Share via

  • Статья

Управление обновлениями задач в Project Web App

 

Применимо к: Project Server 2010

Последнее изменение раздела: 2015-03-09

Резюме.  Пятая статья в цикле из восьми статей об использовании Microsoft Project Web App для работы с данными Microsoft Project Server 2010 и выполнения задач, связанных с управлением проектами. В статье представлены сведения о том, как участники групп могут обновлять свои задачи и отправлять их для утверждения с помощью Project Web App. Также описывается, как руководители проектов проверяют обновления задач, отправленных для утверждения.

Применимо к:  Project Server 2010 | Project Web App

Содержание:

  • Отправка обновлений задачи

  • Параметры просмотра задачи

  • Утверждение обновления задачи

  • Обработка обновлений задачи и запросов

Отправка обновлений задачи

Участники групп могут сообщать о трудозатратах на опубликованные назначения (задачи проекта) на странице задач Project Web App. Руководитель проекта может обновить фактические трудозатраты непосредственно в Project профессиональный 2010, но это должно быть скорее исключением, а не правилом, если обновления принимаются из Project Web App.

В следующем сценарии описывается обмен данными между участником группы и руководителем проекта в процессе обновления и утверждения задачи.

  1. Участник группы входит в Project Web App. На домашней странице Project Web App участник группы может щелкнуть Задачи в панели быстрого запуска, чтобы просмотреть задачи, назначенные для него.

  2. Задачи, назначенные для пользователя, отображаются на странице "Задачи". На этой странице участник группы может ввести данные о фактических трудозатратах в сетку на основании количества затраченных на работу дней.

    Примечание

    Количество часов можно ввести только для детализированных задач. Трудозатраты на суммарную задачу проекта не вводятся.

  3. Участник группы может использовать кнопки в столбце ленты Период для перехода к предыдущей или следующей неделе. Участник группы также может выбрать конкретный период времени, нажав кнопку Выбрать период.

  4. После связи фактических трудозатрат с назначением задачи выполняются действия, которые зависят от того, завершена ли задача. Участник группы может сохранить обновления, но не отправлять их руководителю проекта, щелкнув Сохранить. Обновления можно отправить позднее, выбрав один из параметров Отправить состояние.

    • Если задача завершена, пользователь должен убедиться, что оставшиеся трудозатраты равны нулю и система показывает 100% выполнения. Если задача показывает наличие оставшихся трудозатрат, но на самом деле задача завершена, это значение следует изменить на ноль.

    • Если состояние показывает, что задача не завершена, участник группы должен изменить значение Оставшиеся трудозатраты на количество часов, необходимое для завершения задачи. Это значение может быть больше или меньше показанного количества часов, которое было рассчитано на основании исходной оценки трудозатрат задачи и количества часов, введенного до настоящего момента. При вводе значения Оставшиеся трудозатраты будут пересчитаны значения % завершения и Работа.

    В данном сценарии участник группы запрашивает дополнительное рабочее время для завершения задачи, а именно 60 часов вместо 40 часов, рассчитанных автоматически. Десять часов этого времени уже отработано. Кроме того, участник группы присоединяет к отправке обновления комментарий. Этот процесс позволяет участнику группы сообщить руководителю проекта о том, почему для завершения задачи необходимо дополнительное время.

    Обратите внимание, что участник группы выбрал для обновления только одну задачу. (Можно обновить дополнительные назначения, выбрав их с помощью флажков или нажав кнопку Отправить состояние, Все задачи.) Также обратите внимание, что пользователь установил флажок Отправить примечание перед тем, как нажать кнопку Отправить состояние, Выбранные задачи. На следующем рисунке показаны обновления задачи, готовые к отправке.

    Когда участник группы готов отправить обновление задачи руководителю проекта, он устанавливает флажок в строке обновления состояния. Затем он нажимает кнопку Отправить состояние, чтобы просмотреть следующие параметры:

    • Все задачи. Быстрая отправка руководителю проекта обновлений для всех обновленных задач.

    • Выбранные задачи. Позволяет одновременно отправить руководителю проекта обновления определенных задач.

    При выборе параметра Выбранные задачи отправляется обновление выбранной задачи.

  5. После нажатия на кнопку Отправить состояние, Выбранные задачи в поле комментария отображается примечание, связанное с обновлением назначения.

