Implementación y control de la arquitectura de la información (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Al planear y controlar la arquitectura de información de la empresa, se garantiza que las soluciones basadas en Microsoft SharePoint Server 2010 satisfagan las necesidades de la organización. Una arquitectura de información eficaz hace que sea más fácil para los usuarios de soluciones buscar y almacenar información, y mejora la calidad de la información y su facilidad de acceso. Este artículo incluye las siguientes directrices:

• Presenta el concepto de arquitectura de información

• Recomienda cómo controlar una arquitectura de información de SharePoint Server

• Indica los recursos disponibles para ayudar a que los arquitectos de información de una organización planeen e implementen una arquitectura de información en SharePoint Server 2010

• Presenta un caso práctico que muestra el beneficio de la arquitectura de información eficaz para promover la colaboración en toda la empresa

En este artículo:

• ¿Qué es la arquitectura de información?

• Control de la arquitectura de información

• Recursos para planear la arquitectura de información

• Caso práctico: Control de la arquitectura de información para eliminar el caos de contenido

¿Qué es la arquitectura de información?

La arquitectura de información en SharePoint Server es la organización de la información en una empresa, sus documentos, listas, sitios web y páginas web, para maximizar el uso y la capacidad de administración de la información. Los siguientes factores contribuyen a la implementación correcta de la arquitectura de información:

• Con qué facilidad se encuentra la información

• Cómo se almacena y recupera la información

• Cómo navegan los usuarios por la información

• Cómo de redundante o superpuesta resulta la información

• Qué metadatos están disponibles para cada tipo de información

• Qué plantillas se usan para crear información

• Cómo de bien se controla la arquitectura de información

• Cómo se ajusta Mis sitios a la arquitectura de información

Los objetivos y la implementación de la arquitectura de información variarán según el tipo de solución que esté creando. Por ejemplo:

• Si planea diseñar la arquitectura de información del sitio del portal de intranet de una empresa, debería centrarse en las siguientes consideraciones:

  • Cómo se usarán los metadatos para caracterizar el contenido del sitio

  • La organización del contenido en sitios y bibliotecas de documentos

  • La disponibilidad de dicho contenido en sitios de portal

  • Las plantillas que se usarán para crear contenido

  Tenga en cuenta que la búsqueda es una característica importante para los usuarios de sitios de intranet.

• Al diseñar la arquitectura de información de un sitio web de presencia en Internet, debería centrarse en las siguientes consideraciones:

  • Cómo está organizado el sitio en una jerarquía de subsitios y páginas web

  • Cómo se expone la jerarquía de las características de navegación del sitio

  • Con qué facilidad se encuentra contenido en el sitio

Las decisiones de la arquitectura de información pueden afectar también al flujo de información. Por ejemplo, en un sitio del portal de intranet, la información se puede redactar inicialmente en sitios que no están disponibles para la mayoría de los miembros de una organización. Para hacer que la información se pueda detectar, y sea útil y práctica en toda la organización, el diseño de la arquitectura de información debería incluir métodos y directrices para exponer la información en ubicaciones que están disponibles para todos los usuarios.

En función del tamaño de una organización, debe considerar incluir un arquitecto de información que sea responsable de diseñar e implementar soluciones basadas en SharePoint Server en su equipo. Los arquitectos de la información tienen experiencia en estructurar la información en grandes entornos web, como sitios del portal de intranet.

Control de la arquitectura de información

La arquitectura de información en una empresa debe controlarse a fin de asegurar las siguientes condiciones:

• La información de una organización es fácil de administrar para el equipo de tecnologías de la información (TI) de una organización mediante la especificación de cómo se implementa y mantiene esa arquitectura de información.

• La arquitectura de información cumple los requisitos reglamentarios, las necesidades de privacidad y los objetivos de seguridad de la empresa.

• La arquitectura de información cumple con los objetivos de negocio de una organización. Recuerde que una arquitectura de información mal diseñada y controlada puede restarle eficacia a una organización. La arquitectura de información bien diseñada y controlada puede multiplicar la eficacia de dicha organización.

Control del contenido

Cuando cree un plan que controle el contenido en un entorno, tenga en cuenta los siguientes procedimientos recomendados:

• Use flujos de trabajo y aprobación para los centros de documentos y páginas del sitio, donde sea que se almacene la documentación oficial.

• Use el historial de versiones y el control de versiones para mantener un historial y un documento maestro.

• Use tipos de contenido con auditoría y expiración de las bibliotecas de documentos para administrar el ciclo de vida del documento.

• Use la confirmación de uso del sitio y eliminación para administrar los ciclos de vida de colección de sitios.

