Реализация и управление информационной архитектурой (SharePoint Server 2010)

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Планирование и управление информационной архитектурой предприятия позволяет гарантировать, что основанные на Microsoft SharePoint Server 2010 решения будут соответствовать потребностям организации. Эффективная информационная архитектура упрощает для пользователей решения поиск и хранение данных, а также улучшает качество данных и их доступность. В этой статье представлены сведения по следующим вопросам:

• Введение в концепцию информационной архитектуры

• Рекомендации по управлению информационной архитектуройSharePoint Server

• Доступные ресурсы для планирования и реализации информационной архитектуры в SharePoint Server 2010 информационными архитекторами

• Пример, иллюстрирующий преимущество информационной архитектуры для активизации совместной работы на предприятии

Содержание:

• Что такое информационная архитектура?

• Управление информационной архитектурой

• Ресурсы для планирования информационной архитектуры

• Пример: управление информационной архитектурой для устранения хаотичности контента

Что такое информационная архитектура?

Информационная архитектура в SharePoint Server — это организация данных на предприятии (документов, списков, веб-сайтов и веб-страниц), позволяющая максимально упростить использование и управление данными. Успешная реализация информационной архитектуры зависит от следующих факторов:

• Простота поиска данных

• Порядок хранения и извлечения данных

• Способ навигации пользователей по данным

• Степень избыточности и совмещения данных

• Доступность метаданных для каждого типа информации

• Шаблоны, используемые для создания данных

• Управляемость информационной архитектурой

• Как личные сайты вписываются в информационную инфраструктуру

Цели и реализация информационной архитектуры зависят от типа создаваемого решения. Например:

• При разработке информационной архитектуры корпоративного портала в интрасети можно сосредоточиться на следующих вопросах:

  • Как будут использоваться метаданные для описания характеристик контента сайта

  • Организация контента на сайтах и в библиотеках документов

  • Доступность контента на сайтах портала

  • Шаблоны, используемые для создания контента

  Обратите внимание, что поиск является критическим компонентом для пользователей сайтов интрасети.

• При разработке информационной инфраструктуры веб-сайта можно сосредоточиться на следующих вопросах:

  • Организация сайта в иерархию дочерних сайтов и веб-страниц

  • Доступ к иерархии в компонентах навигации сайта

  • Упрощение поиска контента на сайте

Выбор информационной архитектуры также может влиять на поток информации. Например, данные на портале интрасети могут быть изначально размещены на сайтах, которые недоступны для большинства сотрудников организации. Чтобы сделать эти данные обнаруживаемыми, полезными и применимыми во всей организации, проект информационной архитектуры может включать методы и рекомендации для размещения данных в расположениях, доступных для всех пользователей.

В зависимости от размера организации необходимо назначить информационного архитектора, ответственного за разработку и реализацию основанных на SharePoint Server решений в рабочей группе. Информационные архитекторы — это специалисты по структурированию данных в больших веб-средах, таких как порталы интрасети.

Управление информационной архитектурой

Управление информационной архитектурой на предприятии должно соответствовать следующим условиям:

• Данными в организации должен управлять отдел информационных технологий (ИТ), определяя порядок реализации и поддержки информационной архитектуры.

• Информационная архитектура должна соответствовать нормативным требованиям и требованиям предприятия по обеспечению конфиденциальности и безопасности.

• Информационная архитектура должна соответствовать коммерческим требованиям организации. Помните, что плохо спроектированная и управляемая информационная архитектура может негативно сказаться на эффективности работы организации. Хорошо спроектированная и управляемая информационная архитектура может увеличить эффективность работы организации.

Управление контентом

При планировании управления контентом в среде учитывайте следующие рекомендации:

• Используйте рабочие процессы и утверждение для центров документов и страниц сайтов, где бы ни сохранялись официальные документы.

• Используйте журнал версий и управление версиями для поддержки журнала и главного документа.

• Используйте для библиотек документов типы контента с аудитом и сроком действия, чтобы управлять жизненным циклом документов.

• Используйте подтверждение использования и удаление сайтов для управления жизненным циклом семейств сайтов.

• Определите важные корпоративные активы и сайты, содержащие сведения, раскрывающие личность пользователя — убедитесь, что они хорошо защищены и проверены.

