Guide de création de fonctionnalités de planification pour les scénarios et les solutions de planification d’aide à la décision

Article
03/04/2017

S’applique à : SharePoint Server 2010 Enterprise

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Guide de création de fonctionnalités de planification

Création de formulaires de planification à l’aide de listes SharePoint

Une liste SharePoint facilite la capture des données des travailleurs de l’information. Les données entrées dans une liste SharePoint peuvent être converties et chargées dans d’autres parties de votre modèle de données par le biais du processus ETL.

Pour créer une liste SharePoint, vous devez être habilité à créer des listes, des documents, etc. À partir de la page d’accueil de Microsoft SharePoint Server 2010, cliquez sur Listes, puis cliquez sur Créer. Dans le cadre de notre exemple d’application, nous allons utiliser le type Liste personnalisée.

Une fois la page de liste principale affichée, nous commençons par créer les colonnes de notre formulaire. Sous Gérer les affichages, cliquez sur Créer une colonne pour créer le titre, le type de données, les paramètres de colonne et la règle de validation de la colonne.

Une fois toutes les colonnes créées, la liste peut être publiée et partagée avec les utilisateurs d’un groupe d’utilisateurs en vue de la collecte de données. Dans cet exemple, nous avons configuré un plan des salaires des ressources humaines qui permet aux utilisateurs d’ajouter de nouvelles lignes et de prévoir leurs salaires en fonction de leur poste. L’utilisateur peut entrer les données par le biais d’un formulaire. Vous pouvez également intégrer les listes SharePoint à Microsoft InfoPath pour créer des formulaires d’entrée personnalisés supplémentaires.

Configuration du flux de travail de planification (niveau unique)

Étape 1 : pour créer un flux de travail, cliquez sur Modifier le site dans SharePoint Designer dans le menu Actions du site. Cette opération permet d’ouvrir la page principale de SharePoint Designer. Accédez à Flux de travail dans le volet de navigation latéral, puis cliquez sur Flux de travail réutilisable sous Nouveau.

Étape 1a : dans le cas des listes SharePoint, les flux de travail peuvent être créés au moyen d’une méthode similaire. Toutefois, certaines étapes supplémentaires sont requises. Pour créer un flux de travail pour Liste, cliquez sur Modifier le site dans SharePoint Designer dans le menu Actions du site. Cette opération ouvre la page principale de SharePoint Designer. Accédez à Flux de travail dans le volet de navigation latéral, puis cliquez sur Listes et bibliothèques. Sous les paramètres avancés, activez la case à cocher Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés pour les modifications apportées à la liste. Ensuite, nous pouvons créer un flux de travail en cliquant sur Créer, sous Flux de travail pour Listes SharePoint.

Étape 2 : fournissez un nom et une description pour ce flux de travail.

Étape 3 : à partir de l’étape 1 du flux de travail (Tâche de premier niveau affectée), sous Actions, vous pouvez sélectionner Collecter les données d’un utilisateur. En cliquant sur les données mises en surbrillance, nous activons l’Assistant Tâche. Nous donnons un nom et une description à cette tâche, puis nous ajoutons un champ personnalisé pour État de la révision. Cela peut être configuré sous la forme d’une liste déroulante comportant les états Approuvé et Rejeté.

Nous pouvons également configurer un champ multiligne pour les commentaires du réviseur.

Étape 4 : après avoir défini le champ Données, nous pouvons définir le groupe d’utilisateurs Utilisateurs pour Approbateurs (ou tout autre utilisateur ou groupe préconfiguré). Nous devons ensuite créer une variable pour la sortie de la collecte. Dans cet exemple, nous allons utiliser le nom « ID de révision de document » et conserver le type « ID d’élément de liste ». Ensuite, nous allons définir les variables de flux de travail pour l’État de la révision et Vérifier les commentaires.

