Внедрение и управление информационной архитектурой

Планируя и регулируя корпоративную информационную архитектуру, можно помочь обеспечить соответствие решения на основе Microsoft Office SharePoint Server 2007 потребностям организации. При наличии эффективной информационной архитектуры пользователям решения легче будет найти и сохранить данные и повысить их качество. Эта статья:

• Вводит концепцию информационной инфраструктуры

• Описывает доступные ресурсы, которые помогут информационным архитекторам организации спланировать и внедрить информационную архитектуру в Office SharePoint Server 2007

• Содержит рекомендации по управлению информационной архитектурой Office SharePoint Server

• Содержит исследование вопроса, иллюстрирующее преимущество эффективной информационной инфраструктуры, способствующей сотрудничеству в масштабе предприятия

Содержание:

• Что такое информационная архитектура

• Ресурсы для планирования информационной архитектуры

• Управление информационной архитектурой

• Исследование вопроса: управление информационной архитектурой для устранения хаоса, связанного с содержимым

Что такое информационная архитектура

Информационная архитектура Office SharePoint Server — это организация информации предприятия (ее документов, списков, веб-сайтов и веб-страниц), максимально облегчающая ее использование и распределение. Успешному внедрению информационной архитектуры способствуют следующие факторы:

• Простота поиска информации

• Методы хранения и извлечения информации

• Методы открытия данных пользователями

• Наличие резервной или повторяющейся информации

• Доступные для каждого типа информации метаданные

• Шаблоны, используемые для создания информации

• Качество управления информационной архитектурой

Задачи и принципы внедрения информационной архитектуры зависят от типа создаваемого решения. Например,

• При разработке информационной архитектуры сайта портала корпоративной интрасети можно сосредоточиться на использовании метаданных для классификации содержимого сайта, организации содержимого на сайтах и в библиотеках документов, доступности содержимого на сайтах портала и шаблонах для создания содержимого.

• При разработке информационной архитектуры веб-сайта присутствия в Интернете можно сосредоточиться на организации иерархических дочерних сайтов и веб-страниц на сайте, открытии иерархии для функций перехода по сайту и простоте поиска содержимого на сайте.

Решения в отношении информационной архитектуры могут отразиться и на потоке информации. Например, в случае с сайтом портала интрасети можно первоначально делать черновики данных на сайтах, недоступных для большинства членов организации. Чтобы информация была полезной и с ней можно было выполнять действия в масштабе организации, в план информационной архитектуры можно включить методы и рекомендации по перемещению данных в места, доступные всем пользователям.

В зависимости от размера организации, можно подумать о включении информационного архитектора в группу, отвечающую за разработку и внедрение решения на базе Office SharePoint Server. Информационные архитекторы имеют опыт структурирования информации в крупных веб-средах, например, сайтах портала интрасети.

Ресурсы для планирования информационной архитектуры

В следующей таблице перечислены доступные ресурсы, которые помогут информационным архитекторам спланировать архитектуру решения Office SharePoint Server:

Ресурсы по информационной архитектуре

Управление информационной архитектурой

Информационной архитектурой предприятия нужно управлять. Таким образом достигаются следующие цели:

• Информационно-технологическая (IT) группа организации может управлять информацией организации, указывая методы внедрения и обслуживания информационной архитектуры.

• Информационная архитектура соответствует нормативным требованиям, потребностям в охране личной информации и целям безопасности предприятия.

• Информационная архитектура соответствует бизнес-целям организации. Помните, что плохо спланированная и управляемая информационная архитектура может снизить эффективность организации. Хорошо спланированная и управляемая архитектура может повысить эффективность.

Для управления информационной архитектурой необходимо участвовать во всех группах, которым важен успех предприятия. Поскольку информационная архитектура прежде всего должна соответствовать потребностям бизнеса, важно, чтобы представители бизнес-подразделений предприятия играли в этой группе управления основную роль. По возможности включите в группу планирования профессионального информационного архитектора и пригласите его в группу управления. Помимо этих основных заинтересованных лиц, в группу нужно включить представителей отдела IT и юридических организаций. В зависимости от типа организации можно включить и других участников. Одним из ключевых участников является спонсор управляющей группы. Хотя это лицо, возможно, не будет посещать все собрания управляющей группы, его важно включить для того, чтобы группа отчитывалась по результатам выполнения задачи. Более того, спонсор поможет обеспечить использование контрольных точек, отмечающих ход процесса наладки управления информационной архитектурой.

