创建文档库来保留内容

SharePoint 2007

更新: 2008-02-22

文档库可存储记录中心网站中的记录。建议使用以下方法创建文档库来保留记录:为文件计划中每一类型的记录都创建一个文档库。用户可使用“发送到”菜单上的菜单项将记录提交到记录中心。将根据记录传送列表中配置的设置,将文件自动传送到相应的文档库。有关记录传送列表的详细信息,请参阅配置记录传送列表

Note注意:

使用传送时,为了提高性能,当库中的记录数超过 2000 时,将自动在保留记录的文档库中创建文件夹。

创建用于保留记录的文档库时,不必启用版本控制。提交记录时,记录传送器会自动创建记录的新版本。记录名称后将附加一个随机生成的标识符以区分各个版本。但是,如果用户具有编辑记录中心中项目的权限,则可以启用版本控制。启用版本控制后,将会保留完整的版本历史记录。

若要创建用于保留记录的文档库,请按列出的顺序执行下列步骤:

Important重要说明:

若要完成此过程,至少需要具有记录中心网站的记录所有者组中成员的身份。

创建记录文档库

  1. 在记录中心的首要网站的“网站操作”菜单上,单击“创建”。

  2. 在“库”列中,单击“文档库”。

  3. 在“名称”框中,键入库名称。库名称是必填项。

    该名称将显示在库页面的顶部,成为库页面地址的一部分,并会显示在帮助用户查找和打开库的导航元素中。您还可使用库名称将该库与提交到记录中心网站的某一类型的记录相关联。

  4. 在“说明”框中,键入库的用途的说明。说明是可选项。

  5. 若要在“快速启动”上添加指向该库的链接,请验证是否在“导航”部分选择了“是”。

  6. 若要在每次文件签入库时都创建版本,请在“文档版本历史记录”部分,单击“是”以在每次将文件签入库时创建版本。

    Important重要说明:

    为保护记录,请始终将记录中心网站中的文档库配置为每次签入文件时都创建版本。这样可防止在编辑和签入记录时覆盖原始记录。若要确保不删除以前的文档版本(包括记录的原始版本),请确保可以使用该文档库的任何用户均不具有“删除版本”权限。

  7. 忽略“文档模板”框。文档库中的记录是通过使用网站的“记录传送”列表添加到库中的。

  8. 单击“创建”。

  9. 从任意文档库视图中的“设置”菜单上,单击“文档库设置”。

  10. 在“自定义”页上的“内容类型”部分,单击“从现有网站内容类型添加”。

    如果列表或库未配置为允许多个内容类型,则“内容类型”部分将不会显示在列表或库的“自定义”页上。在这种情况下,请执行下列步骤:

    1. 在“常规设置”列中,单击“高级设置”。

    2. 在“文档库高级设置”页上的“内容类型”部分,选择“是”以允许管理内容类型。

    3. 单击“确定”。

  11. 在“添加内容类型”页上的“选择内容类型”部分,在“从以下列表中选择网站内容类型”列表中,单击要从中进行选择的网站内容类型的组名。

  12. 在“可用网站内容类型”列表中,单击所需内容类型,然后单击“添加”以将选定内容类型移到“要添加的内容类型”列表中。

  13. 选择要添加的内容类型后,请单击“确定”。

  14. 在“设置”菜单上,单击“文档库设置”。

  15. 在“权限和管理”列中,单击“信息管理策略设置”。

  16. 在“指定策略”部分,选择下列选项之一:

    • 无:这是默认设置。

    • 定义策略:选择该选项时,可以创建或编辑信息管理策略。有关创建信息管理策略的详细信息,请参阅为内容类型添加信息管理策略

    • 使用网站集策略:选择该选项时,可以从预定义的信息管理策略列表中进行选择。

  17. 单击“确定”。

将记录内容类型与文档库相关联

  1. 在记录中心主页上的“快速启动”上,单击“记录传送”。

  2. 在“记录传送”页中的“新建”菜单上,单击“新建项目”。

  3. 在“记录传送: 新建项目”页上的“标题”框中键入记录内容类型的标题。此值是必填项。

    Important重要说明:

    记录内容类型的标题表示要传送的内容类型的名称。该名称应与现有文档内容类型相对应。

  4. (可选)在“说明”框中键入记录内容类型的说明。

  5. 在“位置”框中,输入应在其中存储与该记录传送项匹配的记录的文档库的名称。

    Note注意:

    不能删除用于存储已提交记录的文档库。

  6. (可选)在“别名”框中键入一组表示此记录传送条目的可选名称(以“/”分隔)。

  7. (可选)若要将传送到记录中心的不包含内容类型的任何项目传送到此文档库,请选择“默认”框。

  8. 单击“确定”。

另请参见

显示: