Gestione di problemi, rischi e documenti in Project Web App

Project 2010
 

Si applica a: Project Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2012-01-06

Riepilogo:  questo è il sesto di una serie di otto articoli in cui viene descritto come utilizzare Microsoft Project Web App per gestire i dati di Microsoft Project Server 2010 ed eseguire attività correlate alla gestione dei progetti.

Si applica a:  Project Server 2010 | Project Web App

Contenuto dell'articolo:

Uno dei principali vantaggi di soluzione EPM è costituito dalle funzionalità di collaborazione native del prodotto, grazie ai componenti che sono stati incorporati nell'insieme della soluzione. Questa funzione risulta notevolmente migliorata con l'utilizzo di Microsoft SharePoint Foundation come framework da cui gestire in modo più efficace la collaborazione del team.

Elementi del progetto quali rischi, problemi e documenti possono essere archiviati, collegati e associati a progetti o attività. Quando un piano di progetto viene pubblicato nell'ambiente di Microsoft Project Professional 2010, viene automaticamente creato un sito di progetto (sito secondario). Ogni sito secondario creato dispone di una propria raccolta ed è quindi possibile collegare rischi, problemi e documenti.

Quando si utilizza Microsoft Project Server 2010, vengono abilitate le caratteristiche di collaborazione seguenti:

  • Rischi   La gestione dei rischi implica l'identificazione proattiva e il rilevamento di eventi e condizioni che possono potenzialmente influire sulla pianificazione futura di un progetto. È possibile valutare i rischi in base al livello di gravità e assegnare una stima relativa alla probabilità con cui possono verificarsi.

  • Problemi   I problemi possono essere utilizzati per tenere traccia di elementi non facilmente identificati come assegnazioni o attività nel progetto. I project manager, i manager delle risorse e i responsabili del team possono quindi stabilire se i problemi influiranno sul progetto, nonché identificare le strategie per gestirli prima che diventino di entità maggiore.

  • Documenti   La raccolta di documenti consente ai membri del team di collaborare e condividere documenti e altri elementi del progetto con i membri del team di progetto.

  • Sito del progetto   Può esistere un sito per ogni progetto salvato nel database di Project Server. Il sito del progetto offre caratteristiche di collaborazione aggiuntive, ad esempio annunci, avvisi, risultati finali e la possibilità di collegare questi elementi alle attività di progetto, fornendo un sito Web per ogni progetto che rende disponibili le funzionalità di SharePoint Foundation a un team di progetto.

È importante che i project manager dispongano delle informazioni e delle conoscenze necessarie per gestire le funzionalità di collaborazione dei siti di progetto che rientrano nelle loro responsabilità.

I rischi sono eventi o condizioni che possono avere effetti positivi o negativi sui risultati di un progetto. La gestione dei rischi è fondamentale per il successo della gestione dei progetti, da diversi punti di vista. Riguarda l'identificazione proattiva e il rilevamento di eventi e condizioni che possono potenzialmente influire sulla pianificazione futura di un progetto. L'identificazione dei rischi è diversa dal rilevamento dei problemi, perché implica l'identificazione di un evento o di una condizione che può influire sui risultati di un progetto, anziché il rilevamento dell'effetto reale su tali risultati. I rischi possono già esistere al momento e le probabilità che si verifichino possono essere fino al 100%. I rischi possono inoltre esistere in un lontano futuro e avere fino al 100% di probabilità di costituire alla fine un fattore decisivo nel ciclo di vita di un progetto.

I rischi del progetto possono essere inviati e rilevati nel sito del progetto, favorendo le comunicazioni tra i membri del team e fornendo un archivio centrale per i potenziali problemi. I rischi sono accessibili tramite Microsoft Project Web App (PWA).

Eseguire la procedura seguente per aggiungere un rischio del progetto tramite Project Web App.

Per aggiungere un rischio del progetto
  1. In Centro Progetti selezionare il progetto, fare clic sul pulsante Sito del progetto e quindi sul progetto in cui verranno archiviate le informazioni sul rischio.

  2. Dopo l'apertura del sito del progetto, fare clic sull'opzione Rischi sulla barra di avvio veloce.

  3. Nella pagina Rischi che verrà aperta fare clic su Aggiungi nuovo elemento.

  4. Specificare le informazioni sul rischio nel modello Rischio. Questo modello può essere modificato dall'amministratore di sistema.

  5. È possibile scegliere l'opzione Allega un file o Collega elementi per il rischio selezionando il pulsante associato sulla barra multifunzione Rischio.

Eseguire la procedura seguente per visualizzare i rischi del progetto assegnati. Durante la visualizzazione, è possibile modificare il rischio, ad esempio con l'aggiunta o l'eliminazione di un elemento, oppure gestire le autorizzazioni.

