在 Project Web App 中管理狀態報表

管理狀態報表簡介

狀態報表可讓您輕鬆地傳遞特定工作狀態或整個專案的描述性資訊。狀態報表是指派工作之狀態或進度的敘事性描述，可讓您自動化要求和接收狀態資訊。專案經理可向小組成員傳送狀態報表要求，然後小組成員可提供要求的資訊來回應其要求。小組成員也可以開始提交狀態報表。專案經理可以設定狀態報表，以便接收各成員的提交與經過合併或編譯可將回應合併成單一狀態要求的狀態報表。您可以從 Project Web App 的 [狀態報表] 頁面來管理狀態報表 (包括狀態報表要求)。

Project Web App 的 [狀態報表] 功能可讓專案關係人將狀態報表傳送給與專案相關的任何人員 (只要他們也是 Project Web App 使用者)，以便提供工作狀態的資訊。設定狀態報表時，您可以執行下列動作：

• 指定狀態報表的標題以及必須提交報表的頻率。

• 指定哪些小組成員能夠接收和回應狀態報表要求。

• 指定小組成員回報的資訊。

• 傳送要求。

下表列出 Microsoft Project Professional 2010 與 Microsoft Project Web App (PWA) 使用者使用狀態報表所需的 Microsoft Project Server 2010 權限。

表 6：必要權限

狀態報表通常是以週期性的排程進行提交。例如，專案經理可能希望每個月都能從獲派專案工作的每位小組成員收到狀態報表。預設的狀態報表表單包括 [主要完成事項]、[下次期間的目標]、[重要議題] 等標題。不過，您可以自訂上述項目以符合不同組織的狀態報告需求。

您可以從 [狀態報表] 頁面來完成下列活動：

• 要求   可讓專案經理與專案關係人建立報表範本，並將狀態要求傳送給小組成員以要求回報進度。您可以為小組建立新的狀態報表、編輯現有的狀態報表要求、刪除要求、檢視個別回應，或是將回應合併成要求。

• 回應   可讓小組成員回覆由其專案經理或任何其他 Project Web App 使用者傳送的狀態報表。

• 提交未要求的報表   可讓任何專案關係人傳回狀態要求，或是定義和提交狀態報表給任何在 Project Web App 中選定的專案關係人。使用者可以回應預定的狀態報表要求，或是建立和提交未要求的狀態報表。

• 檢視提交的狀態報表封存   可讓您檢視和編輯已傳送與未傳送的狀態報表。

例如，身為專案經理，您可能必須建立涵蓋整體專案進度的每週報表。您可以使用 [要求] 功能來為小組成員設定狀態報告範本，完成後即可提供指定期間的重要活動相關資訊。您可以設定狀態報表要求依據設定的時間間隔自動傳送給小組成員。之後，就會在小組成員的 Project Web App 首頁上通知其有等候回應的狀態報表。專案經理和小組成員也可以使用 [工作提醒] 與 [工作提醒] 功能來自訂電子郵件通知與提醒。小組成員可以使用 [回應] 功能來完成狀態報表並將回應傳送給專案經理。您可以將回應分組，以便驗證狀態報表要求的回應率，然後您可以合併完成的狀態報表和檢視來自小組成員的合併回應。

使用者必須取得 Project Server 管理員授與的 [編輯狀態報表回應] 或 [編輯狀態報表要求]Project Server 權限，才能提交狀態報表、檢視狀態報表、提交未要求的狀態報表，以及管理狀態報表要求。根據預設，只有下列 Project Server 安全性群組的成員才具有要求狀態報表和檢視群組回應所需的權限：行政人員、專案經理以及資源管理員。Project Web App 的使用者可以提交狀態報表來回應狀態要求，或是自行主動提交。

建立狀態報表時，請考慮下列祕訣：

• 在狀態報表的標題中包含部門名稱或專案名稱。

• Project Server 2010 會依照在狀態報表的設定頁面中指定的開始日期自動產生第一份狀態報表，並在往後每個時程表的第一天產生狀態報表。

要求和更新狀態報表

您可以使用 Project Web App 中的 [狀態報表] 頁面來要求和更新狀態報表。狀態報表是小組成員用來提供目前工作狀態之特定資訊的表單。不像任務更新，狀態報表未與專案相關聯、不包含專案相關資訊 (除非自行新增至狀態報表的文字)，也無法用來更新專案排程。狀態報表可以用來提供完成事項、目標、問題以及影響小組成員工作之其他因素的詳細資訊。建立狀態報表要求時，您必須定義其中包含的段落、必須由誰回應，以及傳送和回覆要求的頻率。

當您要求狀態報表時，便會在 Project Web App 使用者的 [首頁] 與 [狀態報表] 頁面上顯示通知。使用者可在任一頁面上選取該報表來回覆狀態報表要求。小組成員可以使用 [提交未要求的報表] 選項，針對 [回應] 區段中的任何主題提交未要求的狀態報表。小組成員可以從顯示的頁面建立狀態報表，然後傳送給適當的 Project Web App 使用者。

