Gerenciando recursos no Project Web App

A faixa de opções da Central de Recursos

A Central de Recursos fornece um aprofundamento nas informações de recursos da empresa. A faixa de opções da Central de Recursos fornece visibilidade sobre as informações, atribuições e disponibilidade de recursos.

Na Central de Recursos é possível:

• Modificar informações sobre recursos. Alguns atributos de recursos, como configurações de calendário, só podem ser alterados usando o Project Professional 2010.

• Visualizar e analisar informações sobre recursos, como disponibilidade e sua alocação através dos projetos.

• Analisar o desempenho do projeto exportando dados para o Excel 2010.

• Visualizar atribuições de recursos nos níveis da tarefa e do projeto e por disponibilidade. Gerentes de projeto e de recursos podem acessar esta visualização; cada grupo vê as informações específicas às suas necessidades. Por padrão, um gerente de projeto só pode usar a opção Visualizar atribuições de recursos; o que um gerente de projeto pode ver é determinado pelas categorias de segurança do Project Server e grupos de segurança e pelos projetos aos quais estão associados. (Um usuário na função padrão Gerente de Projeto no Project Server 2010 não tem permissão para Editar Dados de Recursos da Empresa e, portanto, não pode editar ou salvar informações relacionadas a recursos no Pool de Recursos da Empresa.)

• Visualizar e aprovar quadros de horários dos recursos. Aprovar quadros de horários é útil para organizações que possuem vários departamentos, como departamentos para folha de pagamento e gerenciamento de projetos, que requerem que a aprovação do quadro de horários seja um processo separado da atualização do status de tarefas e dos projetos usando quadros de horários.

• Ajustar os valores do trabalho real sobre as atribuições de recursos que foram enviadas por membros da equipe. Se sua organização usa o recurso de quadros de horários gerenciados do Project Server 2010, os usuários com as permissões adequadas podem atualizar ou alterar o trabalho real inserido por membros da equipe em seus quadros de horários e períodos de relatórios de quadros de horários bloqueados.

Utilizando os recursos Filtrar e Agrupar por na Central de Recursos

É possível usar as listas suspensas Filtrar e Agrupar por para personalizar como você deseja classificar e agrupar os recursos. As funções Filtrar e Agrupar por são úteis quando a Central de Recursos inclui muitos recursos. Estas funções incluem as seguintes opções:

• Filtrar. Permite filtrar os recursos usando um filtro personalizado. Você pode utilizar um filtro personalizado selecionando Personalizar filtro na lista suspensa Filtrar e preenchendo a caixa de diálogo Mais Filtros.

• Agrupar. Permite agrupar recursos por valores especificados. Na lista suspensa Agrupar Por, selecione um único agrupamento na lista disponível, que traz todas as colunas ativas na exibição, ou crie um parâmetro de agrupamento personalizado na lista suspensa Agrupar Por. Ao criar um agrupamento personalizado, você pode definir parâmetros de agrupamento adicionais na lista Então por. O segundo parâmetro filtra dados dentro dos dados filtrados pelo primeiro parâmetro. Para remover o agrupamento, selecione a opção Nenhum Grupo na lista suspensa Agrupar Por.

Tipos de Recursos

Ao utilizar a página Central de Recursos no PWA, você deve entender que existem três tipos de recursos para projetos:

• Trabalho. Um recurso de Trabalho é qualquer pessoa ou coisa que trabalhe em uma tarefa em seu projeto.

• Material. Recursos materiais são coisas mantidas disponíveis que são usadas pelas tarefas em um projeto.

• Custos. Um recurso de Custos é um custo que não tem hora ou quantidade associados.

Visualizar disponibilidade de recursos

Você pode visualizar facilmente informações de disponibilidade para recursos específicos na página Disponibilidade de Recursos.

Para visualizar a disponibilidade de um recurso

1. Na Central de Recursos no Project Web App, selecione os recursos cuja disponibilidade você deseja visualizar e clique no botão Disponibilidade do Recurso.

