Liste der Datensatztypen bestimmen, die in der Datensatzroutingtabelle einer Datenarchiv-Website definiert ist. Anschließend können Sie eine Datei – einschließlich des zugehörigen Inhalts, der Eigenschaften und des zugehörigen Überwachungsverlaufs – an eine bestimmte Datensatzreihe senden. Eine vollständige Beschreibung der Programmierung des Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodells finden Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x407).

Mithilfe des Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodells können Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen, mit dem Dateien auf die Datenarchiv-Website kopiert werden. Ein Workflow zum Senden von Dateien an die Datenarchiv-Website kann als Teil eines Workflows, der ein Dokument durch dessen Lebenszyklus begleitet, in Ihr Dokumentverwaltungssystem integriert werden. Für Dokumente mit vorhersagbarem Lebenszyklus, beispielsweise Ausgabenberichte, könnten Sie einen Workflow implementieren, der das Dokument durch die verschiedenen Phasen führt und schlussendlich eine Kopie des Dokuments an die Datenarchiv-Website sendet. Der Workflow könnte durch die Erstellung eines neuen Dokuments ausgelöst werden.

Abschließen des Plans

Nachdem Sie die Schritte unter Entwickeln des Dateiplans (Office SharePoint Server) ausgeführt und die Methoden zum Verschieben von Inhalt auf die Datenarchiv-Website geprüft haben, schließen Sie Ihren Plan ab, indem Sie bestimmen, wie die einzelnen Datensatztypen an die Datenarchiv-Website gesendet werden. Die dabei zu beachtenden Faktoren lauten wie folgt:

• Wird die Einhaltung erzwungen, oder ist sie freiwillig?

• Können Sie sich darauf verlassen, dass die Informationssachbearbeiter in Ihrer Organisation die Prozesse zur Datensatzverwaltung befolgen? Vermeiden Sie generell manuelle Prozesse. Falls sie jedoch erforderlich sind, sorgen Sie für geeignete Schulungen und Überwachungen, um die Einhaltung durch die Teams zu gewährleisten.

• Wird der Inhalt auf Microsoft Office SharePoint Server 2007-Dokumentverwaltungsservern gespeichert?

• Werden E-Mails auf Exchange Server 2007-E-Mail-Servern gespeichert? Falls E-Mails auf Exchange Server 2007-E-Mail-Servern gespeichert werden, können Sie die Verbindung zur Datenarchiv-Website mithilfe integrierter Mechanismen implementieren, beispielsweise mit verwalteten E-Mail-Ordnern. Wenn E-Mails auf anderen E-Mail-Servern gespeichert werden, können Sie das Windows SharePoint Services 3.0-Objektmodell zum Entwerfen und Implementieren benutzerdefinierter Methoden für das Senden von Dateien an die Datenarchiv-Website verwenden.

• Behalten Sie physischen Inhalt bei? Für das Verwalten aktiven physischen Inhalts, beispielsweise ausgedruckter Dokumente oder CD-ROMs, und für das Senden des Inhalts an ein Datensatzarchiv zu Aufbewahrungszwecken (sowie für das Nachverfolgen der Datensätze auf einer Datenarchiv-Website) ist eine eindeutige Planung erforderlich, die in diesem Thema nicht beschrieben wird. Falls beispielsweise keine elektronische Version eines ausgedruckten Dokuments vorhanden ist, müssen Sie das Objekt möglicherweise anhand einer Liste und den ihr zugeordneten Richtlinien und Workflows nachverfolgen. Eine vollständige Beschreibung der Strategien und Techniken zum Nachverfolgen eines physischen Datensatzes (sowohl für den Fall, dass er aktiv ist, als auch für den Fall, dass er bereits an die Datenarchiv-Website gesendet wurde) finden Sie unter dem Thema Planen der Beibehaltung physischer Datensätze.

In der folgenden Tabelle wird veranschaulicht, wie einige Datensätze in einem Dateiplan auf eine Datensatzrepositorywebsite verschoben werden:

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Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.