• Интегрируйте информационную архитектуру со стратегией поиска в среде. Используйте следующие преимущества функций поиска в корпоративной среде:

  • Наиболее подходящие элементы

  • Поиск людей

  • Источники контента

  • Соединители для внешнего контента

  • Достоверные страницы

  • Ключевые слова

  • Области

  • Тезаурус

  • Таксономия и оценки

При планировании управления определите правила или политики, необходимые для следующих типов элементов:

• Страницы

• Списки

• Документы

• Записи

• Мультимедийные элементы

• Вики-сайты

• Блоги

• Анонимные комментарии

• Анонимный доступ

• Термины и наборы терминов

• Внешние данные

При обдумывании контента предусмотрите баланс между следующими факторами и определите, какой из этих факторов имеет наивысший приоритет для каждого типа контента:

• Доступность.   Контент должен быть доступен для пользователей при необходимости, а пользователи должны знать, где и как его можно найти.

• Избыточность.  Предоставление одной копии контента в нескольких местах, а не дублирование контента, уменьшает избыточность и обеспечивает достоверность.

• Доступ.  Продумайте, кто должен иметь доступ к контенту. Если контент должен быть защищен, обеспечивается ли его защита?

Сопоставьте предпочтительный жизненный цикл контента. Какие действия должны происходить при создании, обновлении и удалении элемента списка, документа или страницы? Для получения лучших результатов начните с того, что необходимо использовать долгосрочно, а не с временного решения.

В процессе планирования управления определите, кто какие функции выполняет. Например, кто создает сайты, кто управляет ключевыми словами в поиске или кто управляет метаданными и обеспечивает правильность их применения?

Многие из этих вопросов должны разъясняться планами управления документами и записями, но следует также предусмотреть затраты на хранение контента. Определите ограничения планирования емкости для документов и элементов и не забывайте о производительности и масштабе.

Управление доступом к данным

Еще одним аспектом управления данными является планирование прав доступа к контенту — как осуществляется доступ к контенту внутри организации и извне, и кем? Продумайте доступ к контенту при разработке решения и сайтов. Эта задача частично перекрывается с задачей ИТ-управления при планировании всей среды. Ответьте на следующие вопросы:

• Разрешения и аудитории

  • Как структурировать разрешения на сайте?

  • Как направить контент на определенные аудитории?

• Доступ

  • Как сделать контент доступным для внутренних пользователей?

  • Как сделать контент доступным для внешних пользователей?

Группа управления

Для управления информационной архитектурой требуется участие всех групп, заинтересованных в ее успехе. В группу управления должны входить следующие основные участники:

• Информационные архитекторы или таксономисты

  По возможности включите профессионального информационного архитектора в группу планирования и назначьте этого же специалиста в группу управления.

• Ответственные за обеспечение соответствия требованиям

  Необходимо участие ответственных за обеспечение соответствия требованиям или других сотрудников, ответственных за соблюдение законодательных нормативов и требований совместимости.

• Эффективные ИТ-сотрудники

  Эффективные ИТ-сотрудники необходимы для обеспечения эксплуатационных характеристик процессов и структуры, настраиваемых группой.

• ИТ-специалисты и руководители ИТ-отделов

  В группу должны быть включены представители ИТ-отделов.

• Руководители бизнес-подразделений

  Поскольку конечная цель информационной архитектуры состоит в обеспечении потребностей бизнеса, важно, чтобы представители бизнес-подразделений предприятия играли ключевую роль в группе управления.

• Исполнительные заинтересованные лица

  Исполнительное заинтересованное лицо является ключевым участником группы управления. Хотя этот сотрудник может посещать не все собрания группы управления, участие этой роли важно для того, чтобы группа управления отчитывалась за выполнение своего задания. Кроме того, присутствие исполнительного спонсора гарантирует использование контрольных данных, помогающих отметить текущие достижения управления информационной архитектурой.

Наряду с этими основными заинтересованными лицами в зависимости от типа предприятия в группу можно включить и других участников, например следующих:

• Руководители групп разработки

• Инструкторы

• Руководители ИТ-отделов

• Финансовые заинтересованные лица

Наилучший способ работы группы управления информационной архитектурой будет основываться на культуре и методологии предприятия. Однако существуют следующие общие рекомендации:

• Проводите регулярные собрания и выделяйте достаточно времени для обсуждения всех проблем, особенно на начальном этапе работы.