2. Você pode marcar e desmarcar os recursos selecionados na lista do lado esquerdo, o que ajusta os números usados para criar o gráfico. Esta visualização fornece uma representação gráfica das informações de recursos que o ajudarão a avaliar se um recurso está disponível para trabalhar durante o período que escolhido no Intervalo de Datas. Existem várias visualizações para ajudá-lo a determinar a disponibilidade de um recurso, incluindo Trabalho de Atribuição por projeto, Disponibilidade Restante e Trabalho. Os Detalhes da disponibilidade do recurso são representados na forma tabular na parte inferior da página.

   Você pode editar os detalhes dos recursos da empresa selecionando o recurso e clicando no botão Abrir. Observe que isto abre o Project Professional 2010, necessário para editar o recurso.

   Observação

   Apenas usuários com a permissão Editar Dados de Recursos da Empresa que possuem o Project Professional 2010 instalado no computador local podem editar recursos no Project Professional 2010.

Criar um novo recurso no PWA

Você pode adicionar um novo recurso usando a função Novos Recurso na página Central de Recursos.

Para criar um novo recurso através da Central de Recursos

1. Na Central de Recursos no Project Web App, selecione o botão Novo Recurso.

2. Especifique as propriedades necessárias para o seu recurso.

3. Na seção Tipo, preencha:

   • Tipo. Escolha se está criando um recurso de Trabalho, Material, ou Custo.

   • Orçamento. No caso de um recurso de orçamento, marque a caixa de seleção Orçamento.

   • Genérico. Um recurso Genérico é usado para planejar e ser substituído por no mínimo um recurso nomeado mais tarde no processo de planejamento. Se este é um recurso Genérico, marque a caixa de seleção Genérico.

4. Na seção Informações de Identificação, preencha:

   • O recurso pode efetuar logon no Project Server. Marque esta caixa de seleção se você deseja que o recurso também seja usuário do Project Web App.

   • Nome de Exibição. Digite o nome do recurso nesta caixa. O campo é obrigatório.

   • Endereço de e-mail. Se este recurso possui um endereço de e-mail que deseja associar ao trabalho do projeto, digite-o nesta caixa.

   • RBS. Se sua organização usa uma estrutura de divisão de recurso (RBS), clique no botão ao lado deste campo e selecione o código RBS apropriado para este recurso na lista.

   • Iniciais. Este campo é preenchido automaticamente com as iniciais do recurso, com base no nome especificado na caixa Nome de Exibição. Se você deseja usar iniciais diferentes para este recurso, especifique-as na caixa Iniciais.

   • Nome do Hiperlink. Se este recurso possui um site Web associado, especifique o nome do site nesta caixa.

   • URL do Hiperlink. Se este recurso possui um site Web associado, especifique a URL do site nesta caixa.

5. Na seção Autenticação do Usuário, preencha:

   Observação

   A seção Autenticação do Usuário só aparece se a opção O recurso pode efetuar logon no Project Server estiver habilitada na seção Informações de Identificação.

   • Conta de Logon do Usuário. Se você usa a autenticação Integrada do Windows, especifique o nome da conta do usuário na seguinte forma: NomedoDomínio\NomedaContadoUsuário. Se você usar a autenticação baseada em formulários, especifique no nome da conta do usuário na seguinte forma: NomedoProvedordeAssociação:ContadoUsuário.

   • Impedir a sincronização do Active Directory para este usuário. Marque esta caixa de seleção para evitar que uma conta de usuário seja sincronizada durante a Sincronização do Pool de Recursos do Active Directory.

6. Na seção Atributos de Atribuição, preencha:

   • O recurso pode ser nivelado. Se você deseja dar aos gerentes de projeto a capacidade de equilibrar a carga de trabalho dos recursos com base em sua disponibilidade e atribuições (redistribuição), marque esta caixa de seleção.

   • Calendário Base. Escolha o calendário que melhor representa a disponibilidade geral do recurso. Por exemplo, se sua organização possui um calendário base que considera feriados ou eventos específicos, você pode defini-lo como o calendário do recurso e o trabalho atribuído a ele será agendado em torno dos dias não úteis do calendário.

