實作及管理資訊架構 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

規劃及管理企業的資訊架構，有助於確保以 Microsoft SharePoint Server 2010 為基礎的解決方案符合組織的需求。有效的資訊架構可讓解決方案的使用者輕鬆尋找及儲存資訊，並改善該資訊的品質及其存取的容易度。本文包含下列指導：

• 介紹資訊架構的概念

• 建議管理 SharePoint Server 資訊架構的方式

• 指向可用的資源，以協助組織的資訊架構師規劃及實作 SharePoint Server 2010 中的資訊架構

• 提供案例研究，以說明有效的資訊架構提升整個企業之共同作業的好處

本文內容：

• 何謂資訊架構？

• 管理資訊架構

• 規劃資訊架構的資源

• 案例研究：管理資訊架構以避免內容混亂

何謂資訊架構？

SharePoint Server 中的資訊架構是企業內資訊 (其文件、清單、網站及網頁) 的組織方式，可最佳化資訊的可用性及可管理性。下列因素有助於資訊架構的成功實作：

• 是否容易尋找資訊

• 資訊的儲存及擷取方式

• 使用者瀏覽資訊的方式

• 資訊的冗餘或重疊程度

• 每一種資訊類型可用的中繼資料

• 用於建立資訊的範本

• 資訊架構的管理能力

• 「我的網站」在資訊架構中的適用性

資訊架構的目標和實作會隨您建立的解決方案類型而異。例如：

• 若要設計企業內部網路入口網站的資訊架構，可能會著重下列考量：

  • 如何使用中繼資料來辨別網站的內容

  • 網站和文件庫內容的組織方式

  • 入口網站內容的可用性

  • 用於建立內容的範本

  請注意，搜尋是對內部網路網站使用者而言很重要的功能。

• 當您設計網際網路平台服務網站的資訊架構時，可能會著重下列考量：

  • 網站如何組織成子網站和網頁的階層

  • 網站的導覽功能顯示階層的方式

  • 是否容易搜尋網站內容

資訊架構決策也會影響資訊流程。例如，在內部網路入口網站上，一開始可能會在組織的大多數成員皆無法使用的網站上起草資訊。為了讓該資訊在組織中可供搜尋、使用及執行，資訊架構設計會包含在所有使用者皆可使用的位置中，公開資訊的方法和指導方針。

根據組織的大小，您應該考慮在小組中包含資訊架構師，負責設計及實作以 SharePoint Server 為基礎的解決方案。資訊架構師具備在大型 Web 環境 (例如內部網路入口網站) 中結構化資訊的專業經驗。