• Воплощайте рекомендации по созданию информационной архитектуры в дискуссиях. Например, можно использовать хорошо спроектированный сайт совместной работы для записи обсуждений и хранения артефактов.

• Делайте сообщения для сотрудников организации (и определяйте требования внутри организации) с помощью веб-сайта и интерактивных опросов.

• Поддерживайте ряд промежуточных этапов и общий календарь.

• Предусмотрите пилотное применение процедур информационной архитектуры в нескольких подразделениях организации и используйте этот опыт для постепенного улучшения этих процедур во всей организации.

Ресурсы для планирования информационной архитектуры

В следующей таблице представлены доступные ресурсы, которые помогут информационным архитекторам в планировании информационной архитектуры решения SharePoint Server:

Ресурсы информационной архитектуры

Пример: управление информационной архитектурой для устранения хаотичности контента

Fabrikam, Inc. — мировой производитель и экспортер автомобильных деталей, таких как топливные и водяные насосы, амортизаторы, тормозные колодки и разнообразные детали двигателей. Штат компании насчитывает 13 000 сотрудников по всему миру и более пятидесяти производственных предприятий в нескольких географических районах. ИТ-организация компании Fabrikam располагает технологиями развертывания, операций и поддержки данных, такими как электронная почта, управление файлами и Интернет-технологии, а также разработка ИТ-решений, таких как корпоративный веб-сайт.

Исторически сложилось так, что контент в компании Fabrikam хранился в общих каталогах, которые были распределены по локальным файловым серверам в разных офисах компании. Такая ситуация привела к хаотичности контента. Массовое дублирование основного контента сделало затруднительным определение "официальной" версии файла. Таксономия метаданных контента была весьма ограничена, исходя из того, что могла поддерживать файловая система. Поскольку подразделения компании создавали уникальные пользовательские шаблоны для таких стандартных документов, как наряды на выполнение работ, предложения на продажу или документы отделов кадров, было затруднительно сравнивать документы между несколькими подразделениями одновременно.

Когда неадекватность основанной на общих файлах информационной архитектуры стала очевидной, руководство компании Fabrikam санкционировало принятие новых, основанных на портале, технологий. Это было сделано для достижения нескольких целей:

• Модернизация информационной архитектуры

• Перемещение контента из общих файлов в библиотеки на сайтах портала

• Предоставление централизованного доступа к контенту и приложениям, таким как отправки отчетов об издержках

• Предоставление домашней страницы для централизации обмена данными между сотрудниками компании Fabrikam

Начался следующий этап в развитии информационной архитектуры компании Fabrikam.

На следующем рисунке показана первоначальная архитектура портала компании Fabrikam. Корпоративный портал на вершине архитектуры обеспечивал единое расположение, из которого распространялась общая корпоративная информация. На следующем уровне несколько сайтов обеспечивали общие ресурсы организации, такие как отдел кадров, юридический отдел и финансовый отдел.

Ниже уровня общих ресурсов в архитектуре Fabrikam были порталы подразделений для различных региональных офисов компании Fabrikam. Сначала были запущены порталы для подразделений в Северной Америке, Европе и Восточной Азии. Постепенно были добавлены порталы и для других подразделений: Австралия, Африка и Южная Америка. Каждый портал подразделения содержал репозитории для своих политик, разработок продуктов, исследований и развития и данных по клиентам.

Результат смены совместной работы на основании общих файлов на совместную работу на основании порталов разочаровал спонсоров разработки портала и персонал компании Fabrikam. "Хаотичность контента" не была устранена, она просто перекочевала из общих файлов на порталы.

Поскольку ключевые функции в компании Fabrikam, такие как приобретение материалов, взаимоотношения с клиентами, разработка и документирование деталей и даже некоторые процессы управления кадрами происходили на уровне подразделений, каждое подразделение разрабатывало локальный контент для поддержки этих функций. Правила политик, чертежи и спецификации деталей, кадровые документы, документы, связанные с взаимоотношениями с клиентами, и другой подобный контент создавался и управлялся локально. Шаблоны и метаданные для этих документов различались между порталами подразделений. Когда метаданные стали более специфическими для каждого подразделения, усложнился поиск контента между подразделениями. При поиске документа между подразделениями он часто копировался на портал другого подразделения, чтобы сделать его более доступным. Этот процесс еще больше усложнил поиск "официальной" версии документа по мере распространения дубликатов. К тому же некоторые документы на порталах подразделений были защищены таким образом, что сотрудники других подразделений не могли их просматривать. Хотя это было уместно, когда документ находился в стадии разработки, не было никаких указаний о том, когда и как документ должен был сделан доступным для просмотра сотрудниками всего предприятия.

