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在 Project Web App 中設定電子郵件通知與提醒

 

適用版本： Project Server 2010

上次修改主題的時間： 2015-03-09

**摘要：**本文為八篇系列專文說明如何使用 Microsoft Project Web App 以與 Microsoft Project Server 2010 資料搭配使用和執行與專案管理相關之工作的第八篇文章。

適用於：  Project Server 2010 | Project Web App

本文內容：

  • 在 Project Web App 中設定電子郵件通知與提醒簡介

  • 電子郵件通知與提醒概觀

  • 設定個人通知與提醒

  • 設定資源的通知與提醒

在 Project Web App 中設定電子郵件通知與提醒簡介

您可以使用電子郵件通知來提醒所做的變更、所需的動作、屬於您或受管理資源的專案。您可以使用提醒來通知您或受管理資源所負責之即將來臨或逾期的動作。通知與提醒是由 Microsoft Project Server 2010 中的特定事件所觸發，並會產生電子郵件訊息以傳送給適當的使用者電子郵件帳戶。[管理我的警告與提醒] 與 [管理我的資源之警告與提醒] 頁面可讓您設定要以何種方式提醒您或受管理資源有與任務、狀態報表或佇列工作失敗相關的變更。您收到的通知包含可連至 Project Web App (PWA) 中適當頁面的超連結，以便讓通知或提醒的收件者採取其他動作。

注意

在使用者層級設定 [管理我的警告與提醒]；每個 Project Web App 使用者必須訂閱和取消訂閱他們自己的通知。在某些情況下，根據安全性設定，[管理我的資源之警告與提醒] 中的資源管理員可以為其管理的資源設定電子郵件通知與提醒。

下表列出 Microsoft Project Professional 2010 與 Project Web App 使用者設定電子郵件通知所需的 Project Server 2010 權限。

表 7：必要權限

通用權限 描述

管理通知與提醒

可讓使用者在 Project Web App 的 [伺服器設定] 中管理 [警告與提醒] 設定。

管理個人通知

可讓使用者在 Project Web App 導覽欄的 [個人設定] 區段中，存取 [管理我的警告與提醒] 連結。

管理資源通知

可讓使用者在 Project Web App 導覽欄的 [個人設定] 區段中，存取 [管理我的資源之警告與提醒] 連結。

電子郵件通知與提醒概觀

通知是由許多使用者啟動的事件所產生。這些事件可以是其他小組成員與專案經理的動作。例如，專案經理將新任務傳送至資源時，獲派任務的小組成員就會收到通知，讓該人員知道有新的工作指派並可加以採取動作。

下列使用者動作會產生電子郵件通知：

  • 發佈

  • 重新分派任務

  • 任務更新

  • 新任務

  • 逾期任務

  • 狀態報表要求

  • 狀態報表回應

  • 逾期狀態報表

  • 開啟新議題

  • 開啟新風險

  • 議題指派

  • 修改議題

  • 文件變更 (新增、刪除、修改)

  • 任務清單委派

  • 佇列工作失敗

根據預設，下列動作會產生電子郵件通知 (使用者無法取消訂閱這些通知)：

  • 工作分派遭拒 (由資源執行的動作)

  • 任務更新遭拒 (由管理員執行的動作)

  • 新任務遭拒 (由管理員執行的動作)

  • 行事曆更新遭拒 (由管理員執行的動作)

  • 重新分派任務要求遭拒 (由管理員執行的動作)

  • 移除任務遭拒 (由管理員執行的動作)

  • 從狀態報表中移除 (由管理員執行的動作)

提醒是由定時事件所觸發。例如，如果有項任務預定要由資源在特定日期完成，便會將指出目前任務狀態的提醒傳送至給資源。Project Server 2010 會依照使用者或具有 [管理我的資源之警告與提醒] 權限的資源管理員/專案經理指定的間隔檢查和提交提醒。

Project Web App 使用者可定義何時要讓 Project Server 將電子郵件通知或提醒傳送給他們。專案經理與資源管理員可以為自己與其小組成員定義電子郵件通知與提醒。小組成員無法取消訂閱其專案經理或資源管理員為其設定的電子郵件通知或提醒。

