Pianificare la conservazione dei record dei messaggi di posta elettronica
Contenuto dell'articolo:
Utilizzo di un sito Centro record per la conservazione dei messaggi di posta elettronica
Utilizzo di Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server per la gestione dei record di messaggi di posta elettronica
Gestione dei record di messaggi di posta elettronica senza Exchange Server 2007
Pianificazione della conservazione dei record di messaggi di posta elettronica
Fogli di lavoro
I messaggi di posta elettronica archiviati nei server di posta elettronica possono essere gestiti come record. Poiché gli Information Worker fanno un uso sempre più diffuso delle applicazioni client di posta elettronica per comunicare le informazioni aziendali, i responsabili aziendali della conformità e i responsabili della gestione dei record devono includere i messaggi di posta elettronica nella pianificazione della gestione dei record nel modo seguente:
Includendo i messaggi di posta elettronica nei piani di archiviazione.
Consentendo la conservazione dei record di messaggi di posta elettronica, la relativa esenzione per esibizione e l'eliminazione.
Consentendo agli Information Worker di classificare i messaggi di posta elettronica come record.
Consentendo agli Information Worker di trasferire i messaggi di posta elettronica nei Centri record.
In questo articolo vengono descritte le attività di pianificazione correlate alla conservazione dei messaggi mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007. Oltre a Microsoft Office SharePoint Server 2007, in Microsoft Exchange Server 2007 sono incluse caratteristiche che supportano gli obiettivi dei responsabili della gestione dei record e dei responsabili aziendali della conformità. Poiché le caratteristiche di Exchange 2007 che supportano la gestione dei record sono stata progettate per garantire una semplice integrazione con le caratteristiche di gestione dei record di Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile utilizzare facilmente i due prodotti per gestire la classificazione, la conservazione e la scadenza dei messaggi. In questo argomento verrà pertanto descritto come pianificare la gestione dei record di messaggi di posta elettronica utilizzando Microsoft Office SharePoint Server 2007 con Exchange 2007. Grazie a una soluzione personalizzata basata sui modelli a oggetti di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 e di Microsoft Office SharePoint Server 2007, le soluzioni per la gestione dei record di messaggi di posta elettronica che non richiedono Exchange 2007 possono essere implementate in base a Microsoft Office SharePoint Server 2007. Nella sezione Gestione dei record di posta elettronica senza Exchange Server 2007 viene descritta la pianificazione della conservazione dei record di posta elettronica quando Exchange 2007 non è in uso.
Per una panoramica delle funzionalità di gestione dei record di Microsoft Office SharePoint Server 2007, vedere Pianificare la gestione dei record. Per informazioni sulla pianificazione, la distribuzione e l'utilizzo di un sistema di messaggistica basato su Exchange 2007, vedere la Raccolta di documentazione tecnica su Microsoft Exchange Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0x410).
Utilizzo di un sito Centro record per la conservazione dei messaggi di posta elettronica
Come descritto nell'articolo Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server), i progettisti di siti e i responsabili della gestione dei record pianificano e implementano un sito Centro record per gestire i record in Microsoft Office SharePoint Server 2007. Le caratteristiche seguenti del sito Centro record, che costituiscono anche le caratteristiche principali per gestire i record, presentano una modalità di conservazione dei record di messaggi di posta elettronica analoga a quella per la conservazione di altri tipi di record:
Raccolte documenti Nel sito Centro record vengono create raccolte documenti per l'archiviazione dei record. È possibile creare nuove raccolte per la conservazione dei record di posta elettronica o archiviare tali record nelle raccolte esistenti. Se, ad esempio, nel sito Centro record è presente una raccolta documenti denominata "Contratti", è possibile archiviare in tale raccolta i messaggi di posta elettronica relativi ai contratti insieme con altri tipi di documenti sullo stesso argomento.
Metadati I metadati dei messaggi di posta elettronica vengono definiti e creati con le stesse modalità con cui vengono creati anche altri tipi di metadati nel sito Centro record. I metadati dei record di messaggi di posta elettronica in genere includono campi di posta elettronica comuni quali A, Da e Oggetto. Tali campi vengono inviati automaticamente al Centro record insieme con i record di messaggi di posta elettronica inviati da Microsoft Office Outlook 2007 e da Exchange 2007. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server per la gestione dei record di messaggi di posta elettronica più avanti nell'articolo.