   • Tipo de Reserva Padrão. Escolha se você deseja que este recurso seja Comprometido ou Proposto ao atribuir um trabalho.

   • Gerente do Quadro de Horários. Digite o nome da pessoa que aprova ou rejeita os quadros de horários deste recurso ou clique em Pesquisar para selecionar o gerente do quadro de horários de uma lista. Os recursos podem não ter gerentes de quadro de horários separados.

   • Proprietário de Atribuição Padrão. Digite o nome da pessoa que aprova ou rejeita o andamento das tarefas deste recurso ou clique em Pesquisar para selecionar o proprietário de atribuição de uma lista. Os recursos podem não ter proprietários de atribuição separados. Por exemplo, se o recurso é uma sala de conferências e o gerente de projetos rastreia por quanto tempo a sala é usada, o proprietário de atribuição pode ser o gerente de projetos.

     Dica

     Você pode definir o proprietário de atribuição no projeto ou atribuição por atribuição.

   • Primeira Disponível. Escolha a data em que o recurso se tornará disponível para ser atribuído a tarefas, se apropriado. Se o recurso não possuir um período definido de disponibilidade (ou seja, se estiver sempre disponível), deixe esta configuração em branco.

     Observação

     A primeira e a última data disponíveis correspondem às datas de disponibilidade do recurso, conforme visto no Project Professional 2010.

   • Última Disponível. Escolha a última data em que o recurso estará disponível para trabalhar em tarefas, se apropriado. Se o recurso não possuir um período definido de disponibilidade (ou seja, se estiver sempre disponível), deixe em branco.

   • Taxa Padrão. Digite a taxa de pagamento padrão para este recurso.

   • Taxa de Horas Extras. Digite a taxa de pagamento de horas extras para este recurso.

   • Unidades Máximas Atuais (%). Especifique o período de tempo máximo durante o qual um recurso está disponível para um trabalho, em percentual. Por exemplo, se o recurso está o tempo todo disponível, digite 100%. Se o recurso estiver disponível por meio período, digite 50%.

   • Custo/Uso. Se o recurso possuir uma taxa fixa associada a cada uso, digite este custo nesta caixa. Por exemplo, o aluguel de uma van pode exigir uma taxa fixa adiantada com um custo padrão adicionado por milha. Esta taxa fixa é seu custo por uso.

7. Na seção Detalhes do Exchange Server, você pode especificar se as tarefas do usuário devem ser sincronizadas com o Microsoft Exchange Server. Marque a caixa de seleção Sincronizar Tarefas se você deseja habilitar a sincronização de tarefas usando o Microsoft Exchange Server para este usuário. A integração com o Exchange deve ser configurada para que a sincronização de tarefas funcione.

   Para mais informações sobre como configurar a integração de tarefas com o Microsoft Exchange Server, consulte Deploy Project Server 2010 with Exchange Server (em inglês) na biblioteca do TechNet.

   Observação

   A seção Detalhes do Exchange Server só aparece se a opção O recurso pode efetuar logon no Project Server estiver habilitada na seção Informações de Identificação.

8. Na seção Departamentos, clique no botão ao lado da caixa Departamentos do Recurso e selecione um departamento (ou departamentos) para associar ao recurso. Se o recurso não estiver associado a um departamento em particular, deixe em branco.

   Dica

   Associar um recurso a um departamento limita o que o recurso pode ver quando usa o Project Web App. Isso pode ajudá-lo a encontrar o que está procurando mais rapidamente, removendo informações de outros departamentos que não se aplicam ao seu trabalho.

9. Se sua organização criou códigos para fins de agrupamento e custeio, na seção Agrupar Campos preencha:

   • Grupo. Especifique o nome do grupo nesta caixa.

   • Código. Especifique o código para o grupo nesta caixa.

   • Centro de Custo. Especifique o código do centro de custo para o grupo nesta caixa.

   • Tipo de Custo. Clique no botão ao lado do campo Tipo de Custo e selecione o tipo de custo associado a este grupo.

