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在 Project Web App 中管理任務更新

 

適用版本： Project Server 2010

上次修改主題的時間： 2015-03-09

摘要：  本文是八篇一系列文章中的第五篇，本系列是有關如何使用 Microsoft Project Web App 搭配 Microsoft Project Server 2010 資料運作及執行專案管理相關的任務。本文可讓您了解小組成員如何更新他們的任務，然後透過 Project Web App 將任務提交核准。本文也描述專案經理如何檢閱提交核准的任務更新。

適用於：  Project Server 2010 | Project Web App

本文內容：

  • 提交任務更新

  • 任務檢視選項

  • 任務更新核准

  • 處理任務變更和要求

提交任務更新

小組成員可以透過 Project Web App [任務] 頁面，針對已發佈的工作分派 (專案任務) 回報時間。身為專案經理，您也可以直接在 Project Professional 2010 更新實際工時，但如果您是從 Project Web App 接受更新，這便應該視為例外為之而非常規。

下列案例描述在進行任務更新與核准程序的期間，小組成員與專案經理之間的交換。

  1. 某個小組成員登入 Project Web App。在 Project Web App 首頁上，小組成員可以按一下 [快速啟動] 中的 [任務] 來檢視分派給他的任務。

  2. 分派給使用者的任務會顯示在 [任務] 頁面。在 [任務] 頁面上，小組成員可以根據他已工作的天數，在方格中輸入實際的已工作時數。

    注意

    您只能針對「詳細任務」輸入時數，無法針對專案摘要任務輸入時間。

  3. 小組成員可以使用功能區之 [期間] 欄中的按鈕，藉由選取按鈕來瀏覽至上一週或下一週。小組成員也可以按一下 [選取期間] 按鈕來選取特定的時間週期。

  4. 將實際時數與任務分派建立關聯之後，依據任務現在是否完成而定，必須處理下列步驟。小組成員按一下 [儲存]，即可儲存更新，但不能傳送給專案經理。稍後選取其中一個 [傳送狀態] 選項，即可傳送更新。

    • 如果任務已完成，使用者應確認剩餘的工時為 0，而系統將指出 100% 完成。如果任務指出有剩餘的工時，但實際上任務已經完成，就應將值變更為零。

    • 如果狀態為任務未完成，小組成員應以預期完成任務的時數更新 [剩餘工時]。這有可能比顯示的時數多或少，顯示的時數是根據原始任務工時預估值及到目前為止已輸入的時數計算而得的。輸入 [剩餘工時] 時數後會重新計算 [完成百分比] 和 [工時] 的值。

    在此案例中，小組成員要求需要額外的工時來完成任務，具體需求為 60 小時，而非自動計算出的 40 小時值。這些時數中有 10 小時為已工作時數。此外，小組成員在提交更新時附加了註解。此程序讓小組成員能夠與專案經理溝通需要額外時間完成任務的理由。

    請注意，小組成員僅選取了一個要更新的任務。(使用者也可以更新其他工作分派，方法是選取那些工作分派的核取方塊，或是按一下 [傳送狀態]、[所有任務] 按鈕。) 另請注意，在使用者按一下 [傳送狀態]、[選定任務] 之前，[傳送註解] 方塊已被核取。以下圖像描述說明已準備好提交的任務更新。