管理資訊架構

企業中的資訊架構管理應符合下列條件：

• 組織中的資訊可由組織的資訊技術 (IT) 小組管理，該小組會指定資訊架構的實作及維護方式。

• 資訊架構符合企業的法規需求、隱私需求及安全性目標。

• 資訊架構符合組織的業務目標。請記住，設計及管理不佳的資訊架構會減少組織的效益；而設計及管理妥善的資訊架構則可以增加組織的效益。

管理內容

當您建立計劃管理環境中的內容時，請考慮下列最佳作法：

• 使用工作流程及核准正式文件儲存所在的文件中心和網站頁面。

• 使用版本歷程記錄和版本控制維護歷程記錄和主控文件。

• 搭配稽核和到期使用文件庫的內容類型，來管理文件生命週期。

• 使用網站使用確認與刪除來管理網站集合生命週期。

• 識別重要的公司資產及包含個人識別資訊的網站，請務必適當保護其安全並進行稽核。

• 整合資訊架構與環境的搜尋策略。利用如下的企業搜尋功能：

  • 首選

  • 人員搜尋

  • 內容來源

  • 外部內容的連接器

  • 代表性頁面

  • 關鍵字

  • 範圍

  • 同義字

  • 分類及分級

當您建立管理計劃時，請決定下列項目類型所需的規則或原則：

• 頁面

• 清單

• 文件

• 記錄

• 多媒體

• Wiki

• 部落格

• 匿名註解

• 匿名存取

• 字詞與字詞集

• 外部資料

當您構思內容時，請考量下列因素之間的平衡，並確定對每種內容類型而言，哪項因素的優先順序最高：

• 可用性   內容必須在使用者需要時能夠提供，且使用者必須知道何處及如何取得內容。

• 冗餘  在多個位置公開單一內容複本，而不是複製內容，以減少冗餘並提供一個真實版本。

• 存取  考慮有權存取內容的使用者。如果內容應該保密，是否安全？

對應喜好的內容生命週期。建立、更新或刪除清單項目、文件或頁面之後，必須採取哪些步驟？為取得最佳結果，請從您要長期使用的解決方案開始，而不是暫時解決方案。

確定管理計劃的執行人員及執行事項。例如，建立網站的人員、控制 [搜尋] 中之關鍵字的人員，或管理中繼資料並確保正確套用中繼資料的人員分別為？

文件和記錄管理計劃應該已涵蓋大部分的說明，但是另請考慮內容的儲存成本。請了解文件與項目的容量規劃限制，並注意效能與規模。

管理資訊存取

資訊管理的另一個重點是決定可存取內容的人員：您想在內部或外部使用內容，以及提供的對象為誰？請確定在設計解決方案和網站時，考量內容的存取權。這部分與考量整個環境時的 IT 管理重疊。請詢問下列問題：

• 權限和對象

  • 如何結構化網站中的權限？

  • 如何將內容提供給特定對象？

• 存取

  • 如何讓內部使用者存取此內容？

  • 如何讓外部使用者存取此內容？

管理小組

資訊架構的管理需要決定成功之所有群組的參與。管理小組應該包含下列主要成員：

• 資訊架構師或分類人員

  請儘可能在規劃小組中包含專業資訊架構師，並讓該名人員參與管理小組。

• 法務人員

  您也可以包含法務人員，或其他負責確保符合法律或規範需求的人員。

• 具有影響力的資訊工作者

  包含具有影響力的資訊工作者可確保小組設定的程序和結構可以使用。

• IT 技術專業人員和 IT 經理

  應該包含 IT 組織的代表。

• 業務部門主管

  由於資訊架構的最終目的是符合業務需求，企業的業務單位代表必須在管理小組中扮演主要的角色。

• 主管人員

  主管人員是管理小組的主要參與者。雖然此人員不一定會出席管理小組的所有工作階段，但是必須包含此角色才可對管理小組說明其任務。此外，執行提案人可確保使用基準以協助記錄不斷努力管理資訊架構的進度。

除了上述主要專案關係人，根據企業的類型，您可能會決定包含其他參與者，例如：

• 開發主管

• 訓練員

• IT 經理

• 財務人員

執行資訊架構管理小組的最佳方式，是根據企業的文化與方法。不過，以下是一些通用準則：

• 定期開會討論，並保留足夠的時間 (特別是工作階段初期) 考慮每一項議題。

• 在商議中舉例說明良好的資訊架構作法。例如，您可以使用妥善設計的共同作業網站記錄商議結果並保留成品。

• 利用網站和線上問卷調查向更廣泛的組織回報 (並收集整個組織的需求)。

• 維護一組里程碑和共用行事曆。

• 考慮在組織的其中一些部門試用資訊架構作法，並使用該經驗逐漸改善更廣泛組織中的資訊架構作法。

規劃資訊架構的資源

下表提供的資源，可協助資訊架構師規劃 SharePoint Server 解決方案的資訊架構：

資訊架構資源

案例研究：管理資訊架構以避免內容混亂

Fabrikam, Inc. 是全球汽車零件製造商暨出口商，其產品包括燃料和水幫浦、避震器、剎車片及各種引擎零件。該公司在全世界擁有 13,000 名員工，並在各地設有五十多間製造廠。Fabrikam 的 IT 組織擁有電子郵件、檔案管理及網際網路技術等資訊技術的部署、操作及支援，以及公司網站等資訊技術解決方案的開發。

Fabrikam 的內容在過去一直是儲存在共用檔案目錄中，然後再散佈到公司各位置的本機檔案伺服器，因此造成內容混亂的情況。大量複製重要內容的結果是很難判定檔案的「正式」版本。內容中繼資料分類會視支援的檔案系統而定，因此非常有限。由於公司各部門為常用文件 (例如工單、銷售提案或人力資源文件) 建立了唯一自訂的範本，因此很難在部門間並排比較文件。

隨著以檔案共用為基礎的資訊架構之不適用性愈來愈明顯，Fabrikam 的主管決定採用以入口網站為基礎的新技術，以達成數項目標：

• 現代化資訊架構

• 將內容從檔案共用移至入口網站的程式庫

• 集中存取內容和應用程式，例如送出費用報表

• 提供首頁做為與 Fabrikam 員工的集中通訊方式

Fabrikam 資訊架構發展的下一步由此開始。

下圖說明 Fabrikam 入口網站的初始架構。架構最上層的公司入口網站提供集中位置，以廣播一般公司資訊。下一層包含數個網站，提供人力資源、法律服務及財務服務等共用資源給組織。