Per visualizzare i rischi assegnati
  1. Sulla barra di avvio veloce di Project Web App fare clic su Problemi e rischi.

  2. Fare clic sul nome del progetto con il rischio che si desidera aprire.

  3. Nella pagina Rischi del sito del progetto scegliere il rischio da visualizzare o modificare.

  4. È possibile selezionare Aggiungi per aggiungere un nuovo elemento, Modifica o Elimina per modificare o eliminare il rischio, Gestione autorizzazioni per gestire le autorizzazioni oppure impostare un avviso utilizzando i meccanismi di notifica di SharePoint Foundation, se abilitato.

La gestione dei problemi può essere una componente importante della gestione dei progetti. I problemi vengono utilizzati per acquisire elementi non facilmente identificati nelle assegnazioni o nelle attività dei progetti. I membri del team e i project manager possono utilizzare la pagina Problemi nel sito del progetto. I project manager, i manager delle risorse e i responsabili del team possono quindi stabilire se i problemi influiranno sul progetto, nonché identificare le strategie per gestirli prima che diventino di entità maggiore.

Eseguire la procedura seguente per aggiungere un problema del progetto tramite Project Web App.

Per aggiungere un problema del progetto
  1. In Centro Progetti selezionare il progetto, fare clic sul pulsante Sito del progetto e quindi sul progetto in cui verranno archiviate le informazioni sul problema.

  2. Dopo l'apertura dell'area di lavoro del progetto, fare clic sull'opzione Problemi sulla barra di avvio veloce.

  3. Nella pagina Problemi che verrà aperta fare clic su Aggiungi nuovo elemento.

  4. Specificare le informazioni sul problema nel modello Problema. Questo modello può essere modificato dall'amministratore di sistema.

  5. Analogamente ai rischi, è possibile scegliere l'opzione Allega un file o Collega elementi per il problema selezionando uno dei pulsanti della barra multifunzione Problemi.

Eseguire la procedura seguente per visualizzare i problemi del progetto assegnati. Nella pagina di dettagli del problema è possibile aggiungere elementi, eliminare il problema e gestire le relative autorizzazioni.

Per visualizzare i problemi assegnati
  1. Nella home page di Project Web App fare clic su Problemi e rischi.

  2. Fare clic sul Problema del progetto che si desidera aprire.

  3. Nella pagina Problemi scegliere il problema da visualizzare o modificare.

  4. È possibile selezionare Aggiungi per aggiungere un nuovo elemento, Modifica o Elimina per modificare o eliminare il problema, Gestione autorizzazioni per gestire le autorizzazioni oppure impostare un avviso utilizzando i meccanismi di notifica di SharePoint Foundation, se abilitato.

Project Server 2010 integra la gestione dei documenti nel processo generale di gestione dei progetti incorporando la caratteristica della raccolta documenti di SharePoint. Una raccolta documenti può essere associata al progetto pubblicato nel database di Project Server e può offrire ai membri del team la possibilità di collaborare e condividere documenti (tra cui documenti di Microsoft Word, Microsoft Excel e molti altri tipi e formati di documento) all'esterno di un progetto. Oltre alle raccolte documenti, è possibile utilizzare una raccolta pubblica per l'archiviazione di documenti correlati a tutti i progetti dell'organizzazione.

Per accedere alla caratteristica di gestione dei documenti di Project Server 2010, fare clic sul collegamento Raccolte in Project Web App, selezionare Documenti condivisi o passare direttamente al sito del progetto da Project Web App. È possibile creare raccolte documenti per ogni progetto pubblicato nel sito del progetto. I documenti vengono utilizzati per acquisire informazioni non strutturate correlate al progetto che non sono altrimenti disponibili in un progetto tipico.

Eseguire la procedura seguente per aggiungere un documento a una raccolta documenti in un sito del progetto.

Per aggiungere un documento del progetto
  1. In Centro Progetti selezionare il progetto di cui aprire il sito e quindi fare clic sul pulsante Sito del progetto sulla barra multifunzione.

  2. Dopo l'apertura del sito del progetto, fare clic sull'opzione Documenti del progetto sulla barra di avvio veloce.

    Verrà visualizzata la pagina Documenti del progetto.

  3. Nella pagina Documenti del progetto fare clic su Aggiungi documento per caricare o importare uno o più file nell'elenco di documenti. È inoltre possibile modificare le impostazioni dell'elenco e il processo con le autorizzazioni corrette facendo clic su Impostazioni raccolta della scheda Raccolta.

  4. A questo punto è possibile selezionare le opzioni Visualizza o Modifica proprietà, Gestione autorizzazioni, Modifica o Elimina per il documento, Invia a tramite il programma di posta elettronica, se abilitato, Archivia (una funzione di SharePoint Services per la gestione del controllo delle versioni) o impostare un avviso in caso di revisioni di un documento.

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