Project Web App 導覽欄的 [Project Web App 個人設定] 區段包含下列連結，您可以使用這些連結來設定電子郵件通知與提醒：

  • 管理我的警告與提醒。您可以使用此連結為任務與狀態報表變更設定電子郵件通知。請個別設定任務與狀態報表的通知。

  • 管理我的資源之警告與提醒。您可以使用此連結為資源的任務與狀態報表變更設定電子郵件通知。

專案進行期間，您可能想要調整電子郵件通知與提醒的類型與頻率。例如，您一開始可能會為逾期任務設定頻率較長的提醒 (例如，數天或數週)，而在快要完成專案時，則會縮短此頻率，如此一來，即可在任務逾期時立即送出提醒。您也可能想要取消訂閱通知。

任務、專案、資源、狀態報表以及更新的電子郵件通知與提醒是由 Project Server 管理員所設定。此外，還可以自訂電子郵件通知與提醒。

設定個人通知與提醒

Project Web App 的所有使用者都能設定他們想要接收的電子郵件通知與提醒類型。

訂閱個人電子郵件通知與提醒

您可以使用下列程序設定個人電子郵件通知與提醒。

訂閱個人電子郵件通知與提醒

  1. 在 Project Web App 首頁的 [快速啟動] 中，按一下 [個人設定]，然後選取 [管理我的警告與提醒]。

    注意

    要傳送提醒的電子郵件地址會列在 [管理我的警告與提醒] 頁面頂端的 [電子郵件地址] 旁。

  2. 若要設定任務的提醒，請展開 [任務] 區段，然後設定下列項目：

    • 如果您想要在發生指定的事件時立即收到電子郵件，請在 [立即警告我的時機] 區段中，選取適當的核取方塊，以設定在收到新的任務分派，或是在任務有所修改或更新時，立即傳送電子郵件通知 。

    • 如果您想要依照設定的間隔接收電子郵件，請在 [任務提醒] 區段中，選取適當的核取方塊，以設定在任務開始之前、任務到期 (逾期) 之前、有未完成的任務以及有逾期的任務時，立即傳送電子郵件提醒。請指定每個間隔的頻率。

  3. 若要設定狀態報表的提醒，請展開 [狀態報表] 區段，然後設定下列項目：

    • 如果您想要在發生指定的事件時立即收到電子郵件，請在 [立即警告我的時機] 標題之下，選取 [我收到一個新的狀態報告要求] 核取方塊，以設定在您收到新的狀態報表要求時，立即傳送電子郵件提醒。

    • 如果您想要依照設定的間隔接收電子郵件，請在 [狀態報表提醒] 下，選取適當的核取方塊，以設定在狀態報表到期、狀態報表逾期，以及在提交狀態報表或狀態報表逾期時，立即傳送電子郵件提醒。請指定每個間隔的頻率。

  4. 若要收到佇列工作失敗的警告，請展開 [佇列工作失敗] 區段，然後選取或清除 [佇列工作失敗警告] 選項。

  5. 如果已為 Project Server 2010 安裝多語系使用者介面套件 (MUI 套件)，請從 [語言設定] 下拉式清單中選取您要接收之電子郵件顯示的語言。

