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Gerenciando atualizações de tarefas no Project Web App

 

Aplica-se a: Project Server 2010

Tópico modificado em: 2015-03-09

Resumo:  O quinto de uma série de oito artigos sobre como usar o Microsoft Project Web App para trabalhar com o dados do Microsoft Project Server 2010 e realizar tarefas de projeto relacionados ao gerenciamento. Saiba como os membros da equipe pode atualizar suas tarefas e enviá-las para aprovação pelo Project Web App. Também descreve como os gerentes de projeto analisam atualizações de tarefas que foram enviadas para aprovação.

Aplica-se a:  Project Server 2010 | Project Web App

Neste artigo:

  • Como enviar atualizações de tarefas

  • Opções de visualização de tarefa

  • Aprovação da atualização de tarefa

  • Requisitos e alteraçãos de processamento de tarefa

Como enviar atualizações de tarefas

Os membros da equipe podem relatar o tempo de atribuições publicadas (Tarefas de Projeto) na página de Tarefas do Project Web App. Como o gerente de projeto, você também pode atualizar o trabalho atual diretamente no Project Professional 2010, mas isso deve ser feito como uma exceção, não como regra, se você estiver aceitando atualizações do Project Web App.

O cenário a seguir esboça o intercâmbio entre um membro da equipe e um gerente de projeto durante a atualização da tarefa e o processo de aprovação.

  1. Um membro da equipe faz o login no Project Web App. Na página incial do Project Web App, o membro da equipe pode cliclar em Tarefas no Início Rápido para visualizar as tarefas designadas a ele.

  2. Tarefas que são designadas ao usuário aparece na página de Tarefas. Nessa página, o membro da equipe pode inserir as horas atuais de trabalho na grade com base nos dias trabalhados.

    Observação

    Horas que podem ser inseridas em tarefas detalhadas. Não é possível inserir o tempo da tarefa de resumo do projeto.

  3. O membro da equipe pode usar os botões na coluna Período da faixa de opções para navegar para uma semana anterior ou posterior pela seleção de botões. O membro da equipe também pode selecionar um período específico clicando no botão Selecionar Período.

  4. Subsequente a associar as horas atuais com a atribuição de tarefa, as etapas a seguir devem ser abordadas, dependendo em se a tarefa está completa. O membro da equipe pode salvar atualizações, mas não as envie a um gerente de projeto, clicando em Salvar. Atualizações podem ser enviadas posteriormente, selecionando uma das opções Status de envio.

    • Se a tarefa estiver completa, o usuário pode ter certeza que o Trabalho restante é 0, e o sistema indicará que está 100% completo. Se a tarefa indicar que há trabalho restante, mas, na verdade, o trabalho está completo, o valor poderia ser alterado para zero.

    • Se o status for tarefa não concluída, o membro da equipe deve atualizar o Trabalho restante com as horas esperadas para completar a tarefa. Isso pode ser mais ou menos as horas apresentadas, que são calculadas com base na estimativa original de trabalho da tarefa e nas horas inseridas até agora. O ato de inserir as horas de Trabalho remanescente irão recalcular a % Completa e os valores de Trabalho.

    No cenário, o membro da equipe solicita horas adicionais de trabalho para completar uma tarefa, especificamente, 60 horas em vez de 40,que foi um valor calculado automaticamente. Dez dessas horas já foram trabalhadas. Além disso, o membro da equipe inclui um comentário envio da atualização. Esse processo permite que o membro da equipe comunique ao gerente de projeto o motivo por que o tempo adicional é necessário para completar a tarefa.

    Observe que o membro da equipe selecionou apenas a tarefa a ser atualizada. (De modo alternativo, atribuições adicionais pode ser atualizadas marcando-as em uma caixa de seleção ou clicando no Status de envio, no botão Todas as tarefas.) Observe também que a caixa Enviar comentário está marcada antes de o usuário clicar em Status de envio, Tarefas selecionadas. A imagem a seguir representa as atualizações de tarefas prontas a serem submetidas.

    Quando um membro da equipe está pronto para enviar um atualização de tarefa ao gerente de projeto, ele seleciona a caixa de seleção da linha para a atualização do status. O membro então clica em Status de envio para visualizar as opções a seguir:

    • Todas as tarefas. Envia rapidamente um atualização para todas as tarefas atualizadas ao Gerente de Projetos.

    • Tarefas selecionadas. Permite enviar atualizações para tarefas específicas de uma vez ao Gerente de Projeto.

    Clicando em Tarefas selecionadas, a atualização de status é submetida à tarefa selecionada.

  5. Depois que o botão Status de envio, Tarefas selecionadas é clicado, uma caixa de comentário exibe o comentário que está associado à atualização da atribuição.

    Depois de a atualização da atribuição ser submetida, a coluna do Status do processo reflete o status atual da tarefa.