Fabrikam 架構的共用資源層級之下是 Fabrikam 在各地分公司的部門級入口網站。首先在北美洲、歐洲及東亞試行，再逐漸增加其他部門級入口網站：澳洲、非洲及南美洲。每個部門級入口網站皆包含存放其原則、產品設計、研究與開發及客戶資料的存放庫。

從以檔案共用為基礎的共同作業變更為以入口網站為基礎的共同作業之結果，令投入入口網站的提案人和 Fabrikam 員工大失所望。「內容混亂」的情況只是從檔案共用移至入口網站，並沒有因此而減輕。

由於 Fabrikam 的主要功能 (例如原物料採購、客戶關係、零件設計和規格，甚至是一些人力資源流程) 皆發生於部門層級，因此每個部門開發了專屬內容來支援這些功能。各部門會建立及管理原則陳述、零件藍圖和規格、人事文件、與客戶關係相關的文件，以及類似內容。這些文件的範本和中繼資料會隨部門級入口網站而異。當中繼資料變得更專屬於每個部門時，在部門間搜尋內容也愈形困難。在部門間找到文件之後，通常會複製到其他部門的入口網站使其更容易存取。此過程會導致複本的激增，而讓尋找文件的「正式」版本變得更困難。此外，部門級入口網站中的某些文件可能受到保護，而使得其他部門的員工無法檢視。雖然這在文件起草時很適用，但是卻未規定文件可供整個企業檢視的時機與方式。

為了因應對入口網站愈來愈多的不滿，公司網羅 Fabrikam 各部門的主管、核心 IT 小組成員及入口網站架構師，並組成策略小組。該小組具有下列任務：

• 評估 SharePoint Server 入口網站部署的目前狀態。

• 建議入口網站的必要變更。

• 決定如何衡量一段時間內的改進。

開發入口網站策略的小組總結問題的根本原因，在於目前的入口網站分類以「部門」來組織。每個部門重複程序並儲存內容，卻沒有利用對等部門發展出的專業知識和最佳作法，因而導致共同作業效能不彰、浪費資源且內容混亂。他們認為必須採用更容易「操作」的企業入口網站組織方式。資訊技術和財務等共用資源現在是以上述的入口網站分類來顯示，且所有部門皆可檢視。開發入口網站策略的小組總結其他操作專業領域 (例如客戶關係、廠商關係、廠房配置及研究與設計)，應該從部門存放庫移至與網站階層中的共用資源相同的層級。中繼資料不再與內容的位置相關聯，而是與各部門的資訊相關聯。

下圖說明 Fabrikam 入口網站已修改的架構：

以此方式重新組織 Fabrikam 入口網站提供額外的好處，亦即強制企業中具有類似職責，但不習慣在標準和程序上共同作業的部門共同作業。例如，在集中存放庫內儲存設計檔案，會強制各部門標準化設計汽車零件的工具。這項變更可以節省成本並縮短訓練時間。此外，工程師可以在整個企業檢視設計中的最佳作法，並採用做為新設計專案的基礎。

以下摘要說明重新設計入口網站架構的好處：

• 集中存取資訊。

• 減少重複的內容。

• 更容易判定每項內容的正式版本。

• 標準化中繼資料。

• 標準化範本。

• 促進共同作業及共用最佳作法。

重新設計及重新實作入口網站只不過是個開始。開發入口網站策略的小組會取得執行地位，而成為入口網站的管理小組。因此，此群組可透過開發原則和標準，來表示入口網站使用者的需求。此舉有助於確保組織間的權責劃分，並提供評估及改進入口網站的論壇，不僅可改善入口網站功能，也可協助提升企業對 SharePoint Server 技術的投資報酬率。管理主體會監管下列元素：

• 中繼資料標準

• 範本標準

• 資訊必須供整個企業使用的時機準則

• 遵守公司及政府規定

• 訓練標準

• 內容的品牌標準

Fabrikam 開始看見其入口網站投資所衍生的大量報酬。執行專案一年以來，策略小組詳細記錄內容，發現 500,000 份文件中僅有 230 份重複。公司指出此集中作法省下了數百萬美元，而員工的問卷調查更顯示其對入口網站的滿意度大幅提升，Fabrikam 的共同作業狀況是健全的。

See Also

Concepts

網站與解決方案管理 (SharePoint Server 2010)
管理概觀 (SharePoint Server 2010)
規劃 Web 內容管理的資訊結構 (SharePoint Server 2010)

Other Resources

管理資源中心 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x404)(可能為英文網頁) (可能為英文網頁)