Gerenciando relatórios de status no Project Web App

Introdução aos relatórios de status de gerenciamento

Relatórios de status fornecem um método simples para comunicar informações descritivas sobre o status de tarefas específicas ou de todo o projeto. Os relatórios de status são descrições narrativas do status ou do andamento de tarefas atribuídas e permitem a automatização da solicitação e o recebimento de informações de status. Gerentes de projeto podem enviar solicitações de relatórios de status a membros de equipe e membros de equipe podem responder a eles fornecendo as informações solicitadas. Membros de equipe também podem começar a enviar relatórios de status. Gerentes de projeto podem configurar relatórios de status para receberem envios individuais e um relatório mesclado ou compilado que consolide respostas em uma única solicitação de status. Você pode gerenciar relatórios de status, incluindo solicitações de relatórios, na página Relatórios de Status do Project Web App.

O recurso Relatórios de Status no Project Web App permite que participantes do projeto enviem relatórios de status a qualquer pessoa envolvida nele (desde que também sejam usuários do Project Web App) para fornecer informações sobre o status de suas tarefas. Quando estiver configurando relatórios de status, você pode:

• Especificar o título de um relatório de status e a frequência em que deve ser enviado.

• Identificar os membros de equipe que receberão e responderão à solicitação do relatório de status.

• Especificar as informações que membros de equipe reportarão.

• Enviar a solicitação.

A tabela a seguir lista as permissões do Microsoft Project Server 2010 necessárias para que usuários do Microsoft Project Professional 2010 e do Microsoft Project Web App (PWA) trabalhem com relatórios de status.

Tabela 6: Permissões necessárias

Relatórios de status são normalmente enviados de forma agendada e com uma frequência determinada. Por exemplo, um gerente de projeto pode querer receber um relatório de status semanal de cada membro de equipe atribuído a tarefas em um projeto. O formulário padrão de relatório de status inclui cabeçalhos como Principais Realizações, Objetivos do Próximo Período e Questões Mais Graves. No entanto, eles podem ser personalizados para atender às necessidades dos relatórios de status de diferentes organizações.

As atividades a seguir podem ser preenchidas na página Relatórios de Status:

• Solicitações   Permite que gerentes e participantes do projeto criem um modelo de relatório e enviem uma solicitação de status a membros de equipe para que relatem o andamento do trabalho. É possível criar um novo relatório de status para a sua equipe, editar uma solicitação de relatório de status existente, excluir uma solicitação, visualizar respostas individuais ou consolidar respostas em solicitações.

• Respostas   Permite que membros de equipe respondam um relatório de status enviado por seu gerente de projeto ou por qualquer outro usuário do Project Web App.

• Enviar relatório não solicitado   Permite que qualquer participante do projeto devolva uma solicitação de status ou defina e envie um relatório de status a quaisquer outros participantes do projeto selecionado no Project Web App. Os usuários podem responder a futuras solicitações de relatórios de status ou criar e enviar um relatório de status não solicitado.

• Visualizar um arquivo morto de relatórios de status enviados   Permite visualizar e editar relatórios de status enviados e não enviados.

Por exemplo, como gerente de projeto, você pode criar um relatório semanal que cubra todo o andamento de um projeto. Usando o recurso Solicitações, você pode configurar um modelo de relatório de status para membros de equipe que, quando preenchido, forneça informações sobre atividades importantes durante um período de tempo especificado. Solicitações de relatórios de status podem ser configuradas para serem enviadas automaticamente a intervalos definidos para membros de equipe. Membros de equipe são então notificados em sua página inicial do Project Web App sobre o relatório de status pendente que requer uma resposta. Gerentes de projeto e membros de equipe também podem usar os recursos Alertas de Tarefas e Lembretes de Tarefas para personalizar notificações por e-mail e lembretes. Usando o recurso Respostas, membros de equipe podem preencher o relatório de status e enviar a resposta de volta para o gerente de projeto. Você pode agrupar respostas, o que permite verificar a taxa de respostas para uma solicitação de relatório de status e, então, pode mesclar relatórios de status completos e visualizar as respostas consolidadas dos membros de equipe.