Étape 5 : pour État de la révision, nous allons cliquer sur Définir la variable de flux de travail sous Action. Ensuite, définissez « État de la révision » comme nom de variable et sélectionnez une valeur de chaîne. Pour la valeur, nous allons sélectionner les options suivantes :

« Association : Liste des tâches » comme source de données;
« État de la révision » comme champ de la source ;
« ID » comme champ ;
« Variable : ID de révision de document » comme valeur.

Étape 6 : pour Vérifier les commentaires, nous allons de nouveau cliquer sur Définir la variable de flux de travail sous Action. Ensuite, définissez « Vérifier les commentaires » comme nom de variable et sélectionnez une valeur de chaîne. Pour la valeur, nous allons sélectionner les options suivantes :

« Association : Liste des tâches » comme source de données ;
« Vérifier les commentaires » comme champ de la source ;
« Comme chaîne » en guise de champ de retour ;
« ID » comme champ ;
« Variable : ID de révision de document » comme valeur.

L’étape 1 de ce flux de travail étant terminée, nous allons créer l’étape 2 (Approbation de niveau final) pour les notifications par courrier électronique.

Étape 7 : nous commençons par définir une condition sur l’étape 2. Pour la première clause conditionnelle, nous allons sélectionner les options suivantes :

« Paramètres et variables du flux de travail » comme source de données ;
« Variable : État de la révision » comme champ de la source ;

La condition d’égalité sera définie sur « Approuvé », puis nous définirons une action d’envoi de courrier électronique. Le courrier électronique peut être personnalisé avec n’importe quel modèle. Dans cet exemple, nous allons définir les options suivantes dans le modèle :

« Utilisateur qui a créé l’élément actif » pour le champ À ;
« Élément en cours » pour le champ Objet ;
« Le document a été approuvé » pour le corps de texte.

Étape 8 : nous allons maintenant configurer une branche Sinon si pour une nouvelle condition pour l’état Rejeté. Pour configurer l’état Rejeté, suivez les instructions de l’étape 7, mais définissez la condition d’égalité sur « Rejeté ». Dans le modèle de courrier électronique, le corps du texte peut être modifié de manière à refléter l’état Rejeté. En outre, nous pouvons ajouter une recherche de la variable Vérifier les commentaires pour afficher les commentaires laissés par le réviseur.

Étape 9 : nous pouvons maintenant enregistrer ce flux de travail dans son état d’achèvement.

Configuration du flux de travail de planification (multiniveau)

Entre la première étape d’approbation et la dernière étape (notification par courrier électronique), nous pouvons configurer plusieurs niveaux d’étapes d’approbation. Cela est utile lorsque le processus de planification comprend un processus d’approbation multiniveau.

Étape 10 : configurez une nouvelle étape après « Tâche de premier niveau affectée » et nommez-la « Approbation de premier niveau & tâche de second niveau affectée ». Suivez d’abord les étapes 7 et 8 pour configurer les notifications par courrier électronique pour les approbateurs de second niveau.

Étape 11 : si l’état de la révision est approuvé, l’envoi est transmis au niveau d’approbateurs suivant. Nous allons maintenant collecter l’état d’approbation et les commentaires pour l’état Approuvé suivant. Sous la dernière action dans la condition Approuvé, suivez les étapes 3 à 6 pour définir l’état approbation et les commentaires.

Pour collecter les données du second niveau d’approbateurs, vous devez disposer d’un utilisateur ou d’un groupe défini à cet effet. Dans cet exemple, nous définissons un nom et une description pour le nouveau jeu de données appelé « Approbation de responsable de second niveau » à partir d’un groupe nommé « Responsable de second niveau ». En outre, nous définissons de nouveaux noms pour les champs du formulaire personnalisé que l’utilisateur renseignera :

Approbation de second niveau : champ défini sous la forme d’une liste déroulante comportant les états Approuvé et Rejeté

Commentaires de second niveau : champ multiligne

Ces deux champs de formulaire permettent de définir les options État de la révision et Vérifier les commentaires en cas d’approbation.

Si l’envoi est rejeté, le propriétaire qui a validé le dernier envoi reçoit uniquement une notification par courrier électronique. Le collaborateur continue d’envoyer les éléments à l’approbateur de même niveau jusqu’à ce que l’envoi soit approuvé.

