• Artigo

Gerenciando problemas, riscos e documentos no Project Web App

 

Aplica-se a: Project Server 2010

Tópico modificado em: 2012-01-06

Resumo:  O sexto em uma série de oito artigos sobre como usar o Microsoft Project Web App para trabalhar com os dados do Microsoft Project Server 2010 e executar as tarefas relacionadas ao gerenciamento de projetos.

Aplica-se a:  Project Server 2010 | Project Web App

Neste artigo:

  • Introdução ao gerenciamento de problemas, riscos e documentos

  • Riscos do projeto

  • Problemas do projeto

  • Documentos do projeto

Introdução ao gerenciamento de problemas, riscos e documentos

A vantagem do EPM Solution são os recursos de colaboração nativos ao produto devido aos componentes incorporados à combinação de soluções. Esta função é bastante aprimorada usando o Microsoft SharePoint Foundation como a estrutura pela qual a colaboração de equipe pode ser melhor gerenciada.

Artefatos de projetos (como riscos, problemas e documentações) podem ser armazenados, vinculados e anexados a projetos ou tarefas. Um site do projeto (subsite) é criado automaticamente para para um projeto quando um plano do projeto é publicado no ambiente do Microsoft Project Professional 2010. Cada subsite é criado com a sua própria biblioteca para que riscos, problemas e documentos possam ser vinculados.

Quando você usa o Microsoft Project Server 2010, os seguintes recursos de colaboração são habilitados:

  • Riscos   O gerenciamento de riscos envolve a identificação e o acompanhamento proativo de eventos e condições que podem afetar o futuro planejamento de um projeto. Os riscos podem ser classificados por severidade e atribuídos a uma estimativa da probabilidade de ocorrência.

  • Problemas   Os problemas podem ser usados para fazer o acompanhamento de itens de trabalho que não são facilmente identificados em projetos como atribuições ou tarefas. Os gerentes de projeto, gerentes de recursos e líderes de equipe podem determinar se esses problemas afetarão o projeto e identificar estratégias para gerenciar os problemas antes que fiquem piores.

  • Documentos   Uma biblioteca de documentos oferece um local para que membros da equipe colaborem e compartilhem documentos e outros artefatos de projeto com membros da equipe do projeto.

  • Site do Projeto   Pode existir um site do projeto para cada projeto salvo no banco de dados do Project Server. O site do projeto habilita recursos de colaboração adicionais (por exemplo, comunicados, alertas, resultados finais e a capacidade de vincular estes às suas tarefas do projeto) oferecendo um site para cada projeto que disponibiliza os recursos do SharePoint Foundation para uma equipe de projeto.

Como gerente de projeto, é importante saber compreender e gerenciar os recursos de colaboração dos sites de projeto gerenciados por você.

Riscos do projeto

Os riscos são eventos ou condições que podem ter efeitos positivos ou adversos no resultado de um projeto; o gerenciamento de riscos é crucial de várias maneiras para o êxito no gerenciamento de projetos. O gerenciamento de riscos envolve a identificação e o acompanhamento proativo de eventos e condições que podem afetar o futuro planejamento de um projeto. Identificar riscos é diferente de rastrear os problemas porque envolve identificar um evento ou condição que pode afetar o resultado de um projeto em vez de rastrear um efeito real no resultado de um projeto. Os riscos podem existir no momento presente e podem ter até 100 por cento de probabilidade de ocorrência. Os riscos também podem existir em um futuro distante e ter até 100 por cento de probabilidade de que serão eventualmente um fator no ciclo vital de um projeto.

Os riscos de projeto podem ser enviados e acompanhados no site do projeto. Isso permite maior comunicação entre os membros da equipe e fornece um repositório central para preocupações. Os riscos podem ser acessados pelo Microsoft Project Web App (PWA).

Adicionando riscos de projeto

Use o procedimento a seguir para adicionar um risco de projeto por meio do Project Web App.

Para adicionar um risco de projeto

  1. Na Central de Projetos, selecione o projeto e o botão Site do Projeto, e clique no projeto que armazenará as informações do risco.

  2. Depois que o site do projeto abrir, clique na opção Riscos no Início Rápido.

  3. Depois que a página Riscos abrir, clique em Adicionar Novo Item.

  4. Especifique as informações do risco no Modelo de Risco (esse modelo pode ser modificado pelo administrador do sistema).

  5. Você pode Anexar um arquivo ou Vincular Itens a esse risco selecionando o botão associado na faixa de opções Risco.

Exibindo e gerenciando riscos

Use o procedimento a seguir para exibir os riscos do projeto atribuídos a você. Ao visualizar o risco, você tem opções para modificá-lo, assim como para adicionar um item e excluir ou gerenciar permissões.

