Scénarios de planification de base dans les scénarios et solutions de planification d’Aide à la décision

Article
04/20/2016

S’applique à : SharePoint Server 2010 Enterprise

Dernière rubrique modifiée : 2011-01-28

Microsoft Office 2010 offre une prise en charge intéressante de la planification de base et de l’entrée de données pour les organisations. Les scénarios de planification et d’entrée de données sont liés à la capture de données qui n’existent généralement pas dans les applications logicielles métiers ou de planification de ressources d’entreprise. Il s’agit par exemple des données suivantes :

données en rapport avec des plans, budgets et prévisions pour une organisation ;
données ad hoc préparées et capturées manuellement.

Depuis de nombreuses années maintenant, Microsoft Excel est utilisé de manière étendue par les travailleurs de l’information pour prendre en charge ces exigences existantes ainsi que des activités de modélisation d’entreprise plus complexes et sophistiquées.

Dans cet article :

À propos des scénarios de planification
Avantages de la plateforme d’aide à la décision
Portée de la solution

À propos des scénarios de planification

Planification et entrée de données de base

Les Responsables de gammes de produits doivent fournir des données quant au nombre de nouveaux recrutements planifiés et prévus.
Les Responsables de gammes de produits doivent fournir des données pour leurs plans et prévisions d’exploitation et de dépenses.
Les Responsables de produits marketing doivent fournir des données comparatives en rapport avec les parts de marché, volumes de ventes, tarification, revenus et données financières liées aux concurrents et produits concurrents.
Les Responsables doivent fournir des données pour les cibles des indicateurs de performances clés organisationnels.

Planification et entrée de données sophistiquées

Un travailleur de l’information doit créer un modèle d’entreprise pour permettre aux responsables d’évaluer « à la volée » le profil de risque de la façon dont une modification des suppositions professionnelles (par exemple les volumes de ventes, le prix des matières premières, et ainsi de suite) peut affecter la rentabilité, la trésorerie et la stabilité financière.
Une organisation doit permettre aux travailleurs de l’information d’entrer de nouveaux projets de dépenses de capital en fonction des limites et des allocations de capital affectées, et faire en sorte que la direction approuve les projets qui sont basés sur des critères de projets calculés et comparatifs.
Une organisation doit permettre aux responsables d’approvisionnement et de fabrication de modéliser la chaîne d’approvisionnement et la capacité de production sur la base de la demande en volume de ventes au niveau mondial, obtenue à partir de la fonction ventes et marketing, afin d’optimiser la rentabilité.
Une organisation doit faire en sorte que sa force de ventes de 2000 agents commerciaux dans le monde entier entre les prévisions de ventes hebdomadaires, avec examen et approbation par l’équipe de gestion des ventes.
Exigences de sécurité complexes pour des centaines, voire des milliers d’utilisateurs.
Envois de données importants de la part de travailleurs de l’information, suite à des centaines, voire des centaines de milliers, de mises à jour d’enregistrements de faits.

Autres caractéristiques de planification et d’entrée de données de base / sophistiquées

Si nous examinons les exemples précédents, nous constatons qu’il existe d’autres aspects qui distinguent les scénarios de planification et d’entrée de données de base et sophistiquées. Il s’agit notamment des aspects suivants :

Ces scénarios n’intègrent pas de nombreux calculs et règles d’entreprise, comparé à la quantité de données entrées.
Les travailleurs de l’information entrent principalement des données et n’ont pas besoin de générer de résultats calculés sur la base de l’entrée de données.
Les travailleurs de l’information entrent des données numériques et n’entrent pas de nouvelles lignes d’articles, détails de produits, détails de projets ou détails de nouveaux recrutements.
Les données entrées par les travailleurs de l’information nécessitent un processus d’examen et d’approbation minimal, voir nul.
Le modèle nécessaire pour prendre en charge l’entrée des données est un modèle unique (généralement une seule feuille Excel) ; autrement dit, le modèle a une dimensionnalité limitée (de deux à cinq dimensions avec peu de membres dans chaque dimension).

Ces scénarios intègrent de nombreuses règles de calcul et ont une complexité croissante. Une simple modification dans une valeur d’entrée de données peut provoquer le recalcul du modèle entier. Par exemple, une modification de la valeur d’un élément tel que « Volume de ventes planifié » nécessitera le recalcul des revenus de ventes, des remises basées sur les ventes et du coût des éléments de ventes et de dépenses basé sur le volume, ce qui affectera à son tour les niveaux de revenus, les marges bénéficiaires, la trésorerie, et d’autres éléments.
Dans les scénarios compliqués, les travailleurs de l’information auront souvent besoin d’un niveau d’interactivité élevé avec des règles et des résultats calculés (ils devront par exemple voir des résultats calculés dans le cadre de l’entrée de données).
Dans de nombreuses situations impliquant une planification orientée vers les personnes et les projets, les travailleurs de l’information doivent non seulement entrer les données numériques pour le plan, mais également ajouter de nouvelles personnes et de nouveaux projets et être en mesure de modifier des détails, par exemple spécifier le niveau de classement d’une personne.
Les scénarios de planification et d’entrée de données sophistiqués affecteront les résultats financiers et professionnels potentiels d’une organisation ; il est donc très important que ces scénarios soient examinés de manière adéquate au niveau des données par la direction de l’organisation.
La modélisation nécessaire pour les scénarios de planification sophistiqués peut présenter une complexité couvrant les éléments suivants :
- modèles multiples, comparable à la gestion de plusieurs feuilles dans un classeur Excel avec des feuilles de calcul Excel liées ;
- dimensions nombreuses (plus de cinq ou plus de dix) par modèle afin de prendre en charge le scénario de planification avec des dimensions qui contiennent des dizaines ou des centaines de milliers de membres ou d’éléments ;
- détails de hiérarchies variés, par exemple planification de la hiérarchie de produits au niveau de la marque et planification au niveau des SKU.

