Поделиться через

Управление документами

  • Статья

Содержание:

  • Элементы системы управления документами

  • Процесс планирования

Система управления документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, просмотр, публикацию, использование и окончательное удаление или сохранение. Хотя термин "управление" подразумевает нисходящий контроль информации, эффективная система управления документами должна отражать сущность организации, в которой используется. Средства, используемые для управления документами, должны быть гибкими, что позволяет строго контролировать жизненные циклы, если это соответствует корпоративной культуре и целям, но также позволяет применять менее структурированную систему, если это больше подходит организации.

Хорошо разработанная система управления документами обеспечивает легкий поиск и легкое предоставление общего доступа к информации. Таким образом контент логически упорядочивается, что упрощает стандартизацию создания и предоставления контента в организации. Это обеспечивает управление знаниями и сбор информации, помогает организации выполнять правовые обязательства, а также предоставляет функции для каждой стадии жизненного цикла документа, от создания шаблонов до создания, просмотра, опубликования, проверки и окончательного удаления или архивации документов.

Элементы системы управления документами

В эффективном решении управления документами указано:

  • Какие типы документов и другого контента могут быть созданы в рамках организации.

  • Какие шаблоны использовать для каждого типа документов.

  • Какие метаданные предоставлять для каждого типа документов.

  • Где хранить документы на каждой стадии жизненного цикла документов.

  • Как контролировать доступ к документам на каждой стадии их жизненного цикла.

  • Как перемещать документы в рамках организации с правом участников групп вносить изменения в создание, просмотр, утверждение, опубликование и размещение документов.

  • Какие политики применять к документам, чтобы связанные с документами действия были проверены, документы сохранены или удалены корректно, а важный для организации контент был защищено.

  • Как документы преобразуются при их переходе от одной стадии жизненного цикла до другой.

  • Насколько документы соответствуют корпоративным записям, которые должны сохраняться в соответствии с юридическими требованиями и корпоративными обязательствами.

В Microsoft Office SharePoint Server 2007 содержатся функции, которые обеспечивают все эти аспекты управления документами. Чтобы работники информационных подразделений могли легко пользоваться эти возможностями, не отвлекаясь от повседневных операций и привычных средств, в приложения системы Microsoft Office 2007, например Microsoft Outlook и Microsoft Word, также включены функции для поддержки каждой стадии жизненного цикла документов.

Процедура планирования

Процедура планирования управления документами состоит из следующих важных шагов:

  1. Определение ролей управления документами   Убедитесь, что в планах учтены следующие моменты: отзывы от основных заинтересованных лиц организации, наличие соответствующей группы на месте для внедрения решения, а также утверждение лиц, принимающих участие в управлении документами. Дополнительные сведения о создании группы планирования управления документами см. в статье Определение участников и заинтересованных лиц в управлении документами.

  2. Анализ использования документов   После указания лиц, работающих с документами, определите тип документов, с которыми ведется работа, и методы использования этих документов. Дополнительные сведения см. в статье Анализ использования документа.

  3. Планирование организации документов   Документы можно организовать в библиотеки, сайты групп и сайты порталов. В Office SharePoint Server 2007 предлагается ряд функций для упорядочивания и хранения документов. Эти функции варьируются от специальных сайтов, таких как репозиторий записей, до библиотек документов свободной формы для непосредственного создания документов и совместной работы с ними. В рамках библиотеки можно проводить дальнейшую организацию контента в папки и подпапки. Дополнительные сведения см. в статье Планирование библиотек.

  4. Планирование перемещения контента между расположениями   На разных стадиях жизненного цикла документа может возникнуть необходимость переместить или скопировать его из одного сайта или библиотеки в другой сайт или библиотеку. Например, процесс публикации может включать перемещение документа из промежуточного сайта на общедоступный веб-сайт. Если при перемещении в другой сайт требуется преобразовать контент из одного формата в другой, то следует также выполнить планирование преобразования контента. Дополнительные сведения см. в разделе "Планирования потока содержимого" статьи Планирование библиотек.

  5. Планирование типа контента   Используйте типы данных для упорядочивания информации по типам документов, например по метаданным, шаблонам документов, политикам и рабочим процессам. Это важный шаг для организации документов и обеспечения согласованности в рамках организации. Дополнительные сведения см. в статье Планирование типов содержимого (Office SharePoint Server).

  6. Планирование контроля контента   Можно запланировать соответствующую степень контроля для каждого типа контента и места хранения. Например, для библиотеки документов можно запланировать процедуры извлечения и возврата, чтобы защитить документы от несанкционированного распространения с помощью управления правами на доступ к данным. Дополнительные сведения см. в статье Планирование контроля версий, утверждения содержимого и извлечений.

  7. Планирование рабочих процессов   Планируя рабочие процессов для организации, можно контролировать и отслеживать перемещение документов между участниками группы, поскольку каждый участник принимает участие в совместной работе во время жизненного цикла документа. В Office SharePoint Server 2007 содержатся рабочие процессы для типичных задач групп, таких как просмотр и подтверждение документов. В Office SharePoint Server 2007 также поддерживается создание и установка пользовательских рабочих процессов. Дополнительные сведения см. в статье Планирование рабочих процессов для управления документами.

  8. Планирование политик   Для каждого типа контента выполните планирование политик управления, чтобы обеспечить корректную проверку, хранение и маркировку документов, а также иную их обработку в соответствии с установленными юридическими требованиями. В Office SharePoint Server 2007 содержатся политики, которые обеспечивают проверку и хранение документов, использование меток и штрих-кодов (для согласования распечатанного контента с соответствующими версиями в библиотеке документов). Дополнительные сведения см. в статье Планирование политик управления сведениями.

Загрузить эту книгу

Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:

См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.