  6. 按一下 [儲存]。

取消訂閱個人電子郵件通知與提醒

如果您不想再收到個人電子郵件通知與提醒，請執行下列步驟。

取消訂閱個人電子郵件通知與提醒

  1. 在 Project Web App 首頁的 [快速啟動] 中，按一下 [個人設定]，然後選取 [管理我的警告與提醒]。

    注意

    要傳送提醒的電子郵件地址會列在 [請提醒我關於我的任務與狀態報表] 頁面的 [電子郵件地址] 旁。

  2. 若要取消訂閱任務的提醒，請展開 [任務] 區段，然後清除您要取消訂閱的特定警告與提醒類型的核取方塊。

  3. 若要取消訂閱狀態報表的提醒，請展開 [狀態報表] 區段，然後清除 [我收到一個新的狀態報告要求] 核取方塊與 [狀態報表提醒] 區段下的所有核取方塊。

  4. 若要取消訂閱佇列工作失敗的提醒，請展開 [佇列工作失敗] 區段，然後清除 [我的任何佇列工作失敗] 核取方塊。

  5. 按一下 [儲存]。

設定資源的通知與提醒

管理資源的 Project Web App 使用者可以設定在發生特定動作時傳送給其資源的電子郵件通知與提醒。

為資源訂閱提醒與電子郵件通知

如果您想要為管理的資源設定提醒與通知，請執行下列步驟。

為資源訂閱提醒與電子郵件通知

  1. 在 Project Web App 首頁的導覽欄中，按一下 [個人設定]，然後選取 [管理我的資源之警告與提醒]。

    注意

    要傳送提醒的電子郵件地址會列在 [管理我的資源之警告與提醒] 頁面的 [電子郵件地址] 旁。

  2. 若要設定要指派給資源的任務提醒，請展開 [我的小組成員之任務]，然後設定下列項目：

    • 如果您想要在發生指定的事件時立即收到電子郵件，請在 [任務警告] 區段中，選取適當的核取方塊，以設定在小組成員提交新的任務與工作分派、重新指派任務，以及小組成員更新任務時，傳送電子郵件提醒。

    • 如果您想要依照設定的間隔接收即將發生之任務的電子郵件，請在 [任務提醒] 下，選取適當的選項，以設定在任務到期之前傳送電子郵件提醒，還可將提醒設定為只傳送給您、只傳送給小組成員，或是傳送給您與小組成員。您也可以指定在即將發生的任務到期之前，傳送電子郵件的天數、週數或月數。

    • 如果您想要依照設定的間隔接收逾期任務的電子郵件提醒，請在 [任務提醒] 區段中，選取適當的核取方塊，以設定在任務逾期時傳送電子郵件提醒 (並持續傳送提醒，直到逾期任務完成為止)，然後選取適當的選項，將提醒設定為只傳送給您、只傳送給小組成員，或是傳送給您與小組成員。您也可以指定超過逾期任務的到期日之後，在任務完成之前，持續傳送電子郵件提醒的間隔天數、週數或月數，以及傳送的頻率。

    • 如果您想要依照設定的間隔接收正在進行中但沒有實際工時之任務的電子郵件，請在 [任務提醒] 區段中，選取適當的選項，以設定在任務開始後，但未報告實際工時之時傳送電子郵件提醒，還可將提醒設定為只傳送給您、只傳送給小組成員，或是傳送給您與小組成員。您也可以指定在任務開始之後傳送提醒的天數、週數或月數。

  3. 若要設定資源之狀態報表的提醒，請展開 [我的資源之狀態報表]、[狀態報表警告]，然後設定下列項目：

    • 如果您想要在資源傳送狀態報表時立即收到電子郵件，請在 [狀態報表警告] 區段中選取核取方塊，以設定在資源提交狀態報表時傳送電子郵件提醒。

    • 如果您想要依照設定的間隔接收即將發生之狀態報表的電子郵件，請在 [狀態報表提醒] 區段中，選取適當的選項，以設定在資源的狀態報表到期時傳送電子郵件提醒，還可將提醒設定為只傳送給您、只傳送給資源，或是傳送給您與資源。您也可以指定在狀態報表到期之前傳送提醒的天數、週數或月數。

    • 如果您想要依照設定的間隔接收逾期狀態報表的電子郵件，請在 [狀態報表提醒] 區段中，選取適當的選項，以設定在資源的報表狀態逾期時傳送電子郵件提醒 (並持續傳送提醒，直到傳送狀態報表為止)，還可將提醒設定為只傳送給您、只傳送給小組成員，或是傳送給您與小組成員。您也可以指定超過狀態報表的到期日之後，在提交狀態報表之前，持續傳送提醒的間隔天數以及傳送提醒電子郵件的頻率。

  4. 如果已為 Project Server 2010 安裝多語系使用者介面套件 (MUI 套件)，請從 [語言設定] 下拉式清單中選取您要接收之通知顯示的語言。

  5. 按一下 [儲存]。

為資源取消訂閱電子郵件通知

如果目前您的資源是設定為接收個人電子郵件通知與提醒，請執行下列步驟來取消訂閱。

為資源取消訂閱電子郵件通知

  1. 在 Project Web App 首頁的導覽欄中，按一下 [個人設定]，然後選取 [管理我的資源之警告與提醒]。

  2. 若要取消訂閱資源之任務的警告，請展開 [我的小組成員之任務] 區段，然後在 [任務警告] 區段中，清除您要取消訂閱之特定提醒類型的核取方塊。

  3. 若要取消訂閱在資源傳送狀態報表時所傳送的電子郵件通知，請展開 [我的資源之狀態報表]，然後在 [狀態報表警告] 區段中，清除 [提交狀態報表] 核取方塊。

  4. 按一下 [儲存]。