Os usuários devem receber as permissões Editar Respostas do Relatório de Status ou Editar Solicitações de Relatórios de Status do Project Server do administrador do Project Server para enviar e visualizar relatórios de status, enviar relatórios de status não solicitados e gerenciar solicitações de relatórios de status. Por padrão, apenas membros dos seguintes grupos de segurança do Project Server têm as permissões necessárias para solicitar relatórios de status e visualizar respostas de grupos: Executivos, Gerentes de Projeto e Gerentes de Recursos. Usuários do Project Web App podem enviar um relatório de status em resposta a uma solicitação de relatório ou porque querem fazê-lo de forma independente.

Considere as dicas a seguir ao criar relatórios de status:

• Inclua um nome de departamento ou nome do projeto no título do relatório de status.

• O Project Server 2010 gera automaticamente o primeiro relatório de status na data de início especificada nas páginas de configuração para o relatório e gera relatórios de status no primeiro dia de cada período da geração de relatórios depois disso.

Solicitando e atualizando relatórios de status

Você pode solicitar e atualizar relatórios de status usando a página Relatórios de Status no Project Web App. Relatórios de status são formulários que membros de equipe usam para fornecer informações especificadas sobre o status atual do seu trabalho. Diferente das atualizações de tarefas, relatórios de status não estão associados a um projeto, não contêm informações sobre um projeto (a menos que sejam adicionados ao texto de um relatório de status) e não podem ser usados para atualizar o cronograma de um projeto. Relatórios de status podem ser usados para fornecer informações detalhadas sobre realizações, metas, problemas e outros fatores que afetam o trabalho dos membros de equipe. Ao criar uma solicitação de relatório de status, você deve definir as seções que contém, quem deve responder a ele e com que frequência será enviado e respondido.

Quando você solicita um relatório de status, uma notificação aparece nas páginas Inicial e Relatórios de Status do usuário no Project Web App. O usuário pode responder a solicitação do relatório de status selecionando o relatório em qualquer uma das páginas. Membros de equipe podem enviar relatórios de status não solicitados sobre qualquer assunto na seção Respostas usando a opção Enviar Relatório não Solicitado. Isso exibe uma página a partir da qual um membro de equipe pode criar um relatório de status e enviá-lo para o usuário do Project Web App adequado.

Para solicitar um relatório de status

1. Na página inicial do Project Web App, no Início Rápido, na seção Recursos, clique em Relatórios de Status.

2. Na página Relatórios de Status, na seção Solicitações, clique em Novo e clique em Nova Solicitação.

3. Na seção Título do Relatório, na caixa Título, especifique o nome do novo relatório de status.

4. Na seção Frequência, especifique a frequência com que o relatório de status deve ser enviado e o dia da semana, mês ou ano em que deve ser enviado.

5. Na seção Data Inicial, na caixa Início, especifique a data de início do período que o relatório cobrirá.

6. Na seção Recursos, na lista Recursos Disponíveis, selecione os recursos que devem responder à solicitação do relatório de status.

   Clique no botão Adicionar para inserir os recursos na lista Recursos que Devem Responder.

   Os recursos selecionados aparecerão na lista Recursos que Devem Responder.

7. Para excluir um recurso da lista Recursos que Devem Responder e voltar para a lista Recursos Disponíveis, destaque o nome do recurso e clique no botão Remover.

8. Para criar as seções do Relatório de Status, clique no botão Inserir Seção e indique os tópicos que deseja que os recursos reportem especificando um título e uma descrição breve para cada seção. Por padrão, três títulos são listados: Principais Realizações, Objetivos do Próximo Período e Questões Mais Graves. Você pode excluir estas linhas, mudar o nome e incluir uma descrição.

   Preencha:

   • Na coluna Nome, especifique os nomes das seções do relatório de status, por exemplo, Nova Seção de Informação.

   • Na coluna Descrição, forneça qualquer texto descritivo adicional, por exemplo, Por favor, insira informações adicionais sobre o projeto.

   • Clique em Inserir Seção para inserir uma linha no final da lista.

   • Clique em Excluir Seção para excluir a linha selecionada.

9. Para enviar a solicitação do relatório de status para os membros de equipe selecionados, clique no botão Enviar. Use o botão Cancelar para sair da criação do relatório de status, ciente de que todo o trabalho anterior nesta solicitação de relatório de status não será salvo.

   O novo relatório de status estará disponível na página Relatórios de Status na seção Solicitações.

