Características de gobierno de Office SharePoint Server 2007

En este artículo se examina un conjunto de características de Microsoft Office SharePoint Server 2007 que su organización puede usar para ayudar a controlar el servicio de TI de Office SharePoint Server 2007 o la arquitectura de la información de la empresa. También incluye vínculos a artículos web para ayudarle a planear y usar cada característica.

En este artículo:

• Características del servicio de TI

• Características de la arquitectura de la información

Características del servicio de TI

Al ofrecer un servicio de TI que hospeda sitios de SharePoint y proporcionar servicios relacionados en la empresa, la organización puede controlar más eficazmente la proliferación de sitios de SharePoint, asegurar la rentabilidad y maximizar los beneficios de colaboración. En esta sección se describen las características de Office SharePoint Server 2007 que son útiles en el mantenimiento y supervisión de un servicio de Office SharePoint Server.

Plantillas de sitio

Las plantillas de sitios son un conjunto de personalizaciones aplicado a una definición de sitio. Mediante una plantilla de sitio, un servicio Office SharePoint Server puede promover la personalización coherente, la estructura del sitio y el diseño en los sitios que crean los usuarios. Se pueden crear plantillas de sitio personalizado para sitios de aprovisionamiento y usarlas en lugar de las plantillas que se incluyen en Office SharePoint Server como parte del servicio de Office SharePoint Server.

Para obtener más información, vea el artículo Trabajar con plantillas de sitio y definiciones (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119281&clcid=0xC0A).

Cuotas

Una cuota especifica los límites a la cantidad de almacenamiento que puede usar un sitio web. Las cuotas permiten advertir a los usuarios cuando sus sitios se acerquen a su límite de almacenamiento. Este proceso impide que los usuarios agreguen contenido adicional cuando se alcanza el límite. Para obtener más información, vea Administración de bloqueos y cuotas de sitios (Office SharePoint Server).

Bloqueos

Los bloqueos sirven para impedir que los usuarios agreguen contenido a una colección de sitios o que utilicen la colección de sitios. Por ejemplo, se puede bloquear un sitio que infrinja una directiva de uso. Para obtener más información, vea Administración de bloqueos y cuotas de sitios (Office SharePoint Server).

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo son programas que implementan procesos empresariales para los usuarios de un sitio de Office SharePoint Server. Están asociados con elementos del sitio, como documentos, formularios o elementos de lista. Los flujos de trabajo tienen muchas aplicaciones como parte de un servicio de TI. Por ejemplo, puede usar un flujo de trabajo para proporcionar un nuevo sitio, realizar el seguimiento de un problema de soporte técnico, o emprender la acción correspondiente cuando se supera la cuota de un sitio.

Para obtener más información, vea el tema relativo a los flujos de trabajo en Windows SharePoint Services (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119282&clcid=0xC0A) y Información sobre flujos de trabajo.

Características

Una característica es un contenedor de distintas extensiones definidas para Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services 3.0, y está compuesta por un conjunto de archivos XML que se implementan en servidores web. Se puede implementar una característica como parte de una definición de sitio o de un paquete de soluciones, y puede activar de forma individual una característica en sitios de Office SharePoint Server.

Administrador de un sitio puede transformar la funcionalidad de un sitio de SharePoint mediante alternar una característica determinada o desactivar en la interfaz de usuario. Las características que sea más fácil activar o desactivar la funcionalidad en el transcurso de una implementación y proporcionan un medio para que los administradores transformar fácilmente la plantilla o definición de un sitio. Las características se pueden ocultar, lo que impide los desactivar manualmente usuarios del sitio.

Al tener nueva funcionalidad del sitio implementada como características, se facilita la tarea para que los administradores controlen los sitios y apliquen el plan de gobierno. Una técnica denominada asociación de características permite asociar la característica a todas las nuevas instancias de sitios que usen una definición de sitio determinada sin modificar la definición de sitio. Esto permite controlar las características a las que los usuarios del servicio tienen acceso. Para más información, vea el tema relativo a la asociación de características (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119283&clcid=0xC0A) y al trabajo con características (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=105337&clcid=0xC0A).

Creación de sitios sin intervención del administrador (SSC)

Puede habilitar a los usuarios para crear sus propios sitios web de nivel superior mediante la característica de creación de sitios sin intervención del administrador. Permitir que los grupos de trabajo creen y posean colecciones únicas de sitios fomenta una mejor colaboración en los grupos de trabajo. Además, al permitir la creación de sitios sin intervención del administrador, se libera a los recursos de TI para que puedan dedicarse a otras tareas. Una decisión clave en la supervisión de la creación de sitios sin intervención del administrador consiste en determinar el nivel de compatibilidad del servicio.