    После отправки обновления назначения в столбце Состояние процесса отражается текущее состояние задачи.

Параметры просмотра задачи

Участники групп могут выбирать различные параметры просмотра задачи для изменения способа отображения сведений о задаче на странице задачи. Эти параметры можно выбрать на ленте Project Web App.

На ленте PWA доступны следующие параметры просмотра задачи:

  • Импорт. Импорт данных о состоянии из расписания.

  • Структура. Активирует следующие варианты просмотра:

    • Диаграмма Ганта. Отображает данные в представлении диаграммы Ганта.

    • Повременные данные. Отображает данные по дням, неделям или другим пошаговым временным уровням. Если этот параметр не выбран, сетка столбца даты не отображается для записи времени.

    • Таблица. Отображает данные в табличном формате.

  • Единицы. Активирует следующие варианты просмотра:

    • Продолжительность

      • Минуты

      • Часы

      • Дни

      • Недели

    • Работа

      • Минуты

      • Часы

      • Дни

      • Недели

    • Дата

      • 28.01.2010

      • 12:33

      • 28.01.2010, 12:33

      • Четверг, 28 января 2010 г.

      • Четверг, 28 января 2010 г., 12:33

      • Чт, 28.01

      • 28 января

      • Январь 2010 г.

  • Фильтр. Изменяет отображаемые сведения о задаче для использования стандартного фильтра или создания пользовательского фильтра.

Утверждение обновления задачи

После того как участник группы отправил обновление, руководитель проекта может просмотреть отправку и принять решение о включении обновления в расписание проекта или о его отклонении.

Если щелкнуть обновление, ожидающее утверждения, откроется центр утверждения.

На странице "Центр утверждения" можно просмотреть все отправленные обновления задач, которые ожидают утверждения. На этой странице отображаются сведения об обновлении задачи, такие как ресурс, отправивший обновление, или комментарии. Если щелкнуть задачу на этой странице, отобразятся дополнительные сведения об обновлении этой задачи.

Можно принять или отклонить обновление задачи, установив соответствующий флажок и нажав кнопку Принять или Отклонить на ленте. Независимо от решения, можно по желанию отправить ресурсу комментарий об обновлении задачи.

Обработка обновлений задачи и запросов

На странице "Центр утверждения" в Project Web App можно просмотреть изменения задач проекта и сведения о трудозатратах, отправленные участниками групп со страниц "Задачи" и "Расписание". Центр утверждения в Project Web App можно использовать для просмотра изменений задач проекта и времени работы ресурсов, а также для обновления проектов последними данными.

На странице "Центр утверждения" в Project Web App отображаются следующие типы изменений:

  • Изменения задач

  • Новые запросы выполнения задач

  • Запросы на передачу задач

  • Назначения, отклоненные ресурсами

  • Запросы на передачу задач, отклоненные ресурсами

Можно обновить сведения о проекте на основании изменений задач, отображенных в центре утверждения, следующими способами:

  • Вручную. Можно обновлять проекты для каждого изменения задачи, отправленного участником группы, щелкнув Принять на вкладке Утверждения в центре утверждения. Если необходимо отклонить запрос на изменение задачи, можно щелкнуть Отклонить и добавить комментарий для ресурса, отправившего запрос, чтобы объяснить причину отклонения. Отклоненный запрос на изменение удаляется из списка центра утверждения, пока участник группы не отправит его повторно.

  • Автоматически (с помощью правил). Можно создать и задействовать правила для автоматического обновления проектов с изменениями, которые не нужно проверять перед утверждением. Можно создать правила, которые выполняются для конкретных проектов, для всех проектов, для конкретных ресурсов или для групп ресурсов в определенном месте структурной декомпозиции ресурсов организации. Даже если правила автоматического утверждения задействованы, необходимо опубликовать проект, чтобы расписание задач изменилось.

В следующей таблице перечислены разрешения Project Server 2010, необходимые пользователям Project профессиональный 2010 и Project Web App для работы с обновлениями задач.

Таблица 4. Требуемые разрешения

Глобальные разрешения Описание

Управление правилами

Позволяет пользователю открывать страницу "Обновления" в Project Web App и создавать правила, определяющие автоматическую обработку транзакций обновления.

Управление изменениями задач

Позволяет пользователям открывать страницу "Обновления" в Project Web App для получения обновлений задач и просмотра, принятия или отклонения транзакций ресурсов.