Para editar uma solicitação de relatório de status

1. Na página Relatórios de Status no Project Web App, na seção Solicitações, selecione a linha com o nome do relatório de status que deseja editar. Clique no botão Editar Solicitação.

2. Depois de terminar, clique em Enviar para enviar o relatório de status para as pessoas identificadas na lista Recursos que Devem Responder.

Visualizando relatórios de status

Você pode visualizar respostas de relatórios de status de membros de equipe individuais como um relatório de status em grupo e relatórios de status que você não solicitou. Use o recurso Agrupar relatórios mesclados por para visualizar respostas consolidadas a uma solicitação de relatório de status por nome do recurso ou data da resposta. Uma notificação também aparece na página inicial no Project Web App se você solicitou um relatório de status.

O botão Exibir Respostas mostra as pessoas que responderam à solicitação do relatório de status, agrupadas por período do relatório. Ícones indicam se um relatório foi enviado e se foi mesclado em um relatório consolidado.

Diversos relatórios são criados quando relatórios de status não solicitados são enviados ou quando um membro de equipe que não está participando do projeto é copiado em um relatório de status solicitado. Você pode acessá-los através da página Relatórios de Status na seção Respostas, selecionando Relatório de Status: Diversos na lista suspensa Ir Para.

As respostas podem ser exportadas para o Word na página Respostas de Relatórios de Status ou para o Excel na lista suspensa Ação da seção Solicitações na página Relatório de Status.

Para visualizar respostas de relatórios de status

1. Na página Relatórios de Status no Project Web App, clique no nome do relatório na seção Solicitações.

2. Na página Exibir Respostas, destaque todas as respostas do recurso que deseja visualizar em um arquivo mesclado e clique no botão Abrir.

3. A página Respostas de Relatórios de Status exibe as respostas mescladas ou individualmente, dependendo de como você escolheu visualizar a informação. Selecione o comando Exportar para o Microsoft Word para enviar as respostas do Project Web App para o Word.

   • Para visualizar os detalhes para um único usuário do Project Web App, selecione o usuário e clique em Abrir.

   • Para mesclar os detalhes para um único usuário do Project Web App em um relatório de status consolidado, selecione o usuário e clique em Mesclar.

   Observação

   Respostas pendentes de relatórios de status também serão listadas em sua página inicial do Project Web App imediatamente quando você fizer logon.

Visualizando o arquivo morto de relatórios de status

O Arquivo Morto de Relatórios de Status contém todos os relatórios de status enviados ou recebidos pelo usuário atual. Este arquivo morto permite acessar, exibir e atualizar estes relatórios. É possível adicionar texto a cada seção do tópico especificando qualquer atualização aos comentários originais. Escolher o botão Enviar reenvia o relatório de status selecionado no Arquivo Morto de Relatórios de Status.

Para visualizar o arquivo morto de relatórios de status

1. Na página Relatórios de Status na seção Respostas, selecione Relatórios de Status: Arquivo Morto na lista suspensa Ir Para.

2. Para visualizar um relatório de status específico dentro do Arquivo Morto de Relatórios de Status, clique no nome do relatório na coluna Relatório. Depois de selecionar um relatório, é possível:

   • Adicionar mais informações ao relatório de status.

   • Adicionar uma nova seção ao relatório.

     A exibição de atualização abre com uma nova seção em que é possível digitar informações atualizadas do relatório de status. Para inserir outra seção ao relatório de status atualizado, clique no botão Clique para adicionar seção. Clique em Salvar para salvar o relatório de status atualizado no Arquivo Morto de Relatórios de Status. Clique em Enviar para enviar o relatório de status para o usuário do Project Web App identificado no campo Para.

   • Para voltar para a página Relatórios de Status, selecione o link Relatórios de Status na seção Recursos na coluna de navegação à esquerda no Project Web App.

Outros capítulos

Para mais informações, consulte os outros capítulos neste guia:

• Navegando no Project Web App

• Gerenciando projetos no Project Web App

• Gerenciando recursos no Project Web App

• Gerenciando atualizações de tarefas no Project Web App

• Gerenciando problemas, riscos e documentos no Project Web App

• Configurando notificações por email e lembretes no Project Web App

See Also

Concepts

Guia do gerente de projeto do Microsoft Project Server 2010 para o Project Web App