Для решения проблемы нарастающей неадекватности портала в компании была сформирована стратегическая группа, состоящая из руководителей различных подразделений компании Fabrikam, основных участников ИТ-группы и архитекторов портала. Перед группой были поставлены следующие задачи:

• Оценить текущее состояние развертывания портала SharePoint Server.

• Рекомендовать необходимые изменения портала.

• Определить способ измерения улучшений со временем.

Разрабатывающая стратегию портала группа пришла к выводу, что источником проблемы была "основанная на подразделениях" организация текущей таксономии портала. Каждое подразделение дублировало процессы и накапливало контент, не используя опыт работы и рекомендации, разработанные в других подразделениях. Это привело к ухудшению совместной работы, неэффективному использованию ресурсов и хаотичности контента. Группа предложила перейти к более "работоспособной" организации портала предприятия. Такие общие ресурсы, как ИТ-отдел и бухгалтерия на данный момент были расположены в таксономии портала над всеми подразделениями (и были видимыми для всех). Стратегическая группа заключила, что другие операционные ресурсы, такие как отношения с клиентами, отношения с поставщиками, конфигурация производственных мощностей и исследования и разработка должны быть перемещены из хранилищ подразделений на тот же уровень, что и общие ресурсы в иерархии сайта. Метаданные должны связывать информацию не с расположением контента, а с различными подразделениями.

На следующем рисунке приведена оптимизированная архитектура портала Fabrikam:

Такая реорганизация портала Fabrikam обладала дополнительным преимуществом, форсируя совместную работу между подразделениями предприятия, имевшими сходные обязанности, но не привыкшими работать вместе над стандартами и процессами. Например, хранение файлов разработок в центральном хранилище вынудило разные подразделения стандартизировать средство разработки автомобильных деталей. Это изменение позволило сэкономить деньги и уменьшить время на обучение. К тому же рекомендации по разработке стали доступны для просмотра инженерами всего предприятия и для использования в качестве основы для новых проектов.

Ниже представлена сводка преимуществ переработанной архитектуры портала:

• Предоставление централизованного доступа к данным.

• Уменьшение дублирования контента.

• Очевидность официальной версии каждого элемента контента.

• Стандартизация метаданных.

• Стандартизация шаблонов.

• Стимуляция совместной работы и общего использования рекомендаций.

Переработка и повторная реализация портала была только началом. Группа разработки стратегии портала получила одобрение исполнительного спонсора на преобразование в группу управления порталом. В результате группа представила потребности пользователей портала, разработав политики и стандарты. Это помогло обеспечить отчетность во всей организации и предоставило форум для оценки и развития портала — как для улучшения функций портала, так и для получения максимальной отдачи от инвестиций в технологию SharePoint Server. Группа управления следила за следующими элементами:

• Стандарты метаданных

• Стандарты шаблонов

• Указания по доступности данных во всем предприятии

• Совместимость с корпоративными и правительственными нормативами

• Стандарты обучения

• Стандарты фирменной символики для контента

В компании Fabrikam стали замечать большую отдачу от инвестиций в портал. По прошествии года с момента запуска проекта стратегическая группа провела инвентаризацию контента и обнаружила, что из 500 000 документов только 230 были продублированы. В компании обнаружили, что благодаря централизации ресурсов были сэкономлены миллионы долларов. А опрос сотрудников показал значительное увеличение удовлетворенности работой портала. Совместная работа в компании Fabrikam стала процветать.

See Also

Concepts

Управление сайтами и решениями (SharePoint Server 2010)
Что такое управление (SharePoint Server 2010)
Планирование информационной архитектуры для управления веб-контентом (SharePoint Server 2010)

Other Resources

Центр ресурсов управления (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x419) (Возможно, на английском языке)