Per archiviare i metadati per i record di messaggi di posta elettronica, è innanzitutto necessario, come con qualsiasi tipo di metadati di record, definire le colonne di metadati in una raccolta documenti o nel tipo di contenuto assegnato alla raccolta documenti. Per informazioni dettagliate sulla pianificazione dei metadati per la gestione dei record, vedere la sezione correlata nell'articolo Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).
Distribuzione record Quando un messaggio di posta elettronica viene inviato al sito Centro record, il record viene distribuito nella raccolta documenti appropriata al tipo di contenuto associato al messaggio. Le informazioni sul tipo di contenuto della posta elettronica vengono inviate automaticamente con i record di messaggi di posta elettronica inviati da Microsoft Office Outlook 2007 e da Exchange 2007 utilizzando la caratteristica di etichettatura di Exchange 2007. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server per la gestione dei record di messaggi di posta elettronica più avanti in questo articolo. Per le soluzioni personalizzate basate su record di messaggi di posta elettronica che non utilizzano Exchange 2007, il tipo di contenuto deve essere determinato dalla soluzione stessa e inviato a livello di programmazione al sito Centro record. Per ulteriori informazioni, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .
Criteri Come nel caso di altri tipi di record, i record di messaggi di posta elettronica richiedono criteri di controllo e di scadenza. Dopo aver inviato un record di messaggio a un sito Centro record e averlo distribuito in una raccolta documenti, l'insieme di criteri di gestione delle informazioni configurato per la raccolta documenti viene applicato ai record di messaggi archiviati nella raccolta. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei criteri per la gestione dei record, vedere la sezione correlata nell'articolo Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).
**Esenzione **Nel sito Centro record di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è disponibile una caratteristica di esenzione. Nell'ambito della gestione dei record un'esenzione è un'azione che sospende l'eliminazione di un documento in modo che rimanga protetto nel Centro record finché l'esenzione non viene abolita. Questa caratteristica consente ai responsabili della gestione dei record di creare esenzioni denominate che impediscono che i record specificati scadano e vengano eliminati. È possibile applicare l'esenzione a uno o più record di messaggi procedendo come per qualsiasi altro tipi di record.
Utilizzo di Exchange Server 2007 con Office SharePoint Server per la gestione dei record di messaggi di posta elettronica
In Exchange 2007 sono presenti caratteristiche che semplificano la gestione dei record di messaggi di posta elettronica e che possono essere integrate facilmente in una soluzione per la gestione dei record basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007. Tali caratteristiche garantiscono che:
Gli Information Worker siano in grado di classificare correttamente i messaggi di posta elettronica.
Dopo essere stati classificati, i messaggi di posta elettronica rimangano attivi per un intervallo di tempo impostato da un amministratore di Exchange 2007.
I messaggi di posta elettronica che devono essere conservati per un periodo di tempo superiore ai periodi di conservazione attivi vengano inviati a un sito Centro record per una conservazione a lungo termine.
Le caratteristiche di gestione dei record di Exchange 2007 includono:
Cartelle gestite Sono le cartelle configurate da un amministratore di Exchange 2007 in modo che i criteri di gestione delle informazioni vengano applicati ai messaggi archiviati nelle cartelle. Un tipo comune di criterio applicato a una cartella gestita è un criterio per gli elementi scaduti, che specifica l'intervallo di tempo durante il quale un messaggio può essere conservato in una cartella prima che venga eliminato o spostato in un'altra cartella per la revisione. Quando vengono utilizzate in un'applicazione client di posta elettronica come Microsoft Office Outlook 2007, le cartelle gestite presentano le stesse caratteristiche di altre cartelle. Quando si seleziona una cartella gestita in Microsoft Office Outlook 2007, viene visualizzata un'informativa con la descrizione dei criteri associati alla cartella.
Alle cartelle gestite viene in genere assegnato un nome che indica la classificazione aziendale dei messaggi di posta elettronica che saranno contenuti al loro interno. È ad esempio possibile assegnare a una cartella gestita il nome "Ricerca e sviluppo" o "Contratti e locazioni". In base al nome e all'informativa criteri di una cartella gestita, gli Information Worker dovrebbero essere in grado di comprendere lo scopo della cartella e utilizzare strumenti comuni, come il trascinamento, per archiviare i messaggi di posta elettronica appropriati nella cartella. Tenere presente che quando un Information Worker trascina un messaggio di posta elettronica in una cartella gestita, tale azione consente di classificare il messaggio e applicarvi i criteri appropriati.