    當小組成員已準備好提交任務更新給專案經理時，會選取狀態更新列的核取方塊。然後，他可以按一下 [傳送狀態] 來檢視下列選項：

    • 所有任務。快速傳送所有已更新之任務的更新給專案經理。

    • [選定任務]。可將特定任務的更新一次提交給專案經理。

    按一下 [選定任務] 會提交選定任務的狀態更新。

  5. 按一下 [傳送狀態]、[選定任務] 按鈕之後，註解方塊會顯示與工作分派更新關聯的註解。

    提交工作分派更新之後，[處理程序狀態] 欄中便會反映任務的目前狀態。

任務檢視選項

小組成員可以選取不同的任務檢視選項，來變更任務頁面上任務資訊的顯示方式。這些選項可從 Project Web App 功能區中選取。

下列任務檢視選項可從 PWA 功能區中選取：

  • [匯入]。從時程表匯入狀態資料。

  • [版面配置]。啟用下列檢視選項：

    • [甘特圖]。在甘特圖檢視中顯示資料。

    • [分時段資料]。依日、週或其他累加時間層級顯示資料。如果未選取此選項，就不會顯示日期資料行方格以供輸入時間。

    • 工作表。以表格形式顯示資料。

  • 單位。啟用下列檢視選項：

    • 工期

      • 分鐘

      • 小時

      • 日

      • 週

    • 工時

      • 分鐘

      • 小時

      • 日

      • 週

    • [日期]

      • 2010/1/28

      • 下午 12:33

      • 2010/1/28 下午 12:33

      • 2010 年 1 月 28 日，星期四

      • 2010 年 1 月 28 日，星期四，下午 12:33

      • 1/28 星期四

      • 1 月 28 日

      • 2010 年 1 月

  • [篩選]。變更顯示的任務資訊以利用標準篩選或建立自訂篩選。

任務更新核准

在小組成員提交更新後，身為專案經理，您便可以檢閱該提交項目，並決定是要接受或拒絕將它納入專案排程。

按一下等候核准的項目會開啟 [核准中心]。

在 [核准中心] 頁面上，您可以檢視所有已提交並等候您核准的任務更新。此頁面會顯示有關任務更新的詳細資料，例如提交了更新或註解的人員之類的資源。按一下此頁面上的任務，便會顯示與更新相關的其他任務詳細資料。

接著，您可以選取任務旁邊的核取方塊，然後按一下功能區上的 [接受] 或 [拒絕] 按鈕，來接受或拒絕該項任務更新。不論是做了哪一個選擇，您都可以選擇是否向資源回覆一個與該項任務更新相關的註解。

處理任務變更和要求

Project Web App 的 [核准中心] 頁面可讓您檢閱對專案任務所做的變更，以及小組成員使用 [任務] 和 [時程表] 頁面提交的工作時間。您可以使用 Project Web App 的 [核准中心] 來檢閱對專案任務和資源工作時間所做的變更，並以最新的資訊更新專案。

以下是 Project Web App 的 [核准中心] 中會出現的變更類型：

  • 任務變更

  • 新任務要求

  • 任務委派要求

  • 資源拒絕的工作分派

  • 資源拒絕的任務委派要求

您可以根據 [核准中心] 中顯示的任務變更，以下列方式更新專案資訊：

  • 手動。您可以在 [核准中心] 的 [核准] 索引標籤上按一下 [接受]，針對小組成員提交的每項任務變更，進行專案更新。如果您不想核准任務變更要求，可以按一下 [拒絕]，然後提供註解給提交要求的資源，以說明拒絕的原因。當您拒絕一項變更要求時，該要求就會自 [核准中心] 的清單中移除，直到小組成員重新提交該要求為止。

  • 自動 (使用規則)。對於不需檢閱即可核准的變更，您可以建立並執行規則來自動更新專案。您可以建立針對特定專案、所有專案、特定資源或您組織之資源分解結構中特定位置的資源群組執行的規則。即使您啟用規則來進行自動核准，仍需發佈專案才能完整地重新排定任務。

下表列出 Project Professional 2010 和 Project Web App 使用者執行任務更新所需的 Project Server 2010 權限。

表 4：必要權限

通用權限 描述

管理規則

可讓使用者存取 Project Web App 中的 [更新] 頁面，以及建立決定更新交易之自動處理方式的規則。

管理任務變更

可讓使用者存取 Project Web App 中的 [更新] 頁面，以取得任務更新，以及檢視、接受或拒絕某個資源的交易。

從 [核准中心] 處理任務變更

專案小組成員可使用 Project Web App 中的時程表來回報對其工作分派所做的變更。當小組成員提交變更時，專案經理會自動收到通知，但前提是小組成員是被分派給該專案經理所管理之專案的任務。專案經理可以選擇接受或拒絕各項任務變更。