Opções de visualização da tarefa

Os membros da equipe podem selecionar diferentes opções de visualização de tarefa para alterar a forma que as informações são exibidas a eles na página da tarefa. Essas opções podem ser selecionadas na faixa de opções do Project Web App.

As opções de visualização de tarefa a seguir estão disponíveis na faixa de opções do PWA:

  • Importar. Importa dados do status do quadro de horários.

  • Layout. Permite as seguintes opções de visualização:

    • Gráfico de Gantt. Exibe os dados da visualização do gráfico de Gantt.

    • Dados do quadro de horários. Exibe os dados por dia, semana ou outro nível de tempo adicional. Se essa opção não estiver selecionada, a grade de colunas de dados não aparece para a inserção de tempo.

    • Planilha. Exibe os dados em formato de tabela.

  • Unidades. Permite as seguintes opções de visualização:

    • Duração

      • Minutos

      • Horas

      • Dias

      • Semanas

    • Trabalho

      • Minutos

      • Horas

      • Dias

      • Semanas

    • Data

      • 28/01/2010

      • 12h33min

      • 28/01/2010, 12h33min

      • Quinta-feira, 28 de janeiro de 2010

      • Quinta-feira, 28 de janeiro de 2010, 12h33min

      • Qui 28/01

      • Janeiro 28

      • Janeiro, 2010

  • Filtro. Altera as informações de tarefa exibida para utilizar um filtro padrão ou criar um filtro personalizado.

Aprovação da atualização da tarefa

Depois de um membro da equipe ter submetido uma atualização, você, como o gerente de projeto pode analisar o envio e criar uma determinação para aceitar a atualização no cronograma do projeto ou rejeitá-la.

Clicar em uma aprovação pendente abre o Centro de Aprovação.

Na página do Centro de Aprovação, você pode visualizar todas as atualizações de tarefas enviadas que estão pendentes para sua aprovação. Detalhes sobre a atualização da tarefa — como o recurso que enviou a atualização ou os comentários — são exibidos nessa página. Clicar em uma tarefa nessa página exibe os detalhes adicionais da tarefa sobre a atualização.

Você pode aceitar ou rejeitar a atualização da tarefa marcando a caixa de seleção ao lado da tarefa e, depois, clicando no botão Aceitar ou Rejeitar na faixa de seleção. Em cada escolha, você tem a opção de enviar um comentário de volta ao recurso sobre a atualização da tarefa.

Como processar alterações e solicitações de tarefa

A página do Centro de Aprovação no Project Web App permite que você analise alterações nos projetos de tarefa e nos períodos de trabalho que os membros da equipe enviam usando as páginas de Tarefas e Quadro de Horários. Você pode usar o Centro de Aprovação no Project Web App para analisar as alterações nas tarefas do projeto e nos períodos de trabalho do recurso e para atualizar os projetos com as últimas informações.

Os tipos de alterações a seguir aparecem no Centro de Aprovação no Project Web App:

  • Alterações de tarefas

  • Novas solicitações de tarefas

  • Solicitações de delegação de tarefas

  • Atribuições negadas pelo recurso

  • Solicitações de delegação de tarefas negadas pelo recurso

Você pode atualizar as informações de projeto com base nas alterações das tarefas que aparecem no Centro de Aprovação das seguintes formas:

  • Manualmente. Você pode atualizar projetos para cada alteração de tarefa que um membro da equipe envia clicando em Aceitar na guia Aprovações no Centro de Aprovação. Se você não quer aprovar uma solicitação de alteração de tarefa, você pode clicar em Rejeitar e fazer um comentário ao recurso, enviando a solicitação para dar um exemplo de rejeição. Quando você rejeita uma solicitação de alteração, ela é removida da lista no Centro de Aprovação até que o membro da equipe a reenvie.

  • Automaticamente (usando regras). Você pode criar e executar regras para atualizar os projetos automaticamente com alterações que não precisam ser analisadas antes da aprovação. Você pode criar regras para projetos específicos, para todos os projetos, para recursos específicos ou para grupos de recursos em um local específico da Estrutura de Divisão de Recurso da sua empresa. Mesmo que você ative regras para aprovação automática, você precisará publicar o projeto antes que as tarefas sejam totalmente reagendadas.

A tabela a seguir lista as permissões do Project Server 2010 exigidas para que os usuários do Project Professional 2010 e do Project Web App trabalhem com atualizações de tarefa.

Tabela 4: Permissões necessárias

Permissão global Descrição

Regras de gerenciamento

Permite que um usuário acesse a página de Atualizações no Project Web App e crie regras que determinem como transações de atualização são processadas automaticamente.

Alterações de gerenciamento de tarefa

Permite que os usuários acessem a página de Atualizações no Project Web App para obter as atualizações de tarefas e visualizar, aceitar ou rejeitar as transações do recurso.