Inserimento nel journal La caratteristica di Exchange 2007 inserimento nel journal consente di inviare una copia di un messaggio di posta elettronica a una posizione di memorizzazione di destinazione esterna a una cassetta postale. Se come posizione di destinazione per l'inserimento nel journal si configura un sito Centro record, un amministratore di Exchange 2007 può implementare la conservazione dei record di messaggi di posta elettronica utilizzando Exchange 2007 e Microsoft Office SharePoint Server 2007.
È possibile configurare l'inserimento nel journal di una cartella gestita specificando una posizione di destinazione per tale inserimento, ad esempio un sito Centro record di Microsoft Office SharePoint Server 2007, e un'etichetta che indichi il tipo di messaggio di posta elettronica contenuto nella cartella, ad esempio "sviluppo prodotti" o "dati critici per il business". Quando un Information Worker sposta un messaggio di posta elettronica in una cartella gestita con la caratteristica di inserimento nel journal attivata, una copia del messaggio, l'etichetta del messaggio, i metadati e gli allegati vengono inviati alla posizione di destinazione.
L'etichetta associata a una cartella gestita viene utilizzata dal sito Centro record per distribuire un messaggio di posta elettronica inserito nel journal nella raccolta documenti appropriata per una conservazione a lungo termine. L'etichetta deve corrispondere al nome di una serie di record nell'elenco Distribuzione record. In alternativa, può corrispondere a un alias della serie. Questo processo è simile al modo in cui vengono utilizzati i tipi di contenuto nell'elenco Distribuzione record per determinare la raccolta documenti appropriata quando un documento viene inviato a un Centro record. Per una descrizione completa della distribuzione dei record e delle serie di record, vedere la sezione relativa alla pianificazione della tabella di distribuzione dei record nell'articolo Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).
Metadati Quando un messaggio di posta elettronica viene inviato a un sito Centro record mediante la caratteristica di inserimento nel journal di Exchange 2007, vengono inviati anche i valori dei metadati seguenti:
Per
Da
Oggetto
Cc
Ccn
Quando un record di un messaggio di posta elettronica viene inviato a una raccolta documenti di destinazione, i nomi e i valori di ogni colonna di metadati a esso associati vengono salvati in un file XML all'interno di una cartella "_properties" creata nella raccolta e anche i valori dei metadati vengono copiati nelle colonne corrispondenti nella raccolta di destinazione. È necessario verificare che le raccolte documenti progettate per la conservazione dei messaggi di posta elettronica includano le colonne necessarie per l'archiviazione dei valori dei metadati inviati con i messaggi.
Se una colonna per l'archiviazione dei metadati in una raccolta documenti è configurata in modo da richiedere informazioni e in un messaggio di posta elettronica inviato alla raccolta non è presente un valore obbligatorio, al mittente non viene richiesto immediatamente tale valore. Questo comportamento è diverso da quello che si verifica quando viene inviato un documento. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 il messaggio inviato viene invece salvato in una raccolta di elementi con esenzione. Al termine di un periodo di tempo specificato, configurabile dall'amministratore di Exchange 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007 invia al mittente un messaggio di posta elettronica con un collegamento a una pagina Web in cui l'utente può specificare i valori dei metadati mancanti per tutti i messaggi in sospeso.
Per informazioni sulla pianificazione e la configurazione delle caratteristiche di gestione dei record di Exchange 2007, vedere Gestione dei record di messaggistica (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452&clcid=0x410).
Gestione dei record di messaggi di posta elettronica senza Exchange Server 2007
Grazie all'utilizzo di una soluzione personalizzata basata sui modelli a oggetti di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 e Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile creare una soluzione per la gestione dei record di messaggi di posta elettronica basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007 che non richiede Exchange 2007. Quando si implementa in questo modo la conservazione dei record di messaggi, è necessario sviluppare programmi che dispongano di interfacce per i metodi di gestione dei record implementati nel modello a oggetti di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 e quindi integrare tali programmi nei processi di gestione della posta elettronica. Per una descrizione completa della programmazione del modello a oggetti di Microsoft Office SharePoint Server 2007, vedere l Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .
La pianificazione della conservazione dei record di messaggi di posta elettronica senza Exchange 2007 è identica alla pianificazione della conservazione di altri tipi di record. Per linee guida generali su come pianificare le soluzioni di gestione dei record di posta elettronica in questo modo, vedere Pianificare la gestione dei record.