Para obtener información adicional, vea Configuración de la creación de sitios sin intervención del administrador.

Administración de registros

Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que demuestra una actividad o transacción realizadas por la organización. Los registros deben conservarse durante un período de tiempo para satisfacer requisitos legales, empresariales o normativos. La administración de registros es el proceso mediante el cual una organización determina el tipo de información que se debe tener en cuenta en los registros, cómo se deben administrar los registros mientras estén activos y durante cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro. La administración de registros incluye la realización de tareas relacionadas con registros, tales como la eliminación de registros que han expirado o la ubicación y protección de registros relacionados con eventos externos como litigios.

Office SharePoint Server 2007 incluye características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos de administración de registros integrados. Para garantizar que los trabajadores de la información puedan participar fácilmente en el sistema de administración de registros de la empresa, las aplicaciones de 2007 Microsoft Office system, como Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office Word 2007, también incluyen características que admiten procedimientos para la administración de registros.

Para obtener más información, vea Planeación de la administración de registros.

Características de la arquitectura de la información

La arquitectura de la información de un sitio web del portal determina cómo la información de ese sitio (los sitios, las páginas web, los documentos, las listas y los datos) se organiza y presenta. Su empresa puede aumentar el rendimiento de la inversión del portal mediante la creación de un cuerpo de gobierno que desarrolle y aplique los estándares y directivas de la arquitectura de la información. Una arquitectura bien gobernada facilita la búsqueda, el uso y el intercambio de información en la empresa.

En esta sección se describen las características de Office SharePoint Server 2007 útiles al implementar la arquitectura de la información en la empresa y al gobernar su uso.

Tipos de contenido

Los tipos de contenido permiten a las empresas organizar, administrar y controlar el contenido de una manera coherente. Definen los atributos de un tipo de elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar las propiedades de metadatos que se va a asociar a elementos de su tipo, flujos de trabajo disponibles, plantillas y directivas de administración de información. Use los tipos de contenido para fomentar las directivas de administración de información coherentes, los requisitos de metadatos y otras directivas. Para controlar los tipos de contenido, tenga en cuenta la asociación de los receptores de sucesos y flujos de trabajo con los formularios que se usan para modificar los tipos de contenido. Como resultado, se validan y se aprueban los cambios en un tipo de contenido.

Para obtener más información, vea Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server).

Aprobación de contenido

La aprobación de contenido es el método mediante el cual los integrantes de un sitio con permisos de aprobador controlan la publicación de contenido. El estado de un borrador de documento que espera la aprobación de contenido es el de pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba su contenido, éste pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verlo. El propietario de una biblioteca de documentos puede activar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos o biblioteca de páginas web y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca que ejecutará el proceso de aprobación.

Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar el proceso de hacer que el contenido esté disponibles para una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica contenido podría necesitar una revisión y aprobación legales antes de publicar el contenido.

Para obtener más información, vea Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones.

Control de versiones

El control de versiones es el método mediante el cual se numeran iteraciones sucesivas de un documento y se guardan en Office SharePoint Server. Como herramienta de gobierno, el control de versiones impide que los usuarios con permisos de lectura puedan visualizar los borradores de documentos.

Para obtener más información, vea Planeación del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones.

Página de contenido y estructura del sitio

La página de contenido y estructura del sitio de nivel superior de una colección de sitios administra el contenido y la estructura de una colección de sitios de SharePoint. Puesto que la navegación de sitios en Office SharePoint Server se basa de forma predeterminada en la jerarquía de sitios y subsitios, esta característica también se puede usar para configurar la navegación de sitios. Al trasladar un sitio web a Office SharePoint Server 2007, puede usar la página de contenido y estructura del sitio para reestructurar el sitio y satisfacer las necesidades de la empresa.

Para obtener más información, vea el artículo Trabajar con el contenido y la estructura del sitio (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=107711&clcid=0xC0A) (en inglés).

Directivas de administración de información

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido o para una ubicación donde el contenido se almacena, donde cada regla en una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una característica de directiva de administración de la información podría especificar cuánto tiempo debe conservarse un tipo de contenido, o podría proporcionar auditoría de documentos. Las directivas de administración de información permiten controlar quién puede tener acceso a la información de la organización, qué pueden hacer con tal información y cuánto tiempo debe conservarse dicha información.