• Identifique los activos importantes de la empresa y los sitios que contengan información de identificación personal, asegúrese de que estén protegidos y auditados correctamente.

• Integre la arquitectura de información con la estrategia de búsqueda del entorno. Aproveche las características de búsqueda de la empresa como:

  • Resultados más probables

  • Búsqueda de personas

  • Orígenes de contenido

  • Conectores para contenido externo

  • Páginas relevantes

  • Palabras clave

  • Ámbitos

  • Diccionarios de sinónimos

  • Taxonomía y clasificaciones

Al crear un plan de control, determine las reglas o directivas que hay que tener para los siguientes tipos de elementos:

• Páginas

• Listas

• Documentos

• Registros

• Medios enriquecidos

• Wikis

• Blogs

• Comentarios anónimos

• Acceso anónimo

• Términos y conjuntos de términos

• Datos externos

Cuando piensa acerca del contenido, tenga en cuenta el equilibrio entre los siguientes factores y determine cuál de estos factores es la prioridad más alta para cada tipo de contenido:

• Disponibilidad   El contenido debe estar disponible cuando los usuarios lo necesiten, y los usuarios deben saber dónde y cómo pueden obtenerlo.

• Redundancia  La exposición de una única copia del contenido en varios lugares, en lugar de duplicar el contenido, reduce la redundancia y ofrece una versión de la verdad.

• Acceso  Tenga en cuenta quién tiene acceso al contenido. ¿Se debe proteger?

Asigne el ciclo de vida del contenido preferido. ¿Qué pasos se deben realizar cuando se crea, actualiza o elimina un elemento de lista, documento o página? Para obtener los mejores resultados, comience con lo que desea usar a largo plazo, en lugar de una solución temporal.

Como parte de un plan de control, determine quién hace qué. Por ejemplo, quién crea sitios, quién controla las palabras clave de búsqueda o quién administra los metadatos y garantiza que los metadatos se apliquen correctamente.

Gran parte de esto debería explicarse en los planes de administración de documentos y registros, pero considere también los costos de almacenamiento del contenido. Comprenda los límites de planeación de capacidad de documentos y elementos, y tenga en cuenta el rendimiento y la escala.

Control de acceso a la información

Otro aspecto de la administración de la información es quién tiene acceso al contenido: ¿cómo se hace el contenido disponible internamente y externamente, y para quién está disponible? Asegúrese de considerar el acceso al contenido cuando se diseña una solución y sitios. Esto se superpone con el control de TI al considerar el entorno completo. Realice las siguientes preguntas:

• Permisos y audiencias

  • ¿Cómo estructuro los permisos en un sitio?

  • ¿Cómo destino el contenido a audiencias específicas?

• Acceso

  • ¿Cómo hago que este contenido sea accesible para los usuarios internos?

  • ¿Cómo hago que este contenido sea accesible para los usuarios externos?

Equipo de control

El control de la arquitectura de información requiere la participación de todos los grupos que tienen interés en el éxito. Un equipo de control debe incluir a los siguientes miembros principales:

• Arquitectos de información o taxonomistas

  Si es posible, incluya un arquitecto de información profesional en el equipo de planeación y haga que esa persona participe en el equipo de control.

• Agentes de cumplimiento

  También necesita incluir los agentes de cumplimiento u otros usuarios que sean responsables de garantizar que se cumplan los requisitos legales o reglamentarios.

• Trabajadores de información influyentes

  Incluya a trabajadores de información influyentes para asegurarse de que se puedan usar los procesos y la estructura que el equipo configure.

• Especialistas técnicos de TI y administradores de TI

  Se deben incluir a representantes de la organización de TI.

• Líderes de división de negocio

  Dado que el objetivo final de la arquitectura de información es satisfacer las necesidades del negocio, es esencial que los representantes de las unidades de negocio de la empresa tengan una función principal en este equipo de control.

• Participantes ejecutivos

  El participante ejecutivo es clave en el equipo de control. Aunque es posible que esta persona no asista a todas las sesiones del equipo de control, la inclusión de esta función es esencial para que el equipo de control sea responsable de su cometido. Además, el patrocinador ejecutivo ayuda a asegurar que se utilicen los bancos de pruebas que ayudan a marcar el progreso del esfuerzo continuo del control de la arquitectura de información.

Junto con estos participantes principales, en función del tipo de empresa, puede decidir incluir a otros participantes, como los siguientes:

• Líderes de desarrollo

• Formadores

• Administradores de TI

• Participantes financieros

La mejor manera de dirigir el equipo de control de la arquitectura de información se basará en la cultura y las metodologías de una empresa. Sin embargo, éstas son algunas directrices generales:

• Reúnase regularmente y destine tiempo suficiente, especialmente en las primeras sesiones, para considerar cada problema.