Pianificazione della conservazione dei record di messaggi di posta elettronica
In questa sezione vengono descritti i passaggi consigliati per la pianificazione della conservazione dei record di messaggi di posta elettronica quando si utilizzano sia Microsoft Office SharePoint Server 2007 che Exchange 2007. Se non si utilizza Exchange 2007, i passaggi per la pianificazione della conservazione dei record di messaggi sono simili a quelli per la pianificazione di altri tipi di conservazione dei record. Per informazioni, vedere le risorse seguenti:
Nei passaggi seguenti viene descritto come pianificare la conservazione dei record di messaggi di posta elettronica utilizzando Microsoft Office SharePoint Server 2007 e Exchange 2007. La procedura consente di pianificare una raccolta documenti separata per l'archiviazione del contenuto di ogni cartella gestita, ovvero il modo più semplice per pianificare le raccolte documenti per la conservazione dei record di messaggi di posta elettronica.
Nel foglio di lavoro Managed folders worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) registrare il nome di ogni cartella gestita in una riga separata. Per ogni cartella gestita registrare quindi le informazioni seguenti:
Nella colonna Folder name digitare il nome dell'etichetta da utilizzare per l'inserimento nel journal dei messaggi.
Nella colonna Label specificare l'etichetta che indica il tipo di messaggio di posta elettronica contenuto nella cartella.
Nella colonna Metadata fields elencare i nomi dei campi di metadati che verranno inviati al sito Centro record.
Nella colonna Notes immettere ulteriori note, ad esempio i criteri di conservazione e altri criteri applicati alla cartella gestita.
Verificare che i record di messaggi di posta elettronica siano inclusi nel piano di archiviazione.
Leggere l'argomento Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server).
Nel foglio di lavoro Record categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) aggiungere ogni tipo di messaggio alla colonna Record e specificare una categoria e una descrizione per il record del messaggio. Se, ad esempio, vengono inviati rapporti di stato settimanali come messaggi di posta elettronica, è possibile aggiungere "Messaggio di posta elettronica di stato" alla colonna Record e categorizzarli come Record personali.
Per ogni cartella gestita, compilare un foglio di lavoro Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) con le informazioni seguenti:
Nella prima sezione immettere il tipo di record, ad esempio "Messaggio di posta elettronica di stato settimanale", la categoria di record, ad esempio "Record personali", e il nome della raccolta documenti in cui verranno conservati i record di questo tipo.
Nella colonna Column name della sezione Plan metadata immettere in righe separate il nome di ogni campo di metadati che verrà inviato per la conservazione con i messaggi che verranno archiviati nella raccolta. Nel campo Type indicare che i metadati sono metadati di record ("record metadata"). Indicare se i metadati sono obbligatori. Se il campo dei metadati è nuovo, registrarlo nel foglio di lavoro. Tenere presente che un nuovo campo di metadati richiede l'aggiunta di una nuova colonna alla Raccolta colonne del sito. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server).
Nella sezione Plan policy immettere le caratteristiche dei criteri da associare alla raccolta documenti, ad esempio il controllo e la scadenza. In genere, le impostazioni dei criteri sono correlate a una categoria di record, come specificato nel foglio di lavoro Record categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .
I dettagli per la configurazione dei criteri esulano dall'ambito di questo articolo. Per le linee guida per la configurazione dei criteri di gestione delle informazioni e il relativo utilizzo in un sito Centro record, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni e Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).
Immettere le informazioni sulla distribuzione dei record per ogni cartella gestita. Nel foglio di lavoro Records routing table worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) immettere il titolo della serie di record in una nuova riga. Tale titolo dovrebbe corrispondere al nome dell'etichetta utilizzata per il journaling dei messaggi di posta elettronica in questa serie di record. Immettere una descrizione per la serie di record, ad esempio "Messaggi rapporto di stato di posta elettronica". Immettere il nome della raccolta documenti in cui verranno archiviati i record di messaggi di posta elettronica. Tale nome dovrebbe corrispondere al nome di una raccolta documenti registrata in un foglio di lavoro Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) . Se nella stessa raccolta documenti vengono distribuite altre cartelle gestite, immetterne le etichette nella colonna Aliases.
Fogli di lavoro
Per registrare le decisioni di pianificazione sulla conservazione dei record di messaggi di posta elettronica, utilizzare i fogli di lavoro seguenti.
Managed folders worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Record categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Records routing table worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).
Vedere anche
Concetti
Pianificare la gestione dei record
Altre risorse
Raccolta di documentazione tecnica su Microsoft Exchange Server 2007