Para exibir os riscos atribuídos a você

  1. No Início Rápido do Project Web App, clique em Problemas e Riscos.

  2. Clique no nome do Projeto com o risco que você deseja abrir.

  3. Na página Riscos do site do projeto, selecione o risco que você deseja exibir ou modificar.

  4. Você pode Adicionar um novo item, Editar o risco, Excluir o risco, Gerenciar Permissões neste formulário, ou configurar um alerta usando os mecanismos de notificação de SharePoint Foundation, caso estejam habilitados.

Problemas do projeto

Fazer o acompanhamento de problemas pode ser uma parte importante do gerenciamento do projeto. Os problemas são melhor usados para capturar itens de trabalho que não são identificados facilmente em atribuições ou tarefas de projetos. Membros da equipe e gerentes de projeto podem usar a página Problemas no site do projeto. Gerentes de projeto, gerentes de recursos e líderes de equipe podem determinar se esses problemas afetarão o projeto e identificar estratégias para gerenciar os problemas antes que piorem.

Adicionando problemas de projeto

Use o procedimento a seguir para adicionar um problema de projeto por meio do Project Web App.

Para adicionar um problema de projeto

  1. Na Central de Projetos, selecione o projeto e o botão Site do Projeto, e clique no projeto que você deseja que armazene as informações dos problemas.

  2. Depois que o espaço de trabalho do projeto for aberto, clique na opção Problemas no Início Rápido.

  3. Depois que a página Problemas for aberta, clique em Adicionar Novo Item.

  4. Especifique as informações do Problema no Modelo de Problema (esse modelo pode ser modificado pelo administrador do sistema).

  5. Da mesma forma que nos riscos, você pode Anexar um arquivo a este risco ou Vincular Itens a este problema selecionando um dos botões na faixa de opções Problemas.

Exibindo e gerenciando problemas

Use o procedimento a seguir para exibir os problemas atribuídos a você. Na página dos detalhes do problema, você tem opções de adicionar itens ao problema, excluir o problema e gerenciar permissões para o problema.

Para exibir os problemas atribuídos a você

  1. Na Home Page do Project Web App, clique em Problemas e Riscos.

  2. Clique no Problema do Projeto que você deseja abrir.

  3. Na página Problemas, selecione o problema que você deseja exibir ou modificar.

  4. Você pode Adicionar um novo item, Editar o problema, Excluir o problema, Gerenciar Permissões neste formulário, ou configurar um alerta usando os mecanismos de notificação do SharePoint Foundation, caso estejam habilitados.

Documentos do projeto

O Project Server 2010 integra o gerenciamento de documentos no processo geral de gerenciamento do projeto incorporando o recurso de biblioteca de documentos do SharePoint. Uma biblioteca de documentos pode ser associada a qualquer projeto publicado no banco de dados do Project Server e pode fornecer um local para que membros da equipe colaborem e compartilhem documentos (incluindo o Microsoft Word, o Microsoft Excel e muitos outros tipos de documentos e formatos) fora de um projeto. Além das bibliotecas de documentos, uma biblioteca pública pode ser usada para armazenar os documentos que estão relacionados a todos os projetos em sua organização.

Você pode acessar o recurso de gerenciamento de documentos do Project Server 2010 clicando no link Bibliotecas no Project Web App, selecionando Documentos Compartilhados ou acessando diretamente o site do projeto a partir do Project Web App. Você pode criar bibliotecas de documentos para cada projeto publicado no site do projeto. Os documentos são usados para capturar as informações não estruturadas relacionadas a projetos, que não estão disponíveis em um projeto típico.

Adicionando documentos de projeto

Use o procedimento a seguir para adicionar um documento a uma biblioteca de documentos em um site de projeto.

Para adicionar um documento de projeto

  1. Na Central de Projetos, selecione o projeto para o qual você deseja abrir o Site do Projeto e clique no botão Site do Projeto na faixa de opções.

  2. Depois que o site do projeto for aberto, clique na opção Documentos do Projeto no Início Rápido.

    A página Documentos do Projeto é aberta.

  3. Depois que a página Documentos do Projeto for aberta, clique em Adicionar documento para carregar ou importar um ou mais arquivos à lista de documentos. Você também pode modificar as configurações da lista e processar com as permissões corretas clicando na guia Biblioteca e em Configurações da Biblioteca.

  4. Aqui você pode Exibir ou Editar Propriedades, Gerenciar permissões, Editar ou Excluir o documento, Enviar a usando o email (caso esteja habilitado), Fazer Check-out (uma função do SharePoint Services que gerencia o controle de versão), ou configurar um alerta (para quaisquer revisões em um documento).