• Dé ejemplo con buenos procedimientos recomendados de arquitectura de información durante las deliberaciones. Por ejemplo, puede usar un sitio de colaboración bien diseñado para registrar las deliberaciones y mantener artefactos.

• Envíe informes a la organización más amplia (y recopile requisitos en toda la organización) mediante el uso de un sitio web y encuestas en línea.

• Mantenga un conjunto de hitos y un calendario compartido.

• Considere poner a prueba los procedimientos de la arquitectura de información de algunas de las divisiones de la organización y usar esa experiencia para mejorar gradualmente los procedimientos de la arquitectura de información en la organización más amplia.

Recursos para planear la arquitectura de información

La siguiente tabla presenta los recursos que están disponibles para ayudar a los arquitectos de la información a planear la arquitectura de información de su solución SharePoint Server:

Recursos de la arquitectura de información

Caso práctico: Control de la arquitectura de información para eliminar el caos de contenido

Fabrikam, Inc. es un fabricante mundial y exportador de piezas de automóviles como, por ejemplo, combustible y bombas de agua, amortiguadores, almohadillas de freno y las distintas partes del motor. La empresa tiene 13.000 empleados en todo el mundo y más de cincuenta plantas de fabricación en varias divisiones geográficas. La organización de TI de Fabrikam posee tecnologías de implementación, operaciones y soporte de información como, por ejemplo, correo electrónico, administración de archivos y tecnología de Internet, junto con el desarrollo de soluciones de tecnología de información, como el sitio web de la empresa.

El contenido en Fabrikam se ha almacenado históricamente en directorios de archivos compartidos que se distribuían a través de los servidores de archivos locales en las distintas ubicaciones de la empresa. Esto ha contribuido a una situación de contenido caótica. La duplicación masiva del contenido clave dificultaba determinar la versión "oficial" de un archivo. La taxonomía de metadatos de contenido era muy limitada, conforme a lo que el sistema de archivos podía admitir. Dado que las divisiones de la empresa crearon plantillas únicas y personalizadas de documentos comunes como, por ejemplo, órdenes de trabajo, propuestas de ventas o documentos de recursos humanos, era difícil comparar los documentos en paralelo en todas las divisiones.

Dado que las insuficiencias de la arquitectura de información basada en archivos compartidos se hicieron más evidentes, los administradores de Fabrikam exigieron la adopción de nuevas tecnologías basadas en portales. Hicieron esto para lograr varios objetivos:

• Modernizar la arquitectura de información

• Mover el contenido de los archivos compartidos a las bibliotecas en sitios del portal

• Proporcionar acceso centralizado al contenido y las aplicaciones como, por ejemplo, los envíos de informe de gastos

• Proporcionar una página principal para comunicación centralizada con los empleados de Fabrikam

El siguiente paso en la evolución de la arquitectura de información de Fabrikam ha comenzado.

El siguiente diagrama ilustra la arquitectura inicial del portal de Fabrikam. Un portal de la empresa en la parte superior de la arquitectura proporcionaba una ubicación centralizada desde la que se difundía la información general de la empresa. En el siguiente nivel, unos pocos sitios proporcionan los recursos compartidos para la organización, por ejemplo, recursos humanos, servicios jurídicos y servicios financieros.

Por debajo del nivel de los recursos compartidos en la arquitectura de Fabrikam estaban los portales de divisiones de las distintas oficinas regionales de Fabrikam. Inicialmente, se pusieron a prueba América del Norte, Europa y Asia oriental. Gradualmente se agregaron en otros portales de divisiones: Australia, África y América del Sur. Cada portal de división contenía repositorios para sus directivas, diseños de productos, investigación y desarrollo, y los datos del cliente.

El resultado del cambio de la colaboración basada en archivos compartidos a la colaboración basada en portales fue decepcionante para los patrocinadores del portal y para la fuerza laboral de Fabrikam. No se había aliviado el “caos de contenido”. Simplemente se había desplazado de los archivos compartidos a los sitios del portal.

Dado que las funciones clave en Fabrikam, por ejemplo, materiales de compras, relaciones con clientes, diseño y especificación de elementos, e incluso algunos procesos de recursos humanos ocurren en el nivel de las divisiones, cada división había desarrollado contenido local para admitir estas funciones. Se crearon y administraron localmente declaraciones de directivas, especificaciones y planos de partes, documentos del personal, documentos sobre las relaciones de cliente y contenido similar. Las plantillas y los metadatos para estos documentos diferían en los portales de las divisiones. Como los metadatos se hicieron más específicos para cada división, se dificultó la búsqueda de contenido de una división a otra. Cuando se encontraba un documento en las divisiones, a menudo se copiaba al portal de otra división para que sea más accesible. Esto proceso dificultaba cada vez más encontrar la versión "oficial" de un documento dado que los duplicados proliferaban. Además, algunos documentos de portales de divisiones se protegían de manera que los empleados de otras divisiones no pudieran verlos. Aunque esto era apropiado cuando se estaba redactando un documento, no existía ninguna directriz sobre cómo y cuándo un documento debía hacerse visible en toda la empresa.