小組成員提交的變更除非經過發佈，否則不會影響專案；系統只會將已核准的任務變更套用到已發佈至 Project Server 資料庫的專案，並且只有已核准的任務更新會在專案中顯示為已回報的實際工時。如果您知道小組成員已經變更任務、新增任務、委派任務或拒絕任務，但 [核准中心] 中尚沒有提交的變更，可能是您的小組成員尚未實際提交變更。

在您接受或拒絕來自專案小組成員的任務變更之前，務必注意您組織的時程表處理週期。例如，若您的組織採用的是週時程表週期，您應該規劃在所有小組成員提交其狀態之後，但在週時程表週期結束之前，至少每週處理一次所有時程表和任務變更。這有助於確保正確的資料已被提交及被接受或拒絕，此外也有助於避免在更新後所發佈的資料不正確。

[更新] 頁面包含下列特性：

  • 如果小組成員針對單一任務元素傳送了多次變更，則系統只會顯示最近一次提交的變更。

  • 如果小組成員將任務委派出去，更新清單中便會有一列顯示委派。如果被委派任務的小組成員拒絕該項委派，便會另有一列顯示拒絕，並且 [接受] 欄位變成不可編輯。

  • 擱置更新的追蹤模式決定是要顯示時程表或甘特圖檢視。如果使用了特定時數進行了任何更新，就會顯示時程表。對於所有其他更新，則會顯示甘特圖檢視。

  • 如果某項更新被拒絕，傳送該項更新的小組成員便會收到電子郵件通知，並且其時程表中會顯示一個圖示。

  • 任務變更被核准後，就會有一筆變更記錄新增至 [歷程記錄] 頁面。任何未經核准或拒絕的變更都會繼續擱置及存留在 [核准中心] 中，直到它們被接受、拒絕或處理為止。。

核准或拒絕專案小組成員提交的任務變更

  1. 在 [快速啟動] 的 [專案] 下，按一下 [核准中心]。

  2. 選取您要接受或拒絕的任務更新列之左欄中的核取方塊。

  3. 在功能區的 [核准] 索引標籤上，按一下 [接受] 或 [拒絕]。

檢視任務變更歷程記錄

您可以檢視過去 60 天內處理過的所有任務變更的歷程記錄。此歷程記錄僅供檢閱使用；您無法予以修改。這可讓您檢閱對所有專案和資源所做之更新的歷程記錄。更新封存顯示已更新之任務的格式與 [更新任務變更] 頁面類似。[自訂] 索引標籤顯示的選項與 [更新] 頁面相同。動作功能表中的 [顯示任務變更] 按鈕會將您重新導向至 [更新任務變更] 頁面。任務更新歷程記錄區段中的天數是由 Project Server 管理員所設定。

注意

在您處理 (接受或拒絕) 任務變更之後，方格中便會顯示任務變更。若要快速瀏覽至可供您處理來自小組成員之任務更新的頁面，請按一下 [顯示任務變更]。如果您想要調整資源的實際工時，請至 [資源] 頁面，然後按一下 [調整實際工時]。

檢視任務變更歷程記錄

  1. 在 Project Web App 之 [核准中心] 的 [核准] 索引標籤上，按一下 [歷程記錄]。從功能表按一下 [狀態更新] 或 [時程表]，以檢視與前述選項相關的任務更新歷程記錄。

  2. 系統會以方格的形式顯示過去 60 天內所做的任務更新。在任務更新歷程記錄中，向右捲動可以檢視各項更新的詳細資料。詳細資料包括任務是否已被接受、目前狀態、被指派該項任務的 Project Web App 使用者、核准或拒絕該項任務的使用者、與該項任務關聯的實際工時，以及該項任務的其他相關資訊。