Лучше всего, чтобы управляющая группа информационной архитектуры работала на основе культуры и методологий предприятия. При этом существует несколько базовых рекомендаций:

• Встречайтесь регулярно и планируйте достаточно времени для обсуждения всех вопросов, особенно на первых собраниях.

• Используйте примеры хорошей информационной архитектуры при обсуждениях. Например, ведите протоколы и храните материалы на хорошо спланированном сайте сотрудничества.

• Доносите результаты до широкого круга пользователей организации (и собирайте пожелания) с помощью веб-сайта и интерактивных опросов.

• Создайте набор основных этапов и общий календарь.

• Подумайте о том, чтобы опробовать информационную архитектуру на практике в нескольких подразделениях организации и воспользоваться полученным опытом для постепенного улучшения архитектуры всей организации.

Исследование вопроса: управление информационной архитектурой для устранения хаоса, связанного с содержимым

Fabrikam, Inc. — мировой производитель и экспортер автомобильных деталей, включая топливо и водяные насосы, амортизаторы, тормозные накладки и различные детали двигателя. У компании 13 000 сотрудников по всему миру и более пятидесяти заводов в нескольких региональных подразделениях. IT-организация Fabrikam занимается развертыванием, эксплуатацией и поддержкой информационных технологий, например, электронной почты, управления файлами и Интернет-технологиями, а также разработкой информационно-технологических решений, например, корпоративного веб-сайта.

В Fabrikam содержимое исторически хранился в общих файловых каталогах, распределенных по локальным файловым серверам, которые находились в разных офисах компании. Это способствовало образованию хаоса. Массовое дублирование ключевого содержимого усложняло определение "официальной" версии файла. Классификация метаданных содержимого ограничивалась возможностями файловой системы. Поскольку подразделения корпорации создавали уникальные настраиваемые шаблоны распространенных документов, например, заказов-нарядов, торговых предложений или документов для отдела кадров, сложно было сравнивать рядом документы разных подразделений.

Когда неполноценность информационной архитектуры. основанной на общих папках с файлами, стала очевидной, руководители Fabrikam санкционировали принятие новых технологий на базе портала. Это было сделано для достижения нескольких целей:

• Модернизация информационной архитектуры

• Перемещение содержимого из общих папок с файлами в библиотеки на сайтах портала

• Обеспечение централизованного доступа к содержимому и приложениями, например, отправке отчетов о расходах

• Создание домашней страницы для централизованного общения с сотрудниками Fabrikam

Начался новый этап развития информационной архитектуры Fabrikam.

Следующая схема иллюстрирует первоначальную архитектуру портала Fabrikam. Корпоративный портал, расположенный в верхней части архитектуры, является центральной точкой, откуда начиналось широковещательная рассылка корпоративных данных. На следующем уровне находится несколько сайтов для общих ресурсов организации, например, отдела кадров, юридических и финансовых служб.

Под уровнем общих ресурсов в архитектуре Fabrikam находятся порталы подразделений для различных региональных офисов. Первоначально был введен североамериканский, европейский и восточноазиатский портал. Постепенно добавлялись другие порталы: австралийский, африканский и южноафриканский. На каждом портале находятся хранилища политик, проектов продукции, исследований и разработок и пользовательских данных.

Спонсоров порталов и сотрудников Fabrikam разочаровали результаты перехода от сотрудничества на основе общих файловых хранилищ к сотрудничеству на основе порталов. "Хаос содержимого" не исчез, в просто переместился из хранилищ на порталы.

Поскольку ключевые функции Fabrikam, например, закупка материалов, работа с клиентами, разработка деталей и спецификаций и даже некоторые процессы отдела кадров выполнялись на уровне подразделений, каждое из них создавало соответствующее локальное содержимое. Программные заявления, чертежи деталей и спецификации, кадровые документы, документы, касающиеся клиентов и подобное содержимое создавалось и управлялось локально. Шаблоны и схема метаданных менялась в зависимости от портала. По мере того, как метаданные специализировались в зависимости от подразделения, сложнее становилось искать содержимое других подразделений. Часто найденные документы копировались на портал другого подразделения для удобства доступа. Соответственно, все труднее становилось найти "официальную" версию документа среди дубликатов. Кроме того, некоторые документы порталов подразделения были защищены так, что сотрудники других подразделений не могли их просматривать. Хотя это было полезно при создании черновиков, рекомендации по поводу того, когда и как сделать документы видимыми в масштабе предприятия отсутствовали.