Étape 12 : si des niveaux d’approbation supplémentaires sont requis dans ce flux de travail, nous pouvons répéter les étapes 10 et 11 pour l’utilisateur ou les groupes appropriés.

Étape 13 : une fois que le flux de travail a été ajouté aux flux de travail disponibles dans notre environnement SharePoint, nous pouvons sélectionner dans notre bibliothèque de documents le flux de travail que nous avons créé. Dans la bibliothèque de documents, nous pouvons accéder à Paramètres du flux de travail, sous Bibliothèque, et ajouter le nouveau flux de travail à la bibliothèque.

Étape 14 : sélectionnez le flux de travail nouvellement créé, entrez un nom de flux de travail unique et activez le flux de travail afin qu’il puisse être démarré sur tous les documents nouvellement créés. Cette opération permet de démarrer le flux de travail nouvellement créé sur tous les documents au sein de cette bibliothèque.

De nombreux composants au sein du flux de travail peuvent être personnalisés en fonction d’un environnement d’utilisation. Toutefois, cet exemple fournit une ligne de base pour un processus typique de planification, de budgétisation et de prévision dans le cadre d’un cycle d’approbation et de rejet.

Ajouter de nouvelles lignes

L’ajout de nouvelles lignes est un scénario courant pour les travailleurs de l’information lorsqu’ils définissent un budget. Il est fréquent que les formulaires d’entrée préconfigurés soient incomplets au regard des saisies qu’un travailleur de l’information souhaite réaliser. Par exemple, il est peut-être nécessaire de budgétiser et de planifier de nouveaux effectifs pour l’exercice à venir alors qu’aucune partie du formulaire d’entrée n’est prévue pour la collecte des données. L’idéal serait que des membres de dimension soient créés de façon dynamique, puis ajoutés au modèle de données pour le budget. Nous allons ici donner un bref aperçu des avantages et des inconvénients de deux approches :

Espaces réservés (approche de base) : aucune personnalisation	Membres dynamiques (approche avancée) : personnalisation requise
Simple à implémenter	Plus complexe à implémenter
Aucun traitement de dimension OLAP requis	Traitement de dimension OLAP requis
Aucune modification supplémentaire de la base de données relationnelle	Enregistrement dans la base de données relationnelle d’informations sur de nouveaux membres
Le travailleur de l’information doit utiliser les espaces réservés disponibles.	Le travailleur de l’information peut ajouter de nouveaux membres si cela est nécessaire.
Il est impossible de modifier les propriétés des espaces réservés.	Le travailleur de l’information peut ajouter de nouveaux membres en y associant des propriétés.

Approche de base

Dans notre dimension des employés, précréez un nombre fixe de membres d’espace réservé. Dans la solution, nous avons généré une série de membres en commençant par celui correspond au personnel à embaucher et qui facilitera la budgétisation des nouvelles embauches.

Notez que seuls les employés valides du secteur nord-est apparaissent dans le formulaire du budget. Pour ce faire, vous devez définir la requête MDX sous-jacente de manière à masquer les lignes vides. Notez que dans notre requête MDX NED représente le secteur nord-est de la dimension de géographie.

NON EMPTY

{
   {[Geography].[Geographies].[NED]} 
   *{ HIERARCHIZE (DESCENDANTS([Employee].[Employees].[All Employees], 0, AFTER), POST)}
   ,
   {[Geography].[Geographies].[NED]} 
   *{[Employee].[Employees].[All]}

} ON ROWS

Étant donné que nous masquons les lignes vides, il est important de placer les données dans les membres d’espace réservé de manière à ce que les lignes des membres d’espace réservé soient également retournées lors de l’exécution de la requête.