10. Na seção Detalhes da Equipe, clique no botão ao lado da caixa Nome da Equipe e selecione a equipe à qual o recurso pertence, se apropriado. Se o recurso for gerenciar e delegar tarefas atribuídas à equipe, marque a caixa de seleção Pool de Atribuições da Equipe.

    Dica

    Algumas organizações criam um recurso genérico para cada equipe, para que as tarefas atribuídas à equipe vão primeiro para ele. Desta forma, nenhum recurso único recebe a atribuição de tarefa antes que seja apropriadamente delegada. Se você optar por usar um recurso genérico desta maneira, defina um proprietário de atribuição para o recurso como gerente de equipe, marque a opção Pool de Atribuições da Equipe e selecione a equipe a partir da lista Nome da Equipe.

11. Na seção Dados de Identificação do Sistema, digite informações de identificação adicionais para o usuário na caixa ID Externo, se adequado.

    Por exemplo, o departamento de RH da sua empresa pode usar números de identificação de funcionários para rastrear dados em seus sistemas de RH. Fornecendo este ID na caixa ID Externo, você identifica uma associação entre o recurso que está criando e os dados de funcionário do departamento de RH. A caixa ID Externo também pode ser usada para facilitar a consolidação de relatórios do uso do recurso além do que o Project Server fornece.

    Dica

    Se você não tem certeza se deve ou não especificar informações na caixa ID Externo, verifique com outros departamentos em sua organização para determinar se é útil conectar dados de recursos com outros sistemas ou se deve simplesmente deixá-la em branco.

12. Depois de especificar todas as informações, selecione o botão Salvar para criar o novo recurso.

Adicionando recursos a um plano de projeto

Para atribuir recursos a tarefas no projeto, você precisa criar uma equipe de projeto. Você pode adicionar recursos corporativos a uma equipe de projeto através do Project Web App ou do Project Professional 2010 usando a função Criar Equipe da Empresa.

Para adicionar um recurso a um plano de projeto

1. Depois de publicar o plano de projeto, selecione a guia Projeto e clique no botão Criar Equipe.

2. Para localizar rapidamente os recursos que deseja, aplique um Filtro Personalizado. Selecione a lista suspensa Filtrar, clique em Filtro Personalizado e aplique um filtro.

3. Quando o filtro estiver aplicado, selecione o recurso que deseja e clique no botão Adicionar. O nome do recurso está na lista da equipe do projeto, na coluna à direita. Clique no botão Salvar & Fechar para salvar as alterações e voltar para o modo de Edição na Central de Projetos.

4. No modo de Edição da Central de Projetos, atribua recursos às tarefas e atualize as informações do campo personalizado de nível da tarefa e configure a duração e data inicial. Observe que agora é possível no Project Web App atribuir vários recursos a uma única tarefa. No entanto, a atribuição da unidade para os recursos é realizada 100% na tarefa.

   Observação

   Depois de modificar a duração, percentual de conclusão e datas de início ou fim e de vincular/desvincular tarefas, você deve clicar no botão Calcular para refletir muitas das alterações.

5. Configure tarefas e crie a lógica do projeto estabelecendo dependências, insira novas tarefas, exclua tarefas, marque o percentual de conclusão nelas e altere o nível de recuo usando os ícones na faixa de opções da Tarefa. Estes recursos se comportam da mesma forma no Project Web App e no Project Professional 2010.

6. Depois de configurar as tarefas e de criar a lógica do cronograma, selecione o botão Calcular para garantir que todas as alterações sejam refletidas nos dados da tarefa. Uma vez que o plano do projeto esteja configurado, selecione o botão Salvar e, em seguida, o botão Publicar.

   Observação

   Alterações no cronograma do projeto não estarão visíveis na Central de Projetos ou na exibição de Tarefas dos membros da equipe até que tenham sido Publicadas no Project Server.

7. Para fechar o plano de projeto, selecione a guia Projeto na faixa de opções e clique no botão Fechar. A janela Fechar será aberta. Selecione Sim para verificar o plano de projeto.