Puede asociar una directiva con una lista, una biblioteca de documentos o un tipo de contenido. Al hacerlo, cualquier documento asociado con la biblioteca, o cualquier documento del tipo de contenido, incluye la directiva de administración de información. La relación entre un documento y su directiva de administración de información asociada se mantiene incluso cuando el documento se abre en un programa cliente de 2007 Microsoft Office system. Por ejemplo, si una directiva impide la impresión de un documento, se puede aplicar esa directiva incluso cuando el documento se abre en un programa cliente de 2007 Office System.

Al configurar una directiva de administración de información, opcionalmente puede escribir una instrucción de directiva que se mostrará en los programas cliente de 2007 Office System para informar a los autores de los documentos acerca las directivas que se aplican en un documento. Esto es una práctica recomendada.

Office SharePoint Server 2007 incluye las características de directiva de administración de información siguientes:

• La característica de directiva de auditoría registra los sucesos y las operaciones realizadas en documentos y elementos de lista. La auditoría se puede configurar para registrar sucesos tales como la edición de documentos, la visualización de los mismos o el cambio del nivel de permisos de un documento.

• La característica de directiva de expiración facilita la eliminación de contenido mediante un método coherente que se puede controlar y administrar. Se puede establecer que el contenido de un tipo específico expire en una fecha determinada o tras un período calculado a partir de alguna actividad en el documento (como su creación). Una vez haya expirado el documento, se pueden determinar las acciones que va a realizar el control de directiva. Por ejemplo, la directiva puede eliminar el documento o definir una tarea de flujo de trabajo para que Office SharePoint Server distribuya el documento para obtener permiso para destruirlo.

• La característica de directiva de etiquetas especifica una etiqueta para asociarla a un tipo de documento o elemento de lista. Las etiquetas son áreas de texto de búsqueda que Office SharePoint Server genera en función de propiedades de metadatos y del formato que se especifique.

• La característica de directiva de códigos de barras permite realizar un seguimiento de una copia física de un documento. Se crea un valor de identificador único de un documento y, a continuación, se inserta una imagen de código de barras de ese valor en el documento. De forma predeterminada, los códigos de barras son compatibles con el estándar común de Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39) y, se puede usar el modelo de objetos de las directivas para conectar otros proveedores de códigos de barras.

Para realizar un seguimiento de cómo las directivas de administración de información se usan en cada aplicación web de la solución, puede usar Administración central de Office SharePoint Server para configurar los informes de uso de la directiva de administración de información. Los informes de la directiva de administración de información le ayudan a supervisar la coherencia de uso de las directivas en la organización. Puesto que las directivas de administración de información a menudo se implementan para ayudar a una organización a cumplir con las normativas, la supervisión frecuente del uso de las directivas le ayudará a asegurarse de que su organización está cumpliendo con ellas.

Las características de directiva de administración de información son ampliables. Para obtener más información sobre cómo crear características de directiva de administración de información personalizadas, vea el tema relativo al kit de desarrollo de software de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119284&clcid=0xC0A) (en inglés). Para obtener más información general sobre las directivas de administración de información, vea Planeación de directivas de administración de información.

Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) permite a los creadores de contenido controlar y proteger sus documentos. El contenido de los documentos que usa IRM se cifra y se suministra con una licencia de emisión que impone restricciones a los usuarios.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 admite el uso de IRM en documentos almacenados en las bibliotecas de documentos. Los formatos de archivo de los documentos que usan IRM en Office SharePoint Server 2007 son los siguientes:

• Microsoft InfoPath

• Microsoft Word

• Microsoft Excel

• Microsoft PowerPoint

• Word Open XML

• Excel Open XML

• PowerPoint Open XML

Para agregar otros tipos de archivo, el administrador debe instalar protectores, es decir, programas que controlan el cifrado y el descifrado de documentos que usan IRM, para cada nuevo tipo de archivo.

Para obtener más información, vea Planeación de Information Rights Management.

Tipos de archivos bloqueados

Puede restringir la carga o descarga de archivos de un servidor basando la restricción en la extensión del nombre de archivo. Por ejemplo, puede bloquear archivos que tengan la extensión .exe porque dichos archivos se pueden ejecutar en el equipo cliente y pueden contener software malintencionado.

De forma predeterminada, muchos tipos de archivo están bloqueados, incluidos los tipos de archivo que el Explorador de Windows trata como ejecutables. Para ver una lista completa de los tipos de archivo bloqueados de forma predeterminada, vea Administración de tipos de archivos bloqueados (Office SharePoint Server).

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.