Для того чтобы устранить растущее недовольство порталом, была создана стратегическая группа, в которую вошли руководители различных подразделений Fabrikam, а также ведущие члены IT-группы и архитекторы портала. Перед группой стояли следующие задачи:

• Оценка текущего состояния развертывания портала Office SharePoint Server.

• Создание рекомендаций по необходимому изменению портала.

• Определение того, как оценить улучшения с течением времени.

Группа, разработавшая стратегию портала, сделала вывод, что причиной проблемы стала текущая "подразделенческая" организация таксономии портала. Каждое подразделение дублировало процессы и бессмысленно накапливало содержимое, не пользуясь преимуществами опыта и оптимальных методов, накопленных другими подразделениями. Таким образом сотрудничество усложнялось, ресурсы использовались неэффективно, а хаос увеличивался. Решено было перейти к более "работоспособной" организации корпоративного портала. Общие ресурсы (например, информационно-технологические и финансовые) на данный момент находились в верхней части иерархии, доступной (и видимой) для всех подразделений. Группа, разрабатывавшая стратегию портала, решила, что другие рабочие вопросы, например, общение с клиентами и поставщиками, конфигурацию завода и исследования и разработки, также можно переместить с уровня подразделения на этот уровень иерархии сайта. Вместо расположения содержимого метаданные должны были связывать данные с различными подразделениями.

Далее находится пересмотренная схема архитектуры портала Fabrikam:

Такая реорганизация портала Fabrikam дополнительно укрепляла сотрудничество между частями предприятия со сходными обязанностями, не привыкшими совместно работать над стандартами и процессами. Например, хранение файлов чертежей в централизованном хранилище вынудило разные подразделения стандартизировать средство разработки автомобильных деталей. Это позволило сэкономить деньги и время на обучение. Кроме того, инженеры получили доступ к описаниям оптимальных методов разработки на уровне предприятия и начали их использовать как основу для новых проектов.

Далее следует сводный перечень преимуществ переработки архитектуры портала:

• Обеспечен централизованный доступ к данным.

• Уменьшено количество дубликатов содержимого.

• Исчезли сомнения по поводу официальной версии каждого элемента контента.

• Метаданные стандартизированы.

• Шаблоны стандартизированы.

• Совместная работа и обмен оптимальными методами поощряется.

Переработка и повторное внедрение портала было только началом. Группа, которая разработала стратегию портала, получила финансирование и сделалась управляющей группой. Теперь она создает политики и стандарты, соответствующие требованиям пользователей портала. Это помогло обеспечить финансовую ответственность в масштабе организации и создать форум для оценки и развития портала с целью улучшения его работы и обеспечения максимального возврата вложений корпорации в технологию Office SharePoint Server. Управляющий орган следил за следующим:

• Стандарты метаданных

• Стандарты шаблонов

• Рекомендации по поводу времени предоставления доступа к данным в масштабе предприятия

• Выполнение корпоративных и правительственных норм

• Стандарты обучения

• Стандарты фирменной настройки содержимого

Начался активный возврат вложений в портал Fabrikam. Через год после начала реализации проекта стратегическая группа провела инвентаризацию содержимого и обнаружила, что из 500,000 только 230 являлись дубликатами. Обнаружено было, что централизация усилий позволила сэкономить миллионы долларов. По результатам опроса выяснилось, что большинство сотрудников довольны порталом. Сотрудничество в Fabrikam процветало.

Загрузите эту книгу

Этот раздел включен в следующую загружаемую книгу для удобства чтения и печати:

• Планирование сайтов и компонентов, Часть 1

Полный список доступных книг приведен в разделе Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.

См. также

Понятия

Что такое управление?

Другие ресурсы

SharePoint Cross-site Configurator (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0x419) (на английском языке)