Alterações do processamente de tarefa do Centro de Aprovação

Os membros da equipe de projetos usam o quadro de horários que está disponível no Project Web App para relatar as alterações às suas atribuições. Gerentes de projeto recebem uma notificação automaticamente quando alterações são enviadas pelos membros da equipe designados para tarefas em projetos que eles gerenciam. Os gerentes de projetos podem escolher entre aceitar ou rejeitar cada alteração da tarefa.

Alterações enviadas por membros da equipe não afetam os projetos até que eles sejam publicados. Apenas alterações de tarefa aprovadas são aplicadas para projetos publicados na base de dados do Project Server, e apenas atualizações de tarefas aprovadas aparecem em projetos relatadas como trabalho atual. Se você sabe que os membros da equipe mudaram tarefas, adicionaram novas e delegaram ou recusaram outras, mas as alterações não estão disponíveis no Centro de Aprovação, seus membros da equipe podem não ter realmente submetidos suas alterações.

Antes de aceitar ou rejeitar as alterações de tarefas dos projetos dos membros da equipe, é imporante ficar atento do ciclo de processamento do quadro de horários da sua empresa. Por exemplo, se sua empresa tem um ciclo semanal do quadro de horários, você deve planejar processar todas as alterações do quadro de horários e de tarefas ao menos uma vez por semana, depois de todos os membros da equipe enviarem seus status, mas antes do final do ciclo demana do quadro de horários. Isso ajuda a garantir que os dados corretos sejam submetidos e aceitos/rejeitados e também ajuda a evitar a publicação de dados incorretos como um resultado das atualizações.

A página Atualizações tem as seguintes características:

  • Se um membro da equipe envia múltiplas alterações para um único elemento de tarefas, somente a alteração submetida mais recentemente é exibida.

  • Se um membro da equipe delega uma tarefa, uma fila é exibida na lista de atualização. Se o membro da equipe para quem a tarefa foi delegada rejeita-a, a rejeição aparece como uma fila separada, e o campo Aceitar não pode ser editado.

  • O modo de controle da atualização pendente determina entre exibir um quadro de horários ou uma visualização do Gráfico de Gantt. Se horas específicas são usadas para qualquer atualização, o quadro de horários é exibido. Uma visualização do Gráfico de Gantt Chart é exibida para todas as outras atualizações.

  • Se uma atualização é rejeitada, o membro da equipe que enviou a atualização é notificado por email, e um ícone é exibido em seu quadro de horários.

  • Depois que uma alteração de tarefa é aprovada, um registro da alteração é adicionado à página Histórico. Quaisquer alterações que não foram aprovadas ou rejeitadas ficam pendentes e permanecem no Centro de Aprovação até que sejam aceitas ou rejeitadas e processadas.

Para aprovar ou rejeitar as alterações de tarefas enviadas pelos membros da equipe de projetos

  1. No Início Rápido, em Projetos, clique em Centro de Aprovação.

  2. Selecione a caixa de seleção na coluna da esquerda para a fila de atualização de tarefas que você quer aceitar ou rejeitar.

  3. Na guia Aprovações da faixa de opções, clique em Aceitar ou Rejeitar.

Como visualizar o histórico de alteração de tarefas

Você pode visualizar um histórico de todas as alterações de tarefas que foram processadas dentro dos 60 dias anteriores. Esse histórico é apenas para fins de análise e não pode ser modificado. Isso permite que você analise o histórico das atualizações feitas para todos os projetos e recursos. O arquivo de atualização exibe as atualizações de tarefa em um formato semelhante para a página de Alterações de Atualização de Tarefas. As guias Personalização exibem as mesmas opções que a página supracitada. O botão Mostrar Alterações de Tarefas no menu de ação redireciona você à página de Alterações de Atualização de Tarefas. O número de dias disponíveis na seção de histórico de atualização de tarefa é definido pelo administrador do Project Server.

Observação

Alterações de tarefas aparecem na grade depois de você tê-las processado (seja aceitando ou rejeitando). Para navegar rapidamente à página em que você pode processar atualizações de tarefas a partir de membros da equipe, clique em Mostrar Alterações de Tarefas. Se você quer ajustar dados efetivos para recursos, vá para a página Recursos e clique em Ajustar Dados Efetivos.

Para visualizar o histórico da alteração de tarefas

  1. No Centro de Aprovação do Project Web App, na guia Aprovações, clique em Histórico. No menu, clique em Atualizações de Status ou em Quadro de Horários para visualizar o histórico em atualizações de tarefas para ambos.

  2. Atualizações de tarefas feitas dentro dos 60 dias anteriores são apresentadas em formato de grade. No histórico de atualizações de tarefas, role a tela para a direita para visualizar detalhes sobre cada atualização. Os detalhes incluem se a tarefa foi aceita ou não, o status atual, o usuário do Project Web App para quem a tarefa foi designada, o usuário que aprovou ou rejeitou a tarefa, o trabalho atual associado à tarefa e outras informações sobre a tarefa.