Approche avancée

Dans le cadre de l’approche avancée, il est nécessaire de personnaliser la plateforme de manière à ce que les exigences du travailleur de l’information soient satisfaites. La personnalisation doit comprendre les composants suivants :

Une liste SharePoint basée sur un type de contenu externe pour la collecte des nouveaux employés et de leurs propriétés. Pour plus d’informations, voir Procédure : créer des types de contenu externe. La fonctionnalité Type de contenu externe de SharePoint est parfaite pour l’exposition des données d’application, telles que les tables de dimension et de hiérarchie, directement au travailleur de l’information.
VBA dans Excel pour traiter la dimension Analysis Services. (Remarque : l’utilisateur devra disposer d’autorisations de traitement sur la base de données Analysis Services.)

Le travailleur de l’information effectuera les opérations suivantes une fois que vous aurez ajouté de nouvelles lignes :

accéder à SharePoint et ajouter un nouvel employé et ses détails ;
à partir de son formulaire Excel, exécuter le code VBA du traitement de la dimension ;
poursuivre le budget à partir d’un tableau croisé dynamique Excel.

Dans notre exemple, l’ajout d’un nouvel élément de liste par le biais d’une liste SharePoint crée un enregistrement de table dans la table de dimension à partir de notre magasin de données. Suivant la configuration de la définition de la hiérarchie dans SSAS, ce nouvel enregistrement deviendra un enregistrement dans la table de dimension après que le travailleur de l’information aura exécuté une commande de traitement sur la dimension SSAS. Fondamentalement, nous pourrions autoriser les travailleurs de l’information à apporter directement les mises à jour nécessaires aux enregistrements avec lesquels ils sont familiarisés, ce qui aurait une incidence directe sur l’affichage des données à partir des tableaux croisés dynamiques et d’autres outils clients.

Il est important de noter ici que les mises à jour sont réalisées sur une liste plate d’éléments et que la structure de la hiérarchie SSAS est dérivée des champs de propriété de ces éléments. Cela est vrai pour les hiérarchies de type parent/enfant et pour les hiérarchies basées sur le niveau.

Code VBA pour le traitement des dimensions Analysis Services

Voici un exemple de traitement des nouveaux membres de dimensions à partir d’une macro définie dans un classeur Excel 2010. La macro se connecte à une instance de serveur SSAS et exécute une commande XMLA pour le traitement des dimensions. Notez que nous avons utilisé « ProcessAdd » comme type de processus. Cela est important, car il s’agit de l’option la plus rapide lorsque vous ajoutez de nouveaux membres à une dimension. Dans la mesure du possible, évitez un processus complet, car cela entraînerait le traitement des cubes connexes.

Sub ProcessAddEmployee()

 Dim connection As New ADODB.connection
 Dim xmlaCommand As New ADODB.Command

 Dim ServerName As String
 Dim DatabaseName As String
 Dim DimensionName As String

 ServerName = "kepion02"
 DatabaseName = "AdventureWorks Planning"
 DimensionName = "Employee_All_Employee"

 connection.Open("Provider=MSOLAP;Data Source=" & ServerName _
       & ";Initial Catalog=" & DatabaseName & ";" _
       & "Integrated Security = SSPI;")

 xmlaCommand.ActiveConnection = connection
 xmlaCommand.CommandTimeout = 120 ' 120 seconds

 xmlaCommand.CommandText = _
 "<Batch https://schemas.microsoft.com/analysisservices/2003/engine"">" & _
 "<Parallel>" & _
  "<Process>" & _
   "<Object>" & _
    "<DatabaseID>" & DatabaseName & "</DatabaseID>" & _
    "<DimensionID>" & DimensionName & "</DimensionID>" & _
   "</Object>" & _
   "<Type>ProcessAdd</Type>" & _
   "<WriteBackTableCreation>UseExisting</WriteBackTableCreation>" & _
  "</Process>" & _
 "</Parallel>" & _
 "</Batch>"

 xmlaCommand.Execute()
 connection.Close()

End Sub

Cette macro peut également être associée à un bouton dans la barre d’outils Accès rapide Excel. Cela permet à l’utilisateur de rechercher rapidement et facilement la macro lors de la planification et de la budgétisation.