Para atender el descontento creciente con el portal, la compañía formó un equipo estratégico, que estaba compuesto por los administradores de todas las distintas divisiones de Fabrikam, los miembros del equipo central de TI y arquitectos de portales. El equipo tenía las siguientes tareas:

• Evaluar el estado actual de la implementación del portal de SharePoint Server.

• Recomendar cambios necesarios en el portal.

• Determinar cómo medir la mejora a través del tiempo.

El equipo que desarrollaba la estrategia del portal concluyó que la organización de "divisiones" de la taxonomía actual del portal era la raíz del problema. Cada división estaba duplicando los procesos y acumulando contenido sin aprovechar los conocimientos ni los procedimientos recomendados desarrollados en divisiones del mismo nivel. Esto contribuyó a una colaboración deficiente, recursos malgastados y caos de contenido. Su enfoque fue avanzar hacia una organización más "operativa" para el portal de la empresa. Los recursos compartidos, como la tecnología de la información y las finanzas, estaban actualmente expuestos en la taxonomía del portal por encima de todas las divisiones, y visibles para ellas. El equipo que desarrolló la estrategia del portal concluyó que otras disciplinas operativas, como las relaciones con clientes, relaciones con proveedores, configuración de la planta, investigación y diseño, se debían mover de los silos de las divisiones al mismo nivel que los recursos compartidos en la jerarquía del sitio. En lugar de la ubicación del contenido, los metadatos podrían asociar información con las distintas divisiones.

La siguiente ilustración es la arquitectura revisada del portal de Fabrikam:

Reorganizar el portal de Fabrikam de este modo tuvo la ventaja adicional de forzar la colaboración entre las partes de la empresa que tenían responsabilidades similares pero no estaban acostumbradas a trabajar juntas en procesos y estándares. Por ejemplo, el almacenamiento de archivos de diseño en un repositorio centralizado forzó a las distintas divisiones a estandarizar una herramienta para el diseño de partes de automóviles. Este cambio ahorró dinero y redujo el tiempo de entrenamiento. Además, los procedimientos recomendados de diseño se pusieron a disposición de los ingenieros para ver toda la empresa y usarlos como base para nuevos proyectos de diseño.

A continuación se presenta un resumen de las ventajas de la arquitectura del portal rediseñado:

• Proporciona acceso centralizado a la información.

• Reduce la duplicación de contenido.

• Evidencia la versión oficial de cada elemento de contenido.

• Estandariza los metadatos.

• Estandariza las plantillas.

• Fomenta la colaboración y el uso compartido de los procedimientos recomendados.

El nuevo diseño e implementación del portal fue sólo el comienzo. El equipo que desarrolló la estrategia del portal recibió el patrocinio ejecutivo para convertirse en un equipo de control para el portal. Como resultado, el grupo representó las necesidades de los usuarios del portal por medio del desarrollo de directivas y estándares. Esto ayudó a asegurar la responsabilidad en toda la organización y ofreció un foro de evaluación y evolución del portal, para mejorar las características del portal pero también para ayudar a maximizar la recuperación de la inversión que realizó la empresa en la tecnología de SharePoint Server. El grupo de control supervisó los siguientes elementos:

• Estándares de metadatos

• Estándares de plantillas

• Directrices sobre cuándo debe estar disponible la información necesaria en toda la empresa

• Cumplimiento de regulaciones gubernamentales y de la empresa

• Estándares de entrenamiento

• Estándares de personalización de marca para el contenido

Fabrikam comenzó a ver una gran recuperación de la inversión en el portal. Luego de un año en el proyecto, el equipo estratégico realizó un inventario del contenido y encontró que de 500.000 documentos sólo 230 eran duplicados. La compañía detectó un ahorro de millones de dólares debido a la centralización de los esfuerzos. Además, una encuesta a los empleados mostró un gran aumento de la satisfacción con el portal. La colaboración fue saludable en Fabrikam.

See Also

Concepts

Gobierno de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010)
Introducción al gobierno (SharePoint Server 2010)
Planeación de la arquitectura de información para la administración de contenido web (SharePoint Server 2010)

Other Resources

Centro de recursos de control (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0xC0A)