Avantages de la plateforme d’aide à la décision

Quels sont donc les avantages et inconvénients de l’utilisation de Microsoft Office 2010 et SQL Server 2008 R2 pour les scénarios de planification et d’entrée de données ?

La principale fonctionnalité offerte par Office 2010 et SQL Server 2008 R2 est le fait de pouvoir effectuer l’entrée de données dans un modèle de données centralisé, plus spécifiquement SQL Server 2008 Analysis Services pris en charge par les tables de bases de données relationnelles SQL Server. Pourquoi est-ce si important ?

Il est courant, même dans les scénarios de planification et d’entrée de données les plus basiques, que plus d’une personne soit chargée d’entrer des données dans le même modèle ou formulaire d’entrée de données (généralement une feuille de calcul Excel). Il en découle ce qui suit :

Les travailleurs de l’information doivent créer plusieurs classeurs à distribuer à d’autres travailleurs de l’information pour l’entrée des données.
Les données sont potentiellement dupliquées dans chaque classeur.
La modification et la mise à jour d’un modèle de feuille de calcul distribué peuvent être des tâches problématiques, manuelles et longues.
Il n’existe aucune sécurité au niveau des données dans les classeurs.
Les données sont stockées individuellement dans des classeurs distincts et aucune capacité de stockage centralisé des données n’est disponible.
L’agrégation de données provenant de nombreux classeurs distribués peut être une tâche problématique, manuelle et longue.
Les données recueillies à partir du processus sont difficilement réutilisables sans manipulation manuelle (par exemple par un copier-coller dans d’autres applications).
Les règles métiers et les suppositions et structures organisationnelles implémentées dans chaque classeur ajoutent une dose de risque à la qualité des données.

Quels sont donc les avantages offerts par l’utilisation de SQL Server comme modèle de données centralisé ?

Comme mentionné précédemment, SQL Server 2008 Analysis Services procure un modèle de données centralisé qui facilite la maintenance et la mise à jour (par des utilisateurs techniques), comparé à la méthode distribuée.
Une sécurité au niveau des données peut être appliquée au modèle de données Analysis Services afin de limiter les utilisateurs qui sont en mesure de visualiser les différentes données et de contrôler où ils peuvent entrer des données.
Analysis Services est le moteur OLAP leader sur le marché ; grâce à l’inclusion de hiérarchies dans les dimensions, les données sont agrégées automatiquement.
Analysis Services prend en charge de nombreux outils et connectivités de données, ce qui permet de réutiliser avec d’autres applications les données qui ont été entrées et stockées.
Voici quelques-uns des avantages offerts par l’utilisation d’Excel 2010 avec Analysis Services pour l’entrée de données et la création de rapports :
- Les travailleurs de l’information utilisent Excel pour l’entrée des données par le biais de tableaux croisés dynamiques avec fonctionnalités d’écriture différée.
- Les travailleurs de l’information peuvent concevoir leurs propres formulaires de données conformes à un modèle de données cohérent et prescrit. Notez que dans Excel 2010, la création de tableaux croisés dynamiques avec une région définie pour l’entrée de données, telle qu’une zone d’entrée pour une plage de périodes spécifiée, n’est pas disponible de manière native et doit être effectuée avec une personnalisation.
- Les travailleurs de l’information peuvent toujours utiliser les fonctionnalités ad hoc offertes par Excel.

Avec SharePoint, un examen et une approbation des documents peuvent être utilisés pour le flux de travail de processus.

Portée de la solution

Pour les besoins de ces articles, nous allons concevoir une solution basée sur un ensemble de scénarios de planification pour une société fictive nommée AdventureWorks. Cette solution s’appellera AdventureWorks Planning.

Les noms de sociétés, d’organisations, de produits, de personnes, de lieux et d’événements mentionnés dans les exemples sont fictifs. Toute ressemblance avec des noms ou des événements réels est purement fortuite et involontaire.

Nous allons démontrer comment la solution reposant sur la plateforme Microsoft 2010 peut répondre aux exigences professionnelles suivantes pour notre société fictive.

La planification, la budgétisation et la prévision prendront en charge l’envoi simultané de données d’au moins 10 travailleurs de l’information.
La sécurité des données doit être appliquée par géographie.
Prévision effectuée mensuellement, budgétisation annuellement.
L’exercice fiscal débute en janvier de chaque année.
L’entrée des données pour la prévision est effectuée au niveau SKU des produits. (Notez qu’il est également possible d’entrer des données à différents niveaux d’une hiérarchie, par exemple au niveau de la marque de produit si la hiérarchie est définie comme ordinateur client par le biais de l’utilisation de la fonctionnalité « membre de données » de SSAS. Dans notre solution, nous illustrerons l’entrée des données au niveau SKU.)
L’entrée des données est effectuée selon différentes géographies et dans différentes devises.
Affichage financier unique de l’organisation dans différents types de devises parmi toutes les géographies (conversion de devises).
Chargement des valeurs réelles à partir du système source, période de prévision devant commencer après clôture de période comptable et s’étendre jusqu’à la fin de l’exercice fiscal. La clôture de période comptable change chaque mois.
Le département des ressources humaines doit mettre à jour les taux de salaire chaque année, niveau par niveau.
Les responsables de gammes de produits doivent utiliser les suppositions de niveau de salaire pour ajuster et allouer les nouveaux effectifs.