要求狀態報表

1. 在 Project Web App 首頁上的 [快速啟動] 中，按一下 [資源] 區段中的 [狀態報表]。

2. 在 [狀態報表] 頁面上的 [要求] 區段中，按一下 [新增]，然後按一下 [新增要求]。

3. 在 [報表標題] 區段的 [標題] 方塊中，指定新狀態報表的名稱。

4. 在 [頻率] 區段中，指定必須提交狀態報表的頻率以及狀態報表的到期日期。

5. 在 [開始日期] 區段的 [開始] 方塊中，指定開始涵蓋狀態報表的日期。

6. 在 [資源] 區段的 [可用資源] 清單中，選取應該回應狀態報表要求的資源。

   按一下 [新增] 按鈕以將資源新增至 [應該回應的資源] 清單。

   選取的資源便會出現在 [應該回應的資源] 清單中。

7. 若要從 [應該回應的資源] 清單中移除資源以使其回到 [可用資源] 清單中，請以醒目提示方式選取該資源名稱，然後按一下 [移除] 按鈕。

8. 若要建立 [狀態報表] 區段，請按一下 [插入段落] 按鈕，然後指定每個狀態報表段落的標題與簡短描述，以指出您要資源報告的主題。預設會列出三個標題：[主要完成事項]、[下次期間的目標] 以及 [重要議題]。您可以刪除上述幾列、變更名稱以及包括描述。

   請完成下列動作：

   • 在 [名稱] 欄中，指定狀態報表段落的名稱，例如，新資訊段落。

   • 在 [描述] 欄中，提供您想要提供的任何其他描述性文字，例如，請輸入專案的其他詳細資訊。

   • 按一下 [插入段落] 以在清單底部插入一列。

   • 按一下 [刪除段落] 以刪除選取的列。

9. 若要將狀態報表要求傳送給選取的小組成員，請按一下 [傳送] 按鈕。使用 [取消] 按鈕可結束建立狀態報表，請注意，此動作不會儲存此狀態報表要求上的所有先前工作。

   [狀態報表] 頁面的 [要求] 區段便會提供新的狀態報表。

編輯狀態報表要求

1. 在 Project Web App 中 [狀態報表] 頁面的 [要求] 區段中，依照您想要編輯的狀態報表名稱來選取列。然後按一下 [編輯要求] 按鈕。

2. 完成之後，按一下 [傳送] 以將狀態報表傳送給在 [應該回應的資源] 清單中指定的人員。

檢視狀態報表

您可以群組狀態報表與您未要求之狀態報表的形式來檢視個別的小組成員狀態報表回應。您可以使用 [群組合併報表的方式] 功能，依據資源名稱或回應日期來檢視狀態報表要求的合併回應。如果您要求狀態報表，也會在 Project Web App 的首頁上顯示通知。

[檢視回應] 按鈕會顯示依照報表期間分組的已回應狀態報表要求的人員。其圖示表示該報表是否已提交，以及是否已合併成合併報表。

提交未要求的狀態報表或是非專案小組成員複製要求的狀態報表時，便會建立其他報表。您可以透過 [狀態報表] 頁面的 [回應] 區段，從 [移至] 下拉式清單中選取 [狀態報表: 其他] 來存取這些報表。

您可以在 [狀態報表回應] 頁面上將回應匯出至 Word，也可以在 [狀態報表] 頁面的 [要求] 區段中，從 [動作] 下拉式清單將回應匯出至 Excel。

檢視狀態報表回應

1. 在 Project Web App 的 [狀態報表] 頁面上，按一下 [要求] 區段中的報表名稱。

2. 在 [檢視回應] 頁面中，反白顯示您想要在合併的檔案中檢視的所有資源回應，然後按一下 [開啟] 按鈕。

3. [狀態報表回應] 頁面便會根據您選取的檢視方式，以合併或個別的形式顯示回應。選取 [匯出至 Microsoft Word] 命令以提取 Project Web App 的回應，然後傳送至 Word。

   • 若要檢視單一 Project Web App 使用者的詳細資料，請選取該使用者，然後按一下 [開啟]。

   • 若要將單一 Project Web App 使用者的詳細資料合併成合併狀態報表，請選取該使用者，然後按一下 [合併]。

   注意

   等候中的狀態報表回應也會在您登入之後，立即列在 Project Web App 首頁。

檢視狀態報表封存

[狀態報表封存] 包含目前使用者所傳送或接收的所有狀態報表。此封存可讓您存取、檢視以及更新這些報表。也可讓您將文字新增至指定任何原始註解更新的每個主題段落。在 [狀態報表封存] 中，選擇 [傳送] 按鈕便可重新傳送選取的狀態報表。

檢視狀態報表封存

1. 在 [狀態報表] 頁面的 [回應] 區段中，從 [移至] 下拉式清單選取 [狀態報表: 封存]。

2. 若要檢視 [狀態報表封存] 內的特定狀態報表，請在 [報表] 欄中，按一下該報表名稱。選取報表之後，您可以執行下列一或多個動作：

   • 新增更多資訊至狀態報表。

   • 新增段落至報表。

     更新檢視便會以新段落開啟，您可以在其中輸入更新的狀態報表資訊。若要將另一個段落新增至更新的狀態報表，按一下 [按一下以新增段落] 按鈕。按一下 [儲存] 以將更新的狀態報表儲存至 [狀態報表封存]。按一下 [傳送] 以將狀態報表傳送給在 [收件者] 欄位中指定的 Project Web App 使用者。

   • 若要返回 [狀態報表] 頁面，請在 Project Web App 左方導覽欄的 [資源] 區段中，選取 [狀態報表] 連結。

其他章節

如需詳細資訊，請參閱本指南的其他章節：

• 瀏覽 Project Web App

• 在 Project Web App 中管理專案

• 在 Project Web App 中管理資源

• 在 Project Web App 中管理任務更新

• 在 Project Web App 中管理議題、風險以及文件

• 在 Project Web App 中設定電子郵件通知與提醒

See Also

Concepts

適用於 Project Web App 的 Microsoft Project Server 2010 專案經理指南