Обработка изменений задач в центре утверждения

Участники групп проекта используют расписание, доступное в Project Web App, для сообщения об изменениях своих назначений. Руководители проектов автоматически получают уведомление при отправке изменений участниками групп, назначенными для задач в проектах, которыми они управляют. Руководители проектов могут принять или отклонить каждое изменение задачи.

Изменения, отправленные участниками групп, не влияют на проекты, пока они не опубликованы; только утвержденные изменения задач применяются к проектам, опубликованным в базе данных Project Server, и только утвержденные обновления задач отображаются в проектах в качестве фактических трудозатрат. Если известно, что участники групп изменили, добавили, передали или отклонили задачи, но соответствующие изменения не появились в центре утверждения, значит на самом деле участники групп на отправили свои изменения.

Перед тем как принять или отклонить изменения задач, отправленные участниками групп проекта, следует получить информацию о цикле обработки расписания организации. Например, если организация использует еженедельный цикл расписания, следует запланировать обработку всех изменений расписания и задач как минимум один раз в неделю, после того как все участники групп отправят свои состояния, но перед завершением недельного цикла расписания. Это позволит гарантировать, что отправлена и принята/отклонена правильная дата, а также предотвратить публикацию неправильных дат в результате обновлений.

Страница Обновления имеет следующие характеристики:

  • Если участник группы отправляет несколько изменений для одного элемента задачи, отображается только то изменение, которое было отправлено последним.

  • Если участник группы передает задачу, в списке обновлений отображается одна строка. Если участник группы, которому была передана задача, отклоняет ее, отклонение отображается в виде отдельной строки и поле "Принять" недоступно для изменения.

  • Режим отслеживания ожидающего обновления определяет, отображается ли расписание или диаграмма Ганта. Если для обновления используется конкретное время, отображается расписание. Диаграмма Ганта отображается для всех остальных обновлений.

  • Если обновление отклоняется, соответствующий участник группы получает уведомление по электронной почте, а в его расписании отображается соответствующий значок.

  • После утверждения изменения задачи запись об этом изменении добавляется на страницу журнала. Изменения, которые не были утверждены или отклонены, остаются в состоянии ожидания в центре утверждения, пока не будут приняты или отклонены и обработаны.

Чтобы утвердить или отклонить изменения задач, отправленные участниками групп проекта, выполните следующие действия:

  1. В разделе Проекты на панели быстрого запуска щелкните Центр утверждения.

  2. Установите флажок в левом столбце строки обновления задачи, которое необходимо принять или отклонить.

  3. На вкладке ленты Утверждения щелкните Принять или Отклонить.

Просмотр журнала изменений задач

Можно просмотреть журнал всех изменений задач, обработанных за последние 60 дней. Этот журнал предназначен только для просмотра, его нельзя изменить. Журнал позволяет просмотреть историю обновлений всех проектов и ресурсов. Обновленные задачи отображаются в архиве обновлений в таком же формате, как на странице "Изменения обновленных задач". На вкладке Настройка отображаются такие же параметры, как на странице "Обновления". Кнопка Показать изменения задач в меню действий выполняет перенаправление на страницу "Изменения обновленных задач". Количество дней, доступных в разделе журнала обновлений задач, задается администратором Project Server.

Примечание

Изменения задач отображаются в сетке после их обработки (принятия или отклонения). Чтобы быстро перейти на страницу обработки обновлений задач, отправленных участниками групп, щелкните Показать изменения задач. Если необходимо изменить фактические данные ресурсов, перейдите на страницу "Ресурсы" и щелкните Изменить фактические данные.

Просмотр журнала изменений задач

  1. В центре утверждения Project Web App на вкладке Утверждения щелкните Журнал. Выберите в меню Обновления состояния или Расписания, чтобы просмотреть журнал соответствующих обновлений задач.

  2. Обновления задач за последние 60 дней отображаются в табличном формате. Прокрутите журнал обновлений задач вправо, чтобы просмотреть сведения о каждом обновлении. Отображаются сведения о том, была ли принята задача, о текущем состоянии, о пользователе Project Web App, которому назначена задача, о пользователе, который утвердил или отклонил задачу, о фактических трудозатратах, связанных с задачей, а также другие сведения о задаче.